Inhaltsverzeichnis
- 01. Wo finden sich Vorgaben für Projekte und deren Management?
- 02. Was ist ein Projekt?
- 03. Nennen Sie jeweils vier Beispiele für Vorhaben, die als Projekt definiert sind und solche, die nicht als Projekt definiert werden.
- 04. Was ist Projektmanagement?
- 05. Was sind Vorteile und Nachteile von Projekten?
- 06. Welche Phasen hat ein Projekt?
- 07. Worin unterscheiden sich Projektmanagement und Projektarbeit?
- 08. Was ist das magische Dreieck des Projektmanagement?
- 09. Wie unterscheiden sich interne und externe Projekte?
- 10. Für die Genehmigung eines Projektes wird ein Projektantrag erstellt. Welche Inhalte sind wesentlich?
- 11. Nach welchen Kriterien können Projekte eingeteilt werden?
- 12. Wie können die Aufgaben der verschiedenen Projektinstanzen erläutert werden?
- 13. Wozu dient die Projektakte?
- 14. Welche Inhalte kann eine Projektakte haben?
- 15. Was ist Projektmarketing?
01. Wo finden sich Vorgaben für Projekte und deren Management?
Die ISO 10006 ist eine Qualitätsmanagementnorm und enthält den Leitfaden für Qualitätsmanagement in Projekten.
Die Norm ist in acht Kapitel gegliedert, die den Kapiteln der EN ISO 9001 analog aufgebaut sind und identische Kapitelüberschriften haben.
Die Norm soll bei Projekten verschiedener Komplexität Anwendung finden, wobei der Begriff Projekt so definiert wird:
Merke
Projekt: einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten und gelenkten Vorgängen mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt, wobei Beschränkungen in Bezug auf Zeit, Kosten und Ressourcen berücksichtigt werden.
Die DIN-Normenreihe DIN 69901 beschreibt Grundlagen, Prozesse, Prozessmodell, Methoden, Daten, Datenmodell und Begriffe im Projektmanagement. Unter dem Haupttitel „Projektmanagement; Projektmanagementsysteme“ enthält diese Normenreihe folgende fünf Teile:
DIN 69901-1 „Grundlagen“
DIN 69901-2 „Prozesse, Prozessmodell“
DIN 69901-3 „Methoden“
DIN 69901-4 „Daten, Datenmodell“
DIN 69901-5 „Begriffe“.
Die ISO-Norm ISO 21500 „Leitfaden zum Projektmanagement“ beschreibt Begriffe, Grundlagen, Prozesse und Prozessmodell im Projektmanagement.
02. Was ist ein Projekt?
Merke
Ein Projekt ist ein einmaliger geplanter Prozess, der unter Berücksichtigung von vorgegebenen Zeiten, Kosten und Ressourcen, wie z. B. Personal, ein spezifisches und komplexes Ziel zu erreichen hat. Projekte haben einen funktionsübergreifenden Charakter und erfordern eine projektspezifische Zuweisung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung.
Projekte eignen sich nur für sachlich und zeitlich begrenzte einmalige oder komplexe Aufgaben in einer vorübergehenden Projektorganisation.
Grossmann und Scala haben für Projekte zur Gesundheitsförderung folgende Beschreibung gefunden:
Projekte
sind der Arbeitsrahmen einer Gesundheitsförderungsmaßnahme.
sind adäquate Organisationsstrukturen für die Umsetzung von Gesundheitsförderung.
sind Instrumente der Organisationsentwicklung.
sind zeitlich und sachlich begrenzt.
sind zielorientiert.
sind neuartig, innovativ.
sind interdisziplinär.
sind ressourcenorientiert.
sollen komplexe, intersektorale Aufgaben bewältigen.
sind geeignet, um neue Kooperationen zu testen.
müssen transparent sein und evaluiert werden.
03. Nennen Sie jeweils vier Beispiele für Vorhaben, die als Projekt definiert sind und solche, die nicht als Projekt definiert werden.
Die folgenden Vorhaben sind Projekte:
Einführung einer neuen Patientenabrechnungssoftware
Einführung eines neuen Betriebskonzepts in der Psychiatrie
Einrichtung eines neuen Patientenwartebereichs im Zentralklinikum
Einführung eines neuen Entgeltsystems in der stationären Psychiatrie.
Die folgenden Vorhaben sind keine Projekte:
Einführung eines Vertragsmanagements im Einkauf
Verkauf von Bäckereiprodukten im klinikeigenen Café
Einkauf von Medikamenten bei einem Pharmazulieferer
Erstellung eines Budget für eine Kostenstelle.
04. Was ist Projektmanagement?
Das Projektmanagement kann für ein oder alle Projekte eines Unternehmens verantwortlich sein. Es kann auf der operativen oder auf der leitenden Ebene angesiedelt sein. Projektmanagement kann die Regelung für oder die Durchführung von Projekten sein.
Projektmanagement umfasst
das Controlling, also die Planung, Durchführung und Kontrolle und
das Management, also Organisation, Führung und Abschluss von Projekten.
Zu den Aufgaben des Projektmanagement gehört:
Analysieren des Projektbedarfs
Ziel des Projektes, das Ergebnis festlegen
Planen des Projektes, hinsichtlich Kosten, Zeiten und Ressourcen
Informieren über das Projekt und dessen Mitwirkende
Organisieren des Projektes und Teambildung
Kommunizieren des Ziels und der Zielinhalte
Steuerung zum Projekterfolg.
Das Projektmanagement hat dafür folgende Fragen zu beantworten:
Was ist zu tun, um die definierten Ziele zu erreichen?
Wie hoch ist der zu erwartende Arbeitsaufwand?
Was muss wann, durch wen getan werden?
Wie hoch sind die Gesamtkosten des Projekts?
Wie hoch sind die Teilkosten von Projektschritten?
Welche Qualifikationen sind erforderlich?
Ein Projekt kann auch z. B. mit Projektsoftware wie Prince 2® durchgeführt werden. Die Prozesslandkarte wird auf der folgenden Seite dargestellt.
05. Was sind Vorteile und Nachteile von Projekten?
Vorteile eines Projektes sind z. B.:
einmalige, komplexe Aufgabenstellungen können interdisziplinär gelöst werden
Ziel, Zeit und Ergebnisvorgabe sind klar umrissen
Planbarkeit hinsichtlich von Meilensteinen und Endterminen und bieten Zwischenkontrolle
fördert die interdisziplinäre Zusammenarbeit
kann als Personalentwicklungskonzept genutzt werden, da Mitarbeiter aus ihren eigentlichen Aufgaben „über den Tellerrand“ hinausschauen.
Nachteile eines Projektes sind z. B.:
das Projektteam muss sich für jedes Projekt neu finden
die Projektteilnehmer müssen für jedes Projekt freigegeben werden
jedes Projekt führt zu Konflikten um Ressourcen
jedes Projekt führt zu einer neuen Bürokratie
Ergebnisse sind nicht immer vorhersehbar, es kommt auf die Projektleitung an.
06. Welche Phasen hat ein Projekt?
Merke
Projektvorbereitung (Initialisierung): Die Projektvorbereitung beginnt mit der Projektdefinition und der Auftragsklärung. Die Projektziele werden definiert, ebenso wie der Startzeitpunkt und der Endzeitpunkt. Die an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter werden festgelegt. Diese Arbeit ist im Allgemeinen eine Managementaufgabe. Hier wird auch die Projektleitung bestimmt.
Projektstart (Definition): Der Projektstart ist nach Beschlussfassung über Projektantrag und durch die Übergabe des Projektauftrages an die Projektleitung und das Projektteam veranlasst. Üblich ist ein Workshop zu Beginn des Projektes, in dem auch die nächste Phase beginnt.
Projektplanung (Planung): Hier werden die Regeln für den Projektaufbau, die Projektdokumentation und Berichterstattung in einem Projektstrukturplan zusammengefasst. Daraus wird der Termin-, Ressourcen- und Kostenplan abgeleitet. Abschluss dieser Phase bildet eine Risikoanalyse und Meilensteinplanung.
Projektdurchführung (Steuerung): Nach einer Phase der Teambildung geht es nun um die Führung des Projektteams zur Erreichung des Projektziels, die konkrete Durchführung auch mittels Arbeitspakete, Fortschrittskontrolle und Projektcontrolling. Die Einhaltung der Meilensteine, Zeiten, Budgets wird gesteuert.
Projektabschluss (Abschluss): Das Projekt ist mit der Erreichung des Projektzieles beendet! Nun wird dem Auftraggeber ein Projektbericht übergeben. Dieser beinhaltet einen Rückblick über das Projekt und eine Projektevaluation.
07. Worin unterscheiden sich Projektmanagement und Projektarbeit?
Projektmanagement ist die organisatorische Abwicklung der Lösungsprozesse, die Planung, Steuerung und Koordination der Ressourcen.
Projektarbeit ist die fachliche und technische Aufgabenbearbeitung (Problemlösung) mit Problemabgrenzung, dem Entwerfen von Alternativlösungen sowie deren Bewertung und Auswahl bis zur inhaltlichen Konkretisierung.
08. Was ist das magische Dreieck des Projektmanagement?
09. Wie unterscheiden sich interne und externe Projekte?
Externe Projekte sehen einen Kundenauftrag vor, der eine Leistung für einen externen Auftraggeber beinhaltet.
Interne Projekte sind unternehmensweite Vorhaben. Dabei erfolgen im Gegensatz zu externen Projekten der Projektanstoß und die Zielformulierung betriebsintern.
