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Präsentation

01. Was ist Ziel der Präsentation?

Präsentieren heißt, eine Idee zu verkaufen. Der Begriff „Idee“ ist dabei gleichbedeutend mit „Konzept, Angebot, Entwurf, Vorschlag“ usw.

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  • Jede Idee muss präsentiert werden, wenn der Urheber seine Idee auch realisieren will.

  • Präsentieren ist also nicht nur: Weitergabe von Informationen.

  • Präsentieren ist: Andere für seine Ideen begeistern.

Der Präsentator hat immer zwei Ziele:

  • Sachliche Präsentations-Ziele:

    • Die anderen sollen verstehen, welchen Nutzen seine Idee für potenzielle Interessenten und für sie selbst hat.

    • Die Zuhörer sollen seine Idee akzeptieren.

    • Die Adressaten der Präsentation sollen sich für seine Idee entscheiden.

  • Persönliche Präsentations-Ziele:

    • Der Präsentator will Anerkennung als Fachmann.

    • Der Präsentator will Bestätigung als Mensch.

Gerade die persönlichen Wirkungsmittel sind mitbestimmend für den Präsentationserfolg (Persönlichkeit, Stimme, Sprache, Gestik/Mimik, Gliederung, Anfang und Schluss, Zeitmanagement). Jeder, der eine Idee präsentiert, präsentiert auch sich selbst. Eine noch so gute Präsentationstechnik hilft nicht, wenn die Zuhörer unterschwellig spüren, dass man nicht hinter seiner Idee steht.

02. Welche Voraussetzungen müssen für eine erfolgreiche Präsentation erfüllt sein?

Eine Präsentation wird dann erfolgreich sein, wenn der Präsentator folgende Voraussetzungen sicherstellt:

  1. Adressatenanalyse:
    Wen habe ich vor mir? Auf welchem Niveau kann ich präsentieren? Welche Zeit habe ich zur Verfügung?

  2. Fachlich gut vorbereitet sein:
    Stichwortmanuskript o. k.? Raum und Medien vorbereitet? Funktioniert die Technik?

  3. Mental gut vorbereitet sein:
    ausgeschlafen, positive Stimmung, munter, agil, innerlich „aufgeräumt“.

  4. In der Präsentationstechnik geübt sein:
    Vorher: üben, üben, … Helfer suchen! (Kollegen, Familie); Vortragsweise, Wortwahl.

  5. Visualisierungsmittel vorbereiten:
    Overheadprojektor/Folien, Flipchart, Wandtafel, Pinnwand.

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Eine Präsentation ohne Visualisierung ist keine Präsentation!

03. Welche Gestaltungselemente können bei einer Präsentation eingesetzt werden? Was ist jeweils zu beachten?

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04. Wie lassen sich statistische Ergebnisse grafisch darstellen?

Die grafische Darstellung statistischer Ergebnisse ist mithilfe von

  • Strecken und Kurven (z. B. Linien-, Stab- bzw. Säulendiagramme)

  • Flächen (z. B. Kreisdiagramme, Struktogramme)

  • Dreidimensionalen Gebilden

  • Kartogrammen oder

  • Bildstatistiken

möglich.

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Beispiel: Kreisdiagramm
Vergleich mit explodiertem Segment

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Beispiel: Struktogramm
Vergleich, mit Legende, mit Normierung auf 100 %, 3-D-Darstellung

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05. Welche Einzelaspekte sind bei der Erstellung von Diagrammen zu beachten?

  1. Für die Ordinate (Senkrechte; y-Achse) und die Abszisse (Waagerechte; x-Achse) ist ein geeigneter Maßstab auswählen, sodass die grafische Darstellung die Entwicklung in der Realität widerspiegelt.

  2. Jede Achse ist zu bezeichnen.

  3. Jedes Diagramm hat eine Überschrift und ggf. einen Quellenhinweis (z. B.: Darstellung nach betriebsinternen Daten der Kostenrechnung).

  4. Bei Konzeptarbeiten empfiehlt es sich, die Abbildungen zu nummerieren.

06. Welche Einzelaspekte sind bei der Vorbereitung der Präsentation zu berücksichtigen?

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Ziel der Präsentation:
Die exakte, möglichst messbare Zielformulierung ist eigentlich eine Banalität; trotzdem wird sie häufig vernachlässigt. Hilfreich sind folgende Schlüsselfragen:

  • Was soll das Resultat der Präsentation sein?

  • Was sollen die Teilnehmer anschließend denken und/oder tun?

  • Worüber soll informiert werden?

  • Welcher Nutzen soll angeboten werden?

