Einkaufsprozess

01. Wie ist der generelle Ablauf beim Einkaufsprozess?

Der Einkaufsprozess ist Bestandteil des Beschaffungsprozesses (vgl. auch Abb. unter 3.1.3.1 Frage 04). 

Ablauf Einkaufsprozess:

02. Was ist eine Anfrage aus rechtlicher Sicht?

Die Anfrage ist eine Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Angebots, mit dem Ziel, durch einfache Annahme des Angebots den Vertragsschluss herbeizuführen.

03. Welche Bedeutung hat die Anfrage für den Einkäufer?

Die Anfrage ist für den Einkäufer eine Befragung von potenziellen Lieferanten, ob sie bestimmte Lieferungen und/oder Leistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen mit der gewünschten Qualität und zum erforderlichen Zeitpunkt erbringen können.

04. Wann sollten Anfragen erfolgen?

• bei konkretem Bedarf

• bei neuen Produkten

• in größeren Abständen bei häufig benötigtem Material

• in kürzeren Abständen bei Produkten mit hohem Innovationscharakter (z. B. Elektronikmaterial, PCs)

• bei Make-or-Buy-Entscheidungen (MoB).

05. Wie oft sollte angefragt werden?

Bei der Betrachtung der Häufigkeit von Anfragen ist das oberste Gebot die Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit. Auf eine starre Festlegung sollte verzichtet werden. Mit steigendem Wert sollte allerdings die Anzahl der Anfragen zunehmen.

06. Welchen Inhalt sollte eine Anfrage haben?

1. präzise Bedarfs- bzw. Problembeschreibung

2. genaue Mengenangaben (ggf. Toleranzen angeben)

3. Materialart (möglichst präzise Beschreibung)

4. gewünschter Liefertermin

5. Angebotstermin

6. Richtlinie für verspätete Angebote

7. alle preisbeeinflussenden Bedingungen

8. ggf. Hinweis auf Zeichnungen und Muster

9. allgemeine Einkaufsbedingungen beifügen

10. Vertreterbesuche erwünscht: Ja/Nein

11. Hinweis auf Verbindlichkeit und Kostenneutralität des Angebotes.

Der Angebotseingang ist zu überwachen.

07. Stellt ein Angebot den Beginn oder den Abschluss von Vertragsverhandlungen dar?

Ein Angebot bildet den Abschluss der Vertragsverhandlungen, da das Angebot durch ein „ja“ angenommen werden kann. Ungenaue Angaben bei Angeboten stellen kein Angebot im rechtlichen Sinne dar.

08. Welche Merkmale sind bei der Prüfung von Angeboten zu beachten?

09. Wie wird der Bezugspreis errechnet?

10. Welche Ziele werden mit der Vergabeverhandlung (Abschlussverhandlung) verfolgt?

• Konditionsverbesserung (Preise und Bedingungen)

• Unklarheiten des Angebotes beseitigen

• Einholen von erforderlichen Ergänzungen

• Kennenlernen von neuen Lieferanten, Sicherung bestehender Lieferanten

• Substitutionsmöglichkeiten schaffen.

11. Welche Aspekte sollten beachtet werden, um Einkaufsverhandlungen vorzubereiten?

• genauer Zeitpunkt: Start und Ende der Gespräche, Tagesordnung erstellen

• Allen Sitzungsteilnehmern die Raumnummer und den Besuchern eine Anfahrtsbeschreibung mit Parkplatzmöglichkeit zukommen lassen; bei Übernachtungsmöglichkeiten behilflich sein.

• Benennung der Gesprächsteilnehmer; Anfertigen von Namensschildern

• Absprache innerhalb des Einkaufsteams bezüglich der Ziele und Verhandlungsstrategie; Festlegung der Protokollführung und der Gesprächsführung

• Informationen über Lieferanten besorgen (Jahresabschluss, Referenzen, Preis- und Qualitätsvergleiche).

12. Welche Punkte sollte eine Checkliste zur Vorbereitung einer Vergabeverhandlung enthalten?

• Terminabstimmung (Datum, Zeit, Dauer)

• Teilnehmerkreis

• Verhandlungsort

• Thematik vorbereiten

• Bewirtung abklären

• Hilfsmittel planen (Beamer, Laptop, Overhead usw.)

• zeitlicher Ablauf (Pausen gezielt planen)

• Lieferantenbewertung

• Umsatzentwicklung

• Unterlagen zusammenstellen (Angebot, Zeichnungen usw.)

