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01. Welche Funktionen soll Projektmanagement erfüllen?

Mit Projektmanagement – als neuer Technik der Innenorganisation – sind insbesondere folgende Funktionen verbunden:

  • geplanter Wandel

  • steigende Produktivität

  • erhöhte Flexibilität

  • Impulse geben

  • Prozesse der Zukunftssicherung gestalten

  • Krisenresistenz.

Vgl. dazu:>> 2.1.4 Führungsmethoden und Führungsstile

02. Welche zwei Hauptziele hat Projektmanagement zu erfüllen?

Die Ziele von Projektmanagement heißen immer:

  • Erfüllung des Sachziels (Projektauftrag; quantitativ, qualitativ)

  • Einhaltung der Budgetgrößen (Termine, Kosten).

03. Durch welche Merkmale ist ein Projekt bestimmt?

  • Projekte sind kurzlebige, zeitlich terminierte Aufgabenkomplexe, an denen Experten aus verschiedenen Fachbereichen und Hierarchiestufen arbeiten. Management umfasst alle planenden, organisierenden, steuernden, kontrollierenden und sanktionierenden Tätigkeiten zur Auftragserfüllung.

  • Projektmanagement ist die überlebensnotwendige Kunst, all die Aufgaben zu lösen, die den Leistungsrahmen der klassischen Organisationsformen übersteigen. Projektmanagement dient daher vorrangig der Aufgabe, trotz gegebener Organisationsstruktur die unternehmerische Flexibilität und Zukunftssicherung zu erhalten.

    In der Literatur werden vor allem folgende Merkmale hervorgehoben:

    Merkmale des Projekts:

    • zeitliche Befristung

    • Zielvorgabe

    • relative Neuartigkeit

    • Komplexität

    • Unsicherheit/Risiko

    • abgestimmte Organisation

    • begrenzte Ressourcen

04. Wie erfolgt die Projektbestimmung durch Zielvorgaben?

Projekte haben eigenständige Zielsetzungen. Die Ziele liefern die Richtung für die Planung des Projekts, geben Orientierung für die Steuerung und liefern den Maßstab für die Kontrolle.

  • Man unterscheidet vier Zielfelder; sie konkurrieren miteinander:

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  • Ziele können ihre Funktion nur erfüllen, wenn sie operationalisiert, d. h. messbar, sind. Messbar bedeutet, dass das Ziel hinsichtlich Inhalt, Ausmaß und Zeitaspekt eindeutig beschrieben ist.

    Beispiel

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    Falsch:Das Ziel „Die Kosten in der Montage müssen deutlich gesenkt werden“ ist nicht operationalisiert. Was heißt „deutlich“? „Bis wann?“
    Richtig:Die KostenZielinhalt
     müssen innerhalb von sechs MonatenZeitaspekt
     um 15 % gesenkt werden.Ausmaß

05. Wie wird eine Projektgruppe richtig besetzt?

Die Ziele von Projektmanagement sind immer:

  • Erfüllung des Sachziels: Der Projektauftrag muss quantitativ und qualitativ erfüllt werden.

  • Einhaltung der Budgetgrößen: Termine und Kosten.

Eine der Voraussetzungen zur Realisierung der Projektziele ist die richtige Besetzung der Projektgruppe (synonym: Projektteam). Dies bedeutet, dass folgende Aspekte bei der Bildung der Projektgruppe geprüft werden müssen:

  1. Hinsichtlich der Zielvorgabe:
    In der Projektgruppe müssen die Fachbereiche vertreten sein, deren Kompetenz gefordert ist. Die Bedeutung des Projektziels entscheidet u. a. darüber, in welcher Form das Projektteam in die Organisation eingebunden ist und ob die Mitglieder für die Arbeit im Projekt freigestellt sind oder nicht.

  2. In personeller Hinsicht:

    • Anzahl der Mitglieder?
      Bei großen, komplexen Projekten sind ggf. ein Kernteam (vier bis sieben Mitglieder), spezielle Fachteams und/oder Ad-hoc-Teams (fallweise Inanspruchnahme) zu bilden.

    • Freistellung der Mitglieder oder nicht?

    • Erforderliche Fach-, Methoden- und Sozialkompetenz vorhanden?

  3. In sachlicher Hinsicht:

    • Sind die entsprechenden betrieblichen Funktionen vertreten, deren

      • Kompetenz benötigt wird (Experten)?

      • Entscheidung benötigt wird (Leiter)?

      • Bereich von Veränderungen betroffen ist?

    • Sind Mentoren und Machtpromotor erforderlich?

    • Verfügt das Projektteam über ausreichende Befugnisse?

  4. In finanzieller Hinsicht:

    • Ist die Gruppe mit finanziellen Mitteln angemessen ausgestattet?

    • Mittel zur Fremdvergabe? Reisekosten? Beschaffung von Sachmitteln? usw.

  5. In zeitlicher Hinsicht:
    Stehen Projektaufwand und -komplexität in ausgewogenem Verhältnis zur Kapazität des Projektteams?

06. Wie kann Projektmanagement in die Aufbaustruktur integriert werden?

Hier ist die Aufgabe zu lösen: „Wer macht was und ist wofür verantwortlich?“, d. h. es ist eine zeitlich befristete und der Aufgabe/Zielsetzung angemessene Organisation von Projektmanagement zu schaffen. Für die organisatorische Eingliederung des Projektmanagers kommen in der Praxis drei grundsätzliche Formen infrage:

Organisatorische Eingliederung des ProjektmanagersFunktion des ProjektmanagersForm des ProjektmanagementsFunktion der Linie
StabInformation, BeratungEinflussProjektmanagementEntscheidung
MatrixProjektverantwortungMatrix-Projektmanagementdisziplinarische Weisungsbefugnis
LinieEntscheidung (Vollkompetenz)reines ProjektmanagementInformation, Beratung
  • Einfluss-Projektmanagement: Der Projektmanager hat gegenüber der Linie (nur) eine beratende Funktion. Die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis verbleibt bei den Linienmanagern (Materialwirtschaft, Produktion usw.).

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  • Reines Projektmanagement: Das „Reine Projektmanagement“ ist der Gegenpol zum „Einfluss-Projektmanagement“: Der Projektmanager hat volle Kompetenz in allen Sach- und Ressourcenfragen im Rahmen des Projektmanagements und kann die Realisierung von Projektzielen ggf. auch gegen den Willen der Linienmanager durchsetzen. Dies betrifft auch den Zugriff auf Personalressourcen der Linie.

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  • Matrix-Projektmanagement: Dies ist eine Mischform aus „Einfluss-Projektmanagement“ und „Reinem Projektmanagement“: Der Projektleiter hat die volle Kompetenz in allen Fragen, die das Projekt betreffen (Kosten, Termine, Sachziele). Die Linienmanager haben die volle Kompetenz bezogen auf ihren Verantwortungsbereich (z. B. Weisungsbefugnis). Kennzeichnend für die Matrix-Organisation ist der „Einigungszwang“: Projektmanager und Linienmanager müssen sich einigen bei der Lösung des Projektauftrages.

Beispiel

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Im vorliegenden Fall (s. Abb.) gehören Mitarbeiter der Abteilung V1, M1 und MW3 zum Projektteam. Über die Präsenz dieser Mitarbeiter in Teamsitzungen kann nicht allein der Projektleiter entscheiden, er muss sich mit dem jeweiligen Leiter von MW3, M1 bzw. V1 verständigen.

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