Adressatenanalyse
Hilfreich ist die „SIE-Formel“:
  • Wieviel Personen? Welches Alter? Welches Geschlecht?
  • Was erwarten die Zuhörer? Welche Einstellungen bringen Sie mit? Gemeinsamkeiten und Interessen?
  • Bildung? Ausbildung? Beruf? Vorwissen? Welche Medien passen?
S= Situation
I= Interesse
E= Eigenschaften
Inhaltliche Vorbereitung der Präsentation
Die Stoffauswahl, die Bewertung und die Verdichtung einzelner Themenpunkte erfolgt in Verbindung mit der Zielsetzung und der Adressatenanalyse. Empfehlungen dazu: Der Stoffinhalt und -umfang lässt sich über die „SAGE-FORMEL“ gestalten:S= Sammeln
A= Auswählen
G= Gewichten
E= Einteilen
Die nächste Fragestellung, die innerhalb der Vorbereitung zu bearbeiten ist, heißt: „Wie präsentiere ich?“ Eine Gedankenbrücke dazu liefert die „VLAK-Formel“:

Zur Vorbereitung gehört, die notwendigen Medien und Hilfsmittel auszuwählen, zu erproben und bereit zu legen (Flipchart, Folien, Beamer, Unterlage für die Teilnehmer usw.).
V= Verständlich
L= Lebendig
A= Anschaulich
K= Kompetent
Aufbau/Gliederung der Präsentation (Ablauflogik)
Generell gilt folgender Ablauf:
Einleitung → Hauptteil → Schluss.

Innerhalb des Hauptteils kann gegliedert werden nach:
  • Ist → Fakten → Soll → Gründe
    → Maßnahmen + Nutzen …
  • Ist → Fakten → Soll/Pro-Argumente
    → Soll/Contra-Argumente → Bewertung …

Im Allgemeinen ist es falsch, ein Wort-für-Wort-Manuskript zu erstellen. Besser ist es, ein Stichwort-Manuskript als gut gegliedertes Drehbuch mit Regieanweisungen zu gestalten:Der linke Teil enthält das Themengerüst (sortiert nach Muss- und Kann-Themen).

Der rechte Teil erinnert an Hilfsmittel, Medieneinsatz und besondere Aktivitäten (rhetorische Frage, Appell, Zusammenfassung).

Mit einem Textmarker können besondere Punkte hervorgehoben werden. Sehr geeignet sind Karteikarten in DIN-A5-Format.
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Organisation der Präsentation
Die organisatorische Seite erledigt der Präsentator am besten mithilfe einer Checkliste.
  • Ist der Ort geeignet (ggf. Anreiseweg, gut zu finden usw.)?
  • Ist der Raum rechtzeitig reserviert, groß genug (Teilnehmer, Medien)?
  • Sind Zeitpunkt und Dauer richtig gewählt?
  • (weniger geeignet z. B.: Freitag nachmittags, Anreise zu einer Zeit mit hoher Verkehrsdichte u. Ä.)
  • Müssen Pausen/Getränke eingeplant werden?
  • Sind die Medien und Materialen rechtzeitig fertig und im Raum vorhanden?
  • Müssen Unterlagen für die Teilnehmer vorbereitet werden (sog. Handouts)?
  • Ist der Präsentator persönlich vorbereitet?
    • Gut gelaunt?
    • Ausgeschlafen?
    • Hat er sich mit der Räumlichkeit vertraut gemacht?
    • Sind die Medien störungsfrei einsetzbar?
      (Ersatzbirne, ausreichend Flipchartpapier, Stifte nicht ausgetrocknet usw.)
Generalprobe
Eine Präsentation, die auf dem Papier tadellos aussieht, kann trotzdem weniger erfolgreich verlaufen. Die Gründe können sein:
  • Die Ausführungen fließen noch nicht in freier Rede. Dies muss geübt werden! Der Präsentator muss den Inhalt seiner Aussagen „im Schlaf können“, damit er auch bei unvorhergesehenen Unterbrechungen den roten Faden wieder findet und er seine volle Konzentration der Sprechtechnik und den Zuhörern widmen kann.
  • Die Verzahnung von Sprache und Visualisierung muss geübt werden. Die Regel heißt: „Erst sprechen, dann schreiben oder umgekehrt; nicht gleichzeitig“.
  • Erst im Echtbetrieb lassen sich Schwachstellen erkennen (zu wenig Licht, Bestuhlung nicht geeignet, Medien nicht richtig platziert, Schriftgröße der Folien ungeeignet u. Ä.).
  • Es tauchen noch Schwachstellen in der persönlichen Wirkung auf (Sprache, Körpersprache).

Aus diesen Gründen sollte kein Präsentator auf die Generalprobe verzichten: Mithilfe von z. B. Kollegen aus dem Betrieb wird unter Echtbedingungen die Präsentation simuliert. Diese „Helfer“ geben Feedback und wirksame Verbesserungsmöglichkeiten; u. U. ist auch der Einsatz von Tonbandgerät oder Videoaufzeichnung sinnvoll.

07. Wie ist der Ablauf einer Präsentation?

  1. Ablauflogik: Für die Präsentation gibt es verschiedene Möglichkeiten, seine Argumente logisch miteinander zu verknüpfen; in jedem Fall gilt: Der Stoff muss gegliedert dargeboten werden.

    Generell gilt folgender Ablauf:

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    Innerhalb des Hauptteils kann gegliedert werden nach:

    Ist → Fakten → Soll → Gründe → Maßnahmen + Nutzen …

    Ist → Fakten → Soll/Pro-Argumente → Soll/Contra-Argumente → Bewertung …

    Im Allgemeinen ist es falsch, ein Wort-für-Wort-Manuskript zu erstellen. Besser ist es, ein Stichwort-Manuskript als gut gegliedertes Drehbuch mit Regieanweisungen zu gestalten.

  2. Durchführung der Präsentation:

    • Blickkontakt und Anrede zu Beginn

    • sich persönlich vorstellen

    • Thema nennen und Gliederung zeigen

    • Zusammenfassungen geben

    • Präsentation richtig abschließen (nicht: „Ich bin am Ende.“)

    Der Schluss einer Präsentation hat besonderen Stellenwert. Der Präsentator sollte hierzu eine geeignete Formulierung eingeübt haben. Generell lautet die Aussage am Schluss immer:

    „Zum Handeln, zum Denken, zum Überdenken auffordern!“

    Die Aussage, „ich danke für Ihre Aufmerksamkeit“ ist zwar nicht falsch, wirkt aber müde und abgegriffen. Nachfolgend sind Beispiele für richtige und falsche Schlussaussagen dargestellt:

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  3. Nachbereitung der Präsentation:
    Die Nachbereitung der Präsentation umfasst eine Reihe von Anschlussarbeiten. Außerdem steht sie im Zeichen der „Verbesserung zukünftiger Präsentationen“. Im Einzelnen sind folgende Fragen zu beantworten bzw. Arbeiten durchzuführen:

    • War die Präsentation wirksam? Ist das Ziel erreicht worden?

    • Was kann bei zukünftigen Präsentationen wirksamer gestaltet werden? Hier hilft die Bitte an die Teilnehmer, ein unmittelbares Feedback zu geben.

    • Müssen die Teilnehmer ggf. ein Protokoll der anschließenden Diskussion erhalten?

    • Welche Aktionen sollen/müssen aufgrund der Präsentation ausgelöst werden? Wer macht was, wie, bis wann?

08. Welche ergänzenden Einzelempfehlungen lassen sich für die Durchführung einer wirksamen Präsentation geben?

Begrüßung (davor)
Es empfiehlt sich vor dem Beginn (vor der Präsentation), die Teilnehmer persönlich zu begrüßen, falls dies der Situation angemessen ist; dies schafft Kontakt.

Kleidung
Überprüfen, ob das „Outfit“ o. k. ist. Die Kleidung sollte dem Anlass und der Zielgruppe entsprechen.

Inhalte
Seien Sie tagesaktuell und nehmen Sie Bezug auf die Interessenslage der Hörer (zeitlicher Bezug/zeitliche Nähe, Hinweis auf knappe Ressourcen u. Ä.).

Nicht beim Urschleim beginnen und einen großen Bogen der Historie schlagen. „Gib Ihnen Historie, immer gib Ihnen und fang bei den alten Römern an.“ (Kurt Tucholsky)

Ich-Botschaften
Verwenden Sie nicht die „Man-Tour“ sondern sprechen Sie konkret in der Ich-Form; dies wirkt überzeugender. Die Psychologie nennt dies Ich-Botschaften.

Beispiel: „Man hat allgemein die Erfahrung gemacht, dass …“; besser: „Ich habe im Außendienst die Erfahrung gemacht, dass …“

Sie-Ansprache
Der Bezug zu den Hörern kann durch die Sie-Anrede hergestellt werden. Die Teilnehmer fühlen sich angesprochen.

Beispiel: „Viele von Ihnen waren bei dem Projekt … beteiligt und haben folgendes festgestellt …“ „Wenn Sie auf die letzten fünf Jahre Ihrer Tätigkeit zurückschauen, dann …“