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Prozesskostenrechnung durchführen

01. Was ist die Prozesskostenrechnung?

Die Prozesskostenrechnung ist ein Kostenrechnungssystem, dass die Gemeinkosten von Vorgängen über Bezugsgrößen verrechnet, die sich an den Vorgangsmengen orientiert. Dadurch werden keine Einzelkosten verrechnet, sondern Folgen von Einzelleistungen, die zusammengefasst einen Prozess bilden. Man nennt die Prozesskostenrechnung darum auch Vorgangskalkulation.

Voraussetzung für die Implementation einer Prozesskostenrechnung ist, dass:

  • wiederholende Tätigkeiten als Basis für Prozesse identifiziert und analysiert sind

  • in dem Prozess relativ wenig Entscheidungen notwendig sind

  • zwischen den Kostentreibern und den durch sie verursachten Kosten ein proportionaler Zusammenhang besteht

  • Kostentreiber von den individuellen Produktions- und Verwaltungsgegebenheiten abhängen, sodass sie für das Unternehmen erfasst werden können

  • die Daten über Prozesse und Kosten detailliert vorliegen.

Merkmal der Gemeinkostenverrechnung ist, dass keine Kostenstellen oder ermittelbaren wertmäßigen Bezugsgrößen berücksichtigt werden, sondern die Prozesse und deren Anzahl. Die folgenden Ziele stehen im Mittelpunkt der Prozesskostenrechnung:

  • Transparenz im Gemeinkostenbereich durch Abbildung der Unternehmensprozesse

  • Planung und Steuerung der Programm- und Preispolitik, Entscheidungen über Eigen- und Fremdfertigung

  • Soll-Ist-Vergleiche zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit.

Die Einführung einer Prozesskostenrechnung bedingt die Definition von Prozessen. Prozesse sind die definierte Abfolge von Verrichtungen, die zueinander in Beziehung stehen. Kostenstellenübergreifende Prozesse erfordern die Gestaltung von Teilprozessen, die definiert und ggf. grafisch dargestellt werden.

Für die Ermittlung der Prozesskostensätze sind folgende Schritte notwendig:

  • Bestimmung der Prozesse.

Die Prozesse werden mittels Interview und Analyse mit den Kostenstellenverantwortlichen identifiziert.

  • Festlegung der Bezugsgrößen.

Die Bezugsgrößen sind für die Verrechnung der Gemeinkosten relevant. Sie können von der Leistungsmenge abhängig (induziert: lmi) oder neutral zur Leistungsmenge (lmn) sein. Die Bezugsgröße sollte folgende Qualität haben:

  • einfach ableitbar

  • verhältnisgleich zur Kostenverursachung sein

  • verhältnisgleich zur Leistungserstellung sein

  • eindeutig und klar.

Durch die Bezugsgröße wird sowohl die Kostenverursachung als auch die Leistungserstellung dokumentiert.

Bildung von Prozesskostensätzen.

Der Prozesskostensatz ermittelt sich durch Divisionskalkulation wie folgt:

$$Prozesskostensatz\; =\; \frac{Prozesskosten}{Prozessmenge}$$

Dies wird in der folgenden Grafik von Jorasz dargestellt:

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Prozessdifferenzierung nach Jorasz
Kostenstelle EinkaufKostenstelle WarenannahmeKostenstelle QualitätsprüfungKostenstelle Lager
Teilprozesse:

Material einkaufen

Hilf- und Betriebsstoffe einkaufen

Geräte und Anlagen einkaufen

Dienstleistungen einkaufen
Teilprozesse:

Materiallieferung entgegennehmen
Teilprozesse:

Prüfung für Werkstofftechnik durchführen

Eingangsprüfung für Material durchführen

Chemische Kontrollen durchführen
Teilprozesse:

Hilf- und Betriebsstoffe lagern

Material lagern

Unfertige Erzeugnisse lagern

Fertige Erzeugnisse lagern

In Gesundheitsunternehmen, die stationäre Bereiche unterhalten, bietet es sich an, die Kosten der Leistungserstellungsprozesse heranzuziehen, zumal diese Kosten sich aus einem hohen Fixkostenanteil zusammensetzen.

Die Prozesskostenrechnung schafft durch die Tätigkeitsanalyse und Prozessbildung eine Leistungs- und Kostentransparenz in den Gemeinkostenbereichen, die im Rahmen des DRG-Systems enorm wichtig geworden ist.

02. Wie gehören betriebliche Funktionen und deren Kern- und Unterstützungsprozesse zusammen?

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Dargestellt sind die Kernfunktionen eines Betriebes, die von den nichtwertschöpfenden Prozessen unterstützt werden. Unterstützungsprozesse (auch Supportprozesse) leisten keinen direkten Beitrag zur Wertschöpfung, sind aber die erforderlichen internen Bedingungen für einen kundenorientierten Wertschöpfungsprozess. Die Unternehmensleitung steuert und koordiniert die betrieblichen Prozesse.

