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Instrumente des Zeitmanagements

01. Welche Techniken sind geeignet, um die Zeitverwendung durch Setzen von Prioritäten zu verbessern und wie werden sie angewendet?

TechnikenPrioritäten setzen
Eisenhower-Prinzip 
Pareto-Prinzip 
ABC-Analyse 
ALPEN-Methode 
  1. Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches, pragmatisches Hilfsmittel, um schnell Prioritäten zu setzen. Man unterscheidet bei einem Vorgang zwischen der

    • Dringlichkeit (Zeit-/Terminaspekt) und der

    • Wichtigkeit (Bedeutung der Sache)

    in den Ausprägungen „hoch“ und „niedrig“. Ergebnis ist eine Vier-Felder-Matrix, die eine einfache aber wirksame Handlungsorientierung bietet:

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    Die Vorfahrtsregel lautet: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

  2. Das Pareto-Prinzip (Ursache-Wirkungs-Diagramm)
    (benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto, 1848 - 1923) besagt, dass wichtige Dinge normalerweise einen kleinen Anteil innerhalb einer Gesamtmenge ausmachen. Diese Regel hat sich in den verschiedensten Lebensbereichen als sog. 80 : 20-Regel bestätigt:

    • 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.

    • 20 % der Fehler bringen 80 % des Ausschusses.

    Überträgt man diese Regel auf die persönliche Arbeitssituation, so heißt das: 20 % der Arbeitsenergie bringen (bereits) 80 % des Arbeitsergebnisses bzw. die restlichen 80 % bringen nur noch 20 % der Gesamtleistung.

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  3. ABC-Analyse:
    Das Pareto-Prinzip ist ein relativ grobes Verfahren zur Strukturierung der Aufgaben nach dem Kriterium „Wichtigkeit“. Der ABC-Analyse liegt die Erfahrung zugrunde, dass

    15 %aller Aufgaben65 %zur Zielerreichung beitragen
    20 %aller Aufgaben (nur)20 %zur Zielerreichung beitragen und
    65 %aller Aufgaben (nur)15 %zur Zielerreichung beitragen.

    Kriterien für A-Aufgaben sind z. B.:

    • Welche Aufgaben leisten den größten Zielbeitrag?

    • Welche Einzelaufgaben können gleichzeitig mit anderen gelöst werden (Synergieeffekt)?

    • Welche Aufgaben sichern langfristig den größten Nutzen?

    • Welche Aufgaben bringen im Fall der Nichterledigung den größten Ärger/Schaden („Engpass-Prinzip“)?

    Vgl. zur ABC-Analyse: Aufgabenteil, >> 4.1 Ermitteln des Bedarfs an Güter und Dienstleistungen

  4. Die ALPEN-Methode ist eine weitere Technik, um mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen:

    A ufgaben zusammenstellen

    L änge der Zeiten schätzen

    P ufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren

    E ntscheidungen für Prioritäten treffen und

    N otizen in ein Planungsinstrument übertragen.