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Informations- und Definitionsphase von Projekten skizzieren

01. Wie werden die fünf Projektphasen beschrieben?

InformationsphaseIn dieser Phase werden grundlegende Informationen über ein mögliches Projekt gesammelt. Es ist eine Vorphase.
DefinitionsphaseIn dieser Phase wird das Projekt vorbereitet. Es existieren noch keine klaren Projektvorstellungen, sodass es erforderlich ist, das Projekt konkret zu definieren.
PlanungsphaseIn dieser Phase werden Ziele definiert und Teilpläne zur Zielerreichung erstellt.
DurchführungsphaseUmsetzung der Projektplanung. Es erfolgt sowohl die Steuerung des Projektteams als auch der inhaltlichen, finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen.
AbschlussphaseTestphase, Präsentation und Abnahme, Abschlussbericht, Teamauflösung.

Für die Planung und Strukturierung von Projekten zur Organisationentwicklung eignet sich das Projekt-Planungs-Quadrat (PPQ) von Rosenthal und Wagner sehr gut:

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Folgende Fragen werden im PPQ fokussiert:

  • Wer bearbeitet mit welchen Methoden und Kompetenzen welche Teile des Projektes?

  • Welche Stakeholder haben welchen Einfluss auf das Projekt?

  • Worauf muss das Hauptaugenmerk gelenkt werden, damit das Projekt erfolgreich wird?

Damit sind die wichtigsten Planungsbereiche abgesteckt:

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02. Was sind die Aufgaben in der Definitionsphase vor dem Projektstart?

ProblemanalyseVor Projektstart ist die Problembeschreibung notwendig. Wenn Ist-Zustand und Soll-Zustand erfasst worden sind, wird das Ziel definiert. Die Ursachenanalyse untersucht das Problem, sodass Lösungen generiert werden können.
Entscheidung zur ProjektdurchführungDer Auftraggeber des Projekts entscheidet über den Projektantrag und erteilt die Freigabe zur Projektdurchführung oder das Projekt wird abgelehnt.
Präzisierung der ProjektzieleProjektziele werden nach den Zielkomponenten Sachziel, Terminziel und Kostenziel konkretisiert. Sachziele beziehen sich auf die inhaltlich zu erreichenden Projektergebnisse und Termin- und Kostenziele auf die Rahmenbedingungen. Hieraus lässt sich eine Zielhierarchie bilden, aus denen sich Grobziele, Unterziele und operationale Ziele ableiten. Unterziele und operationale Ziele werden auch Zwischen- oder Teilziele genannt.

Bedeutende Teilziele werden als Meilensteine bezeichnet und mit der Terminplanung verknüpft. Generell sollten Zielformulierungen eindeutig, erreichbar, prüfbar und lösungsneutral sein. Im Projektzielblatt werden alle Ziele schriftlich niedergelegt.
ProjektauftragIm Projektauftrag wird definiert, warum das Projekt durchgeführt wird und welches die spezifischen qualitativen bzw. quantitativen Projektziele sind. Hinzu kommen die Angaben zur personellen Aufteilung und zur Budgethöhe.

Das Lastenheft (DIN 69905) dient der Zusammenstellung der Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich der Ziele und des Liefer- und Leistungsumfangs. Im Pflichtenheft (DIN 69905) sind die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorhaben dokumentiert.
ProjektorganisationIst der Projektauftrag erteilt, erfolgt die Entscheidung über die Projektrahmenorganisation. Dies kann eine Projektorganisation, eine Stablinienprojektorganisation oder eine Matrix-Projektorganisation sein.
Kick-Off-MeetingDie Startveranstaltung dient der Bekanntgabe des Projektauftrags, der Ziele, Inhalte, Termine und deren Rahmenbedingungen. Das Projektteam kann sich erstmalig kennenlernen und motivieren. Hinzu kommen die Aufgaben- und Rollenverteilung im Projekt und die Klärung der weiteren Vorgehensweise.

Die Vereinbarung von Spielregeln im Projektteam klärt die Kommunikationsformen im Team und mit Außenstehenden, die Organisation und Verhaltensweisen während der Projektsitzungen.