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Betriebliche Kennzahlen unter Berücksichtigung der Unternehmensziele entwickeln

01. Wie können Kennzahlen unterschieden werden?

Kennzahlen können zur qualitativen und quantitativen Analyse genutzt werden. Die quantitativen Kennzahlen haben messbare Werte zur Basis, dies sind z. B. Umsatz, Gewinn, Deckungsbeitrag, Anzahl der Mitarbeiter. Die qualitativen Kennzahlen verwenden schwer in Zahlen darstellbare Größen, wie z. B. die Zufriedenheit von Mitarbeitern, Pflegenoten, Umweltschutz.

02. Wie können Kennzahlen und Indikatoren ermittelt werden?

Bilanz sowie GuV sind grundsätzlich die Basis für eine Vielzahl von quantitativen Kennzahlen. Ebenso sind die Kostenrechnung, die Betriebsdatenerfassung der Arbeitszeiterfassung, OP-Systeme, Materialwirtschaftssystem und Belegungsstatistiken Grundlagen für die Bildung von Kennzahlen.

Qualitative Kennzahlen werden z. B. eher über Mitarbeiter- oder Kundenbefragungen mittels statistisch auswertbarer Fragebögen oder z. B. auf Workshops gewonnen.

Indikatoren sind Messgrößen, die Veränderungen anzeigen können, z. B.: Lagerbestände, Kapazitätsauslastung. Aus ihren Veränderungen lassen sich Rückschlüsse auf die Lage im Unternehmen schließen.

Grundsätzlich können Kennzahlen und Indikatoren auch aus dem Leitbild des Unternehmens abgeleitet werden. Das Leitbild eines Senioren- und Pflegeheims könnte die folgenden Inhalte haben, aus denen sich entsprechende Kennzahlen und Indikatoren ableiten lassen:

Leitbild: Unsere Bewohner sollen möglichst ihre körperlichen und geistigen Fähigkeiten behalten und verbessern.

Kennzahlen/Indikator z. B.: Messung und Dokumentation der Fähigkeiten mit Fragebögen und Dokumentation der Veränderung durch die Pflegekräfte oder Ergotherapeuten bei Biografiearbeit, Spaziergängen, Sportgruppen oder Spielen.

Leitbild: Die individuelle Betreuung jedes Bewohners stellen wir durch geplante Pflege mit einer umfassenden Dokumentation sicher.

Kennzahl/Indikator z. B.: Abweichung Soll zu Ist, Pflege in Prozent, Anzahl Dokumentationsfehler.

Leitbild: Aktuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden von unseren Mitarbeitern regelmäßig wahrgenommen.

Kennzahlen/Indikator z. B.: Anzahl Weiterbildungsbudget oder -punkte bzw. Weiterbildungstage pro Mitarbeiter und Jahr.

Leitbild: Die Qualität unserer Arbeit zu halten und immer weiter zu verbessern ist uns wichtig.

Kennzahlen/Indikator z. B.: Anzahl Beschwerden, Fachkraftquote, Pflegemängel bei MDK Prüfung, Zufriedenheit der Bewohner in Prozent oder Fluktuation.

03. Wie können anwendungsorientierte Kennzahlen entwickelt werden?

Die Kennzahlen müssen:

  • an ein konkretes Unternehmensziel gekoppelt sein, damit nur relevante Kennzahlen definiert werden. Sonst besteht die Gefahr von Fehlsteuerungen.

  • spezifischen Zielwerten zugeordnet sein, die sich systematisch aus dem konkreten Unternehmensziel ableiten lassen.

  • einen oberen sowie unteren Grenzwert haben, ab dem das Controlling oder Management die Kostenstellenverantwortlichen unterstützt.

  • handlungsrelevant sein, sodass ein nachvollziehbarer Zusammenhang zwischen Kennzahl und Leistungen hergestellt werden kann.

  • beeinflussbar sein, da sich die Leistungen der Mitarbeiter sonst nicht an den Zielvorgaben messen lassen.

  • zeitnah und zuverlässig erhoben werden, weil sonst der Nutzen eingeschränkt wird.

04. Welche Funktionen haben Kennzahlen?

  • Operationalisierungsfunktion der Kennzahlen wird z. B. durch die Überführung von Inhalten des Leitbildes in Kennzahlen erreicht. Die Kennzahlen können als Basis für Zielvereinbarungen oder Handlungsmöglichkeiten dienen.

