Personaleinsatzplanung

01. Was ist das Ziel der Personaleinsatzplanung?

Durch die Personaleinsatzplanung ist die Personalressource (quantitativ und qualitativ) dem Arbeitsanfall (Arbeitsvolumen) anzupassen – kurz-, mittel- und langfristig:

Mit diesem Hauptziel werden folgende Unterziele verknüpft:

• Arbeits- und Gesundheitsschutz

• Ergonomie der Arbeit

• Senkung der Fluktuation

• Senkung der Fehlzeiten

• Verbesserung der Motivation.

Video: Personalbedarf ermitteln

02. Welche Teilgebiete (Arten) der Personaleinsatzplanung werden unterschieden?

03. Welche Rahmenbedingungen (Kriterien) sind bei der Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen?

04. Welche Maßnahmen/Instrumente der Personaleinsatzplanung können betrieblich genutzt werden?

Die Maßnahmen/Instrumente der Personaleinsatzplanung überschneiden sich zum Teil mit denen der Personalplanung (generell) bzw. mit denen der Personalentwicklungsplanung. Zwischen quantitativer und qualitativer Zuordnung kann nicht immer exakt getrennt werden:

05. Wie können leistungsgeminderte und leistungsgewandelte Mitarbeiter eingesetzt werden? Welche Maßnahmen sind denkbar und geeignet?

Grundsätzlich sind bei derartigen Maßnahmen die kollektivrechtlichen sowie die individualrechtlichen Bestimmungen zu beachten; denkbar sind z. B. folgende Maßnahmen:

• Anpassung des Arbeitsplatzes, z. B. bei schwerbehinderten Menschen (SGB IX)

• Veränderung des Aufgabengebietes/Reduzierung der Anforderungen – mit/ohne Entgeltminderung; ständig oder zeitlich begrenzt; Versetzung – mit/ohne Entgeltminderung

• flankierende Bildungsmaßnahmen

• Unterstützung durch den ärztlichen und den psychologischen Dienst sowie durch andere Stellen (Berufsgenossenschaft, Suchthilfe e. V.)

• Teilzeit, Altersteilzeit (TzBfG, AltTzG)

• Kuren.

06. Welche Qualifikationsmaßnahmen sind zur Wiedereingliederung erfolgversprechend – zum Beispiel nach Berufspausen und Auslandseinsätzen?

• besonders sorgfältige Einarbeitung und Einführung in das neue Aufgabengebiet

• Vermittlung fehlender Kenntnisse; Auffrischung und Aktualisierung

• Start über: Teilzeittätigkeit, in einer Projektaufgabe, Praktika

• Zuweisung eines Mentors/Tutors

• Finanzierung und/oder Freistellung für Basislehrgänge (Produktkenntnisse, PC-Kenntnisse usw.)

• Einarbeitungshilfen; Eingliederungsbeihilfen (siehe SGB III)

• Förderprogramme (betrieblich, staatlich).

Speziell für Rückkehrer aus dem Ausland, z. B.:

• frühzeitige Planung des Einsatzes

• klare und verbindliche Zusagen

• Abgleich der betrieblichen Möglichkeiten mit den Erwartungen des Mitarbeiters

• Gehaltsrahmen und Entwicklungsmöglichkeiten

• speziell: Wie können die Auslandserfahrungen für beide Seiten nutzbringend verwertet werden?

07. Welche Bedeutung hat die Einarbeitungsplanung?

Die Einarbeitungsplanung ist Teil der Personaleinsatzplanung. Nur aufgrund einer detaillierten Einarbeitung können neue Mitarbeiter den Anforderungen des Arbeitsplatzes gerecht werden. Im Einzelnen heißt das

• Kennenlernen des Unternehmens

• Einarbeitung in spezielle Aufgaben

• Kennenlernen der Mitarbeiter/Kollegen

• Vertrautheit mit Regelungen und Usancen im Unternehmen durch

  • Informationsgespräche mit Mitarbeitern

  • Teilnahme an Konferenzen und Besprechungen

  • Teilnahme an Schulungen und Trainingsmaßnahmen

  • Teilnahme an Praktika

  • Besuche in eigenen Werken, Niederlassungen, bei Kunden.

Dadurch erhält der „Neue“ die Gelegenheit, sich zügig und umfassend einzuarbeiten. Er erwirbt Sicherheit im Verhalten und die Einbindung in das soziale Gefüge („Vermittlung eines Fahrgefühls“). Eine sorgfältige Einarbeitungsplanung ist geeignet, Fluktuation und unnötige Kosten zu vermeiden.

