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Projektabschluss

01. Welche Aufgaben hat der Projektleiter am Schluss?

  1. Er muss die Abnahmebedingungen lt. Projektauftrag und Projektqualitätsplanung (PQP) überprüfen:

    Abnahmebedingungeneingehalten?
    ► Zielvorgaben quantitativx
    ► Zielvorgaben qualitativx
    ► Ressourcenx
    ► Terminex
    ► Kostenx
  2. Er muss den Abschlussbericht erstellen. Er besteht aus drei Hauptteilen:

    • Dokumentation von Projektauftrag und Projektverlauf:

      Ziele, Struktur, Daten, Termine

    • Beschreibung der Projektresultate:

      Ergebnisse, Leistungen, Erfahrungen, Kosten

    • Wegweiser zur Ergebnis-Implementierung und Akzeptanzsicherung:

      Prozessbegleiter, Projektabnahme (Unterschrift durch Auftraggeber)

      Der Verteilerkreis des Abschlussberichtes umfasst die Betroffenen und Beteiligten sowie evtl. im Projektverlauf hinzugekommene Personen und Fachbereiche. Keineswegs ist er nur an Mitglieder der Unternehmensleitung zu richten. Selbstverständlich kann der Umfang der einzelnen Hauptteile je nach Betroffenheitsgrad der Adressaten schwanken. Zu den direkt Beteiligten kommen alle Unterstützer des Projektes und alle von der Implementierung Betroffenen hinzu.

    • Er muss das Projektergebnis in einer Abschlusssitzung dem Auftraggeber präsentieren, d. h. Präsentation der Projektresultate und der geplanten Implementierungsschritte. Für die Praxis empfiehlt sich

      • die frühzeitige Einladung der an der Präsentation teilnehmenden Personen

      • eine geeignete Raum- und Zeitwahl

      • Auswahl der Präsentationsmedien und die Gestaltung der Präsentationsinhalte nach den Ansprüchen der Teilnehmer.

    • Er muss sich in der Projektabschlusssitzung Multiplikatoren für die Umsetzung der Projektergebnisse sichern:

      Zu viele Projekte mit Veränderungswirkungen auf die Innenorganisation scheitern am Desinteresse oder der Abwehr von Führungskräften und/oder Mitarbeitern. Grundsätzlich gilt die Weisheit: „Der Mensch liebt den Fortschritt und hasst die Veränderung“. Oft liegt die Abwehrhaltung in zwar unbegründeten, jedoch dominanten Ängsten. Dieses natürliche, menschliche Phänomen kommt während der Im plementierungsphase regelmäßig in reduzierter Form vor, wenn die Betroffenen vorher Beteiligte des Projektes waren.

    • Er muss Feedback von den Projektteammitgliedern einholen:

      Hinweis

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      Feedback zum Projekt „………“

      1. In welchem Projektteam waren Sie beteiligt?

      ………

      2. Waren Sie mit der Organisation des Projektes zufrieden?

      nicht zufrieden   sehr zufrieden
      12345

      3. Waren Sie mit der Betreuung zufrieden?

      nicht zufrieden   sehr zufrieden
      12345

      4. Waren Sie mit der Kommunikation zufrieden?

      nicht zufrieden   sehr zufrieden
      12345

      8. Welche Verbesserungen sollten bei zukünftigen Projektdurchführungen berücksichtigt werden?

      ………

    • Er muss sich bei dem Projektteam bedanken und die Leistung der Mitglieder würdigen:

      • Dank

      • Belohnung

      • Incentives

      • Abschlussfeier

      • Beurteilung

      • Empfehlung.

    • Er muss die Reintegration der Projektteammitglieder in die Linie rechtzeitig vorbereiten:

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    • Er sollte dafür sorgen, dass die positiven Erfahrungen und neues Knowhow, die im Rahmen der Projektrealisierung gemacht wurden, im Unternehmen genutzt werden (lessons learned):

      Eine Führungskultur im Unternehmen, die Werte, Normen und Einstellungen wie Individualität, Beteiligung der Mitarbeiter, sachorientierte Lösung von Konflikten usw. präferiert, bietet eine gute Basis für Projektarbeit. Analog wird erfolgreiches Projektmanagement genau die Werte und Normen einer Führungskultur stärken, durch die es gestützt wird.

Zusammenfassung: Empfehlung für den Verlauf des Projektabschlusses

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02. Warum ist eine Projektdokumentation (PDO) erforderlich?

Beispiel

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Beispiele:

  • Teilprojekte und Ergebnisse sind bei einem einheitlichen Ablagesystem gut wiederauffindbar.

  • Lessons Learned: Die Dokumentation des Projekts erleichtert „die Manöverkritik“ und vermeidet die Wiederholung von Fehlern bei zukünftigen Projekten (Lerntransfer).

  • PDO ist ein Teil des Qualitätsmanagements innerhalb des Projektmanagements.

  • PDO erleichtert die Übergabe/Stellvertretung der Projektleitung bei Krankheit des Stelleninhabers oder bei einem generellen Wechsel.

  • PDO erleichtert

    • die Abwehr fremder Rechtsansprüche (Beweismittel),

    • die Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Teammitglieder) und

    • die Vorbereitung für die Zertifizierung.