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Zunächst sind einige Begriffe zu klären, nämlich

Merke

Auszahlungen sind Abgänge liquider Mittel, also von Bargeld und Sichtguthaben, pro Periode. 

Sie mindern damit den Kassenbestand. Angesprochen ist die Ebene der Investitions-, Finanz- und Liquiditätsplanung.

Merke

Unter Ausgaben versteht man den Wert aller zugegangenen Güter und Dienstleistungen pro Periode und also den Beschaffungswert.

Zu einer sprachlichen Feinheit.

Methode

Das Wort zugegangen stiftet oftmals Verwirrung bei Einsteigern in die Kostenrechnung. Und doch ist es richtig: nur wenn Güter zugehen, geht Geld irgendwann raus. Deshalb der Name Ausgabe.

Man redet bei Ausgaben über die Ebene des Geldvermögens.

Auszahlungen und Ausgaben unterscheiden sich nur in der zeitlichen Komponente, also in Kreditvorgängen. Wenn Geld das Unternehmen verlässt, bevor das Gut zugeht (Auszahlung, aber keine Ausgabe) bzw. wenn das Gut bereits zugegangen ist, das Geld die Unternehmung aber noch nicht verlassen hat (Ausgaben, aber keine Auszahlung), also beim Zieleinkauf, stimmen Ausgaben und Auszahlungen nicht überein.

Die nächste Stufe betrifft die Aufwendungen.

Merke

 Es handelt sich bei Aufwendungen um den Wert aller verbrauchten Güter und Dienstleistungen.

Ausgaben und Aufwendungen auseinanderzuhalten ist leichter als man denkt.

Methode

Der Unterschied zwischen Ausgaben und Aufwendungen ist sehr leicht zu merken, denn er spiegelt sich in einer einzigen Stelle wider: zugegangen versus verbraucht.

Daher ist es auch klar, dass der Unterschied zwischen Ausgaben und Aufwendungen allein in Lagerbewegungen liegt: wenn ein Gut zugeht, aber noch nicht verbraucht wurde, handelt sich um eine Ausgabe, aber nicht um eine Aufwendung (Bewegung auf Lager).

Wird dagegen ein Gut vom Lager genommen und verbraucht, so erfolgt der Zugang mindestens eine Periode früher als der Verbrauch. Es liegt eine Aufwendung, aber keine Ausgabe vor.

Methode

Zum leichteren Merken etwas schärfer formuliert: etwas, das verbraucht wird (Aufwendung), aber nicht zugegangen ist (keine Ausgabe), muss also in der Vergangenheit zugegangen sein. Deshalb die Lagerentnahme als Grund.

Angesprochen ist bei Aufwendungen die Ebene der Finanzbuchhaltung, also der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Erst jetzt kommen die Kosten ins Spiel. 

Merke

Kosten bezeichnen den Wert aller verbrauchten Güter und Dienstleistungen pro Periode und zwar für die Erstellung der eigentlichen (typischen) betrieblichen Leistungen.

Kosten liegen vor, wenn die Aufwendungen

  • betriebszweckbezogen,

  • periodenrichtig und

  • nicht außerordentlich sind.

Beispiel

Eine nicht betriebszweckbezogene Aufwendung liegt vor, wenn ein Industrieunternehmen eine Spende für karikative Zwecke leistet. Der Betriebszweck wird höchstens sehr indirekt gefördert, wenn und weil diese Spende aus Imagegründen erfolgt.

Methode

Vorsicht ist hier geboten, denn eine Spende für karikative Zwecke gehört nicht immer zu den nicht betriebszweckbezogenen Größen. Als Beispiel sei hier die Organisation einer Kirche erwähnt, zu deren Betriebszweck es sehr wohl gehört, Spenden zu verwalten.

Wenn eine Aufwendung nicht betriebszweckbezogen oder periodenfremd oder außerordentlich ist, so handelt es sich nicht um Kosten, sondern vielmehr um neutrale Aufwendungen. Wenn hingegen die Aufwendungen alle drei Eigenschaften erfüllen, also betriebszweckbezogen, periodenrichtig und nicht außerordentlich sind, so handelt sich bei den Aufwendungen um sog. Grundkosten.

Beispiel

Die Gewerbesteuer-Nachzahlung ist periodenfremd (= nicht periodenrichtig), weil sie für eine andere Periode geleistet wird.

Was sind aber nun außerordentliche Aufwendungen?

Beispiel

 Eine außerordentliche Aufwendung könnte sein:

  • Katastrophenschaden,

  • Spekulationsverluste,

  • Verkauf eines Vermögensgegenstandes unter Buchwert.

Das folgende Bild (vgl. Haberstock, Kostenrechnung I) wiederholt nochmals die Unterscheidung zwischen Aufwendungen, neutralen Aufwendungen und Grundkosten.

Von Aufwendungen zu Grundkosten
Abb. 1: Von Aufwendungen zu Grundkosten
Man sieht, dass es sich um eine Entscheidung in Stufen handelt. Nur wenn Aufwendungen alle drei Auswahlkriterien erfüllen, also wenn sie 
- betriebszweckbezogen,
- periodenrichtig und
- nicht außerordentlich
sind, dann sind sie Grundkosten. Ansonsten handelt es sich um neutrale Aufwendungen.

