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Aufgaben als Führungskraft wahrnehmen

01. Welche Aufgaben und Werkzeuge hat eine Führungskraft?

In der folgenden Grafik werden die Grundsätze wirksamer Führung, die daraus folgenden Aufgaben und die Werkzeuge einer Führungskraft zur Erledigung der Aufgaben dargestellt.

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02. Wie kann AZPIOKS genutzt werden?

AZPIOKS ist ein Kunstwort, welches helfen soll, die Aufgaben einer Führungskraft zu strukturieren. Die Buchstaben bedeuten im Einzelnen:

Merke

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  • Analysieren: Was liegt vor? Welche Herausforderungen sind auf strategischer und operativer Ebene zu meistern?

  • Ziele setzen: Wo wollen wir hin? Wohin soll das Unternehmen? (SMART formuliert).

  • Planen: Wie, mit welchem Personal, mit welchen Ressourcen erreichen wir das Ziel? Was muss ich heute operativ tun, damit ich die strategischen Ziele morgen erreiche?

  • Informieren: Sitzungen durchführen. Schriftliche Kommunikation. Wie erreiche ich eine transparente, faire und vertrauensvolle Kommunikation im Unternehmen? Wie gestalte ich das Berichtswesen so, dass jeder seine relevanten Informationen erhält?

  • Organisieren: Welche Aufbau- bzw. Ablauforganisation wähle ich? Wie kann ich meine Mitarbeiter fördern?

  • Kontrollieren: Wurden die Ziele, Pläne erreicht? Soll-/Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse durchführen. Leistungen bewerten.

  • Steuern: Wie kann ich meine Mitarbeiter dazu bringen, sich selbst zu steuern? Bei welchen Abweichungen muss ich als Führungskraft eingreifen? Prioritäten setzen! Budgetierung durchführen.

Da die Tätigkeiten nach AZPIOKS wesentliche Führungsaufgaben sind, ist das Thema Delegation sehr wichtig. Die Führungskraft kann so Freiräume für sich und für ihre Mitarbeiter Entwicklungsmöglichkeiten schaffen.

03. Was ist Delegation?

Hinweis

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ACHTUNG

Delegation ist dauerhafte Übertragung von Aufgaben oder Tätigkeiten aus dem Funktionsbereich einer Führungskraft auf einen Mitarbeiter mit Ergebnisverantwortung. Mit der Arbeitsaufgabe sollen auch die, für die Aufgabenerfüllung notwendigen Kompetenzen und die Verantwortung im fachlichen Bereich (Handlungsverantwortung) delegiert werden. Die Führungskraft behält und trägt die Gesamtverantwortung, diese ist nicht delegierbar.

04. Welche Pflichten hat die Führungskraft bei der Delegation von Aufgaben?

Die Führungskraft hat folgende Pflichten

  • Mitarbeiter auswählen, die geeignet sind

  • Verantwortungsbereiche untereinander abgrenzen

  • Aufgaben festlegen, die delegiert werden sollen

  • Mitarbeiter, die Aufgaben übernehmen, fördern und beraten

  • Mitarbeiter über ihre neuen Tätigkeiten und Verantwortung informieren

  • Ablauf- und Erfolgskontrolle für delegierte Tätigkeiten durchführen

  • Mitarbeiter beurteilen

  • Rückdelegation verhindern.

05. Welche Pflichten hat der Mitarbeiter bei der Delegation von Aufgaben?

Der Mitarbeiter hat folgende Pflichten:

  • Aufgaben, die delegiert wurden, selbstständig bearbeiten

  • Entscheidungen eigenverantwortlich treffen

  • Fehlentscheidung verantworten

  • Vorgesetzten rechtzeitig und ausreichend informieren

  • Vorgesetzten außergewöhnliche Abweichungen melden

  • Tätigkeit mit den Kollegen koordinieren und informieren.

06. Welche Tätigkeiten sind delegierbar?

Delegierbar sind: Routinearbeiten, Spezialistentätigkeiten, Detailbearbeitung sowie vorbereitende Arbeiten usw.

Nicht delegierbar sind: die Führung der Mitarbeiter, strategische Aufgaben, Aufgaben mit hohem Risiko für das Unternehmen, streng vertrauliche Angelegenheiten, unternehmenspolitische Entscheidungen, Unternehmenssteuerung usw.

07. Was soll ein Delegationsauftrag beinhalten?

Folgende Fragen sollten bei der Delegation von Aufgaben beantwortet werden:

  • Was soll

  • von wem

  • warum

  • wie

  • womit

  • bis wann getan werden?

Je enger dieser Auftrag für den Mitarbeiter gefasst ist, desto mehr hat die Führungskraft zu kontrollieren. Grundsätzlich kann fähigen Mitarbeitern ein Ziel (SMART) vorgegeben werden und diese werden die Aufgabe selbstständig lösen.