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Delegation

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Fallbeispiel „Delegation“:

Herr Dieter Huber ist ein erfahrener Mechaniker in der Montage eines Maschinenbauunternehmens und gehört zu den besten Mitarbeitern von Meister Bernd Clever. In letzter Zeit macht sich Meister Clever allerdings Sorgen: Herr Huber ist nicht mehr so engagiert wie früher und zeigt sich mürrisch in der Zusammenarbeit mit seinen Kollegen, was man sonst von ihm überhaupt nicht kannte.

Als Meister Clever Zeit findet, mit Herrn Huber über diese Veränderung zu sprechen, beklagt sich der Mitarbeiter: „Stimmt ja schon, was Sie da sagen und tut mir auch Leid, aber wissen Sie Chef, irgendwie fehlt mir der Anreiz. Seit Jahren mache ich hier die gleiche Arbeit. Nichts ändert sich, immer der gleiche Trott. Vielleicht wäre ja eine innerbetriebliche Versetzung möglich, damit ich endlich mal etwas Neues sehe?“

Meister Clever macht sich Gedanken: Zurzeit kann er auf seinen erfahrenen Mitarbeiter Huber nicht verzichten. Er untersucht seinen gesamten Verantwortungsbereich und hat eine Überlegung: Seit langem bereitet die Ausgabe und Wartung der Spezialwerkzeuge für die Montage erhebliche Probleme; da eine klare Zuständigkeit für dieses Kleinlager fehlt, kommt es des Öfteren zu Fehlbeständen und Beschädigungen, die nicht rechtzeitig ausgeführt werden.

Meister Clever trifft eine Entscheidung und teilt sie Herrn Huber mit:

Der Mechaniker übernimmt zukünftig die Ausgabe und Pflege des Lagers für Spezialwerkzeuge; dafür wird sein bisheriges Aufgabenvolumen reduziert und zum Teil von einem Mitarbeiter übernommen, der sich bisher noch in der Einarbeitung befand. Herr Huber ist einverstanden und freut sich über das Vertrauen, das man ihm entgegenbringt.

Die Entscheidung erweist sich als richtig: Huber zeigt wieder Elan an seinem bisherigen Arbeitsplatz; er organisiert die Werkzeugausgabe neu, Fehlbestände gehören der Vergangenheit an und die Kollegen loben die Einsatzfähigkeit und Wartung des Werkzeugs.

01. Was bezeichnet man als Delegation?

Delegieren bedeutet Übertragen. Die Übertragung von Aufgaben kann auf Dauer oder für einen einmaligen Vorgang erfolgen.

Delegation ist die Übertragung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit klar umrissenen Befugnissen (Kompetenzen) an geeignete Mitarbeiter zur selbstständigen Erledigung.

02. Welche Elemente muss eine effektive Delegation umfassen?

Richtig delegieren heißt für den Vorgesetzten, folgende Fragestellungen sachgerecht zu beantworten und zu regeln:

  1. Aufgabe:

    Was soll delegiert werden?

  2. Ziel:

    Wie soll die Aufgabe erledigt werden (z. B. Qualitäts-, Quantitäts- und Zeitvorgaben)?

  3. Mitarbeiter:

    Wem soll die Aufgabe übertragen werden?

  4. Kompetenz:

    Welche Befugnisse erhält der Mitarbeiter?

03. Welche Aufgaben können delegiert werden und welche nicht?

Der Vorgesetzte kann aus seinem gesamten Verantwortungsbereich Aufgaben herauslösen, die er an geeignete Mitarbeiter überträgt. Die Analyse aller Einzelaufgaben kann nach dem Eisenhower-Prinzip unter den Aspekten „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ erfolgen; der Grad der Delegation wird sich am Schwierigkeitsgrad der Aufgabe sowie an der Erfahrung des Mitarbeiters orientieren.

