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Personalbedarfsplanung

01. Was soll mit Personalbedarfsplanung erreicht werden?

Mithilfe der Personalbedarfsplanung wird festgelegt, wie viele Arbeitskräfte mit einer bestimmten Qualifikation zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort zur Verfügung stehen müssen, um die angestrebten Unternehmensziele zu erreichen.

Eine regelmäßig durchgeführte Personalbedarfsplanung dient dazu sicherzustellen, dass einem Unternehmen gegenwärtig und in Zukunft ausreichend Personal zur Verfügung steht und gleichzeitig Personalüberhänge vermieden werden. Sie ist im Grunde ein Bindeglied zwischen Personal- und Unternehmensplanung. Aus den Ergebnissen einer systematischen Personalbedarfsplanung wird die Grundlage für eine strategische Optimierung der Personalarbeit in den Feldern

  • Fachkräfte finden

  • Fachkräfte entwickeln und

  • Fachkräfte binden

gebildet.

Ziel der Personalbedarfsplanung ist es, den zur Erfüllung der Unternehmensaufgabe erforderlichen Personalbedarf zu ermitteln sowie die zukünftig zu erwartende Über- oder Unterdeckung in

  • quantitativer

  • qualitativer

  • zeitlicher und

  • räumlicher Hinsicht

zu bestimmen.

02. Wie wird quantitative Personalplanung definiert?

Die quantitative Personalbedarfsplanung ermittelt die Zahl der benötigten Mitarbeiter/innen und Führungskräfte.

03. Wie wird qualitative Personalplanung definiert?

Die qualitative Personalbedarfsplanung konkretisiert, über welche Qualifikationen das Personal zukünftig verfügen muss.

04. Wie wird der Personalbedarf ermittelt?

Mit folgenden Formeln wird der Personalbedarf berechnet:

$$Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf\; +\; Reservebedarf$$

$$Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Istbestand$$

$$Ersatzbedarf = voraussichtliche\; Zugänge\; -\; voraussichtliche\; Abgänge$$

$$Neubedarf = Ersatzbedarf\; +\; Zusatzbedarf$$

05. Wie geht man bei der Berechnung des Personalbedarfs vor?

  1. Zunächst muss der Bruttopersonalbedarf (Soll-Personalbedarf) ermittelt werden. Darunter ist der Bedarf zu verstehen, der im Unternehmen benötigt wird, um alle Aufgaben zu erledigen und alle Stellen besetzen zu können. Dieser Bedarf kann aus dem Stellenplan übernommen werden und ist dann durch einfaches Summieren zu berechnen.

  2. Im nächsten Schritt wird der Ist-Personalbestand ermittelt, d. h. die Zahl der aktuell im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter.

  3. Ein wichtiger Punkt ist die Berücksichtigung der Abgänge, z. B. durch: Ruhestand, Altersteilzeit, Kündigung, Schwangerschaft, Beförderung, Versetzung, Tod.

  4. Im letzten Schritt wird die Zahl der Zugänge berücksichtigt. Zugänge entstehen z. B. durch die Rückkehr aus der Elternzeit, längerer Krankheit und Rehabilitation oder geplante Neueinstellungen.

  5. Nachdem alle notwendigen Determinanten zur Berechnung des Netto-Personalbedarfs ermittelt wurden, können sie in folgende Formel eingesetzt werden:

$$Bruttopersonalbedarf\; (Soll-Personalbestand)\; -\; Ist-Personalbestand\; +\; Abgänge\; -\; Zugänge = Nettopersonalbedarf$$

06. Welche Verfahren werden bei der Berechnung des Personalbedarfs herangezogen?

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07. Wie werden Schätzmethoden eingesetzt?

Eine weit verbreitete Methode ist die Schätzmethode. Hierbei wird allerdings keine einheitliche und zuverlässige Bezugsgröße gewonnen. Folgende Schätzungsmethoden werden in der Praxis angewandt:

  • Einfache Schätzung: Sämtliche betriebliche Stellen werden nach ihrem quantitativen und qualitativen Personalbedarf befragt. Es erfolgt also eine Plausibilitätsprüfung.

  • Delphi-Methode: Expertenevaluation mittels Fragebogen (Führungskräfte, Unternehmensberater) mit einer entsprechenden Rückkopplung.

So wird bei der einfachen „Experten-Schätzmethode“ von kompetenten Beteiligten einzeln eine Schätzung abgegeben. Die einzelnen Schätzungen werden dann gemeinsam zusammengetragen.

