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Persönliche und sachliche Voraussetzungen zum optimalen Arbeiten

01. Welche fünf Hauptbereiche, aus denen sich für eine Führungskraft Störungsursachen in der Zeitverwendung ergeben können, sind zu unterscheiden?

Störfaktoren,

  • die in der eigenen Person liegen (z. B. fehlende Motivation)

  • die aus dem privaten Umfeld kommen (z. B. häufige private Anrufe)

  • die von Mitarbeitern ausgehen (z. B. Kollegen, die im Großraumbüro privat Dinge besprechen)

  • aus der Betriebsorganisation (z. B. bearbeiten mehrere Kollegen dieselbe Aufgabe)

  • durch Nicht-Beherrschen der Zeitmanagement-Techniken (z. B. wird jede Tätigkeit als gleich wichtig eingeordnet).

02. Wie können Störungsursachen in der Zeitverwendung systematisch erkannt und abgebaut werden?

Störfaktoren kann man nur bearbeiten, wenn man sie kennt, d. h. wenn man sie sich bewusst macht. Dabei sollte man systematisch, z. B. folgendermaßen vorgehen:

1. Schritt: Einteilen der Störfaktoren in die zwei Hauptgruppen:

  • außen (Organisation, Chef, Mitarbeiter, …)

  • innen (eigene Person: Motivation, Unlust, Hektik, …)

2. Schritt: Quantitatives Erfassen der Störungsursachen:

Parallel zu den Tagesplänen: Auf einer „Checkliste der Störungen“ werden jeweils am Ende eines Tages mit einer Strichliste Art und Häufigkeit der Störungen sichtbar gemacht. Dieses Aufschreiben sollte zwei Wochen lang durchgeführt werden.

3. Schritt: Beseitigen oder Vermindern der Störungen:

Analysieren der Störungsursachen und Festlegen von Maßnahmen zur Eliminierung oder Verminderung. Dabei helfen z. B. die Fragen:

  • Welche Störungen behindern am meisten?

  • Welche Störungen lassen sich (unter den bestehenden Umständen) nicht beeinflussen?

  • Welche lassen sich beeinflussen, mindern, beseitigen? Wie? Wodurch?

03. Welche Techniken sind geeignet um die Zeitverwendung durch Setzen von Prioritäten zu verbessern und wie werden sie angewendet?

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Prioritäten setzen durch

  • Eisenhower-Prinzip

  • Pareto-Prinzip

  • ABC-Analyse

  • „Nein“-Sagen

  • 4-Entlastungsfragen

  • Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie.

  • Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches, pragmatisches Hilfsmittel, um schnell Prioritäten zu setzen. Man unterscheidet bei einem Vorgang zwischen der

    • Dringlichkeit (Zeit-/Terminaspekt) und der

    • Wichtigkeit (Bedeutung der Sache)

    in den Ausprägungen „hoch“ und „niedrig“. Ergebnis ist eine 4-Felder-Matrix, die eine einfache aber wirksame Handlungsorientierung bietet:

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Die Vorfahrtsregel lautet: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

  • Das Pareto-Prinzip (Ursache-Wirkungs-Diagramm)

    (benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto, 1848–1923) besagt, dass wichtige Dinge normalerweise einen kleinen Anteil innerhalb einer Gesamtmenge ausmachen. Diese Regel hat sich in den verschiedensten Lebensbereichen als sog. 80:20-Regel bestätigt:

    20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes

    20 % der Fehler bringen 80 % des Ausschusses.

    Überträgt man diese Regel auf die persönliche Arbeitssituation, so heißt das:

    20 % der Arbeitsenergie bringen (bereits) 80 % des Arbeitsergebnisses

    bzw.

    die restlichen 80 % bringen nur noch 20 % der Gesamtleistung.

