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Führung, Personalmanagement, Kommunikation und Kooperation - Instrumente des Zeitmanagements

Kursangebot | Führung, Personalmanagement, Kommunikation und Kooperation | Instrumente des Zeitmanagements

Führung, Personalmanagement, Kommunikation und Kooperation

Instrumente des Zeitmanagements

01. Welche Techniken sind geeignet, um die Zeitverwendung durch Setzen von Prioritäten zu verbessern und wie werden sie angewendet?

TechnikenPrioritäten setzen
Eisenhower-Prinzip 
Pareto-Prinzip 
ABC-Analyse 
ALPEN-Methode 
  1. Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches, pragmatisches Hilfsmittel, um schnell Prioritäten zu setzen. Man unterscheidet bei einem Vorgang zwischen der

    • Dringlichkeit (Zeit-/Terminaspekt) und der

    • Wichtigkeit (Bedeutung der Sache)

    in den Ausprägungen „hoch“ und „niedrig“. Ergebnis ist eine Vier-Felder-Matrix, die eine einfache aber wirksame Handlungsorientierung bietet:

    Merke

    Hier klicken zum AusklappenDie Vorfahrtsregel lautet: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!
  2. Das Pareto-Prinzip (Ursache-Wirkungs-Diagramm)
    (benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto, 1848 - 1923) besagt, dass wichtige Dinge normalerweise einen kleinen Anteil innerhalb einer Gesamtmenge ausmachen. Diese Regel hat sich in den verschiedensten Lebensbereichen als sog. 80 : 20-Regel bestätigt:

    • 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.

    • 20 % der Fehler bringen 80 % des Ausschusses.

    Überträgt man diese Regel auf die persönliche Arbeitssituation, so heißt das: 20 % der Arbeitsenergie bringen (bereits) 80 % des Arbeitsergebnisses bzw. die restlichen 80 % bringen nur noch 20 % der Gesamtleistung.

  3. ABC-Analyse:
    Das Pareto-Prinzip ist ein relativ grobes Verfahren zur Strukturierung der Aufgaben nach dem Kriterium „Wichtigkeit“. Der ABC-Analyse liegt die Erfahrung zugrunde, dass

    15 %aller Aufgaben65 %zur Zielerreichung beitragen
    20 %aller Aufgaben (nur)20 %zur Zielerreichung beitragen und
    65 %aller Aufgaben (nur)15 %zur Zielerreichung beitragen.

    Kriterien für A-Aufgaben sind z. B.:

    • Welche Aufgaben leisten den größten Zielbeitrag?

    • Welche Einzelaufgaben können gleichzeitig mit anderen gelöst werden (Synergieeffekt)?

    • Welche Aufgaben sichern langfristig den größten Nutzen?

    • Welche Aufgaben bringen im Fall der Nichterledigung den größten Ärger/Schaden („Engpass-Prinzip“)?

    Vgl. zur ABC-Analyse: Ermitteln des Bedarfs an Güter und Dienstleistungen

  4. Die ALPEN-Methode ist eine weitere Technik, um mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen:

    A ufgaben zusammenstellen

    L änge der Zeiten schätzen

    P ufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren

    E ntscheidungen für Prioritäten treffen und

    N otizen in ein Planungsinstrument übertragen.