10. Für die Genehmigung eines Projektes wird ein Projektantrag erstellt. Welche Inhalte sind wesentlich?
Inhaltliche Schwerpunkte | Inhaltliche Ausgestaltung | |
Auftraggeber/ Arbeitnehmer | Konzernführung | |
Projektziel | Öffnung des Kindergartens für betriebsfremde Eltern und deren Kinder | |
Projektleiter | (externer) Coach | |
Termine:
|
| |
Meilensteine | Phasen | |
bis 17.07.2019 Projektierung | Definition: 10. bis 21.06.2019 | |
ab 19.08.2019 Personalbeschaffung und Personalqualifizierung | Planung bis 16.08.2019 | |
17.09.2019 Abschluss Personalbeschaffung und Sicherung des Personaleinsatzes ab 06.01.2018. | Umsetzung bis 23.12.2019 | |
bis 16.12.2019 Abschluss betrieblicher und baulicher Maßnahmen | ||
23.12.2019 Abschluss aller Maßnahmen durch Aufsichtsbehörden | Abschluss: Projektbericht und Abschlussveranstaltung am 23.12.2019 | |
Ressourcen |
| |
Formalien |
| |
Projektmitarbeiter |
| |
Projektmitarbeiter |
|
11. Nach welchen Kriterien können Projekte eingeteilt werden?
Inhalt |
|
|
Grad der Einmaligkeit |
|
|
Auftraggeber |
|
|
Reichweite |
|
|
Branche |
|
|
12. Wie können die Aufgaben der verschiedenen Projektinstanzen erläutert werden?
Auftraggeber | Erteilt den konkreten Projektauftrag, kann ein interner oder externer Auftraggeber sein. Es geht in der Regel ein Projektantrag voraus. |
Projektleiter | Entscheidet über die Auswahl der Projektmitglieder und die Budgetverteilung. Die Projektleitung erfordert ein hohes Maß an fachlicher, methodischer und sozialer Kompetenz sowie Teamfähigkeit und Konfliktbereitschaft hinsichtlich der Verantwortung für Projektorganisation und das Erreichen der Projektziele. |
Projektteam | Vom Projektleiter in Abstimmung mit den Fachbereichsleitern ausgewählte Mitarbeiter. Die erfolgreiche Teamarbeit ist Voraussetzung für das Gelingen des Projekts. Ein Team sollte sich interdisziplinär ergänzen und zusammenarbeiten. |
Projektmanagementstab bzw. Lenkungsausschuss | Diese Entscheidungsgremien bei Großprojekten dienen der Projektleitung bei der Koordination und Kontrolle von mehreren Projekten sowie als Verbindungs- bzw. Schlichtungsgremium. Sie setzen sich z. B. aus Geschäftsleitung, Projektmanager und Projektleiter zusammen. |
13. Wozu dient die Projektakte?
Die Projektakte wird zu Beginn des Projektes angelegt und dient der Dokumentation. In ihr werden Pläne, Berichte, Protokolle und alle weiteren Dokumente abgelegt. Das Ziel der Projektdokumentation ist ein nachvollziehbarer Projektverlauf bis zur Erreichung des Projektziels. Sinnvollerweise wird ein Projekt EDV-mäßig geführt, z. B. damit Ressourcen übergreifend verwaltet werden, damit die Projektmitglieder an ihren Arbeitsplätzen auf Informationen zugreifen können, damit ein Projektfortschritt nach Abschluss von Arbeitspaketen errechnet werden kann.
14. Welche Inhalte kann eine Projektakte haben?
Ablauf- und Terminplan
Abschlussbericht
Arbeitspaketbeschreibung
Kostenplan
Lastenheft
Pflichtenheft
Präsentationsmappen
Problembeschreibungen
Projektstrukturplan
Projektzielblatt
Qualitätsplan
Ressourcenplanung
Sitzungsprotokolle
Statusberichte.
15. Was ist Projektmarketing?
Projektmarketing sind die Aktivitäten zur Bekanntmachung und Information über das Projekt vor „Fach“-Publikum als Instrument des Projektmanagements. Es soll damit die Zielgruppen im Sinne des Projekterfolgs beeinflussen und dieser dadurch gesichert werden. Das wichtigste Ziel ist die Werbung für finanzielle, personelle und materielle Ressourcen zur Projektabwicklung vor den Beteiligten.
Wesentliche Elemente des Projektmarketings sind u. a.:
Projektbeschreibung
Projektdesign
Projektstartworkshops (Kick-Off-Meeting) initiieren
Information der Entscheidungsträger über den Projektfortschritt
Darstellung der Projektfortschritte und -erfolge.
Ziele des Projektmarketings sind u. a.:
Vorstellung und Verkauf der Projektidee
Einwerben der notwendigen Ressourcen
Verbesserung der Projektpräsenz
Identifikation aller Beteiligten mit den Projektzielen sicherstellen
Unterstützung der Entscheider über den Projektzeitraum sichern
Regelmäßige Präsentation des Projektstatus
Meilensteine „feiern“.