Bei der mehrfachen „Experten-Schätzung“ geben die einzelnen Experten ihre Schätzung mit einer entsprechenden Begründung ab. Diese Ergebnisse werden analysiert und es folgt eine zweite Schätzung, welche als Grundlage für die Personalplanung dient.

08. Wie erfolgt die Personalplanung bei statistischen Methoden?

Eine weitere Methode bei der Personalplanung, die zur Gruppe der summarischen Methoden zählt, ist die statistische Methode. Diese Art der Personalplanung erlaubt globale Bedarfsprognosen. Man erstellt die Prognose anhand von Vergangenheitswerten. Zu unterscheiden sind:

  • Trendextrapolation: Die Grundidee hierbei basiert darauf, die Prognose mithilfe des linearen Trends näher zu bestimmen. Zunächst wird die Trendgleichung bestimmt. In diese Gleichung wird dann der Zeitwert für die bestimmte Prognose eingesetzt. Der so ermittelte Wert ist dann der Prognosewert.

  • Trendanalogien: Bei dieser Methode geht man davon aus, dass die festgestellten Abhängigkeiten der Vergangenheit, die zwischen zwei oder auch mehreren Größen bestehen, auch in der Zukunft noch so gegeben sind. Sie hat Ähnlichkeit mit der Trendextrapolation.

  • Regressions- und Korrelationsrechnung: Weitere statistische Methoden zur Berechnung von zukünftigen Prognosewerten.

09. Wie geht man bei der Kennzahlenmethode vor?

Eine relativ exakte Personalplanung kann mithilfe von Kennzahlen durchgeführt werden. Diese Methode stellt den Personalbedarf in Bezug zur Auftragslage und zum Umfang der Arbeit dar. Es gilt eine Beziehung zwischen den Komponenten herauszufinden und in einer einfachen Kennzahl zu formulieren. Eine der gebräuchlichsten Kennzahlen für eine Bedarfsberechnung ist die Produktivität. Die Ergebnisgröße, wie z. B. der Umsatz, wird dabei in eine Beziehung zur Zahl der Beschäftigten oder der Arbeitszeit gesetzt. Durch das Kennzahlverfahren ist es einfach, einen Zusammenhang zwischen der Bezugsgröße und dem Personalbedarf herzustellen.

10. Was bedeuten organisatorische Methoden?

Mithilfe von organisatorischen Methoden wird der Personalbedarf weitestgehend unabhängig von der Arbeitsmenge festgelegt. Die gewünschte Organisationsstruktur oder gesetzliche Bestimmungen stehen im Vordergrund. Beispiele für organisatorische Methoden sind:

  • Stellenplanmethode: Erstellung eines Stellenplanes

  • Arbeitsplatzmethode: Stellen mit zwingend erforderlicher Anwesenheit.

11. Wie geht man bei den monetären Methoden vor?

Bei dieser Methode erfolgt die Ermittlung des Personalbedarfs auf der Basis der zur Verfügung stehenden Mittel. Zu nennen sind:

  • Budgetierung: Top-Down Vorgehensweise, bei der ein Gesamtbudget auf einzelne Positionen aufgeschlüsselt wird.

  • Zero-Base-Budgeting: Sonderform der Budgetierung, die bei jeder Planungsperiode von der Basis Null ausgeht.

12. Was besagt die Personalbemessungsmethode?

Bei der Personalbemessungsmethode erfolgt eine Berechnung der benötigten Arbeitskräfte durch die tatsächliche Arbeitsmenge und den Zeitbedarf pro Arbeitsvorgang.

Der Personalbedarf als Netto-Personalbedarf lässt sich daraufhin wie folgt errechnen:

$$Personalbedarf\; =\; \frac{(Arbeitszeit\; pro\; Arbeitsgang/-aufgabe\; *\; Vorgangsmenge)}{Arbeitszeit\; pro\; Mitarbeiter}$$

13. Wie wird die Stellenbeschreibung bei der Personalplanung eingesetzt?

Eine Stellenbeschreibung zu formulieren, die die Anforderungen und Verantwortlichkeiten einer Position klar beschreibt, ist im Wettbewerb um die vielversprechendsten Mitarbeiter wesentlich. Nicht die Länge des Textes ist hier ausschlaggebend. Entscheidend ist es, die Aufgaben so zu beschreiben, dass Kandidaten sich ihre potenzielle Rolle im Unternehmen vorstellen und so entscheiden können, ob sie wirklich zu dieser Stelle passen.