08. Welche Vorteile bietet der Einsatz einer Qualifikationsmatrix im Rahmen der kurzfristigen Personaleinsatzplanung?

Das zur Verfügung stehende Personal ist häufig unterschiedlich qualifiziert, hat unterschiedliche Fähigkeiten, Fertigkeiten, Kenntnisse und berufliche Erfahrung. Für einen reibungslosen Arbeitsablauf sind diese Gegebenheiten zu berücksichtigen.

Bei Auftragsschwankungen oder Störungen kann es zeitweise erforderlich sein, das Personal innerhalb eines Arbeitstages/einer Schicht an unterschiedlichen Arbeitsplätzen einzusetzen. Das setzt eine entsprechende Qualifizierung geeigneter Mitarbeiter auf die möglichen Arbeitsaufgaben innerhalb des Bereiches voraus.

Eine schnelle Übersicht über den möglichen Einsatz der Mitarbeiter bietet eine Qualifikationsmatrix nach folgendem Beispiel:

Das Beispiel zeigt außerdem, dass am Arbeitsplatz drei sehr schnell ein personeller Engpass entstehen kann, da nur Herr Beckmoser in dieses Arbeitsgebiet eingewiesen ist. Eine derartige „Monopolisierung“ von Kenntnissen/Fähigkeiten ist in jedem Fall zu vermeiden. Eine entsprechende Qualifizierung eines weiteren Mitarbeiters für Arbeitsplatz drei sollte zügig eingeleitet werden (ansonsten wird „der Chef zum Springer“ – häufig geübte Praxis).

09. Welchen Einfluss haben Arbeitszeitsysteme auf den Personaleinsatz?

Arbeitszeitsysteme (auch: Arbeitszeitmodelle) sind Gestaltungsformen der betrieblichen Arbeitszeit. Traditionelle Arbeitszeitsysteme lassen sich durch fünf Merkmale charakterisieren:

• die Arbeitszeitbedingungen sind uniform (starres Arbeitszeitmuster für alle Mitarbeiter)

• gleichzeitige Anwesenheit aller Mitarbeiter

• Pünktlichkeit

• Fremdbestimmung der Arbeitszeitstruktur

• Identität von Arbeitszeit und Betriebszeit.

Die traditionellen Arbeitszeitsysteme versagen zunehmend. Die Gründe sind insbesondere:

• teilweise Mangel an Fachkräften

• Wettbewerb z. B. auf den Absatz- und Arbeitsmärkten

• zunehmende Kapitalintensität der Leistungsprozesse mit der Notwendigkeit, Betriebsnutzungszeit und Arbeitszeit der Mitarbeiter zu entkoppeln

• Wertewandel der Mitarbeiter

• demografische Faktoren.

Ein modernes Arbeitszeitmanagement muss folgende Ziele in Einklang bringen:

• Humanisierung der Arbeitsgestaltung

• Produktivitätsverbesserungen

• Entschärfen von Beschäftigungsproblemen

• Berücksichtigung der betrieblichen Erfordernisse

• Berücksichtigung der Mitarbeitererwartungen

• Berücksichtigung der Umwelt: Kunden, Lieferanten, Märkte

• Entkopplung von Arbeits- und Betriebszeit.

10. Welche grundsätzlichen Variablen (Gestaltungsmöglichkeiten) hat ein Arbeitszeitsystem? Welche Formen der Arbeitszeitflexibilisierung sind denkbar?

11. Welche Grundsätze und Regelungen sind bei der Gestaltung von Schichtplänen zu berücksichtigen?

Bei Schichtarbeit wird in aufeinander folgenden Phasen gearbeitet; je Arbeitsphase ist eine andere Belegschaft eingesetzt. Schichtarbeit ist erforderlich aufgrund der Notwendigkeit der Arbeitsbereitschaft am Markt/gegenüber dem Kunden (Ladenöffnungszeiten, Bereitschaft: Feuerwehr, Polizei, Krankenhäuser) oder aufgrund der generellen Entwicklung in der industriellen Fertigung: Kapitalintensive Anlagen sollen wirtschaftlich genutzt werden. Dies führt zu einem immer stärkeren Auseinanderdriften von individueller täglicher Arbeitszeit (i. d. R. zwischen sieben bis acht Stunden) und der Betriebsmittelnutzungszeit (in Extremen 24 Stunden). Bei der Gestaltung von Schichtplänen sind folgende Einflussfaktoren zu berücksichtigen: