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Beschreibung eines Prozesses

01. Was ist ein Prozess?

  1. Allgemeine Definition: Ein Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Ereignissen zwischen einer Ausgangssituation und einer Ergebnissituation.

    Eine sehr allgemeine Definition lautet: Ein Prozess ist ein bestimmter Ablauf/ein bestimmtes Verfahren mit gesetzmäßigem Geschehen.

  2. Engere Definition im Rahmen der Industriebetrieblehre:

    Im Sinne der Fertigungstheorie ist ein Prozess das effiziente Zusammenwirken der Produktionsfaktoren (Werkstoffe, Betriebsmittel, menschliche Arbeit) zur Herstellung einer bestimmten Leistung/eines bestimmten Produktes.

  3. Man unterscheidet generell folgende Prozessarten:

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Beispiel

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Beispiel für einen Prozess an einem Halbautomaten, an dem Anlasserritzel gefräst werden (vereinfachte Darstellung):

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02. Warum müssen Prozesse dokumentiert werden?

Hinweis

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Ein Dokument ist ein offizielles Schriftstück, das Ereignisse festhält und zusammenstellt.

Für die Dokumentation betrieblicher und fertigungstechnischer Prozesse gibt es eine Reihe von Gründen:

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03. Welche Hilfsmittel und Medien können für die Dokumentation verwendet werden?

Hilfsmittel für die Dokumentation sind u. a.:

  • Handbücher

  • Organisationspläne

  • Datenflusspläne

  • Dateibeschreibungen

  • Listen

  • Programmbeschreibungen

  • Kommunikationsnetze

  • Prüflisten

  • Arbeitsanweisungen

  • Stellenbeschreibungen

  • Struktogramme

  • Formulare

  • Dateiinhalte

  • Algorithmen (logische Zusammenhänge)

  • Checklisten

  • Quellenprogramme/Quellcodes.

04. Welche Anforderungen werden an die Archivierung von Konstruktions- und Schaltungsunterlagen gestellt?

Im Wesentlichen sind dies folgende Anforderungen:

  • Vollständigkeit Es muss sichergestellt sein, dass alle relevanten Unterlagen archiviert sind.

  • Konsistenz (Aktualität) Es muss sichergestellt sein, dass von allen Dokumenten der letzte (aktuelle) Revisionsstand archiviert ist.

  • Verfügbarkeit (Zugreifbarkeit) Die Dokumentation muss so archiviert sein, dass die Unterlagen auch nach einer langen Zeit noch lesbar sind. Auch bei einer Langzeitarchivierung in digitaler Form ist daher dafür Sorge zu tragen, dass die Systeme und Programme zur Verarbeitung der entsprechenden Datenformate noch zur Verfügung stehen oder jeweils eine Portierung auf das Nachfolgesystem erfolgt.

05. Wie sollte der Zugriff auf die Dokumentation erfolgen können?

Der Zugriff auf die Dokumentation sollte nach Möglichkeit zentral erfolgen können. Dies erleichtert die Forderung, dass stets mit aktuellen (konsistenten) Dokumenten gearbeitet wird. Die Konsistenz wird bei modernen Systemen automatisch sichergestellt: Ein Dokument kann nur einmal mit Vollzugriff, d. h. editierbar, geöffnet werden; andere Nutzer können gleichzeitig nur eine schreibgeschützte Kopie öffnen und erhalten eine entsprechende Meldung.

In gleicher Weise erfolgt das Revisionsmanagement in solchen Systemen automatisch: „Wer hat was wann geändert?“ Moderne Systeme verwenden darüber hinaus (Web-) Browser-Technologien, sodass der Zugriff nicht nur innerhalb eines Firmennetzwerks möglich ist, sondern mit der entsprechenden Berechtigung über das Internet jederzeit und von jedem Ort erfolgen kann.