03. Welche Funktionen sind an einem Fertigungsprozess z. B. in einem Sanitätshaus beteiligt?

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Der Prozess der Leistungserstellung ist ein Kernprozess des Sanitätshauses. Je nach Größe und Art der Aufbaustruktur sind daran folgende Stellen/Funktionen eines Sanitätshauses beteiligt, wenn z. B. der Kundenwunsch nach einem Spezialrollstuhl in das Unternehmen gelangt.

  • Entwicklung und Konstruktion

  • Arbeitsvorbereitung

  • Materialwirtschaft und Werkzeuglager

  • Fertigung, Montage

  • Lager

  • Versand/Auslieferung.

Abschließend erhält der Kunde z. B. seinen individuellen Rollstuhl, der als Medizinprodukt nach MPG (Medizinproduktegesetz) auch qualitätsgeprüft wird. Das Sanitätshaus ist somit Hersteller und Inverkehrbringer von Rehaprodukten nach § 5 MPG.

04. Was ist eine Tätigkeitsanalyse?

Die Prozesskostenrechnung ist für wiederholende (repetitive) Tätigkeiten (= Prozesse) mit eigener Entscheidung anwendbar. Damit dies sichergestellt ist, ist eine intensive Tätigkeitsanalyse der betroffenen Kostenbereiche notwendig.

In Analysen mit den zuständigen Kostenstellenverantwortlichen sind die für einen festgelegten Zeitraum durchgeführten Tätigkeiten und die entsprechenden Zeiten zu ermitteln. Diese Tätigkeitsanalyse ist die Grundlage der Prozesskostenrechnung.

Nun lässt sich eine Prozessliste erstellen. Die Prozessliste jeder einzelnen Kostenstelle wird in Teilprozesse gegliedert und diese werden kostenstellenübergreifend zu Hauptprozessen zusammengefasst. Die Hauptprozesse sind die Grundlage für die Prozesskostenkalkulation. Diese Verdichtung erleichtert die Kalkulation.

Exemplarische Prozessübersicht: Aufnahme, Abrechnung von Bewohnern, die vollstationär gepflegt werden.

Teilprozess: Bearbeitung der Aufnahme in der Verwaltung einer Pflegeinrichtung

(Teil-) Prozessschritte:

  1. Vorvertragliche Information

  2. ggf. vor Aufnahme Kostenübernahme durch Sozialhilfeträger bzw. Pflegekasse beantragen, durch neuen Bewohner/Betreuer beantragen lassen

  3. Ausstellen des Heimvertrages inkl. Entgelte und Zusatzleistungen

  4. Vertrag zur Unterschrift an Heimleitung und neuen Bewohner geben

  5. Freiheit von Infektionskrankheiten prüfen

  6. Erfassung der Stammdaten, Verwaltungsakte anlegen

  7. Pflegekasse/Sozialhilfe/Betreuer über Aufnahme informieren

  8. Kostenübernahme durch PK mit Pflegestufe, Sozialhilfe erfassen

  9. monatlich Abrechnungsdaten einpflegen

  10. monatlich Zuzahlungen Selbstzahler bearbeiten

  11. monatlich Rechnung über vollstationäre Pflege erstellen

  12. monatlich Rechnung an PK, Forderungen/Einzahlung buchen

  13. monatlich Rechnung an Selbstzahler, Forderung/Einzahlung buchen

  14. monatlich Rechnung an Sozialhilfeträger, Forderungen/Einzahlung buchen.

Für jeden Prozessschritt kann mittels Methoden des REFA-Verbandes ein durchschnittlicher Zeit- und Wertmaßstab ermittelt werden, der zur Ermittlung eines Prozesskostensatzes taugt.

05. Was ist ein Kostentreiber?

Kostentreiber sind die bestimmenden Prozessgrößen, sie werden für alle Teil- und Hauptprozesse als diejenigen Größen identifiziert, welche die Inanspruchnahme der Prozessleistungen am besten beschreibt.

Diese als Kostentreiber („cost driver“) bezeichneten Größen stellen die Bezugsgrößen für die Verrechnung der Gemeinkosten dar.

Beispiel

Hier klicken zum Ausklappen
Leistung/ProzessKostentreiber
Beratungsgespräche führenAnzahl Beratungsgespräche
stationäre Aufnahme durchführenAnzahl Aufnahmen
Angebote erstellenAnzahl Kreditangebote

Kriterien für einen Kostentreiber:

  • einfach aus vorhandenen Informationsquellen abzuleiten

  • Proportionalität zur Ressourcenbeanspruchung.

Problem: Prozesskosten sind größtenteils fixe Gemeinkosten und daher nur langfristig veränderbar.