Inhaltsverzeichnis
- 01. Welche Aufgaben und Ziele verfolgt die Ablauforganisation?
- 02. Wie erfolgt die Arbeitsanalyse und -synthese?
- 03. Welche Gliederungsprinzipien gelten in der Ablauforganisation?
- 04. Nach welchen Gesichtspunkten sind Handlungsvorgänge zu analysieren bzw. Arbeitsprozesse zu gestalten?
- 05. Welche Aspekte werden bei der Analyse von Arbeitsinhalten betrachtet?
- 06. Welche Aspekte werden bei der Analyse von Zeiten für Arbeitsvorgänge betrachtet?
- 07. Welches Ziel hat die raumorientierte Ablaufplanung?
- 08. Welche Techniken zur Darstellung von Arbeitsabläufen sind in der Praxis gebräuchlich und wie kann man sie hinsichtlich ihrer Verwendung unterscheiden?
01. Welche Aufgaben und Ziele verfolgt die Ablauforganisation?
Bei der Aufbauorganisation stehen die Gliederungskriterien Verrichtung („Was?“) und Objekt („Woran?“) im Vordergrund. Bei der Ablauforganisation werden zusätzlich die Merkmale Raum („Wo?“) und Zeit („Wann?“) berücksichtigt.
Die Ablauforganisation (nach neuerer Terminologie: Prozessorganisation) hat folgende Zielsetzungen:
Arbeiten mit dem geringsten Aufwand zu erledigen (Wirtschaftlichkeitsprinzip),
Bearbeitungs- und Durchlaufkosten zu minimieren
Bearbeitungszeiten und -fehler zu minimieren
Termine einzuhalten
Kapazitäten optimal zu nutzen
Arbeitsplätze human zu gestalten.
02. Wie erfolgt die Arbeitsanalyse und -synthese?
Arbeitsanalyse:
Die Ablauforganisation untersucht die Einzelaufgabe „niedrigster Ordnung“ (z. B. Bearbeiten einer Eingangsrechnung). Bei dieser Analyse lassen sichdie einzelnen Verrichtungen („Bearbeiten“, „Prüfen“ usw.)
die beteiligten Stellen („Einkauf“, „Poststelle“ usw.) sowie
der Fluss des Bearbeitungsgegenstandes („Rechnung“)
erkennen und sachlogisch strukturieren (Ist- und Sollstruktur).
Dreistufige Arbeitsanalyse:
Im Rahmen der sogenannten Arbeitssynthese werden die gewonnenen Gangstufen und Gangelemente so miteinander kombiniert, dass sie zeitlich, räumlich, kostenmäßig, funktionell und ergonomisch sinnvoll sind – im Sinne der unter Frage 01. beschriebenen Ziele.
Erfassen der Arbeitsabläufe:
Im Rahmen der Arbeitsanalyse und der Arbeitssynthese ist es für den Organisator erforderlich, folgende Fragen zu beantworten:Fragestellung Aspekt Wann? Wie lange?
Wo? Woher? Wohin?
Wie viel?
entweder – oder/sowohl – als auchZeit
Raum
Menge
logische Beziehung
03. Welche Gliederungsprinzipien gelten in der Ablauforganisation?
Sachliche Prinzipien: Verrichtung, Objekt, Raum, Zeit
formale Prinzipien: Rang, Phase, Zweckbeziehung.
Dabei bezeichnet man
die Zusammenfassung gleichartiger Teilaufgaben als Zentralisation
die Trennung gleichartiger Teilaufgaben als Dezentralisation.
Aufgrund dieser Gestaltungsprinzipien haben sich in Theorie und Praxis verschiedene Organisationsformen der Ablauforganisation herausgebildet, z. B.
Zentralisation nach dem Prinzip „Verrichtung“ = Werkstattprinzip
Zentralisation nach dem Prinzip „Objekt“ = Bandprinzip, Fließfertigung
Zentralisierung/Dezentralisierung nach dem Prinzip „Raum“
Zentralisierung/Dezentralisierung nach dem Prinzip „Zeit“.
04. Nach welchen Gesichtspunkten sind Handlungsvorgänge zu analysieren bzw. Arbeitsprozesse zu gestalten?
Handlungsvorgänge bzw. Arbeitsprozesse müssen wirtschaftlich gestaltet sein; Ziel ist es, Dauer und Kosten eines Vorgangs zu minimieren – bei hoher Qualität und ergonomischer Anordnung. Bei der Analyse von Handlungsvorgängen bzw. Arbeitsprozessen werden die Ablaufstrukturen zerlegt und u. a. nach folgenden Gesichtspunkten bewertet.
05. Welche Aspekte werden bei der Analyse von Arbeitsinhalten betrachtet?
Bei der Analyse und Optimierung von Arbeitsinhalten werden folgende Aspekte betrachtet:
Artteilung, Mengenteilung
Grad der Spezialisierung
Delegationsumfang: Eigen-/Fremdbestimmung, Eigen-/Fremdverantwortung
Motivation der Mitarbeiter.
06. Welche Aspekte werden bei der Analyse von Zeiten für Arbeitsvorgänge betrachtet?
Bei der Analyse und Optimierung der Zeiten für Arbeitsvorgänge bedient man sich der Ablaufarten nach REFA.
Hinweis
Ablaufarten sind Ereignisse, die beim Zusammenwirken von Mensch, Betriebsmittel und Arbeitsgegenstand auftreten können. Zeitarten sind Zeiten für bestimmte, gekennzeichnete Ablaufabschnitte (Rüst-, Ausführungszeit).
Man unterscheidet Ablaufarten bezogen auf den Menschen, das Betriebsmittel und den Arbeitsgegenstand:
07. Welches Ziel hat die raumorientierte Ablaufplanung?
Die raumorientierte Ablaufplanung hat das Ziel,
einen möglichst geradlinigen Ablauf der Arbeiten zu gewährleisten
die Entfernungen zwischen sachlich zusammenhängenden Arbeitsplätzen zu minimieren und
die Transportzeiten und -kosten gering zu halten.
Beispiel
Bild 1 zeigt den Arbeitsfolgenprozess in einem System „alt“. Stellt man bei der Analyse der Raumordnung fest, dass sich Flusslinien überkreuzen, hin und her bewegen oder rückläufig sind, so sollten diese Vorgänge detaillierter untersucht werden. Bild 2 (System „neu“) zeigt eine Optimierung der Arbeitsplatzanordnung.
08. Welche Techniken zur Darstellung von Arbeitsabläufen sind in der Praxis gebräuchlich und wie kann man sie hinsichtlich ihrer Verwendung unterscheiden?
Für die Darstellung und Dokumentation von Istzuständen und Sollkonzepten in der Ablauforganisation bedient man sich verschiedener Techniken:
