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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen - Projektplanung

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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Projektplanung

01. Was ist bei der Ablauforganisation von Projekten zu berücksichtigen?

Die Kernfragen lauten hier:

  • Was ist wie zu regeln?

  • Wie ist vorzugehen?

  • Welche Teilziele werden abgesteckt?

Es ist der technisch und wirtschaftlich geeignete Projektablauf festzulegen. Dabei sind zwei grundsätzliche Formen denkbar:

  1. Sequenzielle Ablaufgestaltung:

    Arbeitspakete werden nacheinander , schrittweise abgearbeitet.

    Beurteilung: zeitaufwendig, aber sicherer.

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  2. Parallele (simultane) Ablaufgestaltung:

    Arbeitspakete werden ganz oder teilweise gleichzeitig abgearbeitet.

    Beurteilung: schneller Projektfortschritt, aber ggf. Risiken bei der Zusammenführung von Teillösungen zur Gesamtlösung.

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02. In welche Haupt- und Teilphasen lässt sich Projektmanagement strukturieren?

Die Phasen des Projektmanagement folgen grundsätzlich der Logik des Management-Regelkreises (Ziele setzen-planen-organisieren-realisieren-kontrollieren). Die Fachliteratur unterscheidet im Detail zwischen drei bis sieben Phasen (je nach Detaillierungsgrad), wobei die Unterschiede nicht grundlegend sind. Es gibt jedoch noch keine einheitliche Terminologie. Die nachfolgende Darstellung unterscheidet drei Hauptphasen:

  1. Projekte auswählen

  2. Projekte lenken

  3. Projekte abschließen.

Hinter diesen Hauptphasen verbergen sich folgende Teilpläne und -aktivitäten (Gesamtübersicht des Phasenmodells):

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03. Welche Struktur hat die 6-Stufen-Methode nach REFA?

Das oben dargestellte Modell wurde von REFA erweitert und ist als „ 6-Stufen-Methode der Systemgestaltung “ (REFA-Standardprogramm Arbeitsgestaltung) für alle Untersuchungen zur Gestaltung bzw. Reorganisation von Aufbau- und Ablaufstrukturen einsetzbar:

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04. Was versteht man unter dem „Problemlösungszyklus“?

Der Problemlösungszyklus ist die Schrittfolge zur Realisierung der Ziele je Projektphase ; er ist also ein sich mehrfach wiederholender Prozess je Phase .

Man kann das Phasenmodell des Projektmanagements auch bezeichnen als „Regelkreis im Großen“ und den Problemlösungszyklus als „Regelkreis im Kleinen“.

Man unterscheidet fünf Schrittfolgen im Problemlösungszyklus:

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Zusammenfassung:

Die systematische Vorgehensweise bei der Projektbearbeitung wird also durch folgende Prinzipien gestaltet:

  1. Strukturierung der Projektbearbeitung in Phasen (Phasenmodell)

  2. Schritt für Schritt vorgehen, vom Ganzen zum Einzelnen, vom Groben zum Detail

  3. Je Phase wiederholt sich der Kreislauf der Problemlösung (Problemlösungszyklus).

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05. Wie muss der Projektauftrag formuliert sein?

Bei der Formulierung des Projektauftrages sind insbesondere folgende Inhalte zu berücksichtigen:

  • Projektleiter benennen

  • Budget festlegen

  • Die zu erbringende Leistung (Zielsetzung und Aufgaben) ist genau zu bezeichnen.

  • Auftraggeber ist ein Mitglied der Unternehmensleitung oder ein Bereichsleiter.

  • Die Gesamtdauer des Projektes ist zu begrenzen.

  • Die Befugnisse sind zu klären: Rolle des Projektleiters, Rolle der unterstützenden Fachbereiche; eventuell Einsatz eines Projektsteuerungs- und -koordinierungsgremiums, das den Projektleiter vom Dokumentations- und Informationssuchaufwand freihält.

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06. Welche Bestandteile hat die Projektplanung?

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07. Welchen Inhalt haben die einzelnen Teilpläne der Projektplanung?

  • Zu Beginn eines Projektes wird der Projektstrukturplan (PSP) erstellt; er legt

    • Teilprojekte, Teilaufgaben und

    • Arbeitspakete

    fest und ist somit der Kern eines jeden Projektes .

    Inhaltlich kann der Projektstrukturplan funktionsorientiert, erzeugnis(objekt)orientiert oder gemischt-orientiert sein. Der Projektstrukturplan ist an unterschiedlichen Stellen unterschiedlich tief gegliedert. Kriterien für die Detaillierung können sein:

    • Dauer

    • Kosten

    • Komplexität

    • Überschaubarkeit des Ablaufs

    • Risiko

    • organisatorische Einbettung.

Schematischer Aufbau eines Projektstrukturplanes

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  • Der Projektablaufplan (PAP) legt die logische Reihenfolge der Bearbeitung fest, z. B.:

    • Welche Arbeitspakete können parallel und welche sequenziell bearbeitet werden?

    • Wie ist der Zeitbedarf pro Arbeitspaket?

    • Welche Ressourcen werden pro Arbeitspaket benötigt?

  • Der Projektterminplan (PTP)

    • legt die Anfangs- und Endtermine einzelner Teilprojekte und Arbeitspakete fest

    • und benennt die Verantwortlichen und Beteiligten.

    Als Hilfsmittel werden Terminlisten, Balkendiagramme oder Netzpläne eingesetzt.

  • Die Planung der Projektkapazitäten (PKP) wird auch als Ressourcenplanung bezeichnet und enthält Schätzungen über die benötigten Ressourcen:

    • Qualifikation und Anzahl der Projektteam-Mitglieder

    • Dauer der Strukturelemente

    • Budget

    • Einsatzmittel (Materialien, Anlagen, EDV-Unterstützung)

    • Informationen

    • Räume.

  • Grundlage der Gesamtkostenplanung ist die vorausgegangene Planung der Kapazitäten und der Einzelkosten pro Arbeitspaket. Die Hauptprobleme, die bei dieser Planung auftreten können, sind:

    • Zuordnung der Kosten auf die Vorgänge (Einzelkosten/Gemeinkosten)

    • Erfassungs- und Pflegeaufwand

    • unvollständige Kosten-Informationen

    • Kalkulationen unter Unsicherheit

    • Auswirkungen von Soll-Ist-Abweichungen

    • Erfassung von Änderungsaufträgen während der Projektrealisierung.

  • Projektqualitätsplanung (PQP):

    Projektmanagement kann nur dann die angestrebten Leistungen erbringen, wenn Mengen und Qualitäten der einzelnen Arbeitspakete geplant, kontrolliert und gesichert werden. Qualitätsstandards müssen also soweit wie möglich messbar beschrieben werden. Dazu verwendet man z. B. DIN-Normen oder Lieferantenbewertungen (Pflichtenhefte) sowie Modelle des Qualitätsmanagements (z. B. EFQM).