Instrumente des Zeitmanagements

01. Welche Techniken sind geeignet, um die Zeitverwendung durch Setzen von Prioritäten zu verbessern und wie werden sie angewendet?

1. Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches, pragmatisches Hilfsmittel, um schnell Prioritäten zu setzen. Man unterscheidet bei einem Vorgang zwischen der

   • Dringlichkeit (Zeit-/Terminaspekt) und der

   • Wichtigkeit (Bedeutung der Sache)

   in den Ausprägungen „hoch“ und „niedrig“. Ergebnis ist eine Vier-Felder-Matrix, die eine einfache aber wirksame Handlungsorientierung bietet:

   Merke

   Hier klicken zum AusklappenDie Vorfahrtsregel lautet: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

2. Das Pareto-Prinzip (Ursache-Wirkungs-Diagramm)
   (benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto, 1848 - 1923) besagt, dass wichtige Dinge normalerweise einen kleinen Anteil innerhalb einer Gesamtmenge ausmachen. Diese Regel hat sich in den verschiedensten Lebensbereichen als sog. 80 : 20-Regel bestätigt:

   • 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.

   • 20 % der Fehler bringen 80 % des Ausschusses.

   Überträgt man diese Regel auf die persönliche Arbeitssituation, so heißt das: 20 % der Arbeitsenergie bringen (bereits) 80 % des Arbeitsergebnisses bzw. die restlichen 80 % bringen nur noch 20 % der Gesamtleistung.

3. ABC-Analyse:
   Das Pareto-Prinzip ist ein relativ grobes Verfahren zur Strukturierung der Aufgaben nach dem Kriterium „Wichtigkeit“. Der ABC-Analyse liegt die Erfahrung zugrunde, dass

   15 %aller Aufgaben	65 %	zur Zielerreichung beitragen
   20 %aller Aufgaben (nur)	20 %	zur Zielerreichung beitragen und
   65 %aller Aufgaben (nur)	15 %	zur Zielerreichung beitragen.

   Kriterien für A-Aufgaben sind z. B.:

   • Welche Aufgaben leisten den größten Zielbeitrag?

   • Welche Einzelaufgaben können gleichzeitig mit anderen gelöst werden (Synergieeffekt)?

   • Welche Aufgaben sichern langfristig den größten Nutzen?

   • Welche Aufgaben bringen im Fall der Nichterledigung den größten Ärger/Schaden („Engpass-Prinzip“)?

   Vgl. zur ABC-Analyse: Ermitteln des Bedarfs an Güter und Dienstleistungen

4. Die ALPEN-Methode ist eine weitere Technik, um mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen:

   A ufgaben zusammenstellen

   L änge der Zeiten schätzen

   P ufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren

   E ntscheidungen für Prioritäten treffen und

   N otizen in ein Planungsinstrument übertragen.