Nicht delegieren kann der Vorgesetzte i. d. R. seine eigenen Führungsaufgaben; dazu gehören z. B.:

  • die Planung und Kontrolle für seinen gesamten Verantwortungsbereich,

  • die Auswahl, Förderung, Führung und Betreuung der ihm unterstellten Mitarbeiter, insbesondere Versetzungen, Beurteilungen, Gehaltseingruppierungen und Kündigungen,

  • die Zusammenarbeit mit dem nächst höheren Vorgesetzten.

04. Warum muss jede delegierte Aufgabe mit einer Zielsetzung verbunden sein?

Voraussetzung für eine wirksame Delegation ist die Vorgabe oder Vereinbarung einer klaren Zielsetzung: „Warum und mit welchem Zweck ist etwas zu tun?“

Wird diese Zielsetzung nicht geklärt, fehlt dem Mitarbeiter die Vorgabe eines Maßstabs für sein Handeln.

05. Welche Gesichtspunkte sind beim Mitarbeiter im Rahmen der Delegation zu prüfen?

Bei der Auswahl eines Mitarbeiters für einen bestimmten Delegationsbereich muss der Vorgesetzte eine Reihe von Fragen prüfen, die sich auf das „Wollen und Können“ der Mitarbeiter zur Übernahme von Aufgaben beziehen:

  • Motivation:

    Ist der Mitarbeiter bereit zur Übernahme der Aufgabe?

    alternativ:

    Was muss der Vorgesetzte tun, um die Bereitschaft des Mitarbeiters zu fördern?

  • Fähigkeiten:

    Ist der Mitarbeiter fähig zur Übernahme der Aufgabe?

    Zum Beispiel: Führungsfähigkeit, notwendige Fachkompetenz.

    alternativ:

    Welche Kenntnisse und Fähigkeiten müssen vom Mitarbeiter zur Übernahme der Aufgabe erworben werden? Wie soll die Vermittlung erfolgen?

  • Persönliche Eigenschaften:

    z. B. Zuverlässigkeit, Loyalität, Durchsetzungsvermögen, Vorbildfunktion, Akzeptanz bei den zu unterstellenden Mitarbeitern.

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(Delegation für einen einmaligen Vorgang):

Soeben ist eine neue Maschine per Lkw angeliefert worden. Da Sie in einer halben Stunde an einer wichtigen Projektsitzung teilnehmen müssen, beauftragen Sie einen Ihrer Mitarbeiter, den Ablade- und Transportvorgang der Maschine in die Werkhalle zu veranlassen.

Der Mitarbeiter, dem Sie diese Aufgabe übertragen, sollte folgende Voraussetzungen erfüllen:

Fachlich, z. B.:Persönlich, z. B.:
  • notwendige Fachkompetenz
  • Erfahrung mit dieser Tätigkeit
  • Kenntnis der UVV, DGUV Vorschriften
  • Kenntnis der Gefahrenquellen
  • Bereitschaft und Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen
  • Führungsfähigkeit
  • Selbstständiges Handeln
  • Physische und psychische Voraussetzungen

06. Warum müssen sich Ziel, Aufgabe und Kompetenz bei der Delegation entsprechen?

  • Die Zielsetzung ist der Maßstab für ein bestimmtes Handeln. Fehlt das Ziel, fehlt die Orientierung für das Handeln der Mitarbeiter.

  • Die Übertragung der Aufgabe umfasst die Beschreibung der notwendigen Einzeltätigkeiten. Ist die Aufgabe nicht klar umrissen und von anderen Tätigkeiten abgegrenzt, kann dies zur Folge haben, dass einzelne Tätigkeiten nicht erfüllt werden oder „Übergriffe“ in Aufgabenbereiche anderer Mitarbeiter geschehen.

  • Der Begriff „Kompetenz“ hat einen doppelten Wortsinn:

    • Kompetenz im Sinne von Befähigung/eine Sache beherrschen

      (z. B. Führungskompetenz)

    • Kompetenz im Sinne von Befugnis/eine Sache entscheiden dürfen

      (z. B. die Kompetenz/Vollmacht zur Unterschrift)

    Der Mitarbeiter kann die übertragenen Aufgaben nur dann sachgerecht ausführen, wenn er die dazu erforderlichen Befugnisse hat und diese im vorgegebenen Umfang nutzt. Außerdem muss er mit den notwendigen Ressourcen (zeitlich, finanziell, personell) ausgestattet sein. Es fehlen ihm sonst die Mittel für die sachgerechte Aufgabenerfüllung.

Äquivalenzprinzip der Delegation:

Ziel, Aufgabe und Kompetenz (Befugnis) müssen sich im Rahmen der Delegation entsprechen!

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Die Herrn Huber übertragene Aufgabe (vgl. Fallbeispiel 2 aus Aufgabe 05.) hat das Ziel, dass jederzeit die erforderlichen Werkzeuge in ausreichender Menge und gebrauchsfähigem Zustand zur Verfügung stehen. Dazu muss Herr Huber z. B. die rechtzeitige Rückgabe überwachen, die Instandsetzung bzw. Wartung veranlassen u. Ä. (Einzeltätigkeiten). Verbunden damit ist u. a. die Kompetenz, Aufträge an eine Fremdfirma zur Instandsetzung einzelner Werkzeuge auszulösen, die Ausgabe von Werkzeugen an die Mitarbeiter zu verweigern, wenn notwendige Unterschriften fehlen und Unbefugten den Zutritt zum Lager zu verweigern u. Ä. Weiterhin muss die zeitliche Belastung für diese Aufgabe mit seinen sonstigen Tätigkeiten abgeglichen werden. Notwendig erscheint auch, dass er ein bestimmtes finanzielles Budget für die Instandsetzung von Werkzeugen erhält, über das er disponieren kann.

07. Welche Verantwortung muss der Vorgesetzte und welche der Mitarbeiter im Rahmen der Delegation wahrnehmen?

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Im Rahmen der Delegation werden dem Mitarbeiter Ziel, Aufgabe und Kompetenz übertragen.

  • Aus der Verbindung dieser drei Elemente der Delegation erwächst für den Mitarbeiter die Handlungsverantwortung – nämlich seine Verantwortung für die Aufgabenerledigung im Sinne der Zielsetzung sowie die Nutzung der Kompetenzen innerhalb des abgesteckten Rahmens. Verantwortung übernehmen heißt, für die Folgen einer Handlung einstehen.

  • Die Führungsverantwortung bleibt immer beim Vorgesetzten: Er trägt als Führungskraft immer die Verantwortung für Auswahl, Einarbeitung, Aus- und Fortbildung, Einsatz, Unterweisung, Kontrolle usw. des Mitarbeiters (Voraussetzungen der Delegation).

Diese Unterscheidung von Führungs- und Handlungsverantwortung ist insbesondere immer dann wichtig, wenn Aufgaben schlecht erfüllt wurden und die Frage zu beantworten ist: „Wer trägt für die Schlechterfüllung die Verantwortung? Der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter?“

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Hat Meister Clever den Mitarbeiter Huber richtig ausgewählt, in die neue Aufgabe eingewiesen und kontrolliert er die Ausführung der Aufgabe in angemessenem Umfang, so hat er seine Führungsverantwortung wahrgenommen. Unterläuft Herrn Huber ein Fehler, hat er z. B. die Vorbestellung einer Werkzeuggruppe aus der Montage vergessen zu notieren, so trägt er dafür die Handlungsverantwortung. Er muss für diesen Fehler einstehen und sich ggf. eine Ermahnung „gefallen lassen“.

08. Welche Ziele werden mit der Delegation verfolgt?

Effektive Delegation ist ein wesentlicher Faktor positiver Führung und hat folgende Auswirkungen beim Vorgesetzten und beim Mitarbeiter:

  • Beim Vorgesetzten:

    • Entlastung, Prioritäten setzen

    • Know-how der Mitarbeiter nutzen

    • Vertrauen an die Mitarbeiter übertragen

  • Beim Mitarbeiter:

    • Förderung der Fähigkeiten („Fördern heißt fordern!“)

    • Motivation

    • Arbeitszufriedenheit

    • Vertrauensbeweis durch den Vorgesetzten.