Beschaffungskonditionen

01.Was ist bei der Lieferantenauswahl zu beachten?

Für einen Handelsbetrieb ist die Auswahl der Lieferanten eine der schwierigsten und folgenreichsten Aufgaben. Werden Erwartungen enttäuscht, so kann der ganze geschäftliche Erfolg ausbleiben, finden die Waren keinen Anklang, so bleiben die Kunden weg. Hat man die falschen Lieferanten ausgewählt, so dürfte es in vielen Fällen nicht einfach sein, zur Konkurrenz überzuwechseln. Es ist daher entscheidend, die Wahl der Lieferanten sorgfältig vorzubereiten und sich von vornherein über einige wesentliche Probleme im Klaren zu sein:

• Welche Preisklassen und Qualitäten sollen geführt werden?

• In welcher Breite und Tiefe soll das Sortiment beschaffen sein?

• Welche Waren sind notwendig, um das notwendige Grundsortiment führen zu können?

• Auf welche Hersteller soll man sich konzentrieren?

• Welche Hersteller oder Marken müssen nicht geführt werden?

• Welches Randsortiment muss zusätzlich geführt werden?

• Welche Artikel müssen in Saisonsortimente aufgenommen werden?

Außerdem stellt sich die Frage, welche Waren bzw. Hersteller von der Konkurrenz geführt werden und ob man die gleichen Marken bzw. Artikel wie die Konkurrenz führen will oder muss bzw. wie man sich von der Konkurrenz unterscheiden kann.

02.Welche Gesichtspunkte sind für die Wahl der Lieferanten entscheidend?

Solche Faktoren können sein:

• Qualität

• Einhaltung von Lieferterminen

• kurzfristige Bestell- und Liefermöglichkeiten

• Einräumung von Mengenrabatten

• Kundendiensterfahrungen

• Großzügigkeit bei Mängelrügen

• gute Form bei technischen Geräten usw.

03.Welche Bedeutung hat die Anfrage?

Die Anfrage ist eine Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Angebots, mit dem Ziel, durch einfache Annahme den Vertragsschluss zu bewirken.

Die Anfrage ist für den Einkäufer eine Befragung von potenziellen Lieferanten, ob sie bestimmte Lieferungen und/oder Leistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen und Bedingungen erbringen können.

04.Was sollte eine Anfrage beinhalten?

Eine ordnungsgemäße Anfrage sollte folgende Punkte beinhalten:

• präzise Bedarfs- bzw. Problembeschreibung

• genaue Mengen (ggf. Toleranzen angeben)

• Materialart (möglichst präzise Beschreibung)

• gewünschter Liefertermin

• Angebotstermin

• alle preisbeeinflussenden Bedingungen

• ggf. Hinweis auf Zeichnungen und Muster

• allgemeine Einkaufsbedingungen beifügen

• Vertreterbesuche erwünscht (Ja/Nein)

• Hinweis auf Verbindlichkeit und Kostenneutralität des Angebotes

• Qualitätsanforderungen.

Der Angebotseingang ist zu überwachen.

05.Was ist bei der formellen Prüfung von Angeboten zu beachten?

Die formelle Angebotsprüfung ist eine Prüfung auf Übereinstimmung mit der Anfrage. Zu prüfende Kriterien sind im Einzelnen:

• Qualität

• Menge

• Lieferzeit

• Lieferungs- und Zahlungsbedingungen

• Preise.

Muster und Proben sind sofort zu prüfen. Weiterhin ist festzulegen, wie mit abweichenden Angeboten, z. B. Alternativen oder Substitutionsgütern, zu verfahren ist.

06.Welche Bedingungen sind bei der materiellen Angebotsprüfung zu beachten?