06. In welcher Form können Konstruktions- und Schaltungsunterlagen archiviert werden?

1.Papierdokumente, einzelne DatenträgerDokumente werden in Papierform (Schaltpläne, Zeichnungen) oder auf einzelnen Datenträgern (Disketten, Magnetbänder z. B. für Programme) eingelagert (früher üblich).
Nachteile sind neben dem hohen Platzbedarf und einer teilweise schlechten Haltbarkeit (Verblassen von Kopien, Datenverlust bei Magnetbändern) vor allem der hohe Aufwand beim Zugriff und bei der Sicherstellung der Konsistenz und Aktualität.
2.MikrofilmeMikroverfilmung der Dokumente bzw. der Ausdrucke (z. B. Programmlistings). Dies hat die gleichen Nachteile wie unter (1); es wird lediglich der Platzbedarf reduziert und die Langzeitstabilität ist gewährleistet.
3.Digital bzw. digitalisiertDigital bzw. digitalisiert im jeweiligen Format auf speziellen Festplattenlaufwerken oder Servern.
Vorteile: Geringer Platzbedarf und hohe Langzeitstabilität – bei Verwendung redundanter Hardware (z. B. gespiegelten Festplatten) und entsprechenden Datensicherungssystemen. Über entsprechende Zugriffsberechtigungen ist innerhalb des Firmennetzwerks ein zentraler Zugriff möglich.
4.DokumentenmanagementsystemeVorteile wie unter (3), weiterhin: Vollautomatisches Revisionsmanagement, Sicherstellung der Konsistenz über entsprechende Zugriffsverwaltung, Retrieval (Suche nach Dokumenten) und – bei den modernen Systemen – zentraler Zugriff.

07. Welchen unterschiedlichen Zweck verfolgt die interne sowie die externe technische Dokumentation?

  • Interne technische Dokumentation:

    • Inhalt: Erfassen der Produktentwicklung, der Konstruktionsunterlagen, Probeläufe, Entsorgung usw.

    • Zweck: Rückgriff bei neuen Produktvarianten, Dokumentation aufgrund gesetzlicher Vorgaben (CE-Kennzeichnung, ProdSG, Produkthaftung, Umwelthaftung, Auditierung, Zertifizierung).

  • Externe technische Dokumentation:

    • Inhalt: Bedienungsanleitung, Handbücher, Wartung

    • Zweck: Fehlervermeidung in der Anwendung beim Kunden, Förderung des Absatzes, Umsetzen der technischen Details in die Sprache des Kunden.

08. Welche Prozessarten werden in der Betriebswirtschaftslehre unterschieden?

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  • Geschäftsprozesse sind eine Folge von Aktivitäten zum Zwecke der Leistungserstellung, deren Wert (Beitrag zur Wertschöpfung) messbar ist. Es werden Geschäftsobjekte bearbeitet, z. B. Kundenauftrag, Produkt, Kundenreklamation.

  • Kernprozesse (auch: Hauptprozesse, Schlüsselprozesse) erbringen einen unmittelbaren Beitrag zur Wertschöpfung und haben direkten Bezug zum Kunden. Beispiele: Produktionsprozesse, Absatzprozesse.

  • Supportprozesse (auch: Unterstützungsprozesse, Serviceprozesse) erbringen einen mittelbaren Beitrag zur Wertschöpfung und haben keinen direkten Bezug zum Kunden. Beispiele: Informationsprozesse, Personalprozesse, Beschaffungsprozesse, Führungsprozesse, EDV-Prozesse, Administrationsprozesse.

Zusammengehörige Teilprozesse werden kostenstellenübergreifend zu Hauptprozessen zusammengefasst (Beispiele):

TeilprozesseHauptprozesse
  • Material disponieren
  • Material bestellen
  • Material annehmen, prüfen und lagern
Material beschaffen
  • Fertigung planen
  • Fertigung veranlassen
  • Fertigung steuern
  • Teile/Baugruppen zwischenlagern
  • Baugruppen montieren
  • Versand vorbereiten
  • Versand ausführen (Transport)
Fertigungsaufträge ausführen
  • Fertigungsauftrag fakturieren
  • Rechnung versenden
  • Zahlungseingang überprüfen
  • außergerichtliches Mahnwesen steuern
  • ggf. gerichtliche Mahnung veranlassen
Debitorenbuchhaltung steuern