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Kurspaket für Handelsfachwirte - Projektablauf

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Kurspaket für Handelsfachwirte

Projektablauf

01. Was ist bei der Ablauforganisation von Projekten zu berücksichtigen?

Die Kernfragen lauten hier:

  • Was ist wie zu regeln?

  • Wie ist vorzugehen?

  • Welche Teilziele werden abgesteckt?

usw., d. h. es ist der technisch und wirtschaftlich geeignete Projektablauf festzulegen. Dabei sind zwei grundsätzliche Formen denkbar:

a)

Sequenzielle Ablaufgestaltung:

Teilprojekte bzw. Arbeitspakete werden nacheinander, schrittweise abgearbeitet.

Beurteilung: zeitaufwendig, aber sicherer.

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b)

Parallele (simultane) Ablaufgestaltung:

Teilprojekte bzw. Arbeitspakete werden ganz oder teilweise gleichzeitig abgearbeitet.

Beurteilung: schneller Projektfortschritt, aber ggf. Risiken bei der Zusammenführung von Teillösungen zur Gesamtlösung.

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02. In welche Haupt- und Teilphasen lässt sich Projektmanagement strukturieren?

Die Phasen des Projektmanagement folgen grundsätzlich der Logik des Management-Regelkreises (Ziele setzen → planen → organisieren → realisieren → kontrollieren). Die neuere Fachliteratur unterscheidet im Detail zwischen drei bis sieben Phasen (je nach Detaillierungsgrad), wobei die Unterschiede nicht grundlegend sind. Es gibt jedoch noch keine einheitliche Terminologie. Die nachfolgende Darstellung unterscheidet drei Hauptphasen:

  1. Projekte auswählen

  2. Projekte lenken

  3. Projekte abschließen.

Hinter diesen Hauptphasen verbergen sich folgende Teilpläne und -aktivitäten (Gesamtübersicht des Phasenmodells):

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03. Was versteht man unter dem „Problemlösungszyklus“?

Der Problemlösungszyklus ist die Schrittfolge zur Realisierung der Ziele je Projektphase; er ist also ein sich mehrfach wiederholender Prozess je Phase.

Man kann das Phasenmodell des Projektmanagements auch bezeichnen als „Regelkreis im Großen“ und den Problemlösungszyklus als „Regelkreis im Kleinen“.

Man unterscheidet fünf Schrittfolgen im Problemlösungszyklus:

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Zusammenfassung:
Die systematische Vorgehensweise bei der Projektbearbeitung wird also durch folgende Prinzipien gestaltet:

  1. Strukturierung der Projektbearbeitung in Phasen (Phasenmodell).

  2. Schritt für Schritt vorgehen, vom Ganzen zum Einzelnen, vom Groben zum Detail.

  3. Je Phase wiederholt sich der Kreislauf der Problemlösung (Problemlösungszyklus).

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04. Wie muss der Projektauftrag formuliert sein?

Bei der Formulierung des Projektauftrages sind insbesondere folgende Inhalte zu berücksichtigen:

  • Projektleiter benennen.

  • Budget festlegen.

  • Die zu erbringende Leistung (Zielsetzung und Aufgaben) ist genau zu bezeichnen.

  • Als Auftraggeber ist in jedem Fall ein Machtpromotor (ein Mitglied der Unternehmensleitung) namentlich anzuführen.

  • Die Gesamtdauer des Projektes ist zu begrenzen.

  • Die Befugnisse sind zu klären: Rolle des Projektmanagers, Rolle der unterstützenden Fachbereiche; eventuell Einsatz eines Projektsteuerungs- und -koordinierungsgremiums, das den Projektleiter vom Dokumentations- und Informationssuchaufwand freihält.

05. Was sind Meilensteine?

Über Meilensteine werden wichtige Zeiträume und Zeitpunkte (zentrale Etappen des Projekts) auf Basis der Zeitanschläge in der Vorbereitungsphase geplant und deren Realisierung in der Durchführungsphase kontrolliert. Zum anderen sind Meilensteine auch Stellen eines Projekts, die besonders beachtet werden müssen (sie sind kritisch; „hier kann etwas schief gehen“).

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06. Welche Bedeutung haben die Projektteamsitzungen und welche Regeln sollten gelten?

  • Die Federführung der Teamsitzungen liegt beim Projektleiter. Er wird die Terminplanung mit den Teammitglieder abstimmen. Zur Vorbereitung wird er den geeigneten Sitzungsraum reservieren, ein Sitzungsprogramm mit der Einladung erarbeiten und die notwendigen Medien bereitstellen. Die rechtzeitige Einladung enthält alle Teilnehmer sowie alle TOPs (Tagesordnungspunkte). Dabei ist die erste Sitzung von besonderer Bedeutung (Kennenlernen, Erläuterung des Projekts, der Projektziele, Struktur für die folgenden Sitzungen, Regeln).

  • In der ersten Teamsitzung werden die Spielregeln für die Kommunikation diskutiert und verabschiedet, z. B.:

    • Sitzungstermine werden eingehalten.

    • Jeder Teilnehmer führt abwechselnd das Protokoll (außer Projektleiter).

    • Jeder bringt sich ein (Mitspracherecht und -pflicht). Störungen haben Vorrang.

    • Wenn ein Teilnehmer zu lange redet, kann die „Rote Karte“ gezeigt werden.

    • Keine Killerphrasen. Kritik in der Ich-Botschaft.

    • Der Projektleiter moderiert. Er entscheidet in Patt-Situationen.

