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Aufgaben und Ziele des Projektmanagements erfassen

01. Wo finden sich Vorgaben für Projekte und deren Management?

Die ISO 10006 ist eine Qualitätsmanagementnorm und enthält den Leitfaden für Qualitätsmanagement in Projekten.

Die Norm ist in acht Kapitel gegliedert, die den Kapiteln der EN ISO 9001 analog aufgebaut sind und identische Kapitelüberschriften haben.

Die Norm soll bei Projekten verschiedener Komplexität Anwendung finden, wobei der Begriff Projekt so definiert wird:

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„3.5. Projekt: einmaliger Prozess (3.4.1), der aus einem Satz von abgestimmten und gelenkten Vorgängen (3.1) mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen (3.1.2) erfüllt, wobei Beschränkungen in Bezug auf Zeit, Kosten und Ressourcen berücksichtigt werden.“

Die DIN-Normenreihe DIN 69901 beschreibt Grundlagen, Prozesse, Prozessmodell, Methoden, Daten, Datenmodell und Begriffe im Projektmanagement. Unter dem Haupttitel „Projektmanagement; Projektmanagementsysteme“ enthält diese Normenreihe folgende fünf Teile:

  • DIN 69901-1 „Grundlagen“

  • DIN 69901-2 „Prozesse, Prozessmodell“

  • DIN 69901-3 „Methoden“

  • DIN 69901-4 „Daten, Datenmodell“

  • DIN 69901-5 „Begriffe“.

Die ISO-Norm ISO 21500 „Leitfaden zum Projektmanagement“ beschreibt Begriffe, Grundlagen, Prozesse und Prozessmodell im Projektmanagement.

02. Was ist ein Projekt?

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Ein Projekt ist ein einmaliger geplanter Prozess, der unter Berücksichtigung von vorgegebenen Zeiten, Kosten und Ressourcen, wie z. B. Personal, ein spezifisches und komplexes Ziel zu erreichen hat. Projekte haben einen funktionsübergreifenden Charakter und erfordern eine projektspezifische Zuweisung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung.

Projekte eignen sich nur für sachlich und zeitlich begrenzte einmalige oder komplexe Aufgaben in einer vorübergehenden Projektorganisation.

Grossmann und Scala haben für Projekte zur Gesundheitsförderung folgende Beschreibung gefunden:

Projekte

  • sind der Arbeitsrahmen einer Gesundheitsförderungsmaßnahme.

  • sind adäquate Organisationsstrukturen für die Umsetzung von Gesundheitsförderung.

  • sind Instrumente der Organisationsentwicklung.

  • sind zeitlich und sachlich begrenzt.

  • sind zielorientiert.

  • sind neuartig, innovativ.

  • sind interdisziplinär.

  • sind ressourcenorientiert.

  • sollen komplexe, intersektorale Aufgaben bewältigen.

  • sind geeignet, um neue Kooperationen zu testen.

  • müssen transparent sein und evaluiert werden.

03. Nennen Sie jeweils vier Beispiele für Vorhaben, die als Projekt definiert sind und solche, die nicht als Projekt definiert werden.

Die folgenden Vorhaben sind Projekte:

  • Einführung einer neuen Patientenabrechnungssoftware

  • Einführung eines neuen Betriebskonzepts in der Psychiatrie

  • Einrichtung eines neuen Patientenwartebereichs im Zentralklinikum

  • Einführung eines neuen Entgeltsystems in der stationären Psychiatrie.

Die folgenden Vorhaben sind keine Projekte:

  • Einführung eines Vertragsmanagements im Einkauf

  • Verkauf von Bäckereiprodukten im klinikeigenen Café

  • Einkauf von Medikamenten bei einem Pharmazulieferer

  • Erstellung eines Budget für eine Kostenstelle.

04. Was ist Projektmanagement?

Das Projektmanagement kann für ein oder alle Projekte eines Unternehmens verantwortlich sein. Es kann auf der operativen oder auf der leitenden Ebene angesiedelt sein. Projektmanagement kann die Regelung für oder die Durchführung von Projekten sein.

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Projektmanagement umfasst

  • das Controlling, also die Planung, Durchführung und Kontrolle und

  • das Management, also Organisation, Führung und Abschluss von Projekten.

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Zu den Aufgaben des Projektmanagement gehört:

  • Analysieren des Projektbedarfs

  • Ziel des Projektes, das Ergebnis festlegen

  • Planen des Projektes, hinsichtlich Kosten, Zeiten und Ressourcen

  • Informieren über das Projekt und dessen Mitwirkende

  • Organisieren des Projektes und Teambildung

  • Kommunizieren des Ziels und der Zielinhalte

  • Steuerung zum Projekterfolg.

Das Projektmanagement hat dafür folgende Fragen zu beantworten:

  • Was ist zu tun, um die definierten Ziele zu erreichen?

  • Wie hoch ist der zu erwartende Arbeitsaufwand?

  • Was muss wann, durch wen getan werden?

  • Wie hoch sind die Gesamtkosten des Projekts?

  • Wie hoch sind die Teilkosten von Projektschritten?

  • Welche Qualifikationen sind erforderlich?

Ein Projekt kann auch z. B. mit Projektsoftware wie Prince 2® durchgeführt werden. Die Prozesslandkarte wird auf der folgenden Seite dargestellt.

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05. Was sind Vorteile und Nachteile von Projekten?

Vorteile eines Projektes sind z. B.:

  • einmalige, komplexe Aufgabenstellungen können interdisziplinär gelöst werden

  • Ziel, Zeit und Ergebnisvorgabe sind klar umrissen

  • Planbarkeit hinsichtlich von Meilensteinen und Endterminen und bieten Zwischenkontrolle

  • fördert die interdisziplinäre Zusammenarbeit

  • kann als Personalentwicklungskonzept genutzt werden, da Mitarbeiter aus ihren eigentlichen Aufgaben „über den Tellerrand“ hinausschauen.

Nachteile eines Projektes sind z. B.:

  • das Projektteam muss sich für jedes Projekt neu finden

  • die Projektteilnehmer müssen für jedes Projekt freigegeben werden

  • jedes Projekt führt zu Konflikten um Ressourcen

  • jedes Projekt führt zu einer neuen Bürokratie

  • Ergebnisse sind nicht immer vorhersehbar, es kommt auf die Projektleitung an.

06. Welche Phasen hat ein Projekt?

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  • Projektvorbereitung (Initialisierung): Die Projektvorbereitung beginnt mit der Projektdefinition und der Auftragsklärung. Die Projektziele werden definiert, ebenso wie der Startzeitpunkt und der Endzeitpunkt. Die an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter werden festgelegt. Diese Arbeit ist im Allgemeinen eine Managementaufgabe. Hier wird auch die Projektleitung bestimmt.

  • Projektstart (Definition): Der Projektstart ist nach Beschlussfassung über Projektantrag und durch die Übergabe des Projektauftrages an die Projektleitung und das Projektteam veranlasst. Üblich ist ein Workshop zu Beginn des Projektes, in dem auch die nächste Phase beginnt.

  • Projektplanung (Planung): Hier werden die Regeln für den Projektaufbau, die Projektdokumentation und Berichterstattung in einem Projektstrukturplan zusammengefasst. Daraus wird der Termin-, Ressourcen- und Kostenplan abgeleitet. Abschluss dieser Phase bildet eine Risikoanalyse und Meilensteinplanung.

  • Projektdurchführung (Steuerung): Nach einer Phase der Teambildung geht es nun um die Führung des Projektteams zur Erreichung des Projektziels, die konkrete Durchführung auch mittels Arbeitspakete, Fortschrittskontrolle und Projektcontrolling. Die Einhaltung der Meilensteine, Zeiten, Budgets wird gesteuert.

  • Projektabschluss (Abschluss): Das Projekt ist mit der Erreichung des Projektzieles beendet! Nun wird dem Auftraggeber ein Projektbericht übergeben. Dieser beinhaltet einen Rückblick über das Projekt und eine Projektevaluation.

07. Worin unterscheiden sich Projektmanagement und Projektarbeit?

Projektmanagement ist die organisatorische Abwicklung der Lösungsprozesse, die Planung, Steuerung und Koordination der Ressourcen.

Projektarbeit ist die fachliche und technische Aufgabenbearbeitung (Problemlösung) mit Problemabgrenzung, dem Entwerfen von Alternativlösungen sowie deren Bewertung und Auswahl bis zur inhaltlichen Konkretisierung.

08. Was ist das magische Dreieck des Projektmanagement?

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09. Wie unterscheiden sich interne und externe Projekte?

Externe Projekte sehen einen Kundenauftrag vor, der eine Leistung für einen externen Auftraggeber beinhaltet.

Interne Projekte sind unternehmensweite Vorhaben. Dabei erfolgen im Gegensatz zu externen Projekten der Projektanstoß und die Zielformulierung betriebsintern.

10. Für die Genehmigung eines Projektes wird ein Projektantrag erstellt. Welche Inhalte sind wesentlich?

Inhaltliche SchwerpunkteInhaltliche Ausgestaltung
Auftraggeber/ ArbeitnehmerKonzernführung
ProjektzielÖffnung des Kindergartens für betriebsfremde Eltern und deren Kinder
Projektleiter(externer) Coach
Termine:
  • Beginn
  • Ende
  • Meilensteine (auch Phasen möglich)
  • Beginn: 10.06.2019
  • Ende (Abschluss): 06.01.2020
MeilensteinePhasen
bis 17.07.2019 ProjektierungDefinition: 10. bis 21.06.2019
ab 19.08.2019 Personalbeschaffung und PersonalqualifizierungPlanung bis 16.08.2019
17.09.2019 Abschluss Personalbeschaffung und Sicherung des Personaleinsatzes ab 06.01.2018.Umsetzung bis 23.12.2019
bis 16.12.2019 Abschluss betrieblicher und baulicher Maßnahmen 
23.12.2019 Abschluss aller Maßnahmen durch AufsichtsbehördenAbschluss: Projektbericht und Abschlussveranstaltung am 23.12.2019
Ressourcen
  • Arbeitsstunden für Projektleitung, Projektgruppe, Spezialisten: 640 Stunden
  • Budget: 16.000 €
  • Personal: fünf Mitarbeiter als Projektgruppe, Spezialisten, Planungsbüro
  • Verfügbarkeiten: Nutzung der EDV des Konzernes, Nutzung der Vertrags- und Zulieferfirmen sowie des Planungsbüros
Formalien
  • Formvorlage: nach Qualitätsmanagementhandbuch
  • Datum der Vertragsausfertigung
  • Unterschriften: Auftraggeber, Projektleiter
  • Registratur
Projektmitarbeiter
  • Verwaltungsleiter
  • Kindergartenleiter
  • Erzieher xy
  • Eltern-Vertreter xy
Projektmitarbeiter
  • Nachtragsmanagement ist mit der Konzernführung abzustimmen
  • Einbindung des Betriebsrates
  • Die pädagogische Konzeption verantworten die bisherigen Mitarbeiter des Kindergartens.

11. Nach welchen Kriterien können Projekte eingeteilt werden?

Inhalt
  • Investitionsprojekte
  • F&E-Projekte
  • IT-Projekte
  • Bau einer neuen Kinderklinik
  • Entwicklung eines neuen Kernspintomographen
  • neue Homepage entwickeln
Grad der Einmaligkeit
  • Pionierprojekte
  • Potenzialprojekte
  • Studienprogramm zum Einsatz eines innovativen Behandlungskonzeptes
  • Neubau von OP-Sälen
Auftraggeber
  • interne Projekte
  • externe Projekte
  • Reorganisationsprojekte, wie Einführung einer Software
  • Interimsmanagement zur Reorganisation einer externen Klinik
Reichweite
  • international
  • nationale
  • lokal/intern
  • Neubau einer Kinderklinik in Tansania
  • Tankstellen für Elektroautos installieren
  • Fragebogen zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit erstellen
Branche
  • Dienstleistung
  • Industrie
  • Institutionen
  • Schulungsprogramme entwickeln
  • Entwicklung neuer Medikamente
  • MDK-Prüfungsplan erstellen

