Warenflusssteuerung

01.Welche Aufgabe hat die Warenflusssteuerung?

Die Warenflusssteuerung (besser: Warenflussmanagement) umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle des Warenweges vom Lieferanten zum (End-)Kunden.

Die Ware muss vom Hersteller zum Endkunden gelangen. Dabei können in der Beschaffung und im Absatz Spediteure/Lagerbetriebe zwischengeschaltet sein. Man unterscheidet z. B. die Belieferung des Handels durch den Hersteller über ein zentrales Distributionslager sowie die direkte Belieferung der Filialen des Handelsunternehmens (DSD, Direct Store Delivery; vgl. auch: Cross Docking).

Der Prozess ist zeitgebunden (Liefertermin, Verderblichkeit der Ware, Haltbarkeitsdatum/Kennzeichnung, keine Unterbrechung der Kühlkette) und der Warenfluss muss aus Gründen der Qualität, der Haftung, der Eigentumsfrage (Diebstahl, Schwund u. Ä.) bzw. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z. B. Herkunftsland, Erzeugernachweis; vgl. Fleisch-, Wurstwaren und Eiprodukte) lückenlos dokumentiert werden. Dazu gehört auch, dass jeder Artikel eindeutig identifiziert werden kann. Im Regelfall ist der Warenfluss progressiv gerichtet. Bei Reklamation, Umtausch und anderen Sonderfällen ist der Prozess rückwärts gerichtet (retrograd; ggf bis zurück zum Hersteller; vgl. Produkthaftungsgesetz).

Berücksichtigt man die Subsysteme des Warenein- und -ausgangs, lässt sich der interne Warenfluss beim Handel noch weiter untergliedern, z. B.:

02.Wie ist der organisatorische Ablauf bei der Warenannahme?

• Waren annehmen

• Lieferberechtigung prüfen

• Art- und Menge der Lieferung prüfen

• Wareneingangspapiere erstellen

• Qualität kontrollieren.

03.Welche Methoden zur Mengenerfassung in der Lagerbuchhaltung gibt es?

04.Welchen Zweck erfüllt die Werterfassung bei der Lagerbuchhaltung?

• Nachweis über den Verbleib der am Lager geführten Materialien nach Handels- und Steuerrecht.

• Erfassung von Zu- und Abgängen sowie Beständen für die Buchhaltung, Kostenrechnung und Kalkulation.

• Erfassung der Zu- und Abgänge sowie der Bestände für die Materialabrechnung.

05.Wie kann eine Lieferterminüberwachung sichergestellt werden?

• Durch EDV: Die erteilten Bestellungen werden mittels EDV in festgelegten Abständen überwacht und den entsprechenden Stellen mittels Ausdruck oder Bildschirmausgabe zur Kenntnis gebracht.

• Durch den Einkäufer/Besteller: Durch Führung eines Terminkalenders, terminliches Ordnen der Bestelldurchschläge oder Führung einer Lieferterminkartei.

06.Was versteht man unter der Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft ist die Organisation der Warenbewegung vom Wareneinkauf bis zum Verkauf der Ware.

07.Welche Bereiche umfasst die Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft umfasst:

• den physischen Warenfluss von der Beschaffung über den Transport, die Lagerung, den Verkauf und die Auslieferung

• den informationellen Warenfluss der Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Auswertung der Daten über die Warenbewegungen. Dieser informationelle Warenfluss dient der Steuerung und Kontrolle des physischen Warenflusses.

08.Was versteht man unter einem Warenwirtschaftssystem?

Warenwirtschaftssysteme sind Programme der Informationstechnologie, die dazu dienen, den gesamten Warenfluss mengen- und wertmäßig zu erfassen, zu steuern und zu kontrollieren. Kernstück eines jeden Warenwirtschaftssystems ist die möglichst artikelgenaue Erfassung des Warenein- und -ausgangs. Die Verknüpfung von Wareneingangs- und Warenausgangsinformationen ermöglicht eine permanente Lagerbestandsfortschreibung. Verknüpft man zusätzlich die Bestandsfortschreibung mit einer Lagersteuerung, die für die einzelnen Artikel Mindestbestandsmengen vorgibt, können automatisch Bestellungen ausgelöst oder den Disponenten Bestellvorschläge vorgelegt werden.

09.Welche Aufgaben sollen mithilfe eines Warenwirtschaftssystems erfüllt werden?

10.In welche Teilsysteme lässt sich ein Warenwirtschaftssystem gliedern?

11.Welche Voraussetzungen müssen im Einzelhandel für den Einsatz von Warenwirtschaftssystemen vorliegen?

Warenwirtschaftssysteme setzen das Vorhandensein geeigneter Kasseneinrichtungen für artikelgenaue Erfassung der verkauften Waren voraus, d. h. die Datenkassen müssen mit optischen Datenerfassungsgeräten (Scannern, Lesegeräten) für maschinenlesbare Schriften ausgestattet sein. Selbstverständlich müssen die Waren mit der EAN-Codierung versehen sein.

12.Wie ist ein Einkaufssystem aufgebaut?

Grundlage des Warenflusses im Handelsunternehmen sind die Beschaffungsentscheidungen – beginnend mit der Angebotsverwaltung über die Disposition, die Beschaffungsvorbereitung bis hin zur Abwicklung der eigentlichen Bestellung.

Die Angebotsverwaltung umfasst die verschiedenen Konditionsarten, wie Umsatzrabatt, Skonto, Aktionsrabatt, Jahresbonus, Mengenrabatt, Frachtkonditionen der einzelnen Hersteller sowie die Pflege der Lieferantenstammdaten.

Die Disposition als Aufgabe der Beschaffungsvorbereitung umfasst die Bestimmung der Einkaufsmengen. Die Warenbedarfsermittlung erfolgt dabei artikelbezogen auf der Basis vorhandener Aufträge und unter Berücksichtigung von Absatzprognosen. Dieser Bedarf ist die Grundlage für die Ermittlung der Einkaufs- und Bestellmengen.

Ziel derEinkaufsmengenoptimierung ist es, unter Berücksichtigung von Bestellkosten, Einlagerungskosten, Lagerkosten, Preisstaffeln und Mengenrabatten optimale Bestellmengen zu ermitteln. Automatisierte Disposition bedeutet, dass bei Unterschreiten einer festgelegten Mindestbestandsmenge automatisch eine Bestellung ausgelöst wird. Ein solches Verfahren ist nur bei Artikeln mit stabilen Preisen möglich. In anderen Fällen genügt bei Unterschreiten bestimmter festgelegter Mindestmengen das Ermitteln von Bestellvorschlägen. Operativ fallen auch das Schreiben der Bestellungen, die Eingangsüberwachung der Auftragsbestätigung, die Terminverfolgung, die Verwaltung der Bestellungen und der Bestellrückstände hierunter.

13.Wie ist ein Wareneingangssystem aufgebaut?

Die Hauptaufgabe des Wareneingangssystems ist die computergestützte Abwicklung der Warenannahme und der Wareneingangskontrolle. Zu diesem Bereich zählt auch die Überprüfung, ob die Lieferung mit dem erteilten Auftrag übereinstimmt und die Kontrollen der physischen Beschaffenheit der Ware.

14.Wie ist ein Lagerhaltungssystem aufgebaut?

Die Einlagerung der Ware ist im Einzelhandel und im C&C-Handel in der Regel mit der Preisauszeichnung der Artikel verbunden. Dies kann durch Einzelauszeichnung in unterschiedlicher Weise oder neuerdings zweckmäßigerweise über Sammelauszeichnungen erfolgen. Dazu wird nur jeweils ein Regalfach mit den Einzelpreisen des Artikels versehen. Die Auszeichnung der einzelnen Artikel entfällt. Die Regalfächer werden mit elektronischen Anzeigen in Form von LCD-Displays (Flüssigkristallanzeigen) versehen, die mit einem Computer verbunden sind. Auf diese Weise lassen sich die Preise automatisch ändern. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Strichcode der EAN-Nummerierung tragen. Alle Warenausgänge können dann an den Kassen, die mit dem Zentralrechner verbunden sind, mittels automatischer Lesegeräte (EAN-Code) erfasst werden.