07. Welchen Inhalt haben die einzelnen Teilpläne der Projektplanung?

  • Zu Beginn eines Projektes wird der Projektstrukturplan (PSP) erstellt; er legt

    • Teilprojekte

    • Arbeitspakete und

    • Vorgänge inkl. der Leistungsbeschreibungen

    fest und ist somit der Kern eines jeden Projektes.

    Inhaltlich kann der Projektstrukturplan funktionsorientiert, erzeugnis(objekt)orientiert oder gemischt-orientiert sein. Der Projektstrukturplan ist an unterschiedlichen Stellen unterschiedlich tief gegliedert. Kriterien für die Detaillierung können sein:

    • Dauer

    • Kosten

    • Komplexität

    • Überschaubarkeit des Ablaufs

    • Risiko

    • organisatorische Einbettung.

    Schematischer Aufbau eines Projektstrukturplanes:

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  • Der Projektablaufplan (PAP) legt die logische Reihenfolge der Bearbeitung fest, z. B.:

    • Welche Arbeitspakete können parallel und welche sequenziell bearbeitet werden?

    • Wie ist der Zeitbedarf pro Arbeitspaket?

    • Welche Ressourcen werden pro Arbeitspaket benötigt?

  • Der Projektterminplan (PTP)

    • legt die Anfangs- und Endtermine einzelner Teilprojekte und Arbeitspakete fest

    • und benennt die Verantwortlichen und Beteiligten.

    Als Hilfsmittel werden Terminlisten, Balkendiagramme oder Netzpläne eingesetzt.

  • Die Planung der Projektkapazitäten (PKP) wird auch als Ressourcenplanung bezeichnet und enthält Schätzungen über die benötigten Ressourcen:

    • Qualifikation und Anzahl der Projektteam-Mitglieder

    • Dauer der Strukturelemente

    • Budget

    • Einsatzmittel (Materialien, Anlagen, EDV-Unterstützung)

    • Informationen

    • Räume.

  • Grundlage der Gesamtkostenplanung ist die vorausgegangene Planung der Kapazitäten und der Einzelkosten pro Arbeitspaket. Die Hauptprobleme, die bei dieser Planung auftreten können, sind:

    • Zuordnung der Kosten auf die Vorgänge (Einzelkosten/Gemeinkosten)

    • Erfassungs- und Pflegeaufwand

    • unvollständige Kosten-Informationen

    • Kalkulationen unter Unsicherheit

    • Auswirkungen von Soll-Ist-Abweichungen

    • Erfassung von Änderungsaufträgen während der Projektrealisierung.

  • Projektqualitätsplanung (PQP):

    Projektmanagement kann nur dann die angestrebten Leistungen erbringen, wenn Mengen und Qualitäten der einzelnen Arbeitspakete geplant, kontrolliert und gesichert werden. Qualitätsstandards müssen also soweit wie möglich messbar beschrieben werden. Dazu verwendet man z. B. DIN-Normen oder Lieferantenbewertungen (Pflichtenhefte).

08. Welche Funktion hat die Projektsteuerung?

Der Oberbegriff ist Projektlenkung. Er umfasst den Regelkreis der Projektplanung, -durchführung/steuerung und -kontrolle als permanenten Soll-Ist-Vergleich.

  • Das Planungs-Soll ist die Ausgangsbasis der Projektdurchführung und -überwachung.

  • Bei der Durchführung wird periodisch ein Ist realisiert. Die Projektüberwachung gleicht ab, ob der Istzustand bereits den Sollzustand erfüllt.

  • Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine Abweichungsinformation an die Projektsteuerung (ggf. ein besonderes Gremium im Betrieb). Hier wird entschieden, ob die Abweichung durch weitere Maßnahmenbündel behoben werden kann oder ein Änderungsauftrag an die Projektplanung geleitet wird.

  • Änderungsaufträge an die Projektplanung beinhalten ein erhebliches Risiko für das Gesamtprojekt (Realisierung von Teilplanungen, Gesamtkosten, Abschlusstermin).

Die nachfolgende Abbildung zeigt schematisch den dynamischen Zusammenhang von Projektplanung, -durchführung, -überwachung und -steuerung:

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09. Was ist Multiprojektmanagement (MPM)?

  • Begriff:
    Multiprojektmanagement (auch: Programmmanagement = Bündel von Projekten mit gleicher Zielsetzung) ist die gleichzeitige Planung, Steuerung und Überwachung mehrerer (untereinander abhängiger) Projekte.

  • Aufgaben:
    Beim Multiprojektmanagement sind strategische und operative Aufgaben zu lösen:

    • Strategische Aufgaben:

      • Auswahl der „richtigen“ Projekte,
        z. B. aufgrund von Nutzen- und/oder Risikoanalysen, Bedeutung/Dringlichkeit (Y Anlegen eines Projektportfolios)

      • Zuweisung von Prioritäten an die Einzelprojekte.

    • Operative Aufgaben:

      • Übergreifende Planung und Steuerung der Termine und Kapazitäten, z. B. Festlegung von Regelungen für Terminkollisionen und beim Zugriff mehrerer Projekte auf gleiche Ressourcen)

      • Standardisierung von Planungsmethoden, Abläufen und Dokumentationen

      • Wissensmanagement: Übertragung und Vernetzung von Erfahrungen/Ergebnissen der Einzelprojekte (Synergie)

      • projektübergreifendes Berichtswesen

      • einheitliches Projektcontrolling

      • einheitliche Qualitätssicherung.