  • Die ABC-Analyse

    Das Pareto-Prinzip ist ein relativ grobes Verfahren zur Strukturierung der Aufgaben nach dem Kriterium Wichtigkeit. Der ABC-Analyse liegt die Erfahrung zu Grunde, dass

    15 % aller Aufgaben 80 % zur Zielerreichung beitragen = A-Aufgaben

    35 % aller Aufgaben (nur) 15 % zur Zielerreichung beitragen = B-Aufgaben

    50 % aller Aufgaben (nur) 5 % zur Zielerreichung beitragen = C-Aufgaben

    Obwohl es in der Fachliteratur unterschiedliche Angaben zu den Werten der A/B/C-Einteilung gibt, wird in den IHK-Prüfungen meist von A = 80 %, B = 15 % und C = 5 % ausgegangen.

    Kriterien für A-Aufgaben, z. B.:

    • Welche Aufgaben leisten den größten Zielbeitrag?

    • Welche Einzelaufgaben können gleichzeitig mit anderen gelöst werden (Synergieeffekt)?

    • Welche Aufgaben sichern langfristig den größten Nutzen?

    • Welche Aufgaben bringen im Fall der Nichterledigung den größten Ärger/Schaden („Engpass-Prinzip“)?

  • Nein-Sagen fällt den meisten Menschen schwer. Die Folgen: Sie können sich oft nicht mehr aus dem Netz der sie umgebenden Erwartungshaltungen und Wünsche anderer befreien. Ein „gesunder“ und vertretbarer Egoismus schafft oft ungeahnte Zeitreserven – indem man „Nein“ sagt. Ein guter Ratgeber ist dabei die Überlegung: „Was passiert bei mir, wenn ich „Nein“ sage?“ „Welche Folgen hat das für den anderen?“ Hier gilt es abzuwägen – bewusst, im konkreten Fall und immer wieder.

  • Die 4-Entlastungsfragen

    Häufig wiederkehrende Arbeiten werden oft unreflektiert versehen; man spricht von Routine. Es lohnt sich, das zu ändern, indem man sehr bewusst an die Tagesarbeit herangeht und sich jedes Mal vor Beginn einer Aktivität die vier Entlastungsfragen stellt:

    (1) Warum gerade ich?Fazit: Delegieren!
    (2) Warum gerade jetzt?Fazit: Auf Termin legen!
    (3) Warum so?Fazit: Vereinfachen, „schlanke“ Lösung, rationalisieren!
    (4) Warum überhaupt?Fazit: Weglassen, beseitigen!
  • Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie:

    Nicht jede Diskussion ist es wert, dass man sich zu 100 % engagiert. Nicht jeder Ärger ist so bedeutsam, dass man seinen Gefühlshaushalt völlig durcheinander bringt usw.

04. Mit welchen Techniken lassen sich Arbeitsvorgänge rationalisieren und wie werden sie angewendet?

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Arbeit rationalisieren durch

  • 6-Info-Kanäle

  • 3-Körbe-System

  • Schreibtischmanagement

  • Telefonmanagement

  • Terminplanung, Arbeitsplanung

  • Zielplanung.

  • Die 6 Informationskanäle:

    Was auf den Schreibtisch kommt, ist unterschiedlich wichtig und unterschiedlich dringend. Die „6-Info-Kanäle“ kann man nutzen um die Papiermenge zu beherrschen:

    Kanal 1: Lesen und vernichten

    Kanal 2: Lesen und weiterleiten

    Kanal 3: Lesen und delegieren

    Kanal 4: Wiedervorlage

    Kanal 5: Laufende Vorgänge

    Kanal 6: Sofort selbst erledigen

  • Das 3-Körbe-System:

    Der Schreibtisch hat drei Körbe:

    • den Eingangskorb

    • den Ausgangskorb

    • den Papierkorb.

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      TIPP
      • Jedes Schriftstück kommt in den Eingangskorb.

      • Jeder Vorgang wird nur einmal in die Hand genommen.

      • Auf dem Schreibtisch liegt nur der Vorgang, an dem man gerade arbeitet.

      • Eingangskorb, Ausgangskorb und Schreibtisch sind jeden Abend leer.

      • „Der Papierkorb ist der Freund des Menschen“.