Wichtig ist außerdem, dass man nicht nur Aufwendungen von Kosten unterscheidet, sondern generell Auszahlungen, Ausgaben, Aufwendungen und Kosten trennen kann. Zusammenhänge und Unterschiede zeigt die folgende Abb. 2 (vgl. Haberstock).

Fälle zu Auszahlungen, Ausgaben, Aufwendungen und Kosten
Abb. 2: Fälle zu Auszahlungen, Ausgaben, Aufwendungen und Kosten

Gehen wir die einzelnen Fälle 1 - 9 durch (siehe Abbildung 2).

Fall 1 
Auszahlungen, aber keine Ausgaben, liegen vor, wenn Geld zwar bezahlt wird, aber das Gut noch nicht zugegangen ist.
Beispiel: Anzahlung für ein Gut, das erst später geliefert wird.

Fall 2 
Wir sprechen von einer auszahlungsgleichen Ausgabe (= ausgabengleichen Auszahlung), wenn das Gut zugeht und das Geld hierfür im gleichen Moment bzw. in derselben Periode abgeht. 
Beispiel: Barkauf an der Supermarktkasse.

Fall 3 
Es handelt sich um eine Ausgabe, aber keine Auszahlung, wenn das Gut zwar zugeht, aber das Geld hierfür noch nicht abgeht. 
Beispiel: Kauf auf Ziel.

Merke

Der Unterschied zwischen der Kassenebene und der Geldvermögens­ebene (ausgedrückt durch die Fälle 1 und 3) liegt also (einzig und allein) in der Zeit.

Fall 4 
Eine Ausgabe, aber noch keine Aufwendung, liegt vor, wenn ein Gut zwar geliefert (es handelt sich also um einen Zugang von Gütern und Dienstleistungen), es aber noch nicht verbraucht wird. 
Beispiel: Zugang auf Lager.

Fall 5 
Ein Gut geht zu und wird auch in derselben Periode verbraucht. 
Beispiel: Just-in-time Lieferung
Da sich eine Periode im Regelfall aber über ein ganzes Jahr ersteckt, reicht es für den Fall 8 aus, dass das Gut im Januar geliefert und erst im Dezember verbraucht wird. Lieferung und Verbrauch liegen hier immernoch in derselben Periode – sofern diese ein Kalenderjahr beträgt.

Fall 6 
Aufwand, aber keine Ausgabe, liegt vor, wenn ein Gut verbraucht wird, es aber nicht zuging.

Frage: Wie geht denn das?
Antwort: Ein Gut wird verbraucht, geht aber nicht zu? Antwort: Die Lösung dieses Rätsels liegt darin, dass das Gut in der Vergangenheit zugegangen ist und nun verbraucht wird. Es liegt also eine Lagerentnahme vor.

Beispiel: Wie o.e., die Entnahme vom Lager.

Merke

Der Unterschied zwischen Ausgaben und Aufwendungen liegt also in den Wörtern „zugegangen“ (bei Ausgaben) und „verbraucht“ (bei Aufwendungen) begründet, also in Lagerbewegungen.

Fall 7 
Es handelt sich um Aufwendungen, aber keine Kosten, im Falle der neutralen Aufwendungen. Wenn also in der Abb. 1 die Aufwendungen nicht betriebszweckbezogen oder nicht periodenrichtig oder außerordentlich sind, dann liegt der Fall 7 vor, nämlich neutrale Aufwendungen. Die Bilder (Abb. 1 und Abb. 2) greifen also ineinander über, weil die Abb. 1 die Fälle 7 und 8 (ganz unten) beschreibt. 
Beispiel: Spende ans Rote Kreuz (neutrale Aufwendung, da nicht betriebszweckbezogen), Gewerbesteuernachzahlung (neutraler Aufwand, da nicht periodenrichtig), Brand der Lagerhalle (neutrale Aufwendung, da außerordentlich).

Fall 8 
Aufwandsgleiche Kosten (= kostengleiche Aufwendungen) liegen vor im Falle der Grundkosten, wenn also die Aufwendungen periodenrichtig, betriebszweckbezogen und nicht außerordentlich sind. 
Beispiel: Zahlung von Löhnen an Mitarbeiter.

Fall 9 
Kosten, aber keine Aufwendungen, liegen vor im Falle der Opportunitätskosten (= kalkulatorische Kosten). 
Beispiel: Kalkulatorische Miete, kalkulatorischer Unternehmerlohn.

Kalkulatorische Kosten wiederum lassen sich einteilen in Anderskosten und Zusatzkosten. Wir gehen auf sie in einem späteren Kapitel ein. Schließlich sind noch

  • Einzahlungen
  • Einnahmen
  • Erträge und
  • Betriebserträge

zu erklären.

Eine Einzahlung ist der Zugang liquider Mittel, also von Bargeld und Sichtguthaben pro Periode. Unter einer Einnahme  (= Erlös = Umsatz) versteht man hingegen den Wert aller veräußerten Leistungen pro Periode. Ertrag wiederum bezeichnet den Wert aller erbrachten Leistungen pro Periode. Im Unterschied hierzu ist Betriebsertrag der Wert aller erbrachten Leistungen pro Periode im Rahmen der eigentlichen, also typischen, betrieblichen Tätigkeit.

Video zu Einzahlungen, Einnahmen, Erträge und Betriebserträge

Video: Begriffe