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Zeitmanagement als strategische Führungsaufgabe ausüben

01. Welche 10 Tipps hat Peter F. Drucker für Führungskräfte?

  • Prioritäten setzen

  • Entscheidungen hinterfragen

  • Aktionsplan erstellen

  • effektiv kommunizieren

  • chancenorientiert denken

  • Produktivität fördern

  • Zeit managen

  • über den Tellerrand gucken

  • Stärken nutzen

  • in der Wir-Form denken und reden.

02. Wie können Prioritäten nach dem Pareto-Prinzip gesetzt werden?

Das Pareto-Prinzip geht auf den italienischen Volkswirtschaftler Wilfredo Pareto zurück. Es besagt generell, dass man mit den ersten 20 % Leistung (input) einen Anteil von 80 % der Ergebnisse (output) erzielt. Somit erbringen dann die restlichen 80 % der Leistung nur noch 20 % des Ergebnisbeitrages.

Dies bedeutet, dass 20 % der Kunden 80 % des Umsatzes erbringen. Andererseits steuern 80 % der Kunden nur 20 % zum Umsatz des Unternehmens bei.

Die Schlussfolgerung wäre sich auf die 20 % Schlüsselkunden zu konzentrieren.

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03. Wie hilft die ABC-Analyse Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden?

Die ABC-Analyse unterscheidet drei Aufgaben-Typen:

  • A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie machen etwa 15 % der Menge aller Aufgaben und Tätigkeiten aus, mit denen sich eine Führungskraft befasst. Der Beitrag zur Zielerreichung liegt bei diesen Aufgaben etwa bei 65 %.

  • B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben. Sie machen etwa 20% der Menge und auch 20 % des Beitrages zur Zielerreichung einer Führungskraft aus.

  • C- Aufgaben sind weniger wichtige oder unwichtige C-Aufgaben. Sie machen 65 % der Menge aller Aufgaben aus, welche nur einen geringen Anteil von 15 % als Beitrag der Zielerreichung haben. Die ABC-Analyse wird auch im Bereich Beschaffung oder Personalwesen zur Fokussierung der Aktivitäten eingesetzt.

04. Wie hilft das Eisenhower-Prinzip Wichtiges und Dringliches zu unterscheiden?

Die wichtigen Faktoren sind Zukunft, Werte, Menschen, Ziele, Ergebnisse und Erfolg. Die dringlichen Faktoren sind Zeit, Krisen und Probleme. Folgt man dem Eisenhower-Prinzip ergeben sich für eine effektive Priorisierung von Führungsaufgaben vier Hauptkategorien:

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Jeder der Quadranten steht für eine bestimmte Schlussfolgerung:

  • Quadrant A: Wichtige und dringliche Aktivitäten. Diese müssen sofort von der Führungskraft selbst bearbeitet werden. Es sind meistens kritische Situationen, Probleme oder Krisen. Grundsätzlich sollte vermieden werden, dass Wichtiges dringlich wird und unter Zeitdruck zu erledigen ist. Zeitdruck erzeugt meist Fehler.

  • Quadrant B: Aktivitäten, die wichtig sind, jedoch nicht dringlich. Strategische und Effektivitätsentscheidungen sind von hoher Wichtigkeit, diese bedürfen umfangreicher Planung und erfordern ein straffes Zeitmanagement. Die Führungskraft sollte diese planen, terminieren und selbst erledigen. Zu vermeiden ist, dass Aufgaben, die nicht dringlich sind, plötzlich dringlich werden und dann ad-hoc zu erledigen sind.

  • Quadrant C: Dringliche, aber unwichtige Aktivitäten nehmen einen großen Teil des Zeitmanagements in Anspruch. Diese Aktivitäten sollten reduziert, delegiert oder eliminiert werden.

  • Quadrant D: Alles, was weder dringlich noch wichtig ist, gehört nicht auf den Schreibtisch einer Führungskraft, es ist zu delegieren.

05. Wie hilft die ALPEN-Methode zu einem guten Zeitmanagement?

Die Alpen-Methode umfasst fünf Schritte zur Verbesserung der Tagesplanung für eine Führungskraft:

  1. A ufgaben zusammenstellen

  2. L änge der Tätigkeit abschätzen

  3. P ufferzeiten einplanen

  4. E ntscheidung über Prioritäten treffen

  5. N achkontrolle durchführen und Reste neu planen.

Die Vorteile der ALPEN-Methode sind:

  • Aufgaben bündeln

  • Aufgaben disziplinierter erledigen

  • Dokumentation des vergangenen Tages

  • Einstimmung auf den nächsten Arbeitstag verbessern

  • Erfolgserlebnis am Tagesende haben

  • Konzentration auf das Wesentliche

  • Leistungsfähigkeit steigern

  • Planung des bevorstehenden Tages

  • Prioritäten und Delegation festlegen

  • Puffer für unvorhergesehene Ereignisse haben

  • Selbstkontrolle verbessern

  • Störung und Unterbrechung reduzieren

  • Stress reduzieren

  • Tagesablaufes strukturieren

  • Tagesanforderungen klar überblicken

  • Tagesziele erreichbar machen

  • Vergessen minimieren

  • Verzettelung reduzieren

  • Vorgänge in wichtige und weniger wichtige unterscheiden

  • Zeit durch methodisches Arbeiten gewinnen

  • Zufriedenheit und Motivation erhöhen.

Wird ein Zeitplanbuch/Timer nach der ALPEN-Methode geführt, weiß die Führungskraft nicht nur „was zu erledigen ist“ sondern auch „was sie erreichen will“. Die Nutzung einer Zeitplantechnik hat gegenüber einem einfachen Terminkalender einige Vorteile:

  • Abfolge der Aktivitäten wird festgelegt

  • Aktivitäten werden mit Zielen geplant

  • Aktivitäten und Ziele werden klar (z. B. SMART) definiert

  • Blöcke mit Pufferzeiten für Unvorhergesehenes werden eingeplant

  • Checkliste als Planungs- und Entscheidungshilfe werden genutzt

  • Prioritäten (s. ABC, Eisenhower) der Aktivitäten werden geplant

  • Reserven werden geplant

  • Routine- und Daueraufgaben werden eingeplant

  • Routinebesprechungen erhalten einen fixen Termin

  • Tagesplanung (am Vortag) wird durchgeführt.

06. Wie kann ein Störungsprotokoll helfen, Führungsaufgaben zu managen?

Nur wenn die Störungen erkannt und bewertet werden, können Maßnahmen zur Reduktion von Störungen ergriffen werden. Hier hilft die Unterscheidung in wichtig und dringlich.

Störungsprotokoll
Name:__________
Datum:__________
 
UhrzeitDauerUrsache/ Grund/ MemoE-Mail, Telefon, PersonPriorität
     
     
     

Ein Ergebnis der Auswertung des Störungsprotokolls kann sein, dass Personalgespräche nur donnerstag nachmittags zu führen sind. So kann Zeitmanagement als eine strategische Maßnahme zur Bewältigung der operativen Aufgaben genutzt werden.