    • Schreibtischmanagement:

      Es gibt Menschen, die gehören zu den „Volltischlern“. Ihr Schreibtisch gleicht einer Fundgrube, getreu nach dem Motto: „Nur ein kleines Hirn braucht Ordnung, ein Genie hat den Überblick über das ganze Chaos.“

      Andere wiederum räumen ihren Schreibtisch ganz leer, um damit z. B. ihre Besucher zu beeindrucken. Das Chaos und die Fülle in den Schubladen kann der Besucher natürlich nicht sehen. Beide Formen sind natürlich Extreme und treffen nur für einen geringen Teil der „Schreibtischarbeiter“ zu.

      Tipps für eine „unsichtbare“ Schreibtischeinteilung, z. B. so:

      • Eingangs-, Ausgangs-, Papierkorb sind rechts (in der Nähe der Tür)

      • das Telefon steht links

      • links ist ein Korb mit Notizen für Telefon-Gesprächsblöcke

      • links ist ein Korb mit den heute zu bearbeitenden Vorgängen

      • man arbeitet immer von links nach rechts

      • der Schreibtisch ist jeden Abend leer.

    • Telefonmanagement:

      Für ein rationelles Telefonieren sind z. B. folgende Überlegungen hilfreich:

      • Wann telefoniere ich?

      • Wie plane ich das Telefonat?

      • Wen will ich anrufen?

      • Wie bereite ich mich vor?

      • Welche Gesprächsregeln gelten für das Telefonieren?

      • Wann und wie schirme ich mich vor Telefonaten ab?

    • Terminplanung:

      Die drei Schritte der Arbeits- und Terminplanung lauten:

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Die Prinzipien der Arbeits- und Terminplanung sind:

  • Immer schriftlich planen und

  • nicht den ganzen Tag verplanen (50:50 Regel).

05. Warum muss der Meister in seinem Arbeitsbereich eine systematische Kontrolle durchführen?

Hinweis: Ausführlich wird das Thema Kontrolle behandelt im 4. Prüfungsfach unter >> 4.5.3.

Kontrolle ist ein wichtiges Element innerhalb der Führungsaufgaben des Meisters. Es ist sehr eng mit den Themen Anerkennung, Kritik und Beurteilung verknüpft. In allen Fällen muss ein brauchbarer Maßstab vorliegen und es sind Formen der Rückmeldung (Feedback-Maßnahmen).

Merke

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Kontrolle ist der Vergleich eines Ist-Zustandes mit einem Soll-Zustand und ggf. die Ableitung erforderlicher (Korrektur-)Maßnahmen.

Systematisch kontrollieren heißt:

  • die unterschiedlichen Formen der Kontrolle richtig anwenden (Eigen-/Fremdkontrolle, Voll-/Stichprobenkontrolle, Ergebnis-/Tätigkeitskontrolle, End-/Fortschrittskontrolle usw.)

  • den Zeitpunkt der Kontrolle richtig wählen (zu unterschiedlichen Tageszeiten, Wochentagen usw.)

  • klare Maßstäbe vereinbaren oder setzen, die als Sollvorgabe gelten

  • alle unterstellten Funktionen gleichgewichtig und gleichmäßig beobachten und bewerten. Ein häufig anzutreffendes Phänomen in der Praxis ist die ungleichgewichtige und ungleichmäßige Kontrolle der unterstellten Funktionen:

Beispiel

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Meister X hat 20 Mitarbeiter. Ihm sind folgende Funktionen unterstellt: Montagegruppe Elektrik, Montagegruppe Mechanik, Lager, Verpackung. Aufgrund seiner Ausbildung und Vorerfahrung kennt Meister X die Aufgabenbereiche Mechanik und Verpackung bis ins Detail. Im Bereich Elektronik ist er fachlich unsicher. Von daher besteht die Neigung vieler Vorgesetzter, den Arbeitsbereich besonders intensiv zu kontrollieren, in dem sie „sich zu Hause fühlen“. Mitunter hat dies fatale Folgen: Fehler in den weniger kontrollierten Bereichen werden nicht bemerkt, die besonders kontrollierten Mitarbeiter sind frustriert.