• Angebotsverbindlichkeit

• Preise

  • Währung

  • Festpreise

  • Preisgleitklausel

  • Preisvorbehalte (z. B. freibleibend; unverbindlich)

• Zuschläge

  • Legierungszuschlag

  • Mindermengenzuschlag

  • Rüstkosten

  • Werkzeugkosten

  • GGVSEB-Zuschläge (Gefahrgutverordnung Straße, Eisenbahn und Binnenschifffahrt)

  • Teuerungszuschlag

  • Schnittkosten

  • Modellkosten

  • Altölabgabe

• Abschläge/Nachlässe

  • Rabatte

  • Boni

• Zahlungsbedingungen

  • Fristen

  • Vorauszahlungen

  • Skonti

• Transportklauseln

  • ab Werk, Bahnstation, Grenze, Flughafen, Seehafen

  • frei ab hier

  • frachtfrei

  • frei dort

  • frei Werk, Empfangsstation, Haus, Verwendungsstelle, Grenze, Frachtbasis

• Verpackungsklauseln

  • einschließlich/ausschließlich Verpackung

  • Gutschrift bei Rücksendung

  • Leihverpackung

• Nebenkosten

  • Zölle

  • Garantie

  • Schulungskosten

  • Versicherungen

  • Abnahmekosten

• Betriebskosten

  • Strom

  • Wasser

  • Druckluft

  • Gas

  • Öl

• Folgekosten

  • Wartung

  • Ersatzteildienst

  • Reparaturen

  • Entsorgung

• Lieferzeit

  • möglichst genau fixiert (nicht schnellstens, sofort etc.).

07.Welche Ziele werden bei einer Vergabeverhandlung (Abschlussverhandlung) verfolgt?

• bessere Konditionen erreichen

• Unklarheiten des Angebotes beseitigen

• erforderliche Ergänzungen zum Angebot einholen

• neue Lieferanten kennenlernen

08.Was ist das Ziel von allgemeinen Einkaufsbedingungen?

• Sie geben höhere Sicherheit bei Vertragsabschluss

• sie dienen der Rationalisierung von Beschaffungsabläufen

• sie verhindern bereits im Vorfeld Einigungsmängel.

09.Was ist unabdingbarer Bestandteil einer Bestellung?

• Hinweis „Bestellung“

• Vertragsgegenstand (Artikelnummer, Produktname)

• Preise (Festpreise, Gleitpreise)

• Auftragswert

• Hinweis „allgemeine Geschäftsbedingungen“

• Lieferbedingungen

• Gewährleistung

• allgemeine Daten

• Mengen

• Zu-/Abschläge

• Liefertermin

• Zahlungsbedingungen

• Vorauszahlungen

• rechtsverbindliche Unterschrift

• allgemeine Hinweise (Lieferadresse etc.).

10.Wie kommt ein Vertrag zustande?

Ein Vertrag kommt durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen, die auf einen bestimmten Erfolg ausgerichtet sind, zustande:

Das kann

• mündlich,

• telefonisch,

• schriftlich,

• durch elektronische Kommunikationsmittel oder

• durch konkludentes (= schlüssiges) Handeln

erfolgen. Ein Vertrag ist ein zweiseitiges Rechtsgeschäft, das durch Antrag und Annahme des Antrages zu Stande kommt.

11.Was beinhaltet der Grundsatz der Vertragsfreiheit?

Der Grundsatz der Vertragsfreiheit beinhaltet die:

1. Abschlussfreiheit: Mit wem schließe ich Verträge?

2. Inhaltsfreiheit: Was wird vertraglich vereinbart?

Die Verträge dürfen jedoch nicht gegen bestehende Gesetze und den Grundsatz von Treu und Glauben verstoßen sowie nicht sittenwidrig sein.

12.Welche Vertragsarten sind in der Praxis von besonderer Bedeutung?

Unterschied zwischen Mieten und Leasen:

• Mieter: Für den Mieter wäre der Kauf keine Alternative zum Mieten.

• Leasingnehmer: Statt des Leasens käme auch alternativ ein fremdfinanzierter Kauf infrage.

13.Welche speziellen Kaufvertragsarten sind zu unterscheiden?

15.Was ist der Unterschied zwischen Gewährleistung, Garantie und Kulanz?

• Gewährleistung

  Die Gewährleistung (gesetzliche Mängelhaftung) bestimmt Rechtsfolgen und Ansprüche, die dem Käufer im Rahmen eines Kaufvertrags zustehen, bei dem der Verkäufer eine mangelhafte Ware oder Sache (Recht) geliefert hat.