Eine treffende Stellenbeschreibung ist ein hilfreiches Mittel bei der Bewerberselektion, die geeignete Kandidaten ansprechen und auf nicht geeignete Bewerber unattraktiv wirken sollte. Die Stelle sollte so realitätsnah wie möglich beschrieben werden, damit der zukünftige Mitarbeiter später nicht enttäuscht, unter- oder überfordert ist.

Für Unternehmen sollte eine Stellenbeschreibung mehr sein als nur eine Vorlage für die Job-Anzeige. Eine treffend formulierte Beschreibung hat eine Bedeutung über den Einstellungsprozess hinaus. Es ist der erste positive (oder negative) Eindruck den eine Person von einem Unternehmen bekommt.“Quelle: http://www.roberthalf.de/recruiting-stellenbeschreibung

Stellenbeschreibungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Personalarbeit bzw. der Personalbeschaffung. Die wichtigsten Bestandteile einer Stellenbeschreibung können so zusammengefasst werden:

  • Stellenbezeichnung: Geben Sie genau an, wie die gesuchte Position lautet. Der Titel sollte klar und aussagekräftig sein.

  • Kernaufgaben: Beschreiben Sie die täglichen Aufgaben und die langfristigen Projekte, die in den Aufgabenbereich der Bewerber fallen.

  • Weitere Tätigkeiten: Deuten Sie auch gelegentliche Aufgaben, die nicht zum Tagesgeschäft gehören, an.

  • Personalstrukturen: Erwähnen Sie die Vorgesetzten und alle Mitarbeiter, die den Bewerbern unterstellt sind. Interessant für die Stelle könnten auch Kollegen sein, mit denen die Bewerber bei wichtigen Projekten zusammenarbeiten werden, beispielsweise Mitarbeiter in der IT- oder Einkaufsabteilung.

  • Qualifikationen und Erfahrungen: Welche Erfahrungen und Bildungsabschlüsse sollten die Bewerber mitbringen? Und welche Nachweise sollten sie erbringen? Führen Sie auch die geforderten Soft-Skills, beispielsweise Teamfähigkeit, oder die notwendigen Fachkenntnisse (z. B. IT, Sprachen) auf.

  • Erwartungen und Zielvorgaben: Benennen Sie sowohl die kurzfristigen als auch die langfristigen Zielvorgaben für die Position und wodurch sich eine außerordentliche Leistung auszeichnet. Seien Sie dabei so genau wie möglich, um ein klares Bild Ihrer Erwartungen zu zeichnen.

  • Eigenwerbung Arbeitgeber: Zeigen Sie Interessenten, was Sie als Arbeitgeber besonders attraktiv macht und warum es sich lohnt, für Sie zu arbeiten. Weisen Sie auch auf die Zusatzleistungen hin, beispielsweise eine Betriebsrente oder ein innovatives Programm für die Work-Life-Balance, mit dem sich Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abhebt.“Quelle: http://www.roberthalf.de/recruiting-stellenbeschreibung

Wenn Stellenbeschreibungen formuliert werden, sollte auch beachtet werden, dass diese als rechtsgültige Dokumente behandelt werden. Berücksichtigt werden unter anderem das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), indem Hinweise auf Eigenschaften wie ethnische Herkunft, Alter, Religion und Geschlecht vermieden werden.

14. Wie kann eine Stellenbeschreibung im Gesundheitswesen exemplarisch aussehen?

Quelle: http://www.oda-gl.ch
Stellenbeschreibung
 
Stelleninhaber/inName:     Vorname:
StellenbezeichnungFachangestellte Gesundheit (w/m)
Abteilung 
Titel/Unterschrift
Vorgesetzte/r
(erhält Weisungen von)
Leitung Pflegegruppe
Arbeitet unter der Verantwortung des Pflegefachpersonals
Mitarbeiter/in
(gibt Weisungen an)
Assistenzpersonal, Lernende und Pflegepraktikant/innen im hauswirtschaftlichen, administrativen Bereich der Pflegeabteilung
Stellvertretung aktiv
(vertritt)
 
Stellvertretung passiv
(wird vertreten durch)
 
Zielsetzung/ Zweck der Stelle
  • Mithilfe bei der Pflege und Begleitung der Bewohner/innen/Gästen/Patient/innen
  • Verantwortung für Sauberkeit und Wohnlichkeit in den Bewohner/innenzimmern und Außenräumen der Abteilung unter Berücksichtigung ökologischer und ökonomischer Faktoren
  • Übernahme von administrativen Aufgaben
Allgemeine Weisungen, Richtlinien und Vorschriften
  • Arbeitsvertrag
  • Personalreglement
  • Organisationshandbuch
Leitbild
  • Pflegeleitbild
  • Heimleitbild
Aufgaben und VerantwortungenPflege und Betreuung/Medizintechnik:
  • Ausführung delegierter Handlungen im Bereich Pflege, Therapien, Medizintechnik.
  • Umsetzung des Kundenpfades
  • Kennt und integriert die Grundsätze der Kinästhetik in den Pflegealltag

