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Projektgruppen führen

01. Was ist der Lenkungsausschuss?

Der Lenkungssauschuss gehört nicht zum Projektteam, sondern ist auf der Ebene der Projektauftraggeber zu sehen. Der Lenkungsausschuss besteht aus den Personen, die

  • den Statusbericht über das Projekt erhalten sollen

  • an den Meetings zum Projekt teilnehmen sollen und/oder müssen

  • als Stakeholder informiert bleiben sollen

  • als Leiter oder Schlüsselpersonen in beteiligten Abteilungen tätig sind und daher alle Informationen über das Projekt für ihre Arbeit benötigen

  • für das Budget und Controlling verantwortlich sind

Diese Liste kann sich durchaus auch im Laufe des Projekts ändern. Vorsitzender des Ausschusses sollte nicht der Projektleiter sein. Je nach Projekt sollte auch ein Moderator extern hinzugezogen oder rotierend bzw. dauerhaft benannt werden, damit die Meetings effizient bleiben und eine gewisse Neutralität bei Konflikten gewahrt werden kann.

02. Welche Voraussetzungen sollen Projektmitglieder haben?

Eignungskriterien für die Projektmitglieder sollten folgende sein:

  • Kompetenz: Hierbei ist die methodische von der fachlichen Kompetenz zu unterscheiden. Die Projektmitglieder müssen bezüglich ihres Beitrages zur Projektarbeit fachkompetent sein. Zur methodischen Kompetenz eines Projektmitgliedes gehört es, zu wissen, welche Erwartungen an seine Rolle existieren und diesen Erwartungen auch gerecht werden.

  • Teamfähigkeit: Teamfähigkeit bedeutet gemeinsam mit anderen in einer bestimmten Zeit mit vorgegebenen Ressourcen ein gestecktes Ziel zu erreichen. Durch Einzelkämpfer und Profilierung leidet das Projekt.

  • Einfluss: Nicht nur der Projektleiter, auch die Mitglieder des Projektteams sollten über Einfluss in der Organisation verfügen, um die Interessen des Projektes in angemessener Form vertreten zu können. In der Regel ist nicht nur bei der Ressourcenverhandlung mit dem Auftraggeber Einfluss erforderlich. Projektaufgaben sind höher zu priorisieren als Aufträge des Linienvorgesetzten. Geheimhaltungsinteressen des Projektes müssen gegen das Informationsbedürfnis der Linie durchgesetzt werden. Die Einflussnahme Dritter auf das Projekt muss unterbunden werden.

  • Entscheidungsfreudigkeit: Jedes Projektmitglied sollte innerhalb seiner Kompetenzen auf der Grundlage der verfügbaren Daten und der eigenen Erfahrungen selbstständig Entscheidungen treffen können. Es sollte selbstverantwortlich unter Unsicherheit entscheiden können, ohne sich permanent abzusichern.

  • Vertrauenswürdigkeit: Projektmitglieder müssen vertrauenswürdig sein, denn in Projekten wird organisationales oder strategisches Neuland betreten. Hier kann der verschwiegene Umgang mit Informationen auch gegenüber Kollegen für den Projekterfolg existenziell sein.

Diese Eignungskriterien gelten nicht nur für die Projektmitglieder, sondern auch für den Projektleiter. Werden diese Kriterien auf den Projektleiter angewendet, gilt eine etwas andere Gewichtung als beim Projektteam. Zum Beispiel wird die methodische Kompetenz beim Projektleiter etwas höher gewichtet werden als die Fachliche. Außerdem werden die Fähigkeit, richtige Entscheidungen zu treffen und der Einflussreichtum innerhalb der Organisation für den Projektleiter wichtiger sein als für Projektmitglieder.

03. Wie kann Projektarbeit gestaltet werden?

Projektarbeit ist Teamarbeit, das im >> Kapitel 3.2.3 Gesagte findet hier Anwendung.