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Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen - Einführung

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Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen

Einführung

01. Was ist das Hauptziel der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)?

Hauptziel der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist die Erfassung aller Aufwendungen und Erträge , die mit der Tätigkeit des Betriebes in engem Zusammenhang stehen.

In engem Zusammenhang mit der Tätigkeit eines Industriebetriebes stehen alle Aufwendungen und Erträge, die sich im Rahmen der Funktionen ergeben:

Beschaffung → Produktion → Absatz

  • Die betriebsbezogenen Aufwendungen werden als Kosten bezeichnet (z. B. Fertigungsmaterial, Fertigungslöhne).

  • Die betriebsbezogenen Erträge nennt man Leistungen (z. B. Umsatzerlöse, Mehrbestände an Erzeugnissen, Eigenverbrauch).

  • Hauptziel der KLR ist also die periodenbezogene Gegenüberstellung der Kosten und Leistungen und die Ermittlung des Betriebsergebnisses:

    • Leistungen > Kosten → Betriebsgewinn

    • Leistungen < Kosten → Betriebsverlust.

02. Welche Aufgaben (Funktionen) erfüllt die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)?

Aufgaben (Funktionen) der KLR
1. Ermittlungs- und Informationsfunktion auch: Dokumentationsfunktion Die KLR hat die Aufgabe, die Kosten und Leistungen zu erfassen, internen Berechtigten zur Verfügung zu stellen und zu dokumentieren (z. B. bei öffentlichen Aufträgen; Nachweis der Kalkulation).
2. Planungs-, Vorgabe- und Entscheidungsfunktion Auf der Grundlage der Informationen erfolgt die Planung von Prozessen in bestimmten Zeitabschnitten: Hierbei werden Kosten und Leistungen für Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger geplant. Bei der Kalkulation ist dies die Vorkalkulation als Grundlage für die Bestimmung der Preise der Leistungseinheiten. Grundlage dafür ist die Planung der Kosten für die einzelnen Kostenarten. Aber auch für die Verantwortungsbereiche (Kostenstellen) werden Kosten und Leistungen geplant. Instrumente sind Planvorgaben und Budgets.
3. Analyse- bzw. Kontrollfunktion Die Informationen werden zur Analyse der Ursachen von Abweichungen von den geplanten Größen genutzt. Die Analyse wird mithilfe von betriebswirtschaftlichen Kennziffern vorgenommen, um damit zu den Ursachen für diese Abweichungen vorzudringen. Beispielsweise sind es Kennziffern der Wirtschaftlichkeit, der Produktivität, des Erfolgs (Rentabilität), aber auch spezifische Kennziffern, die sich aus der KLR ergeben, wie z. B. relative Deckungsbeiträge. Diese Analyse kann wiederum für Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger vorgenommen werden.
4. Entscheidungs- und Steuerungsfunktion Die KLR liefert Grundlagen für Entscheidungen, zur Steuerung des Unternehmens. Sie bereitet diese Entscheidungen durch die Bereitstellung der Informationen und Analysen, gegebenenfalls auch mit unterschiedlichen Entscheidungsalternativen, vor.
5. Kalkulationsfunktion Die Kalkulationsfunktion umfasst Information (Ermittlung der Daten für die Vorkalkulation), Planung (Vorkalkulation), Analyse (Analyse der Ursachen für Abweichungen in der Nachkalkulation) und Steuerungsfunktion (Schlussfolgerungen für die Preisgestaltung der folgenden Periode, wie z. B. Preisuntergrenzen im Verkauf, Preisobergrenzen im Einkauf).
6. Ergebnisermittlung und kurzfristige Erfolgsrechnung Der Betriebserfolg wird mehrfach im Jahr (monatlich, vierteljährlich) ermittelt. Damit kann die Unternehmensleitung kurzfristig den Grad der Zielerfüllung überprüfen.

03. Welche Grundbegriffe der KLR sind zu unterscheiden?

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  • Auszahlungen sind tatsächliche Abflüsse, Einzahlungen sind tatsächliche Zuflüsse von Zahlungsmitteln.

  • Einnahmen sind Mehrungen, Ausgaben sind Minderungen des Geldvermögens.

Beispiel

Der Betrieb kauft am 01.10. eine Maschine mit einem Zahlungsziel von vier Wochen: Der Kauf führt zu einer Ausgabe am 01.10. (Minderung des Geldvermögens). Der tatsächliche Abfluss von Zahlungsmitteln ( Auszahlung ) erfolgt am 01.11.