Lebensumfeld- und Alltagsgestaltung:
  • Beratung und Unterstützung bei der Zimmergestaltung
  • Berücksichtigt verschiedene Ernährungsgewohnheiten und übernimmt beratende Funktion in Ernährungsfragen
  • Verantwortung für Ordnung, Reinigung und Wohnlichkeit in den Bewohner/innenzimmern und Außenräumen

Administration und Logistik:
  1. Verantwortung für das gesamte Bestellwesen der Abteilung
  2. Verantwortung für Reparaturmeldungen und deren Kontrolle
  3. Bereitstellen von Medikamenten
  4. Verantwortung für den abteilungsspezifischen Reinigungsplan
  5. Protokollführung bei Teamsitzungen
 Zusammenarbeit/Umfeld:
  • unterstützt Pflegeassistenten, Pflegehilfen und Praktikant/innen
  • mitverantwortlich für die Einführung neuer Mitarbeiter/innen Fachangestellte Gesundheit
  • aktive Zusammenarbeit im Pflegeteam und interdisziplinär
  • aktive Beteiligung an Rapporten, Teamsitzungen und Fachgesprächen
  • Bringpflicht und Holschuld von Informationen
  • gewährleistet den Informationsfluss gegenüber der Tagesleitung
  • Organisation und Ausführung der abteilungsspezifischen hauswirtschaftlichen Tätigkeiten bzw. Hotellerieaufgaben
  • Ansprechperson für Hauswirtschaftsbereich und Küche

Bildung:
  1. reflektiert ihr eigenes Handeln und lernt daraus
  2. sensibilisiert das Team auf die Themen: Wäsche, Esskultur, Bestellungen etc.
  3. aktive Auseinandersetzung mit der eigenen Fort- und Weiterbildung
  4. nutzt das interne Weiterbildungsangebot und setzt es entsprechend um
  5. mitverantwortlich für die Begleitung und Betreuung von Pflegeassistent/innen, Lernende FaGe
  6. Mitwirken in Projekten
Kompetenzen
  • innerhalb der zugeordneten Funktion und Aufgaben alle notwendigen Kompetenzen
  • in Bezug auf Coaching, Betreuung von Lernenden FaGe und Praktikant/innen: Delegieren und Überwachen von Aufgaben
VoraussetzungenGelernte Krankenschwester, mit Weiterbildung im Pflegebereich
  • Interesse in einer zukunftsorientierten geriatrischen Institution mitzugestalten
Beilagen 
DatumEinstellungÜberarbeitung
Unterschriften  
Leitung PersonalVorgesetzte/r
Nächst höhere/r Vorgesetzte/r
Stelleninhaber/in

15. Was beinhaltet die Stellenplanmethode?

Auf Basis der Stellenbeschreibungen kann ein Stellenplan erstellt werden. Dies kann mithilfe der sogenannten Stellenplanmethode geschehen. Der Stellenplan bildet die Grundlage für den Stellenbesetzungsplan.

Bezugsgröße ist die Organisationsstruktur des Unternehmens. Dabei wird anhand von Stellenplänen, die in die Zukunft fortgeschrieben werden, der künftige Personalbedarf unter Berücksichtigung der geplanten Veränderungen im Unternehmen beziehungsweise der Unternehmensziele ermittelt. Die Methode ist für Betriebe aller Größenordnungen geeignet.

Die Stellenplanmethode (Arbeitsplatzmethode) wird angewandt, wenn die Stellenbesetzung weitgehend unabhängig von sonstigen betrieblichen Kennzahlen erfolgt (z. B. in der Verwaltung). Die Personalbedarfsrechnung erfolgt mittels eines Stellenplans auf der Grundlage des betrieblichen Organisationsplans mit den verschiedenen Funktionsbereichen und Stellen. Stellenpläne haben in der Regel längerfristige Gültigkeit. Sie enthalten Angaben über die Bezeichnung der Stelle, die Vergütungsgruppe, den Soll-Bestand und Ist-Bestand. Daraus kann der Bedarf abgeleitet werden.“Quelle: http://www.europa-lehrmittel.de/leseprobe/1247/75859-2.pdf