Materialdisposition und Bestimmung des Materialbedarfs

01. Welche Verfahren der Materialbeschaffung gibt es?

02. Welche Ziele, Aufgaben und Funktionen hat die Materialdisposition?

• Begriff:

  Unter Materialdisposition sind alle Tätigkeiten zu verstehen, die benötigt werden um ein Unternehmen mit den Objekten der Materialwirtschaft nach Art und Menge termingerecht zu versorgen.

• Aufgaben:

  • optimale Kombination der Materialwirtschaftszielsetzungen „hohe Lieferbereitschaft und niedrige Lagerhaltungskosten“

  • Art, Menge und Zeitpunkt des Bedarfs feststellen und unter Berücksichtigung der Lagerbestände in Bestellmengen und -termine umsetzen.

• Ziele:

  • Gewährleistung einer hohen Lieferbereitschaft

  • Minimierung der Lagerhaltungskosten.

• Funktionen:

  • Bedarfsermittlung: Ermittlung einer Menge an Material, die zu einem bestimmten Termin für eine bestimmte Periode benötigt wird

  • Bestandsrechnung: durch Vergleich des Bruttobedarfs mit dem verfügbaren Bestand wird ermittelt, welcher Bedarf (Nettobedarf) zugekauft werden muss

  • Bestellmengenrechnung: der Nettobedarf wird kostenoptimiert auf eine gewisse Anzahl von Bestellungen verteilt.

03. Wie unterscheiden sich Primär-, Sekundär- und Tertiärbedarf?

Der Primär-, Sekundär- und Tertiärbedarf sind zentrale Begriffe der plangesteuerten Bedarfsermittlung. Es gibt folgende Zusammenhänge:

04. Welche Materialbedarfsarten werden unterschieden?

Bedarfsarten (2)

05. Von welchen Faktoren ist die Wiederbeschaffungszeit abhängig?

Die Wiederbeschaffungszeit von Materialien ist von folgenden Faktoren abhängig:

• Bedarfsrechnungszeit = Zeit, die benötigt wird, den Bedarf unter Zuhilfenahme der jeweiligen Bedarfsrechnungsverfahren zu bestimmen.

• Bestellabwicklungszeit = Zeit, die der Einkauf benötigt, um eine rechtsverbindliche Bestellung an den Lieferanten zu übermitteln.

• Übermittlungszeit zum Lieferanten = Zeit, die benötigt wird, um die Bestellung dem Lieferanten zu übermitteln.

• Lieferzeit = Zeit, die der Lieferant benötigt, um die Ware vom Eintreffen der Bestellung zum Versand zu bringen.

• Ein-, Ab- und Auslagerungszeit = Zeit, die benötigt wird, um die angelieferte Ware der weiteren Verarbeitung zuzuführen.

06. Welche Arten der Inventur sind zu beachten, welche Verfahren der Inventurvereinfachung sind zulässig und welche Grundsätze der ordnungsmäßiger Buchführung sind dabei einzuhalten?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind:

Neben den allgemeinen Regeln der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung HGB (GoB) gelten ab 2015 strengere Regeln für das Steuerrecht als Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD).

Wichtige Neuerungen der GoBD sind:

• Unveränderbarkeit von Buchhaltungsaufzeichnungen

  Sicherstellung, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkenntlichkeit der Veränderungen gewährleistet wird.

• Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren

  Wenn bei der Buchung von Geschäftsvorfällen lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug genommen wird, ohne diesen Vorgang näher zu konkretisieren (z. B. durch das Datum), verstößt dies gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Belegen.

• Keine Buchung ohne Beleg

  Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird erstmals von der Finanzverwaltung bezüglich des Mindestinhalts sogar tabellenmäßig gefordert: Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Die Journalfunktion wird sehr detailliert festgeschrieben.

• Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers

  • Hier ist im Einzelnen vom Steuerpflichtigen anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht.

  • Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt auch, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum ausgelagert hat.