12. Wie können die Aufgaben der verschiedenen Projektinstanzen erläutert werden?

AuftraggeberErteilt den konkreten Projektauftrag, kann ein interner oder externer Auftraggeber sein. Es geht in der Regel ein Projektantrag voraus.
ProjektleiterEntscheidet über die Auswahl der Projektmitglieder und die Budgetverteilung. Die Projektleitung erfordert ein hohes Maß an fachlicher, methodischer und sozialer Kompetenz sowie Teamfähigkeit und Konfliktbereitschaft hinsichtlich der Verantwortung für Projektorganisation und das Erreichen der Projektziele.
ProjektteamVom Projektleiter in Abstimmung mit den Fachbereichsleitern ausgewählte Mitarbeiter. Die erfolgreiche Teamarbeit ist Voraussetzung für das Gelingen des Projekts. Ein Team sollte sich interdisziplinär ergänzen und zusammenarbeiten.
Projektmanagementstab bzw. LenkungsausschussDiese Entscheidungsgremien bei Großprojekten dienen der Projektleitung bei der Koordination und Kontrolle von mehreren Projekten sowie als Verbindungs- bzw. Schlichtungsgremium. Sie setzen sich z. B. aus Geschäftsleitung, Projektmanager und Projektleiter zusammen.

13. Wozu dient die Projektakte?

Die Projektakte wird zu Beginn des Projektes angelegt und dient der Dokumentation. In ihr werden Pläne, Berichte, Protokolle und alle weiteren Dokumente abgelegt. Das Ziel der Projektdokumentation ist ein nachvollziehbarer Projektverlauf bis zur Erreichung des Projektziels. Sinnvollerweise wird ein Projekt EDV-mäßig geführt, z. B. damit Ressourcen übergreifend verwaltet werden, damit die Projektmitglieder an ihren Arbeitsplätzen auf Informationen zugreifen können, damit ein Projektfortschritt nach Abschluss von Arbeitspaketen errechnet werden kann.

14. Welche Inhalte kann eine Projektakte haben?

  • Ablauf- und Terminplan

  • Abschlussbericht

  • Arbeitspaketbeschreibung

  • Kostenplan

  • Lastenheft

  • Pflichtenheft

  • Präsentationsmappen

  • Problembeschreibungen

  • Projektstrukturplan

  • Projektzielblatt

  • Qualitätsplan

  • Ressourcenplanung

  • Sitzungsprotokolle

  • Statusberichte.

15. Was ist Projektmarketing?

Projektmarketing sind die Aktivitäten zur Bekanntmachung und Information über das Projekt vor „Fach“-Publikum als Instrument des Projektmanagements. Es soll damit die Zielgruppen im Sinne des Projekterfolgs beeinflussen und dieser dadurch gesichert werden. Das wichtigste Ziel ist die Werbung für finanzielle, personelle und materielle Ressourcen zur Projektabwicklung vor den Beteiligten.

Wesentliche Elemente des Projektmarketings sind u. a.:

  • Projektbeschreibung

  • Projektdesign

  • Projektstartworkshops (Kick-Off-Meeting) initiieren

  • Information der Entscheidungsträger über den Projektfortschritt

  • Darstellung der Projektfortschritte und -erfolge.

Ziele des Projektmarketings sind u. a.:

  • Vorstellung und Verkauf der Projektidee

  • Einwerben der notwendigen Ressourcen

  • Verbesserung der Projektpräsenz

  • Identifikation aller Beteiligten mit den Projektzielen sicherstellen

  • Unterstützung der Entscheider über den Projektzeitraum sichern

  • Regelmäßige Präsentation des Projektstatus

  • Meilensteine „feiern“.