  • Informationsfunktion über die Entwicklung und Lage des Unternehmens durch eine bedarfsgerechte Aufbereitung des Zahlenmaterials. Die Adressaten sind: Tatsächliche und potenzielle Anteilseigner, Arbeitnehmer und deren Vertreterorganisationen (Gewerkschaften, Betriebsräte), Kunden und Lieferanten, Kreditinstitute, Unternehmensleitung.

  • Steuerungsfunktion über Kennzahlen kann z. B. mittels eines Soll-Ist-Vergleichs die Zielerreichung innerhalb der Periode gesteuert werden, dies sind Informationen für die Budget- und Kostenstellenverantwortlichen.

  • Kontrollfunktion der operativen und strategischen Steuerung des Unternehmens, z. B. Grad der Zielerreichung in Bezug auf Rentabilität und Erhalt der Liquidität. Hier sind besonders die Unternehmensleitung bzw. der Unternehmensinhaber und das jeweilige Kontrollorgan (z. B. Aufsichtsrat, Vorstand) angesprochen. Analog gilt dies für Wirtschaftsprüfer, Unternehmens- und Steuerberater.

05. Welche Arten der Kennzahlenanalyse lassen sich unterscheiden?

Die statische Analyse untersucht die Kennzahlen zu einem bestimmten Zeitpunkt t0. Die dynamische Analyse untersucht die Kennzahlen im Zeitablauf von t0 bis tn.

Die Vergleichsanalyse kann statisch oder dynamisch ausgerichtet sein.

Beispiel

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  • Zeitvergleich

  • innerbetrieblicher Vergleich

  • zwischenbetrieblicher Vergleich

  • Branchenvergleich

  • Segmentvergleich

  • Soll-Ist-Vergleich.

Die statische Analyse die Kennzahlen hat nur begrenzten Aussagewert. Eine verbesserte Bewertung und Entscheidungsgrundlage gewinnt man, indem Vergleichsanalysen erstellt werden.

Vergleichsanalysen:

  • Zeitvergleich: Vergleich der Kennzahlen des Unternehmens mit denen der Vorperiode(n). Hier kann z. B. der Gewinn 2018 mit dem Durchschnitt von 2012 bis 2017 verglichen werden.

  • Segmentvergleich: Von Interesse kann auch die Darstellung und Analyse von Segmenten des Konzerns im Zeitablauf sein. Hier kann z. B. die Entwicklung der Rentabilität im Segment Krankenhaus mit dem Segment Pflegeeinrichtung von 2013 bis 2018 verglichen werden und als Basis für ein Forecast genommen werden.

  • Branchenvergleich: Vergleich der Kennzahlen des Unternehmens mit den Durchschnittswerten der Branche bzw. mit dem Zahlengerüst des „Branchenprimus”. Hier kann z. B. der Auslastungsgrad einer Pflegeeinrichtung mit der durchschnittlichen Auslastung im Einzugsgebiet oder der Region bzw. bei dem stärksten Mitbewerber verglichen werden.

  • Benchmarking: Ist ein systematischer und kontinuierlicher Prozess des Vergleichens von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen im eigenen Unternehmen hinsichtlich des Erreichens festgelegter Ziele oder der Ermittlung von Verbesserungspotenzial. Dies kann auch mit branchenfremden Unternehmen in qualitativer und/oder quantitativer Hinsicht erfolgen. So kann z. B. ein Krankenhaus seine elektive Aufnahme mit der Rezeption eines Viersternehotels vergleichen: Benchmarking des „Check in“-Prozesses.

  • Soll-Ist-Vergleich: Vergleich der Ist-Werte mit vorgegebenen Soll-Werten, die z. B. aus der Erfahrung, aus der Zielgröße oder aus alternativen Anlagemöglichkeiten abgeleitet werden. Hier kann z. B. die Soll- bzw. Planmenge einer DRG mit der Ist-Menge in der laufenden oder mit der Vorperiode verglichen werden.

06. Welche Kennzahlen können Gegenstand der Betrachtung sein?

Kennzahlen zur Vermögenslage

  • Abschreibungsquote

  • Anlagenintensität

  • Anlagennutzungsgrad

  • Arbeitsintensität

  • Forderungsintensität

  • Investitionsdeckung

  • Investitionsquote

  • Umlaufintensität

  • Umschlagshäufigkeit:

    • der Forderungen

    • des Gesamtvermögens

    • des Sachanlagevermögens

    • des Vorratsvermögens

  • Vorratsintensität.

