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Einsatzgebiete von Projektmanagement

01. Welche Funktionen soll Projektmanagement erfüllen?

Mit Projektmanagement – als neuer Technik der Innenorganisation – sind insbesondere folgende Funktionen verbunden:

  • geplanter Wandel

  • steigende Produktivität

  • erhöhte Flexibilität

  • Impulse geben

  • Prozesse der Zukunftssicherung gestalten

  • Krisenresistenz.

02. Welche zwei Hauptziele hat Projektmanagement zu erfüllen?

Die Ziele von Projektmanagement heißen immer:

  • Erfüllung des Sachziels (Projektauftrag; quantitativ, qualitativ)

  • Einhaltung der Budgetgrößen (Termine, Kosten).

03. In welchem Spannungsfeld bewegen sich Projektsteuerung und -controlling?

Projektsteuerung und Projektcontrolling vollziehen sich im Spannungsfeld eines „magischen Vierecks“ (Kontrollmerkmale der Projektsteuerung) mit den Veränderlichen: Zeit, Kosten, Quantität und Qualität.

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Häufig wird in der Literatur auch vom „Magischen Dreieck des Projektmanagements“ gesprochen. Es sind hier die Variablen Zeit, Qualität und Kosten gemeint. Die Veränderung einer Variablen zieht immer auch die Änderung mindestens einer weiteren Variablen nach sich. Soll z. B. das Projekt schneller abgeschlossen werden, muss entweder mehr Geld ausgegeben oder die Qualitätsanforderung gesenkt werden.

04. Wie kann Projektmanagement in die Aufbaustruktur integriert werden?

Hier ist die Aufgabe zu lösen: „Wer macht was und ist wofür verantwortlich?“, d. h. es ist eine zeitlich befristete und der Aufgabe/Zielsetzung angemessene Organisation von Projektmanagement zu schaffen. Für die organisatorische Eingliederung des Projektmanagers kommen in der Praxis drei grundsätzliche Formen infrage:

Organisatorische Eingliederung des ProjektmanagersFunktion des ProjektmanagersForm des ProjektmanagersFunktion der Linie
StabInformation, BeratungEinfluss-ProjektmanagementEntscheidung
MatrixProjektverantwortungMatrix-Projektmanagementdisziplinarische Weisungsbefugnis
LinieEntscheidung (Vollkompetenz)reines ProjektmanagementInformation, Beratung
  • Einfluss-Projektmanagment:

    Der Projektmanager hat gegenüber der Linie (nur) eine beratende Funktion. Die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis verbleibt bei den Linienmanagern (Materialwirtschaft, Produktion usw.).

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  • Reines Projektmanagement:

    Das „Reine Projektmanagement“ ist der Gegenpol zum „Einfluss-Projektmanagement“: Der Projektmanager hat volle Kompetenz in allen Sach- und Ressourcenfragen im Rahmen des Projektmanagements und kann die Realisierung von Projektzielen ggf. auch gegen den Willen der Linienmanager durchsetzen. Dies betrifft auch den Zugriff auf Personalressourcen der Linie.

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  • Matrix-Projektmanagement:

    Dies ist eine Mischform aus „Einfluss-Projektmanagement“ und „Reinem Projektmanagement“: Der Projektleiter hat die volle Kompetenz in allen Fragen, die das Projekt betreffen (Kosten, Termine, Sachziele). Die Linienmanager haben die volle Kompetenz bezogen auf ihren Verantwortungsbereich (z. B. Weisungsbefugnis). Kennzeichnend für die Matrix-Organisation ist der „Einigungszwang“: Projektmanager und Linienmanager müssen sich einigen bei der Lösung des Projektauftrages.

    Beispiel

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    Beispiel 1

    Im vorliegenden Fall (s. Abb.) gehören Mitarbeiter der Abteilung V1, M1 und MW3 zum Projektteam. Über die Präsenz dieser Mitarbeiter in Teamsitzungen kann nicht allein der Projektleiter entscheiden, er muss sich mit dem jeweiligen Leiter von MW3, M1 bzw. V1 verständigen.

    Beispiel 2

    Ein Teilauftrag des Projektes ist die Fragestellung, ob ein Ersatzteillager zentral oder dezentral eingerichtet werden soll; die Änderungen betreffen auch den Ressort Marketing und Vertrieb: Hier muss sich die Projektleitung mit dem Leiter Marketing und dem Leiter Materialwirtschaft einigen.

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    05. Was ist bei der Ablauforganisation von Projekten zu berücksichtigen?

Die Kernfragen lauten hier:

  • Was ist wie zu regeln?

  • Wie ist vorzugehen?

  • Welche Teilziele werden abgesteckt?

usw., d. h. es ist der technisch und wirtschaftlich geeignete Projektablauf festzulegen. Dabei sind zwei grundsätzliche Formen denkbar:

  1. Sequenzielle Ablaufgestaltung:

    Teilprojekte bzw. Arbeitspakete werden nacheinander, schrittweise abgearbeitet.

    Beurteilung: zeitaufwändig, aber sicherer.

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  2. Parallele (simultane) Ablaufgestaltung:

    Teilprojekte bzw. Arbeitspakete werden ganz oder teilweise gleichzeitig abgearbeitet.

    Beurteilung: schneller Projektfortschritt, aber ggf. Risiken bei der Zusammenführung von Teillösungen zur Gesamtlösung.

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06. Durch welche Merkmale ist ein Projekt bestimmt?

  • Projekte sind kurzlebige, zeitlich terminierte Aufgabenkomplexe, an denen Experten aus verschiedenen Fachbereichen und Hierarchiestufen arbeiten. Management umfasst alle planenden, organisierenden, steuernden, kontrollierenden und sanktionierenden Tätigkeiten zur Auftragserfüllung.

  • Projektmanagement ist die überlebensnotwendige Kunst, all die Aufgaben zu lösen, die den Leistungsrahmen der klassischen Organisationsformen übersteigen. Projektmanagement dient daher vorrangig der Aufgabe, trotz gegebener Organisationsstruktur die unternehmerische Flexibilität und Zukunftssicherung zu erhalten.

In der Literatur werden vor allem folgende Merkmale hervorgehoben:

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07. Wie erfolgt die Projektbestimmung durch Zielvorgaben?

Projekte haben eigenständige Zielsetzungen. Die Ziele liefern die Richtung für die Planung des Projekts, geben Orientierung für die Steuerung und liefern den Maßstab für die Kontrolle.

  • Man unterscheidet vier Zielfelder; sie konkurrieren miteinander (vgl. oben: „Magisches Viereck/Dreieck des Projektmanagements“):

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  • Ziele können ihre Funktion nur erfüllen, wenn sie operationalisiert, d. h. messbar, sind. Messbar bedeutet, dass das Ziel hinsichtlich Inhalt, Ausmaß und Zeitaspekt eindeutig beschrieben ist.

    Beispiel

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    Falsch:Das Ziel „Die Kosten in der Montage müssen deutlich gesenkt werden“ ist nicht operationalisiert. Was heißt „deutlich“? „Bis wann?“
    Richtig:Die Kosten→ Zielinhalt
     müssen innerhalb von sechs Monaten→ Zeitaspekt
     um 15 % gesenkt werden.→ Ausmaß