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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen - Projektabschluss und -dokumentation

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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Projektabschluss und -dokumentation

01. Welche Aufgaben hat der Projektleiter am Schluss?

  1. Er muss die Abnahmebedingungen lt. Projektauftrag und Projektqualitätsplanung (PQP) überprüfen:

    Abnahmebedingungeneingehalten
    Zielvorgaben, quantitativ
    Zielvorgaben, qualitativ
    Ressourcen
    Termine
    Kosten
  2. Er muss den Abschlussbericht erstellen. Er besteht aus drei Hauptteilen:

    • Dokumentation von Projektauftrag und Projektverlauf:

      Ziele, Struktur, Daten, Termine

    • Beschreibung der Projektresultate:

      Ergebnisse, Leistungen, Erfahrungen, Kosten

    • Wegweiser zur Ergebnis-Implementierung und Akzeptanzsicherung:

      Prozessbegleiter, Projektabnahme (Unterschrift durch Auftraggeber).

    Der Verteilerkreis des Abschlussberichtes umfasst die Betroffenen und Beteiligten sowie evtl. im Projektverlauf hinzugekommene Personen und Fachbereiche. Keineswegs ist er nur an Mitglieder der Unternehmensleitung zu richten. Selbstverständlich kann der Umfang der einzelnen Hauptteile je nach Betroffenheitsgrad der Adressaten schwanken. Zu den direkt Beteiligten kommen alle Unterstützer des Projektes und alle von der Implementierung Betroffenen hinzu.

  3. Er muss das Projektergebnis in einer Abschlusssitzung dem Auftraggeber präsentieren, d. h. Präsentation der Projektresultate und der geplanten Implementierungsschritte.

    • die frühzeitige Einladung der an der Präsentation teilnehmenden Personen

    • eine geeignete Raum- und Zeitwahl

    • Auswahl der Präsentationsmedien und die Gestaltung der Präsentationsinhalte nach den Ansprüchen der Teilnehmer.

  4. Er muss sich in der Projektabschlusssitzung Multiplikatoren für die Umsetzung der Projektergebnisse sichern .

    Zu viele Projekte mit Veränderungswirkungen auf die Innenorganisation scheitern am Desinteresse oder der Abwehr von Führungskräften und/oder Mitarbeitern. Grundsätzlich gilt die Weisheit: „Der Mensch liebt den Fortschritt und hasst die Veränderung.“ Oft liegt die Abwehrhaltung in zwar unbegründeten, jedoch dominanten Ängsten. Dieses natürliche, menschliche Phänomen kommt während der Implementierungsphase regelmäßig in reduzierter Form vor, wenn die Betroffenen vorher Beteiligte des Projektes waren .

  5. Er muss Feedback von den Projektteammitgliedern einholen.

    Hinweis

    Hier klicken zum Ausklappen

    Feedback zum Projekt „………“

    1. In welchem Projektteam waren Sie beteiligt?

    ………………

    2. Waren Sie mit der Organisation des Projektes zufrieden?

    nicht zufrieden   sehr zufrieden
    12345

    3. Waren Sie mit der Betreuung zufrieden?

    nicht zufrieden   sehr zufrieden
    12345

    4. Waren Sie mit der Kommunikation zufrieden?

    nicht zufrieden   sehr zufrieden
    12345

    8. Welche Verbesserungen sollten bei zukünftigen Projektdurchführungen berücksichtigt werden?

    ………………

  6. Er muss sich bei dem Projektteam bedanken und die Leistung der Mitglieder würdigen : Dank, Belohnung, Incentives, Beurteilung, Empfehlung.

  7. Er muss die Reintegration der Projektteammitglieder in die Linie rechtzeitig vorbereiten:

    imported
  8. Er sollte dafür sorgen, dass die positiven Erfahrungen und neues Know-how , die im Rahmen der Projektrealisierung gemacht wurden, im Unternehmen genutzt werden .

    Führungskultur im Unternehmen, die Werte, Normen und Einstellungen wie Individualität, Beteiligung der Mitarbeiter, sachorientierte Lösung von Konflikten usw. präferiert, bietet eine gute Basis für Projektarbeit. Analog wird erfolgreiches Projektmanagement genau die Werte und Normen einer Führungskultur stärken, durch die es gestützt wird.

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02. Welche Hilfestellung kann die IT für das Projektmanagement leisten?

Gerade größere Projekte sind komplex und umfassen eine Vielzahl von Teilprojekten und Arbeitsaufträgen. Die IT kann hier in mehrfacher Hinsicht eine gute Unterstützung bieten:

  • Die im Unternehmen vorhandene IT-Organisation kann die Projektplanung und -steuerung unterstützen, indem sie z. B. Kennzahlensysteme des Betriebes im Rahmen der Ist-Analyse, zur Erstellung des Soll-Konzepts, zur Projektsteuerung (Strukturen, Abläufe, Termine, Dokumentation usw.) und für das Projektcontrolling liefert.

  • Weiterhin kann mithilfe der IT der Informations- und Bearbeitungsaufwand effizient gestaltet werden (Listen, Grafiken usw.).

  • Daneben wird auf dem Markt spezielle Software angeboten, die unmittelbar auf die Erfordernisse von Projektmanagement zugeschnitten ist (Planungsformulare, Checklisten, Dokumentation des Projektfortschritts usw.). Die einschlägige Fachliteratur liefert hier genügend Angebote.

03. Welche Wechselbeziehungen bestehen zwischen Unternehmenskultur und Projektmanagement?

  • Die Gesamtheit von Werten, Normen, Verhaltensmustern und Einstellungen nennt man Kultur (z. B. Landeskultur, Unternehmenskultur , Führungskultur, Kultur des Individuums).

  • Projektmanagement verlangt von den Mitarbeitern und Führungskräften kritische Kreativität, Disziplin sowie die Bereitschaft zur Veränderung. Andererseits stärkt erfolgreiches Projektmanagement genau diese individuellen „Kulturelemente“, durch die es gestützt wird. Eine Führungskultur, die Werte, Normen und Einstellungen wie Individualität, Beteiligung der Mitarbeiter, sachorientierte Lösung von Konflikten usw. präferiert, bietet also eine gute Basis für Projektarbeit.

  • Je stärker die Werte, Normen und Einstellungen zwischen Unternehmenskultur, Führungskultur, Individualkultur und „Projektmanagement-Kultur“, kongruent sind, desto

    • geringer ist das Konfliktpotenzial,

    • desto stärker wirkt die „Keilidee“ (Konzentration der Kräfte auf den Markt) und

    • desto effektiver ist das Projektmanagement.