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Planung und Vorbereitung einer Präsentation

01. Welche Einzelaspekte sind bei der Vorbereitung der Präsentation zu berücksichtigen?

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  • Ziel der Präsentation:

    Die exakte, möglichst messbare Zielformulierung ist eigentlich eine Banalität; trotzdem wird sie häufig vernachlässigt. Hilfreich sind folgende Schlüsselfragen:

    • Was soll das Resultat der Präsentation sein?

    • Was sollen die Teilnehmer anschließend denken und/oder tun?

    • Worüber soll informiert werden?

    • Welcher Nutzen soll angeboten werden?

  • Adressatenanalyse:

    Hilfreich ist die „SIE-Formel“:

    – S ituation:Wie viel Personen? Welches Alter? Welches Geschlecht? Welche Sprache?
    – I nteresse:Was erwarten die Zuhörer? Welche Einstellungen bringen Sie mit? Gemeinsamkeiten und Interessen?
    – E igenschaften:Bildung? Ausbildung? Beruf? Vorwissen? Welche Medien passen? Kulturelle Besonderheiten?
  • Inhaltliche Vorbereitung der Präsentation:

    Die Stoffauswahl, die Bewertung und die Verdichtung einzelner Themenpunkte erfolgt in Verbindung mit der Zielsetzung und der Adressatenanalyse. Empfehlungen dazu: Der Stoffinhalt und -umfang lässt sich über die „SAGE-FORMEL“ gestalten:

    S ammeln

    A uswählen

    G ewichten

    E inteilen

    Die nächste Fragestellung, die innerhalb der Vorbereitung zu bearbeiten ist, heißt: „Wie präsentiere ich?“ Eine Gedankenbrücke dazu liefert die „VLAK-Formel“:

    V erständlich

    L ebendig

    A nschaulich

    K ompetent

    Auf die Möglichkeiten der Visualisierung wurde bereits weiter oben eingegangen. Zur Vorbereitung gehört, die notwendigen Medien und Hilfsmittel auszuwählen, zu erproben und bereitzulegen (Flipchart, Folien, Unterlage für die Teilnehmer usw.).

    Ablauflogik: Für die Präsentation gibt es verschiedene Möglichkeiten, seine Argumente logisch miteinander zu verknüpfen; in jedem Fall gilt: Der Stoff muss gegliedert dargeboten werden.

    1. Generell gilt folgender Ablauf: Einleitung → Hauptteil → Schluss

    2. Innerhalb des Hauptteils kann gegliedert werden nach:

      • Ist → Fakten → Soll → Gründe → Maßnahmen + Nutzen …

      • Ist → Fakten → Soll/Pro-Argumente → Soll/Contra-Argumente → Bewertung

    Im Allgemeinen ist es falsch, ein Wort-für-Wort-Manuskript zu erstellen. Besser ist es, ein Stichwort-Manuskript als gut gegliedertes Drehbuch mit Regieanweisungen zu gestalten:

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    • Der linke Teil enthält das Themengerüst (sortiert nach Muss- und Kann-Themen).

    • Der rechte Teil erinnert an Hilfsmittel, Medieneinsatz und besondere Aktivitäten (rhetorische Frage, Appell, Zusammenfassung).

    • Mit einem Textmarker können besondere Punkte hervorgehoben werden. Sehr geeignet sind Karteikarten in DIN-A5-Format.

  • Organisation der Präsentation:

    • Ist der Ort geeignet (ggf. Anreiseweg, gut zu finden usw.)?

    • Ist der Raum rechtzeitig reserviert, groß genug (Teilnehmer, Medien)?

    • Sind Zeitpunkt und Dauer richtig gewählt?

      (weniger geeignet z. B.: Freitagnachmittags, Anreise zu einer Zeit mit hoher Verkehrsdichte u. Ä.)

    • Müssen Pausen/Getränke eingeplant werden?

    • Sind die Medien und Materialen rechtzeitig fertig und im Raum vorhanden?

    • Müssen Unterlagen für die Teilnehmer vorbereitet werden (sog. Handouts)?

    • Ist der Präsentator persönlich vorbereitet?

      • Gut gelaunt?

      • Ausgeschlafen?

      • Hat er sich mit der Räumlichkeit vertraut gemacht?

      • Sind die Medien störungsfrei einsetzbar? (Ersatzbirne für Beamer verfügbar, ausreichend Flipchartpapier, Stifte nicht ausgetrocknet usw.)

    Die organisatorische Seite erledigt der Präsentator am besten mithilfe einer Checkliste.

  • Generalprobe:

    Eine Präsentation, die auf dem Papier tadellos aussieht, kann trotzdem weniger erfolgreich verlaufen. Die Gründe können sein:

    • Die Ausführungen fließen noch nicht in freier Rede. Dies muss geübt werden! Der Präsentator muss den Inhalt seiner Aussagen „im Schlaf können“, damit er auch bei unvorhergesehenen Unterbrechungen den roten Faden wieder findet und er seine volle Konzentration der Sprechtechnik und den Zuhörern widmen kann.

    • Die Verzahnung von Sprache und Visualisierung muss geübt werden. Die Regel heißt: „Erst sprechen, dann schreiben oder umgekehrt; nicht gleichzeitig“.

    • Erst im Echtbetrieb lassen sich Schwachstellen erkennen (zu wenig Licht, Bestuhlung nicht geeignet, Medien nicht richtig platziert, Schriftgröße der Folien ungeeignet u. Ä.).

    • Es tauchen noch Schwachstellen in der persönlichen Wirkung auf (Sprache, Körpersprache).

    Aus diesen Gründen sollte kein Präsentator auf die Generalprobe verzichten: Mithilfe von z. B. Kollegen aus dem Betrieb wird unter Echtbedingungen die Präsentation simuliert.

    Diese Helfer geben Feedback und wirksame Verbesserungsmöglichkeiten; u. U. ist auch der Einsatz von Tonbandgerät oder Videoaufzeichnung sinnvoll.