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06. Welche Gesichtspunkte sind bei der Gestaltung des eigenen Arbeitsplatzes zu beachten?

Dazu einige Beispiele (vgl. dazu ausführlich im 2. Prüfungsfach unter >> 2.2.7 und im 4. Prüfungsfach unter >> 4.2.2.):

  • Sind alle Arbeitsgeräte und -mittel vorhanden und funktionsfähig?

  • Herrscht die notwendige Ordnung und Sauberkeit, die eine sichere Aufbewahrung der Arbeitsmittel sicher stellt und das Auffinden ermöglicht?

  • Wer ist für Wartung, Pflege und Inventarisierung der Arbeitsmittel zuständig?

  • Ist der Büroraum beim Verlassen gesichert?

  • Entsprechen die Luft- und Lichtverhältnisse den Vorschriften?

  • Sind der Bürostuhl und der Schreibtisch ergonomisch angeordnet und gestaltet? (Rückenprobleme und Ermüdung)

  • Sind die technischen Hilfsmittel am Arbeitsplatz ausreichend vorhanden und werden sie sinnvoll genutzt?

    (Ablagesystem, Schreibgeräte, Terminplaner, Pinnwand, Schichtpläne, Plantafeln, Kommunikationsgeräte wie Fax, Telefon, Pieper, Handy, Kopierer, manuelle oder Edvgestützte Planungssysteme usw.)

07. Wie lässt sich die Arbeit mithilfe von Ablagesystemen und der PC-Technik erleichtern?

  • Permante, organisierte und effektive Ablage stellt sicher, dass der Arbeitsplatz nicht in Papier ertrinkt (vgl. dazu oben: „3-Körbe-System“ und die „6-Info-Kanäle“). Weiterhin sind neben der betrieblich bedingten Ablage die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Es ist zu prüfen, welche Formen der Ablage jeweils zweckmäßig sind, z. B.: Zentrale oder dezentrale Ablage; stehende/liegende/hängende Ablage, im Original, als Kopie, als Mikroverfilmung, als gescanntes Dokument (CD, Streamer, externe Festplatte); sortiert nach Vorgängen/Objekten/Verrichtungen; Dokumentation der Ablage; Ablage im Zusammenhang mit Zertifizierung.

  • PC-Technik:

    Die PC-Technik ist heute soweit entwickelt, dass für fast jede Fragestellung und Anwendung eine geeignete Softwareunterstützung von den Herstellern angeboten wird. Bei der Nutzung derartiger Programme sollte im Betrieb darauf geachtet werden, dass die PC-Welt von der Hardware und insbesondere von der Software einheitlich ist, untereinander vernetzt ist und – soweit erforderlich – einen Zugang zum Host hat (Vermeidung von Wildwuchs in der betrieblichen PC-Landschaft sowie der Mehrfacheingabe von Daten, Pflege und Sicherung der Daten und der Programme, keine Insellösungen). Beispiele für EDV-gestützte Programme:

    • Terminplanung und automatische Wiedervorlage mithilfe akustischer Signale

    • Textverarbeitung, Dokumentenvorlagen (Fax, Protokoll, Bericht usw.; z. B. Word)

    • Präsentationstechnik (Folienvorlagen, Visualisierung)

    • Tabellenkalkulation (z. B. Excel, Open Access)

    • Software für Projektmanagement (z. B. MS Projekt)

    • Grafikprogramme für Aufbau- und Ablauforganisation, Netzplantechnik, Flussdiagramme, Meilensteindiagramme, Balkendiagramme (z. B. MS Visio)

    • elektronische Wörterbücher und Übersetzungsprogramme

    • elektronische Ablage und Dokumentation

    • Adressverzeichnisse, Telefonbücher, Notizzettel

    • Hard- und Software zur Speicherung von Daten (Scanner, CD-Brenner, externes Laufwerk)

    • Schnittstellen für Kommunikation per Internet und Intranet

    • sog. Kombiprogramme mit einer Vielzahl von Anwendungen (z. B. MS-Office).