• Datensicherheit

  Nachweis durch den Unternehmer, welche Maßnahmen er zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat.

• Aufbewahrung der elektronischen Daten

  • Aufbewahrung der nach den GoB erforderlichen Daten kann nur dann auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind sowie unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können.

  • Auch Handels- und Geschäftsbriefe sind in Papierform aufzubewahren, wenn die elektronische Änderung in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich möglich ist.

• Datenzugriff des Finanzamts

  • In welcher Form die Daten für die Ausübung des sog. Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamts usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt und steht ausdrücklich im freien Ermessen des Finanzamts.

  • Bei unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des Datenbestands und des DV-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten, d. h. der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt – versehentlich – keine Daten verändern kann.

• Zertifikat und Testat eines DV-Systems

  • Künftig keine Bescheinigung durch die Finanzbehörde, ob das vom Unternehmer eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht.

  • Von einer Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer erst bei einer Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich gegenüber dem Finanzamt nicht auf ein ihm erteiltes Zertifikat oder Testat von Dritten (z. B. vom Verkäufer der EDV-Anlage oder dessen Wirtschaftsprüfer) bezüglich der GoBD-Konformität seiner DV-Anlage berufen.

  • Der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt also die alleinige Verantwortung.

07. Welche zentralen Unterschiede bestehen zwischen der deterministischen und der stochastischen Bedarfsermittlung?

08. Welche Dispositionsverfahren werden unterschieden?

Im Wesentlichen werden folgende Dispositionsverfahren (auch: Verfahren der Bestandsergänzung) unterschieden:

1. Verbrauchsgesteuerte Disposition:

   Der Bestand eines Lagers wird zu einem bestimmten Termin oder bei Erreichen eines bestimmten Lagerbestandes ergänzt. Das Verfahren ist nicht sehr aufwändig.

   Die Ergebnisse sind jedoch ungenau. Es ist mit erhöhten Sicherheitsbeständen zu planen. Voraussetzung für diese Dispositionsverfahren sind eine aktuelle und richtige Fortschreibung der Lagerbuchbestände.

   1.1

   Bestellpunktverfahren:

   Hierbei wird bei jedem Lagerabgang geprüft, ob ein bestimmter Bestand (Meldebestand oder Bestellpunkt) erreicht oder unterschritten ist.

   Merkmale:

   • feste Bestellmengen

   • variable Bestelltermine.

   Ermittlung des Bestellpunktes:

    

   $$Bestellpunkt\; (Meldebestand) = (ø\; Verbrauch\; pro\; Zeiteinheit * Beschaffungszeit) + Sicherheitsbestand$$

    

   $$BP = (DV * BZ) + SB$$

   

   1.2

   Bestellrhythmusverfahren:

   Hierbei wird der Bestand in festen zeitlichen Kontrollen überprüft. Er wird dann auf einen vorher fixierten Höchstbestand aufgefüllt.

   Merkmale:

   • feste Bestelltermine

   • variable Bestellmengen.

   Berechnung des Höchstbestandes:

    

   $$Höchstbestand = ø\; Verbrauch\; pro\; Zeiteinheit \cdot (Beschaffungszeit + Überprüfungszeit) + Sicherheitsbestand$$

    

   $$HBV = DV \cdot (BZ + ÜZ) + SB$$

   

2. Programmgesteuerte Disposition:

   2.1

   Auftragsgesteuerte Disposition:

   Bestelltermine und Bestellmengen werden entsprechend der Auftragssituation festgelegt. Bestellmengen sind fast immer identisch mit den Bedarfsmengen. In der Regel gibt es keine Sicherheitsbestände, da es weder Überbestände noch Fehlmengen geben kann. Zu unterscheiden ist weiterhin in:

   • Einzelbedarfsdisposition

   • Sammelbedarfsdisposition.

   2.2

   Plangesteuerte Disposition:

   Ausgehend von einem periodifizierten Produktionsplan und dem deterministisch ermittelten Sekundärbedarf wird der Nettobedarf unter Berücksichtigung des verfügbaren Lagerbestandes ermittelt.