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung will man in der KLR den tatsächlichen Verbrauch von Werten (=  Werteverzehr ) für Zwecke der Leistungserstellung festhalten. Dies führt dazu, dass die Begriffe der KLR und der Finanzbuchhaltung auseinander fallen:

  • Aufwendungen sind der gesamte Werteverzehr; er ist zu unterteilen in den betriebsfremden Werteverzehr (= nicht durch den Betriebszweck verursacht; z. B. Spenden) und den betrieblichen Werteverzehr (= durch den Betriebszweck verursacht; z. B. Miete für eine Produktionshalle, Betriebssteuern).

    Die betrieblichen Aufwendungen werden noch weiter unterteilt in

    • ordentliche Aufwendungen

      (= Aufwendungen, die üblicherweise im „normalen“ Geschäftsbetrieb anfallen) und

    • außerordentliche Aufwendungen

      (= Aufwendungen, die unregelmäßig vorkommen oder ungewöhnlich hoch auftreten; z. B. periodenfremde Steuernachzahlungen, Aufwendungen für einen betrieblichen Schadensfall).

    Die betrieblichen, ordentlichen Aufwendungen bezeichnet man auch als Zweckaufwendungen . Die betriebsfremden sowie die betrieblich-außerordentlich bedingten Aufwendungen ergeben zusammen die neutralen Aufwendungen .

    Die Zweckaufwendungen bezeichnet man als Grundkosten , da sie den größten Teil des betrieblich veranlassten Werteverzehrs darstellen. Da sie unverändert aus der Finanzbuchhaltung (Kontenklasse 4) in die KLR übernommen werden, heißen sie auch aufwandsgleiche Kosten (Aufwand = tatsächlicher, betrieblicher Werteverzehr = Kosten).

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  • Die Erträge werden analog zu den Aufwendungen gegliedert:

    Erträge sind der gesamte Wertezuwachs in einem Betrieb. Betrieblich bedingte, ordentliche Erträge sind Leistungen . Betriebsfremde Erträge sowie betrieblich bedingte, außerordentliche Erträge sind neutrale Erträge: 805

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  • Kosten sind der tatsächliche Werteverzehr für Zwecke der Leistungserstellung. Ein Teil der Kosten kann unmittelbar aus der Finanzbuchhaltung übernommen werden; Aufwand und Kosten sind hier gleich; dies ist der sog. Zweckaufwand =  Grundkosten .

    Für die Erfassung des tatsächlichen Werteverzehrs reicht dies jedoch nicht aus:

    • Zusatzkosten:

      Es gibt auch Kosten, denen kein Aufwand gegenübersteht (der Werteverzehr führt nicht zu Ausgaben). Sie heißen daher aufwandslose Kosten und zählen zur Kategorie der Zusatzkosten .

    Beispiel

    Beispiel 1: Kalkulatorischer Unternehmerlohn

    Bei einem Einzelunternehmen erbringt der Inhaber durch seine Tätigkeit im Betrieb eine Leistung. Dieser Leistung steht jedoch keine Lohnzahlung (= Kosten) gegenüber. Damit trotzdem die Äquivalenz von Kosten und Leistungen gesichert ist, wird „kalkulatorisch“ der Werteverzehr der Unternehmertätigkeit berechnet und in die KLR als „kalkulatorischer Unternehmerlohn“ eingestellt.

    Beispiel 2: Kalkulatorische Zinsen

    Wenn eine Personengesellschaft Fremdkapital von der Bank erhält, zahlt sie dafür Zinsen (= Kosten). Wenn der Inhaber Eigenkapital in das Unterenehmen einbringt, muss auch hier der Werteverzehr erfasst werden, obwohl keine Aufwendungen vorliegen: Man erfasst also rein rechnerisch („kalkulatorisch“) die Verzinsung des Eigenkapitals in der KLR, obwohl keine Aufwendungen dem gegenüberstehen.

    • Anderskosten:

      Bei den Anderskosten liegen zwar Aufwendungen vor, jedoch entsprechen die Zahlen der Finanzbuchhaltung nicht dem tatsächlichen Werteverzehr und müssen deshalb „anders“ in der KLR berücksichtigt werden. Man nennt sie daher Anderskosten bzw. aufwandsungleiche Kosten (Aufwand ≠ Kosten) .