  Die Gewährleistung ist eine zeitlich befristete Nachbesserungsverpflichtung des Händlers oder Herstellers einer Sache. Der Verkäufer einer Sache muss sicherstellen, dass der Kaufgegenstand bei der Übergabe mangelfrei war.

• Garantie

  Die Garantie ist eine zusätzlich zur gesetzlichen Gewährleistungspflicht gemachte freiwillige und frei gestaltbare Dienstleistung gegenüber dem Kunden (Händler-/Herstellergarantie). Die Garantie sichert eine absolute Schadensregulierung unabhängig vom Schadenshergang zu. Es wird die Haltbarkeit eines Kaufgegenstandes garantiert (auch Haltbarkeits-Garantie). Der Zustand des Kaufgegenstandes bei Übergabe spielt hierbei keine Rolle.

• Kulanz

  ist ein Entgegenkommen des Verkäufers über die Gewährleistungs- und Garantiepflicht hinaus (weder gesetzlich noch vertraglich erforderlich).

16.Ist ein Ausschluss der Gewährleistungspflicht möglich?

Ein Ausschluss ist u. U. nur beim bürgerlichen Kauf (Vertrag zwischen zwei Nichtkaufleuten) möglich. Das schließt aber nicht jede Haftung des Verkäufers aus. Eine Ausschlussklausel könnte wie folgt formuliert werden: „Der Kaufgegenstand wird unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung verkauft. Der Ausschluss gilt nicht für Schadensersatzansprüche aus grob fahrlässiger bzw. vorsätzlicher Verletzung von Pflichten des Verkäufers sowie für jede Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit.“

17.Ist eine Verkürzung der Gewährleistungspflicht möglich?

Bei einseitigen Handelskäufen neuer Waren ist eine Verkürzung auf weniger als zwei Jahre (ab Übergabe der Ware) nicht zulässig – auch nicht bei Online-Käufen. Bei bürgerlichen Käufen und bei zweiseitigen Handelskäufen kann die Frist verkürzt werden. Eine Verkürzung auf mindestens ein Jahr ist bei gebrauchter Ware zulässig. „Ware zweiter Wahl“ oder „B-Ware“ gelten nicht als gebrauchte Ware, sondern sind Neuware, die Mängel enthalten kann. Das weiß der Kunde und kann deshalb keine einwandfreie Ware verlangen.

18.Welchen Arten von Leistungsstörungen im Kaufvertrag gibt es?

Leistungsstörungen im Kaufvertrag (§§ BGB)

Unmöglichkeit

Die Leistung kann vom Schuldner nicht erbracht werden, §§ 280 ff.

• anfängliche Unmöglichkeit

• nachträgliche Unmöglichkeit.

Verzug

• Schuldnerverzug, z. B. Warenlieferung (= Lieferungsverzug) bzw. Zahlung (= Zahlungsverzug) erfolgt nicht, §§ 286 ff.

• Gläubigerverzug, z. B. Ware (= Annahmeverzug) wird nicht oder nicht rechtzeitig angenommen, §§ 293 ff.

Mangel

Die Sache ist mit einem Mangel behaftet (Sach-/Rechtsmangel), §§ 434, 435

Positive Vertragsverletzung

Schuldhafte Verletzung der Sorgfaltspflicht, §§ 276, 280

Culpa in Contrahendo

Verschulden bei Vertragsanbahnung bzw. Aufnahme der Vertragsverhandlungen, §§ 280, 311

Störung der Geschäftsgrundlage

Eintreten schwerwiegender Umstände nach Vertragsabschluss, § 313

19.Welche Mangelarten gibt es nach § 434 f. BGB?

Das BGB unterscheidet zwischen

• Sachmangel und

• Rechtsmangel.

20.Wann liegt ein Sachmangel vor (§ 434 BGB)?

• Ein Sachmangel (im engeren Sinne)

  liegt vor, wenn die gelieferte Sache bei Gefahrenübergang nicht die vereinbarte Beschaffenheit aufweist (§ 434 BGB):

  • fehlerhafter Ware

  • Abweichung von der vereinbarten Garantie.

