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Prozess der Inventarisierung sicherstellen

01. Wer ist wann zur Inventur verpflichtet?

Nach § 240 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, das Vermögen und die Schulden seines Unternehmens festzustellen, dies hat

  • bei Gründung oder Übernahme

  • am Schluss eines jeden Geschäftsjahres

  • sowie bei Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens zu erfolgen.

Die körperliche Erfassung aller Vermögens- und Schuldbestände wird als Inventur bezeichnet. Das Ergebnis der Erfassung ist das Inventar. Dies ist ein detailliertes Bestandsverzeichnis aller Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert in Listenform.

Unabhängig von einer Kaufmannseigenschaft, sind

  • Krankenhäuser nach § 3 KHBV verpflichtet eine Inventur gemäß HGB durchzuführen und

  • Pflegeeinrichtungen nach § 3 PBV verpflichtet eine Inventur gemäß HGB durchzuführen.

Die Verantwortung zur Planung, Durchführung und Dokumentation der Inventur hat der Geschäftsführer, der das Inventar auch eigenhändig unterschreiben muss.

02. Welche Arten der Inventur sind zu unterscheiden?

  • Körperliche Inventur: Hier werden körperliche Vermögensgegenstände mengenmäßig erfasst und anschließend in Euro nach ihrem Buch- bzw. Zeitwert bewertet (z. B. technische Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Maschinen, Fahrzeuge).

  • Buchinventur: Dies ist die Erfassung von Vermögensgegenständen aufgrund buchhalterischer Aufzeichnungen und Belege, wie z. B.: Forderungen, Verbindlichkeiten sowie Bankguthaben. Die zu erfassenden Belege sind z. B. Kontoauszüge, Saldenbestätigung durch Kunden oder Lieferanten, Versicherungspolicen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen usw. Hier wird die Bewertung nach bestimmten Regelungen durchgeführt und eine Sortierung nach Fristen vorgenommen.

03. Welche Inventurvereinfachungsverfahren sind zulässig?

  • Stichtagsinventur (§ 240 HGB): Mengenmäßige Bestandsaufnahme, die zeitnah zum Abschlusstag in einer Frist zehn Tage vor oder nach dem Abschlussstichtag erfolgen muss (meist der 31.12.). Zu- und Abgänge zwischen Aufnahmetag und Abschlussstichtag werden wert- und mengenmäßig auf den Abschlussstichtag hochgerechnet.

  • Stichprobeninventur (§ 241 Abs. 1 HGB): Hier wird mithilfe statistischer Methoden der Bestand bestimmt, der Sicherheitsgrad sollte 95 % und die Schätzfehler nicht größer als 1 % sein.

  • Verlegte (Stichtags-) Inventur (§ 241 Abs. 3 Nr. 1 HGB): Die körperliche Bestandsaufnahme erfolgt hier innerhalb der letzten drei Monate vor oder den ersten beiden Monaten nach dem Abschlussstichtag. Hierbei erfolgt die Bestandsaufnahme zunächst mengenmäßig, danach erfolgt eine wertmäßige Hochrechnung der Bestände auf den Abschlussstichtag.

  • Permanente Inventur (§ 241 Abs. 3 Nr. 2 HGB): Diese macht den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems notwendig und bedeutet eine laufende Inventur anhand einer Lagerkartei. Es entfällt hier die körperliche Bestandsaufnahme zum Abschlussstichtag. Voraussetzung ist jedoch, dass jeder Artikel mindestens einmal erfasst wird und somit eine körperliche Bestandsaufnahme zur Überprüfung der Lagerkartei erfolgt ist. Menge und Wert werden zum Stichtag kalkuliert.

  • Festwertinventur (§ 240 Abs. 3 HGB): Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens können, wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, mit einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden, sofern ihr Bestand in seiner Größe, seinem Wert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt. Jedoch ist in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen. Dies eignet sich z. B. bei Geschirr- oder Flachwäsche.

  • Gruppenbewertung (§ 240 Abs. 4 HGB): Gleichartige Vermögensgegenstände können zu einer Gruppe zusammengefasst werden und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden. Dies eignet sich z. B. für Büroausstattung oder Schulausstattung für Kindertagesstätten oder Lagerwaren.

04. Wie wird eine Inventur organisiert und durchgeführt?

Zum Zeitpunkt der Erfassung der Gegenstände durch eine körperliche Inventur sollten folgende Vorbereitungen getroffen werden:

  • Planung der Inventur: Erstellung eines Zeit-, Sach- und Personalplans. Ausdruck der Zähllisten in der Buchhaltung auf Basis des Anlagenverzeichnisses sowie der Materialwirtschaft. Diese können wie folgt aussehen:

    Zähler:Unterschrift:Datum: 31.12.2018
    Schreiber:Unterschrift:Blatt Nr:
    Zählbereich:  
    lfd. Nr:GegenstandInventar NummerMengeStandort/RaumGwGInformation
    1Desktop-PC361211GF 002nein-
    2Espressomaschine384971GF 003nein-
          
  • Bildung von Zweierteams: Eine Person zählt bzw. erfasst körperlich und die andere Person dokumentiert auf den Zähllisten. Das Personal aus der Buchhaltung und der Warenwirtschaft sollten bei der Inventur nicht mitwirken, um Manipulationen ggf. zu verhindern.

  • Zählpunkte auf den Gegenständen anbringen: Jeder erfasste Gegenstand wird mit einem Zählpunkt markiert, um die Erfassung sichtbar zu machen. Beispiel: rot für 2016, blau für 2017 usw.

  • Abgabe an die Buchhaltung: Die fertigen Zähllisten werden in die Buchhaltung gegeben und dort weiterverarbeitet. Dort wird jeder Gegenstand bewertet und dann in das Inventar übernommen. Ersichtliche Differenzen zwischen Buch- und Zählbeständen werden kontrolliert und ggf. wird zu- oder abgeschrieben, um eine Übereinstimmung zu erzielen.

  • Das Ergebnis nach Erfassung aller Zähllisten ist das Inventar zum Ende des laufenden Geschäftsjahres.

  • Die Belege der Inventur, die Inventuranweisungen und das Inventar sind geordnet und vollständig zu archivieren und zehn Jahre aufzubewahren.