    Beispiel

    In der Finanzbuchhaltung wurde der Aufwand für den Werteverzehr der Anlagen (bilanzielle Abschreibung) gebucht. Diese Zahlen können jedoch z. B. nicht in die KLR übernommen werden, weil der tatsächliche Werteverzehr anders ist . Aus diesem Grunde wird ein anderer Berechnungsansatz gewählt („kalkulatorischer Wertansatz“ → kalkulatorische Abschreibung). Analog berücksichtigt man z. B. kalkulatorische Wagnisse.

    Die nachfolgende Übersicht gibt die Gesamtkosten im Sinne der KLR wieder:

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    In Verbindung mit den oben dargestellten Ausführungen über „Aufwendungen“ ergibt sich folgendes Bild:

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  • Leistungen sind betriebsbedingte Erträge. Dies sind in erster Linie die Erträge aus Absatzleistungen sowie der Mehrbestand an Erzeugnissen (= Fertigung auf Lager). Daneben kann es z. B. vorkommen, dass der Vorgesetzte den Bau einer Vorrichtung für Montagezwecke durch eigene Leute veranlasst; diese Vorrichtung verbleibt im Betrieb und wird nicht verkauft: Es liegt also ein betrieblich bedingter Werteverzehr (= Kosten, z. B. Material- und Lohnkosten) vor, dem jedoch keine Umsatzerlöse gegenüberstehen. Von daher wird diese innerbetriebliche Leistungserstellung als „ kalkulatorische Leistungserstellung “ in die KLR eingestellt (vgl. dazu analog oben, kalkulatorischer Unternehmerlohn).

    In Verbindung mit der oben dargestellten Abbildung „Aufwendungen“ ergibt sich folgende Struktur der Leistungen:

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04. Wie ist die Abgrenzungsrechnung vorzunehmen?

Den Hauptteil der relevanten Informationen erhält der Kostenrechner aus der Finanzbuchhaltung (Fibu), die die Aufwendungen und Erträge einer Abrechnungsperiode erfasst. Aufgabe des Kostenrechners ist es, die Aufwendungen und Erträge auszusondern, die nicht betrieblich bedingt sind, sowie kostenrechnerische Korrekturen durchzuführen. Diese Abgrenzungsrechnung ist das Bindeglied zwischen der FiBu und der KLR und kann in folgenden Schritten durchgeführt werden – dargestellt am Beispiel der Kostenermittlung:

  • Aus den gesamten Aufwendungen der Abrechnungsperiode sind die neutralen Aufwendungen auszusondern.

  • Von den Zweckaufwendungen sind die Grundkosten unverändert zu übernehmen.

  • Die übrigen Zweckaufwendungen werden nicht mit dem Wert der FiBu übernommen; es wird ein geeigneter Wert veranschlagt.

  • Aufwendungen, die nicht in der FiBu erfasst wurden, sind als Zusatzkosten zu übernehmen.

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05. Wie wird das Betriebsergebnis ermittelt?

  • Rechnungskreis I:

    Innerhalb der Finanzbuchhaltung wird das Gesamtergebnis ermittelt und in der GuVRechnung ausgewiesen (sog. Rechnungskreis I).

  • Rechnungskreis II:

    Innerhalb der KLR wird das Betriebsergebnis ermittelt (sog. Rechnungskreis II).

  • Das Betriebsergebnis unterscheidet sich vom Gesamtergebnis durch

    • die kalkulatorischen Kosten

    • die neutralen Ergebnisse der Abgrenzungsrechnungen.

  • Abgrenzungsrechnung:

    Die Verknüpfung zwischen dem Rechnungskreis I und II wird über die Abgrenzungsrechnung hergestellt. Sie erfasst nicht betriebsbedingte Aufwendungen und Erträge als neutrales Ergebnis gesondert und führt kostenrechnerische Korrekturen durch.

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06. Was muss der Vorgesetzte bei der Erfassung von Kostendaten sowie bei der Verwendung von Belegen und Datensätzen beachten?

Die Finanzbuchhaltung und die KLR können ihren Aufgaben nur dann gerecht werden, wenn am Ort der Datenentstehung die Kosten richtig erfasst und weitergeleitet werden. Für den Vorgesetzten heißt das:

  • alle Kosten erfassen;

    also z. B. auch Kosten der innerbetrieblichen Leistungserstellung

  • alle Kostenbelege richtig und vollständig ausfüllen und weiterleiten;

    z. B. Lohnscheine, Materialentnahmescheine (Auftrags-Nr., Kunden-Nr., Materialart/-menge, Datum, Kostenstelle, Unterschrift usw.).

07. Welche Stufen (Bereiche) umfasst die KLR?

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