• Sofern die Beschaffenheit nicht vereinbart wurde, liegt ein Sachmangel (im engeren Sinne) dann vor, wenn

  • sich die Sache nicht für die vertraglich vorausgesetzte Verwendung eignet

  • sich die Sache nicht für die gewöhnliche Verwendung eignet und nicht eine Beschaffenheit aufweist, die bei Sachen der gleichen Art üblich ist

  • die Eigenschaften der Sache von der umworbenen Qualität abweicht (Darstellung in der Werbung).

• Ein Sachmangel (im weiteren Sinne) ist auch gegeben bei

  • unsachgemäßer Montage

  • mangelhafter Montageanleitung (sogenannte „IKEA-Klausel“)

• Ein Sachmangel (im weiteren Sinne; „… einem Sachmangel steht es gleich …“) liegt ferner dann vor, bei

  • Falschlieferung („… eine andere Sache liefert …“)

  • zu-wenig-Lieferung (Es wird weniger geliefert als vereinbart war; die Lieferung einer größeren Menge ist hingegen kein Mangel, weil das Vereinbarte erfüllt wurde.)

21.Was ist ein Rechtsmangel (§ 435 BGB)?

Die Sache ist frei von Rechtsmängeln, wenn Dritte (in Bezug auf die Sache) keine oder nur laut Kaufvertrag übernommene Rechte geltend machen können.

22.Welche Rechte hat der Käufer bei Mängeln (Schlechtleistung; § 437 BGB)?

Im Einzelnen:

23.Was besagt die unverzügliche kaufmännische Untersuchungs- und Rügepflicht?

Die Untersuchungs- und Rügepflicht ist in § 377 HGB geregelt und betrifft daher nur Kaufleute.

Das heißt im Einzelnen, dass der Käufer einer Ware bei einem zweiseitigen Handelsgeschäft das gekaufte Gut unverzüglich auf seine äußere Beschaffenheit hin zu untersuchen hat und Mängel unverzüglich dem Verkäufer kundzutun hat. Unterlässt er dies, so gilt die Ware als genehmigt (vgl. § 377 Abs. 2 HGB).

24.Innerhalb welcher Fristen verjähren Mängelansprüche?

Verjährung bedeutet, dass ein Gläubiger seine Ansprüche nach Ablauf einer gesetzlich festgelegten Frist nicht mehr gerichtlich einklagen kann (§ 194 BGB). Der Schuldner hat das Recht der sogenannten „Einrede der Verjährung“, d. h. er kann die Leistungspflicht verweigern (obwohl der Anspruch de facto noch besteht).

25.Wann ist der Anspruch auf Leistung ausgeschlossen (Unmöglichkeit nach § 275 BGB) und welche Rechte hat in diesem Fall der Käufer?

• Der Anspruch auf Leistung ist ausgeschlossen, soweit und solange diese für den Schuldner oder für jedermann unmöglich ist.

• Bei Unmöglichkeit der Leistung hat der Käufer – ohne Nachfristsetzung – folgende Rechte:

  • Rücktritt vom Vertrag

  • Schadensersatz statt Leistung.

Beim zweiseitigen Handelskauf (= der Kauf ist für beide Seiten ein Handelsgeschäft) gelten ergänzende Bestimmungen des HGB (z. B. Prüfungs-, Rüge- und Aufbewahrungsfrist).

26.Wann kommt der Schuldner in Verzug nach § 286 BGB?

Unter der Voraussetzung, dass der Schuldner die verspätete Leistung zu vertreten hat (Vorsatz und Fahrlässigkeit), kommt er in Verzug …

• durch Mahnung des Gläubigers (mit Fristsetzung)

• ohne Mahnung, wenn

  • für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (Fix- und Termingeschäft)

  • der Schuldner die Leistung verweigert

• ohne Mahnung generell spätestens nach Ablauf von 30 Tagen nach Rechnungszugang (bei einem Schuldner der Verbraucher ist, gilt dies nur, wenn auf diese Rechtsfolgen besonders hingewiesen wurde).

27.Welche Rechte hat der Käufer bei Lieferungsverzug?

28.Welche Rechte hat der Verkäufer bei Zahlungsverzug?