09. Was ist der Ist-Eindeckungstermin?

Der Ist-Eindeckungstermin ist der Tag, bis zu dem der verfügbare Lagerbestand den zu erwartenden Bedarf deckt.

10. Was versteht man unter dem Soll-Eindeckungstermin?

Der Soll-Eindeckungstermin ist der Tag, bis zu dem der verfügbare Lagerbestand ausreichen muss, um in der nächsten Periode zeitlich normale Bestellungen abwickeln zu können.

$$Soll-Eindeckungstermin = Bestelltag + WBZ + Prüf-/Einlagerungszeit + Sicherheitszeit + Dauer\; der\; Periode\; (in\; Tg.)$$

11. Wie ist der Soll-Liefertermin definiert?

Der Soll-Liefertermin ist der letztmögliche Termin, der die Lieferbereitschaft sicherzustellen in der Lage ist. Er ergibt sich aus dem Ist-Eindeckungstermin abzüglich einer Sicherheits-, Einlager- und Überprüfungszeit.

Es gilt:

$$Soll-Eindeckung > Ist-Eindeckung → Bestellvorgang$$

12. Welche Auswirkungen können Fehler in der Bedarfsermittlung haben?

13. Welchen Einflussfaktoren unterliegt die Bestellmenge?

Bestellmenge, Einflussfaktoren:

• Materialpreise

• Rabatte

• Lagerhaltungskosten

• Losgrößeneinheiten

• Beschaffungskosten

• Fehlmengenkosten

• Bestellkosten

• Finanzvolumen.

14. Was sind Bestellkosten?

• Bestellkosten sind Kosten, die innerhalb eines Unternehmens für die Materialbeschaffung anfallen.

• Sie sind von der Anzahl der Bestellungen abhängig und nicht von der Beschaffungsmenge.

Bei größeren Bestellmengen x sinken die Bestellkosten je Stück, erhöhen aber die Lagerkosten und umgekehrt. Bestellkosten und Lagerkosten entwickeln sich also gegenläufig. Die optimale Bestellmenge xopt ist grafisch dort, wo die Gesamtkostenkurve aus Bestellkosten und Lagerkosten ihr Minimum hat:

$$Bestellkosten = Anzahl\; der\; Bestellungen/Periode \cdot fixe\; Kosten\; je\; Bestellung$$

$$Bestellkosten\; pro\; Bestellung = \frac{Summe\; der\; Bestellkosten/Periode}{Anzahl\; der\; Bestellungen/Periode}$$

15. Was sind Fehlmengenkosten und welche Folgen können daraus resultieren?

Fehlmengenkosten entstehen, wenn das beschaffte Material den Bedarf der Fertigung nicht deckt, wodurch der Leistungsprozess teilweise oder ganz unterbrochen wird. Die Folgen sind:

• mögliche Preisdifferenzen

• entgangene Gewinne

• Konventionalstrafen

• Goodwill-Verluste.

16. Mit welchen Verfahren lässt sich die Beschaffungsmenge optimieren?

17. Wie lautet die Formel zur Berechnung der optimalen Bestellmenge nach Andler?

$$x_{opt} = \sqrt{\frac{200 \cdot M \cdot K_{B}}{E \cdot L_{HS}}}$$

18. Wie lässt sich die optimale Bestellhäufigkeit errechnen?

Die optimale Bestellhäufigkeit lässt sich als Abwandlung der Andler-Formel wie folgt errechnen:

$$N_{opt} = \sqrt{\frac{M \cdot E \cdot L_{HS}}{200 \cdot K_{B}}}$$

z. B.

$$N_{opt} = \sqrt{\frac{1.600  \cdot 6 \cdot 8}{200 \cdot 36}} = 3,26$$

Die Optimale Bestellhäufigkeit ist also (gerundet) 3.

