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Projektorganisation, -koordination und -überwachung steuern

01. Aus welchen Gründen ist eine Projektrahmenorganisation notwendig?

Die Projektrahmenorganisation dient der Integration der Projektarbeit. Dies ist auf unterschiedlichen Wegen möglich. Ein großartiges Projekt kann eine eigene Projektorganisation erfordern oder zwischen den verschiedenen Fachabteilungen aufgeteilt werden. Manche Unternehmen verzichten auf eine eigene Struktur für die Projektrahmenorganisation.

02. Welche grundlegenden Projektorganisationen sind möglich?

Für die Dauer eines Projektes kann eine eigene Projektorganisation aufgebaut werden oder das Projekt wird in der bestehenden Linienorganisation abgewickelt.

Elemente der Projektorganisation sind:

  • Auftraggeber: Dies ist z. B. die Geschäftsleitung, die den Projektauftrag formuliert oder genehmigt.

  • Projektleiter: Dies ist der operative Leiter. Er sorgt für eine effektive Bearbeitung des Projekts und führt die Projektmitarbeiter.

  • Projektmitarbeiter oder Projektteammitglieder sind dem Projekt in Voll- oder Teilzeit zugeordnet, kommen aus verschiedenen Bereichen und haben verschiedene Qualifikationen. Sie bewältigen die eigentliche Projektarbeit.

  • Projektgruppe: Diese besteht aus Leiter/-in und Projektteammitgliedern. Teilgruppe, bestehend aus Mitarbeiter/-innen (Anwendungsvertreter/-innen).

Eine Projektorganisation braucht, nach Grossman und Scala um wirkungsvoll arbeiten zu können:

  • eine klar definierte Aufgabe und einen Vertrag

  • eine transparente und leistungsfähige Entscheidungsstruktur

  • eine mit der Aufgabenstellung übereinstimmende Zusammensetzung des Teams

  • Raum und Zeit für die Projektarbeit und die dazu notwendigen Ressourcen

  • Investitionen in die soziale Entwicklung des Projekts

  • zirkuläre Zielplanung

  • einen klar definierten und in Abschnitte gegliederten Arbeitsplan

  • Projektmarketing

  • regelmäßige Selbstevaluation und Berichterstattung

  • Verbindung zu relevanten Entscheidungsprozessen in der Linienorganisation

  • einen kontinuierlichen Transfer der Projekterfahrungen und Resultate in die Linienorganisation

  • die Wahrnehmung von Leitungsfunktionen

  • externe Unterstützung: Training, Supervision oder Organisationsberatung.

03. Worin liegt der Unterschied zwischen der Projektorganisation und der Linienorganisation?

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04. Welche Rahmenorganisationsformen gibt es für Projekte?

  • Reine Projektorganisation

  • Stablinienprojektorganisation

  • Matrix-Projektorganisation.

05. Wie können die drei Projektrahmenorganisationsformen erläutert werden?

Reine Projektorganisation
DefinitionDiese Projektorganisation wird parallel zur Aufbauorganisation gebildet. Die Projektmitglieder werden aus Fachabteilungen versetzt oder Experten rekrutiert und einem Projektleiter unterstellt. Die Projektmitglieder bilden ein neues, zeitlich begrenztes Projektteam/Organisationseinheit.
VorteileDie straffe Arbeitsform ermöglicht dem Projektleiter eine schnelle Reaktion auf Störungen im Projekt. Hohe Mitarbeiteridentifikation mit dem Projekt.
NachteileNach Auflösung des Projektteams müssen neue Einsatzmöglichkeiten für die Mitarbeiter gefunden werden. Dies wird umso problematischer, je länger ein zeitlich begrenztes Projekt dauert. Sachmittel und Mitarbeiter können einen hohen Kostendruck verursachen. Das Herauslösen von Experten kann zu Problemen in den Abteilungen führen.
EinsatzEinsatz bei überwiegend größeren Projekten, die eine eindeutige Zuweisung von Verantwortlichkeiten erfordern.
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Stablinienprojektorganisation
DefinitionProjektmitglieder verbleiben in den Fachabteilungen. Der Projektleiter hat beratende oder vorbereitende Funktion und keine Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis. Sie bleibt den Fachabteilungsleitern vorbehalten. Der Projektleiter plant als Projektkoordinator den Projektverlauf in fachlicher, terminlicher und kostenmäßiger Hinsicht und empfiehlt Maßnahmen, über die die Fachbereichsleiter entscheiden.
VorteileGeringe organisatorische Veränderungen im Unternehmen. Mitarbeiter werden lediglich für den Projekteinsatz abgestellt und verbleiben in den Fachabteilungen, sodass eine hohe Flexibilität des Mitarbeitereinsatzes gewährleistet ist. Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse verbleiben bei den Fachbereichsleitern.
NachteileDer Projektleiter hat lediglich eine Koordinationsfunktion ohne Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse, sodass ein straffes Projektmanagement schlecht möglich ist. Hinzu kommt, dass der Projektleiter die Projektmitarbeiter permanent motivieren muss, da die Gefahr besteht, dass sich niemand für die Projektziele verantwortlich fühlt.
EinsatzEignung für kleinere Projekte, die ein externer Projektleiter steuert.
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Matrix-Projektorganisation
DefinitionMischung aus reiner Projektorganisation und Stablinienprojektorganisation, in der die Linienorganisation um eine zusätzliche Instanz ergänzt wird. Der Projektleiter hat Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse. Die Projektmitglieder verbleiben zwar in den Fachabteilungen, aber die Weisungsbefugnisse werden hinsichtlich der Projektziele aufgeteilt, sodass Projektleiter und Fachbereichsleiter sich abstimmen müssen.
VorteileDer Projektleiter gibt die Arbeitsschritte und die Zeitplanung vor, sodass die übrigen Stellen reagieren müssen. Flexibler Personaleinsatz ist möglich.
NachteileDie gleichzeitige Unterstellung der Projektmitglieder zwischen Projektleiter und Fachbereichsleiter birgt ein Konfliktpotenzial in sich, da es zu Interessenkonflikten kommen kann.
EinsatzEinsatz sowohl bei kleineren als auch bei größeren Projekten. Mögliche Interessenskonflikte erfordern eine übergreifende Personaleinsatzplanung im Unternehmen.
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06. Was sind die Voraussetzungen für ein Projektcontrolling?

Damit Projektcontrolling überhaupt erfolgreich stattfinden kann, ist es wichtig, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

Es muss eine transparente und nachvollziehbare Zielplanung geben, die den Anforderungen der SMART-Kriterien genügt und die Aussagen zu den drei Zieldimensionen: Terminen, Ressourcen und Ergebnissen beinhaltet.

Die Planungsstrukturen müssen mit den späteren Abfragestrukturen übereinstimmen. Ein Problem ist es, die Personalkosten eindeutig dem Projekt hinzuzurechnen. Zur Steuerung des Personalkostenbudgets ist es sinnvoll für das Projekt eine eigene Kostenstelle zu bilden.

Für das Projektcontrolling sind wesentliche Kennzahlen zeitnah zu erfassen und der Projektleitung zur Verfügung zu stellen, so können notwendige Maßnahmen rechtzeitig durch das Projektmanagement eingeleitet werden.

Eine Unternehmenskultur, die es erlaubt Fehler zu machen und die Fehler als eine Chance zum Lernen betrachtet ist wichtig. Es werden nicht weniger Fehler gemacht, sie werden nur besser vertuscht, sie werden so später erkannt und ziehen hohe Folgekosten nach sich.

Zur Visualisierung der Ergebnisse des Projektcontrolling könnte eine Projektampel etabliert werden

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