Kennzahlen zur Finanzlage

  • Anlagendeckungsgrad und -finanzierungsgrad

  • Eigenkapital:

    • Entwicklung

    • Quote

  • Liquiditätsrelationen

  • Netto Working Capital

  • Selbstfinanzierungsgrad

  • Verschuldungskoeffizient.

Kennzahlen zur Ertragslage

  • Aufwandsstruktur

  • Betriebserfolg nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen

  • Cashflow

  • Produktivität

  • Rentabilitäten:

    • Eigenkapitalrentabilität

    • Gesamtkapitalrentabilität

    • Umsatzrentabilität

  • Return on Capital Employed

  • Social Return on Investment.

Kennzahlen der Qualität

  • Anzahl Dekubiti

  • Anzahl Wiederaufnahmen

  • Infektionsrate

  • Komplikationsrate

  • Kundenzufriedenheit

  • Mitarbeiterzufriedenheit

  • Pflegenote

  • Sterberate.

Kennzahlen des Personals

  • Altersstruktur

  • Anzahl Mitarbeiter je Qualifikation

  • Ausfallquote je Personalart

  • Fachkraftquote

  • Fluktuationsquote

  • Krankheitstage

  • Weiterbildungstage.

Kennzahlen der Prozesse

  • Belegungsgrad

  • Fehlerquote

  • OP-Zeiten

  • Verweildauer.

07. Welche gesetzlichen Statistiken sind zu liefern?

Beispiele für gesetzlich vorgegebene statistische Erhebungen im Gesundheits- und Sozialwesen:

Die Krankenhausstatistik beschreibt die strukturelle Situation der Krankenhäuser und Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen sowie die Nutzung dieser Einrichtungen durch ihre Patientinnen und Patienten. Sie ist in drei Erhebungsteile untergliedert – Grunddaten, Kostennachweis und Diagnosedaten. Näheres ist in der Krankenhausstatistikverordnung (KHStatV) geregelt.

Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich; hier werden die Ergebnisse zu folgenden Merkmalskomplexen erhoben:

Allgemeine Angaben zur Kennzeichnung der Erhebungseinheit

  • Wirtschaftlicher Schwerpunkt

  • Rechtsform

  • Zahl der Niederlassungen.

Tätige Personen sowie Personalaufwand

  • Zahl der tätigen Personen nach Stellung im Beruf, Voll- und Teilzeittätigkeit sowie Geschlecht

  • Zahl der Beschäftigten nach Vollzeiteinheiten

  • Bruttoentgelte

  • gesetzliche und übrige Sozialaufwendungen des Arbeitgebers.

Erträge, Vorleistungen sowie Steuern und Subventionen

  • Umsätze nach In- und Ausland und sonstige betriebliche Erträge

  • Aufwendungen für Waren, Material und Dienstleistungen nach Arten

  • Wert der Bestände (Anfangs- und Endbestand) an Waren und Material nach Arten

  • Aufwendungen für Mieten, Pachten und Leasing

  • Steuern, Abgaben sowie Subventionen.

Investitionen

  • Wert der erworbenen Sachanlagen nach Arten

  • Wert der selbsterstellten Sachanlagen

  • Wert der immateriellen Vermögensgegenstände.

Die Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich ist eine jährliche, dezentrale Stichprobenerhebung mit Auskunftspflicht, die bei höchstens 15 % aller Erhebungseinheiten (Auswahlgesamtheit) durchgeführt wird. Erhebungs- und Darstellungseinheiten sind die Unternehmen und Einrichtungen zur Ausübung einer freiberuflichen Tätigkeit, also z. B. auch Ärzte, Zahnärzte, Hebammen. Auf der Grundlage der bei den befragten Stichprobenunternehmen erfassten Merkmalswerte werden durch Hochrechnung entsprechende Totalwerte ermittelt. Rechtsgrundlagen hierfür sind das Dienstleistungsstatistikgesetz (DlStatG) und die Verordnung (EG) Nr. 177/2008.

Die Pflegestatistik wird von den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder alle zwei Jahre durchgeführt. Ziel der Statistik ist es, Daten zum Angebot von und der Nachfrage nach pflegerischer Versorgung zu gewinnen. Es werden daher Daten über die Pflegebedürftigen sowie über die Pflegeheime und ambulanten Dienst einschließlich des Personals erhoben. Näheres regelt die Pflegestatistik-Verordnung (PflegeStatV)