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Aufgabenprioritäten festlegen

01. Welcher Unterschied besteht zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit?

  • Eine Sache ist wichtig, wenn sie für die Zielerreichung von hoher Bedeutung ist.

    Priorität

  • Eine Sache ist dringlich, wenn sie sofort erledigt werden muss.

    Fristigkeit

Beispiel

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Die Vorbereitung der Budgetbesprechung ist wichtig (hat eine hohe Bedeutung für die Zielerreichung), aber nicht dringlich (die Besprechung findet erst in drei Monaten statt).

02. Welcher Unterschied besteht zwischen Effektivität und Effizienz?

  • Effektivität → Zielbeitrag: Die richtigen Dinge tun! (Hebelwirkung)

    bezieht sich auf die Frage, welchen Beitrag eine Sache zur Erreichung der Ziele leistet.

  • Effizienz → Genauigkeit/Qualität: Die Dinge richtig tun!

    beantwortet die Frage, wie eine Sache getan wird (mit welcher Qualität, mit welchem Grad der Genauigkeit usw.).

Beispiel

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Für das Ziel „Reduzierung der Personalkosten um 20 % innerhalb der nächsten sechs Monate“ ist es effektiv, die Hauptkostenverursacher zu analysieren und hier Kostensenkungsmaßnahmen einzuleiten (große Hebelwirkung). Nicht effektiv wäre es z. B., die Sonderzahlung bei der Geburt eines Kindes aus dem Paket der Sozialleistungen zu streichen, wenn diese Position nur 4.500 € pro Jahr im gesamten Unternehmen ausmacht.

Effizient ist es, Arbeiten, die sich ständig wiederholen, mithilfe von Checklisten und EDV-Unterstützung zu lösen. Nicht effizient ist es z. B., eine Sache mit 150 %iger Genauigkeit zu erledigen, obwohl die Angelegenheit nur eine untergeordnete Bedeutung hat.

Man kann an diesen Beispielen erkennen, dass die Begriffspaare „Wichtigkeit/Dringlichkeit“ und „Effektivität/Effizienz“ in einem Zusammenhang stehen. Handlungsempfehlungen bei wichtigen und dringlichen, nicht wichtigen aber dringlichen Angelegenheiten usw. hat Eisenhower in seiner Vier-Felder-Matrix entwickelt.

03. Welche Bedeutung hat die SMART-Formel bei der Zielplanung?

Beim Zeitmanagement ist es nicht nur wichtig, Aufgaben nach Prioritäten zu unterteilen und diese mithilfe von To-do-Listen genau zu planen und abzuarbeiten. Wichtig ist auch, konkrete Ziele schriftlich zu definieren Dabei kann man sich der sogenannten SMART-Formel bedienen:

SMART-Formel
SSpezifischZiele müssen eindeutig und präzise sein.
MMessbarZiele sollten grundsätzlich immer messbar sein (Inhalt, Ausmaß, Zeitraum-/punkt), z. B. Reduzierung der Personalkosten um 20 % bis Ende nächsten Jahres.
AAktionsorientiertZiele sollten stets positiv formuliert werden (was man tun will).
RRealistischZiele müssen erreichbar sein.
TTerminierbarZiele brauchen einen Zeitplan, also einen konkreten und realistischen Termin, bis wann es erreicht werden soll.