Grundlage der Bestandsführung ist eine artikelgenaue Warenzu- und -abgangserfassung zur exakten und aktuellen Bestandsfortschreibung.

15.Wie ist das Warenausgangssystem aufgebaut?

Im Einzelhandel erfolgt die Erfassung des Warenausgangs an der Kasse und zwar entweder:

a)

manuell durch die Kassenbedienung, indem die Preise über eine Tastatur eingegeben werden

b)

automatisch durch Erfassung des EAN-Codes über einen Scanner oder durch Verwendung in OCR-Schrift und entsprechende Lesegeräte. Dabei werden Artikelnummer, Preis und evtl. Verkäufer registriert, bei Lieferung auf Rechnung auch der Käufer.

16.Wie ist ein Verkaufssystem (Marketinginformtionssystem) aufgebaut?

Das Verkaufssystem umfasst die Auftragsbearbeitung, die Verkaufsunterstützung und die Kundenberatung. Bei der Auftragsbearbeitung sind z. B. zu erledigen:

• die Festlegung von Verkaufspreisen und Verkaufskonditionen auf der Grundlage der bisherigen Vereinbarungen und Umsätze sowie der erwarteten Geschäftsentwicklungen

• die Verfügbarkeitsüberprüfung für die einzelnen Artikel eines Auftrages mit Überprüfung der Lieferfristen und Abstimmung von Lieferterminen mit dem Kunden

• evtl. Aufsplittung von einzelnen Aufträgen in mehrere Teilaufträge bzw. Teillieferungen

• die Verkaufsunterstützung dient vor allem der Bereitstellung von Informationen für die Verkäufer, wie z. B. von Daten über die mit einem Kunden getätigten Umsätze, die Preise und Lieferbedingungen für einzelne Artikel.

17.Wie unterscheiden sich ein offenenes und ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem?

• Bei einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem wrden alle Aufgaben von einem einzigen IT-System abgedeckt (vgl. Frage 10.)

• Bei einem offenen Warenwirtschaftssystem wird eine der Aufgaben nicht von dem IT-System abgedeckt; es wird von einem anderen System abgedeckt (z. B. Buchhaltung durch Steuerberater oder DATEV).

18.Was versteht man unter „Warenmanipulation“?

Unter Manipulation der Ware (oder „Handling“) versteht man die Bewegung und Behandlung der Ware innerhalb des Handelsunternehmens. In welcher Art und Weise die Ware manipuliert wird, hängt wesentlich von der Art des Handelsunternehmens und der Vertriebsform ab.

Im Handel durchläuft die Ware nach der Warenannahme die folgenden Stationen:

• Lagern; zumindest ein Teil der Ware wird zunächst gelagert. In den Selbstbedienungsgeschäften des Lebensmittel-Einzelhandels hat der Verkaufsraum einen großen Teil der Lagerfunktion übernommen. Eine Zwischenlagerung entfällt dann für den Großteil der Ware.

• Auspacken; es werden große Gebinde eingekauft, die ausgepackt werden müssen, denn verkauft werden Einzelstücke. Man bezeichnet dies als Umwandlung großer Einkaufs- in kleine Verkaufsmengen (Transformation der Ware).

• Preisauszeichnen; jeder Artikel muss mit dem Verkaufspreis versehen werden, der im Einzelhandel übrigens die Mehrwertsteuer enthalten muss. Die Preisauszeichnung ist im Interesse der Verbraucher gesetzlich vorgeschrieben. Sie liegt aber auch im Interesse des Handelsunternehmens, denn sie erleichtert dem Verkäufer die Bedienung sowie bei der Selbstbedienung der Kassiererin die Arbeit (heute zum großen Teil Scanner-Kassen). Mangelhafte Preisauszeichnung kann in Selbstbedienungsgeschäften eine große Verlustquelle sein.

• Präsentation; die Ware wird in den Verkaufsraum gebracht und je nach Branche und Vertriebsform in unterschiedlichen Verkaufsmöbeln präsentiert. Bei Bedienung sind die Verkaufsmöbel anders beschaffen als bei Selbstbedienung; beim Discounter fallen sie bescheidener aus als beim Fachgeschäft.

19.Welche Konsequenzen ergeben sich aus der Einführung der Warenwirtschaftssysteme für die Lagerhaltung?

Warenwirtschaftssysteme verändern die Lagerhaltung der Handelsbetriebe in mehrfacher Weise. In der Industrie z. B. müssen durch das Just-in-time-Prinzip individuelle Güter mit einem Minimum an Zeit und einem Maximum an Vorhersagesicherheit hergestellt werden. Auch der Handel geht dazu über, eine Art nachfragesynchroner Belieferung einzuführen, die den Warenbestand am Lager des Handelsbetriebes deutlich reduziert. Im Idealfall soll die Verkaufsfläche der Lagerfläche entsprechen. Dieses System führt zu geringeren Bestellmengen und häufigeren Bestellungen. Damit werden die geringeren Lagerkosten durch höhere Bestellkosten und häufigere Lagerarbeiten (Wareneingangskontrollen, Einlagerungsvorgänge) kompensiert.

20.Was ist Vendor Managed Inventory?

Das Vendor Managed Inventory (VMI) (Synonym: Supplier-Managed Inventory – SMI) ermöglicht einem Lieferer, auf Lagerbestands- und Kundendaten zuzugreifen. Damit trägt der Lieferer letztlich die Verantwortung für die Bestände des Kunden und für dessen Lieferfähigkeit. Letztendlich optimiert es die supply chain. Man darf allerdings nicht übersehen, dass sich Kunden hier sehr abhängig vom Lieferer machen. Das ist gut für den Lieferer, weniger gut für den Kunden und noch weniger gut für die Kunden des Kunden (Drittkunden). Wenn Lieferer im Rahmen des VMI/SMI das Bestellverhalten ihrer Kunden prognostizieren (um die eigene Produktionsplanung darauf abstimmen zu können), und deshalb auf die Kundendaten ihrer Kunden zurückgreifen, ist das unter datenschutzrechtlichen Aspekten zumindest solange bedenklich, solange der Drittkunde der Weitergabe seiner Daten und seines Bestellverhaltens an die Bezugsquelle seines Lieferers nicht zugestimmt hat.

21.Welche Systeme zur Steuerung der Supply Chain Aktivitäten können eingesetzt werden?

• Planungs- und Steuerungssystem ERP II:
  Seit Mitte der 90er-Jahre wird ERP bzw. ERP II eingesetzt (Enterprise Ressource Planning). Es ist ein Konzept zur effizienten Steuerung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel, Personal).

• Datenaustauschsysteme:
  Der Datenaustausch kann über EDI (Electronic Data Interchange) oder über Internet erfolgen. Einer der EDI-Standards ist EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Der Einführungsaufwand ist beträchtlich und nur in großen Unternehmen realisierbar. KMU können den weniger aufwendigen Datenaustausch im Internet auf der Basis von XML (Extensible Markup Language) durchführen. XML erlaubt den Geschäftspartnern die Definition geeigneter Austauschformate.

• Anwendungssoftware von SAP:
  Die im deutschsprachigen Raum meist installierte kommerzielle Anwendungssoftware für Großrechner stammt von SAP. Über 80 % der größten deutschen Unternehmen setzen zumindest Teile dieses umfassenden, integrierten Systems SAP (R/3) ein. SAP-Systeme werden zunehmend für Client-Server-Architekturen (z. B. für PC-Netzwerke) angepasst. Sie umfassen die folgenden Anwendungssysteme auf einer gemeinsamen Datenbasis:

  • Finanzbuchhaltung

  • Vertrieb

  • Versand

  • Materialwirtschaft

  • Instandhaltung

  • Projekte

  • Kostenrechnung

  • Fakturierung

  • Produktion

  • Qualitätssicherung

  • Personal.

• Advanced Planning System (APS)
  ist ein Anwendungsprogramm, das das ERP-System (übergeordnet) erweitert. Hier steht die Unterstützung von strategischen und taktischen Entscheidungen im Vordergrund (Vertriebs- und Transportplanung, Controlling/Monitoring; vgl. ERP II).