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Projektabschluss und -evaluation sicherstellen

01. Wann ist ein Projekt abgeschlossen?

Bei Projekten mit externen Partnern sind das Projektende und die Abnahme vertraglich geregelt. Das Projektende kann Zielerreichung, z. B. die Einführung eines neuen EDV-Systems sein.

Das Ende eines internen Projektes ist im Projektauftrag geregelt. Mit Übergabe des Projektberichtes und einer Abschlussveranstaltung ist das Projekt beendet.

Nun sind die Verwendungsnachweise für das Projekt bereitgestellte Budget zu erstellen. Für ein Projekt wird in der Buchhaltung immer ein Projektkonto geführt, damit die Kosten exakt zugeordnet werden können.

Die zu archivierende Projektdokumentation umfasst alle Dokumente, die das Projekt betreffen: Projektakte, Projektauftrag, Protokolle, Arbeitsberichte, Präsentationen, Controlling-Auswertung, Kostenaufstellung, Abschlussbericht.

02. Was beinhaltet ein Projektabschlussbericht?

Der Abschlussbericht kann aus folgenden Punkten bestehen:

  • Projektauftrag

  • Projektziele

  • Projektorganisation

  • Beschreibung des Projektverlaufs

  • Beschreibung der Zielerreichung, Kosten, Qualität

  • Ergebnisse des Projektes

  • Bewertung der Ergebnisse

  • Präsentation.

Er ist Grundlage für die Entlastung des Projektteams und ggf. Basis für ein darauf aufbauendes Projekt. Der Projektabschlussbericht ist Teil der Projektakte. Diese wird archiviert.

03. Wie kann eine Projektevaluation durchgeführt werden?

Es gibt grundsätzlich zwei Methoden der Evaluation:

  • Die quantitative Evaluation erfolgt durch die Auswertung der Zeitpläne und Budgets und des formalen Ablaufs.

  • Die qualitative Evaluation erfolgt durch die Auswertung von z. B. Interviews der Beteiligten oder Mitarbeiterbefragungen. Diese Evaluationsmethode hat den Vorteil, dass sie die Erfahrungen der Projektarbeit berücksichtigt.

Die Wahl des Methodenansatzes richtet sich vor allem nach Art der erhobenen Daten. Idealerweise fließen in die Projektevaluation sowohl qualitative als auch quantitative Erhebungen mit ein.

ZielevaluationProzessevaluationErgebnisevaluation
Die Zielevaluation erfolgt während des Projekts durch das Projektmanagement und nach dem Projekt durch den Auftraggeber in Bezug auf die Ziele der OrganisationDie Prozessevaluation ist die regelmäßige Bewertung der einzelnen Arbeitspakete eines Projektes, sie ist somit die Voraussetzung für das Projektcontrolling.Die Ergebnisevaluation umfasst die Bewertung der Wirksamkeit und Eignung eines Projektes.

Merke

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Die Kriterien für eine Evaluation sind nach der Deutschen Gesellschaft für Evaluation (DeGEval):

  • Nützlichkeit

  • Durchführbarkeit

  • Fairness

  • Genauigkeit.

Die Nützlichkeitsstandards sollen sicherstellen, dass die Evaluation sich an den geklärten Evaluationszwecken sowie am Informationsbedarf der vorgesehenen Nutzer und Nutzerinnen ausrichtet.

Die Durchführbarkeitsstandards sollen sicherstellen, dass eine Evaluation realistisch, gut durchdacht, diplomatisch und kostenbewusst geplant und ausgeführt wird.

Die Fairnessstandards sollen sicherstellen, dass in einer Evaluation respektvoll und fair mit den betroffenen Personen und Gruppen umgegangen wird.

Die Genauigkeitsstandards sollen sicherstellen, dass eine Evaluation gültige Informationen und Ergebnisse zu dem jeweiligen Evaluationsgegenstand und den Evaluationsfragestellungen hervorbringt und vermittelt.

04. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen haben Projekte?

  • Planfeststellungsverfahren bei öffentlichen Projekten

  • Ausschreibungsverfahren für Aufträge, oder Verträge innerhalb EU, z. B. nach der VoB bzw. VoL oder VoF

  • Schuldrechtliche Verträge gem. BGB, wegen Konventionalstrafen sowie Vertragsgrundlagen für Werk- oder Arbeitsverträge

  • Arbeitsschutzgesetze

  • Projektabnahme oder -ende, Verwendungsnachweis, Dokumentation, Abschlussbericht.