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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen - Projektorganisation

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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Projektorganisation

01. Welche Funktionen soll Projektmanagement erfüllen?

Mit Projektmanagement – als neuer Technik der Innenorganisation – sind insbesondere folgende Funktionen verbunden:

  • geplanter Wandel

  • steigende Produktivität

  • erhöhte Flexibilität

  • Impulse geben

  • Prozesse der Zukunftssicherung gestalten

  • Krisenresistenz.

02. Welche zwei Hauptziele hat Projektmanagement zu erfüllen?

Die Ziele von Projektmanagement heißen immer:

  • Erfüllung des Sachziels (Projektauftrag; quantitativ, qualitativ)

  • Einhaltung der Budgetgrößen (Termine, Kosten).

03. Durch welche Merkmale ist ein Projekt bestimmt?

  • Projekte sind kurzlebige, zeitlich terminierte Aufgabenkomplexe, an denen Experten aus verschiedenen Fachbereichen und Hierarchiestufen arbeiten. Management umfasst alle planenden, organisierenden, steuernden, kontrollierenden und sanktionierenden Tätigkeiten zur Auftragserfüllung.

  • Projektmanagement ist die überlebensnotwendige Kunst, all die Aufgaben zu lösen, die den Leistungsrahmen der klassischen Organisationsformen übersteigen. Projektmanagement dient daher vorrangig der Aufgabe, trotz gegebener Organisationsstruktur die unternehmerische Flexibilität und Zukunftssicherung zu erhalten.

    In der Literatur werden vor allem folgende Merkmale hervorgehoben:

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04. In welchem Spannungsfeld bewegen sich Projektsteuerung und -controlling?

Projektsteuerung und Projektcontrolling vollziehen sich im Spannungsfeld eines „magischen“ Vierecks (Kontrollmerkmale der Projektsteuerung) mit den Veränderlichen: Zeit, Kosten, Quantität und Qualität.

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05. Wie kann Projektmanagement in die Aufbaustruktur integriert werden?

Hier ist die Aufgabe zu lösen: „Wer macht was und ist wofür verantwortlich?“, d. h. es ist eine zeitlich befristete und der Aufgabe/Zielsetzung angemessene Organisation von Projektmanagement zu schaffen. Für die organisatorische Eingliederung des Projektmanagers kommen in der Praxis drei grundsätzliche Formen infrage:

Organisatorische Eingliederung des ProjektmanagersFunktion des ProjektmanagersForm des ProjektmanagementsFunktion der Linie
Stab Information, Beratung Einfluss-Projektmanagement Entscheidung
Matrix Projektverantwortung Matrix-Projektmanagement disziplinarische Weisungsbefugnis
Linie Entscheidung (Vollkompetenz) reines Projektmanagement Information, Beratung
  • Einfluss-Projektmanagement (auch: Stab-Projektmanagement):

    Der Projektmanager hat gegenüber der Linie (nur) eine beratende Funktion . Die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis verbleibt bei den Linienmanagern (Materialwirtschaft, Produktion usw.).

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  • Reines Projektmanagement:

    Das „Reine Projektmanagement“ ist der Gegenpol zum „Einfluss-Projektmanagement“: Der Projektmanager hat volle Kompetenz in allen Sach- und Ressourcenfragen im Rahmen des Projektmanagements und kann die Realisierung von Projektzielen ggf. auch gegen den Willen der Linienmanager durchsetzen. Dies betrifft auch den Zugriff auf Personalressourcen der Linie.

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  • Matrix-Projektmanagement:

    Dies ist eine Mischform aus „Einfluss-Projektmanagement“ und „Reinem Projektmanagement“: Der Projektleiter hat die volle Kompetenz in allen Fragen, die das Projekt betreffen (Kosten, Termine, Sachziele). Die Linienmanager haben die volle Kompetenz bezogen auf ihren Verantwortungsbereich (z. B. Weisungsbefugnis). Kennzeichnend für die Matrix-Organisation ist der „Einigungszwang“: Projektmanager und Linienmanager müssen sich einigen bei der Lösung des Projektauftrages.

    Beispiel

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    Beispiel 1

    Im vorliegenden Fall (s. Abb.) gehören Mitarbeiter der Abteilung V1, M1 und MW3 zum Projektteam. Über die Präsenz dieser Mitarbeiter in Teamsitzungen kann nicht allein der Projektleiter entscheiden, er muss sich mit dem jeweiligen Leiter von MW3, M1 bzw. V1 verständigen.

    Beispiel 2

    Ein Teilauftrag des Projektes sei die Fragestellung, ob ein Ersatzteillager zentral oder dezentral eingerichtet werden soll; die Änderungen betreffen auch den Ressort Marketing und Vertrieb: Hier muss sich die Projektleitung mit dem Leiter Marketing und dem Leiter Materialwirtschaft einigen.

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 Reine ProjektorganisationStab-Projektorganisation
Vorteile
  • Projektleiter hat volle Kompetenz
  • Projektleiter identifiziert sich mit dem Projekt und kann schnell reagieren
  • Projektverantwortung ist eindeutig
  • leichte Implementierung
  • Beratungskompetenz ist hoch
  • geringes Risiko der einseitigen Machtausübung
Nachteile
  • schwierige Implementierung
  • Rückkehr der Teammitglieder am Ende
  • höherer Personalbedarf
  • Akzeptanzprobleme in der Linie
  • Problem des Zugriffs auf Ressourcen
  • kein klares Direktionsrecht

06. Wie erfolgt die Projektbestimmung durch Zielvorgaben?

Projekte haben eigenständige Zielsetzungen. Die Ziele liefern die Richtung für die Planung des Projekts, geben Orientierung für die Steuerung und liefern den Maßstab für die Kontrolle.

  • Man unterscheidet drei Zielfelder (Sachziele, Terminziele, Kostenziele); sie konkurrieren miteinander („Magisches Dreieck des Projektmanagements“):

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  • Ziele können ihre Funktion nur erfüllen, wenn sie operationalisiert , d. h. messbar , sind. Messbar bedeutet, dass das Ziel hinsichtlich Inhalt, Ausmaß und Zeitaspekt eindeutig beschrieben ist.

    Beispiel

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    Falsch:

    Das Ziel „Die Kosten in der Montage müssen deutlich gesenkt werden“ ist nicht operationalisiert. Was heißt „deutlich“? „Bis wann?“

    Richtig:

    Die Kosten→ Zielinhalt
    müssen innerhalb von sechs Monaten→ Zeitaspekt
    um 15 % gesenkt werden.→ Ausmaß