Ferner gilt auch:

$$N_{opt} = \frac{M}{X_{opt}}$$

19. Wie ist die Vorgehensweise bei der Bestellmengenoptimierung unter Anwendung des gleitenden Beschaffungsmengenverfahrens?

Die Ermittlung der optimalen Bestellmenge erfolgt in einem schrittweisen Rechenprozess, indem die Summe der anfallenden Bestell- und Lagerhaltungskosten pro Mengeneinheit für jede einzelne Periode ermittelt wird. Die Kosten werden für jede Periode miteinander verglichen. In der Periode mit den geringsten Kosten wird die Rechnung abgeschlossen. Der bis dahin aufgelaufene Bedarf ist die optimale Beschaffungsmenge.

20. Wie ist der Sicherheitsbestand definiert?

Der Sicherheitsbestand, auch eiserner Bestand, Mindestbestand oder Reserve genannt, ist der Bestand an Materialien, der normalerweise nicht zur Fertigung herangezogen wird. Er stellt einen Puffer dar, der die Leistungsbereitschaft des Unternehmens bei Lieferschwierigkeiten oder sonstigen Ausfällen gewährleisten soll.

21. Welche Funktion hat der Sicherheitsbestand?

Er dient zur Absicherung von Abweichungen verursacht durch:

• Verbrauchsschwankungen

• Überschreitung der Beschaffungszeit

• quantitative Minderlieferung

• qualitative Mengeneinschränkung

• Fehler innerhalb der Bestandsführung.

22. Welche Folgen können aus einem zu ungenau bestimmten Sicherheitsbestand entstehen?

• Der Sicherheitsbestand ist im Verhältnis zum Verbrauch zu hoch:

  → es erfolgt eine unnötige Kapitalbindung.

• Der Sicherheitsbestand ist im Verhältnis zum Verbrauch zu niedrig:

  → es entsteht ein hohes Fehlmengenrisiko.

23. Wie kann der Sicherheitsbestand bestimmt werden?

• Bestimmung aufgrund subjektiver Erfahrungswerte

• Bestimmung mittels grober Näherungsrechnungen:

  • durchschnittlicher Verbrauch je Periode • Beschaffungsdauer

     

    $$Sicherheitsbestand = ø\; Verbrauch\; pro\; Periode \cdot Beschaffungsdauer$$

  • errechneter Verbrauch in der Zeit der Beschaffung + Zuschlag für Verbrauchs- und Beschaffungsschwankungen

     

    $$Sicherheitsbestand = ø\; Verbrauch\; pro\; Periode + Sicherheitszuschlag$$

  • längste Wiederbeschaffungszeit:

    herrschende Wiederbeschaffungszeit • durchschnittlicher Verbrauch je Periode

  • arithmetisches Mittel der Lieferzeitüberschreitung je Periode • durchschnittlicher Verbrauch je Periode

• mathematisch nach dem Fehlerfortpflanzungsgesetz

• Bestimmung durch eine pauschale Sicherheitszeit

• Festlegung eines konstanten Sicherheitsbestandes

• statistische Bestimmung des Sicherheitsbestandes.

24. Wie ist der generelle Ablauf bei der Beschaffung (Beschaffungsprozess)?

25. Welche Lagerkosten sind in der Regel fix und welche sind variabel?

• Fixe Lagerkosten z. B. Miete/Pacht, Abschreibungen, Gebäudeversicherung

• Variable Lagerkosten sind von der Menge der gelagerten Waren abhängig, z. B. Energiekosten, Förderkosten, Lagerzinsen, Schwund/Leckage, Hilfsmittel.

26. Wie unterscheiden sich der Lagerkosten- und der Lagerhaltungskostensatz?

$$Lagerkostensatz = \frac{Lagerkosten}{durchschnittlicher\; Lagerbestandswert} \cdot 100$$

$$Lagerhaltungskosten = Lagerkosten + Zinskosten$$

$$Lagerhaltungskosten = ø\; im\; Lager\; gebundenes\; Kapital \cdot Lagerhaltungskostensatz$$

$$Lagerhaltungskosten = ø\; Lagerbestand\; (Menge) \cdot Einstandspreis \cdot Lagerhaltungskostensatz$$

$$Lagerhaltungskostensatz = Zinssatz\; des\; im\; Lager\; gebundenen\; Vorratskapitals + Lagerkostensatz$$

Bei der Berechnung des Lagerzinssatzes ist der Kapitalmarktzins auf die Dauer der Kapitalbindung, d. h. auf die Lagerdauer zu beziehen:

$$Lagerzinssatz = \frac{Kapitalmarktzinssatz \cdot durchschnittliche\; Lagerdauer}{360}$$

$$Lagerzinsen = \frac{durchschnittlicher\; Lagerbestand \cdot Lagerzinssatz}{100}$$

Näherungsweise können die Lagerhaltungskosten auch ermittelt werden:

$$Lagerhaltungskosten = durchschnittlicher\; Lagerbestand \cdot Lagerhaltungskosten\; je\; Stück$$

Das durchschnittlich im Lager gebundene Kapital kann näherungsweise berechnet werden:

$$Durchschnittlich\; im\; Lager\; gebundenes\; Kapital = \frac{Lagerbestand}{2} \cdot Einstandspreis\; pro\; Stück$$

27. Welche Kennzahlen der Lagerhaltung gibt es weiterhin?

Kennzahlen der Lagerhaltung sind z. B.:

$$Flächennutzungsgrad = \frac{genutzte\; Lagerfläche}{vorhandene\; Lagerfläche}$$

$$Raumnutzungsgrad = \frac{genutzter\; Lagerraum}{vorhandener\; Lagerraum}$$

$$Höhennutzungsgrad = \frac{genutzte\; Lagerhöhe}{vorhandene\; Lagerhöhe}$$

$$Nutzungsgrad\; der\; Lagertransportmöglichkeit = \frac{transportierte\; Menge}{Transportkapazität}$$

$$Einsatzgrad = \frac{Einsatzzeit}{Arbeitszeit}$$

$$Ausfallgrad = \frac{Stillstandszeit}{Einsatzzeit}$$

$$Durchschnittlicher\; Lagerbestand = \frac{Anfangsbestand + Endbestand}{2}$$

$$Durchschnittlicher\; Lagerbestand = \frac{Jahresanfangsbestand + 12 Monatsendbestände}{13}$$

$$Durchschnittlicher\; Lagerbestand = \frac{optimale\; Bestellmenge}{2} + Sicherheitsbestand$$

$$Durchschnittsbestand/Tag = \frac{Summe\; der\; Tagesbestände}{Anzahl\; der\; Tage}$$

$$Umschlagshäufigkeit\; auf\; Mengenbasis = \frac{Jahresverbrauch}{durchschnittlicher\; Lagerbestand\; (in\; Stk.)}$$

$$Umschlagshäufigkeit\; auf\; Wertbasis = \frac{Jahresverbrauch}{durchschnittlicher\; Lagerbestand\; (zu\; EP\; in\; €)}$$

$$Durchschnittliche\; Lagerdauer = \frac{360\; (Tage)}{Umschlagshäufigkeit}$$

$$Sicherheitskoeffizient = \frac{Sicherheitsbestand}{durchschnittlicher\; Bestand}$$

$$Lagerreichweite = \frac{durchschnittlicher\; Lagerbestand}{durchschnittlicher\; Bedarf}$$

$$Lagerbestand\; in\; \%\; des\; Umsatzes = \frac{Lagerbestand}{Umsatz} \cdot 100$$

$$Materialumschlag = \frac{Materialverbrauch}{durchschnittlicher\; Materialbestand} \cdot 100$$

28. Mit welchen Maßnahmen lassen sich die Lagerkosten senken?

Beispiele:

• Umschlaghäufigkeit erhöhen

• Sortiment bereinigen

• Bestand reduzieren

• Beschaffungsverfahren ändern

• Bildung von Einheiten.

29. Wie wird der Einstandspreis berechnet?