• Verhandlungsargumente formulieren (Wettbewerb, Werbung usw.)

• Verhandlungsschwerpunkte festlegen (Strategie)

• Sitzordnung.

13. Was ist unabdingbarer Bestandteil einer Bestellung?

Zu den rechtlichen Aspekten vgl. 3.5.1

• Hinweis „Bestellung“

• Vertragsgegenstand

• Preise (Festpreise/Gleitpreise)

• Auftragswert

• Hinweis auf die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“

• Zahlungsbedingungen

• Vorauszahlungen

• rechtsverbindliche Unterschrift

• allgemeine Daten

• Mengen

• Zu-/Abschläge

• Liefertermin

• Lieferbedingungen

• Gewährleistung

• allgemeine Hinweise (Lieferadresse usw.).

14. Welche besonderen Einkaufsverträge gibt es?

Zu den rechtlichen Aspekten vgl. 3.5.1

• Abrufvertrag

• Sukzessivliefervertrag

• Spezifikationskaufvertrag

• Rahmenvertrag

• Bevorratungsvertrag

• Bedarfsdeckungsvertrag.

15. Was ist der Zweck von allgemeinen Einkaufsbedingungen?

• Sie geben eine höhere Sicherheit bei Vertragsabschluss.

• Sie dienen der Rationalisierung von Beschaffungsabläufen.

• Sie verhindern bereits im Vorfeld Einigungsmängel.

16. Welche Sourcing-Konzepte werden unterschieden?

Man unterscheidet u. a. folgende Sourcing-Konzepte (auch: Beschaffungskonzepte):

Source (engl.): Quelle, Vorrat.

17. Welche Aufgaben stehen im Mittelpunkt des Lieferantenmanagement?

• Bildung strategischer Partnerschaften

• Reduzierung der C-Lieferanten

• Standardisierung der Logistikprozesse (Logistikrichtlinie)

• Logistik-Regeltermine mit Lieferanten vereinbaren

• EDI-Anbindung der Lieferanten (Electronic Data Interchange)

• Lieferantenrating bezüglich des Insolvenzrisikos.

18. Wie erfolgt die Lieferantenbeurteilung?

Die Lieferantenbeurteilung (auch: Lieferantenauswahl) kann in drei Schritten erfolgen:

Bei wichtigen Beschaffungsaktionen kann die Auswahl neuer Lieferanten über eine Nutzwertanalyse durchgeführt werden:

• Merkmale festlegen

• Merkmale gewichten

• Skalierung festlegen (z. B. Skala von „5 = sehr hoch“ bis „1 = sehr niedrig“)

• Ausprägung der Merkmale je Lieferant ermitteln

• Summe der gewichteten Merkmale je Lieferant ermitteln.

19. Lösen Sie die nachfolgende Aufgabe zum Thema Analysetechnik und Lieferantenbeurteilung.

Folgende Kriterien wurden im Rahmen eines Teamprozesses in einem Unternehmen zur Lieferantenauswahl ermittelt: Kommunikation, Transport, Qualität, Stand der Technik, Service und Flexibilität.

Es wird für die Bewertung der Lieferanten eine Ordinalskala von „1 = sehr gut“ bis „10 = schlecht“ angenommen. Für die Bestimmung der Gewichte der Kriterien gilt: „1 = geringe Bedeutung, …, 10 = hohe Bedeutung“.

1. Beschreiben Sie die Vorgehensweise bei einer Nutzwertanalyse.

   Bei einer Nutzwertanalyse werden die Kriterien über Methoden der Kreativitätstechnik und/oder Teamprozesse gesammelt. Anschließend werden die Kriterien gewichtet. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass die Summe der Gewichte 100 % ergibt. Man kann aber auch auf die 100 %-Grenze verzichten. Das ist dann sinnvoll, wenn viele Kriterien anfallen. Würde man bei vielen Kriterien eine 100 %-Grenze setzen, dann würden die Gewichte sehr klein ausfallen und somit der „Gewichtungseffekt“ nicht zur Wirkung kommen. Alternativ kann man in einem derartigen Fall auch eine ordinale Skalierung (1 = geringe Bedeutung, …, 10 = hohe Bedeutung) verwenden.

   In der Regel stellt man eine Tabelle mit den Spalten „Kriterien“, „Gewichte“, „Bewertung der Lieferanten“ und „Nutzwert der Lieferanten“ auf. Die Gewichte der Kriterien werden dann mit den Bewertungen der Lieferanten jeweils multipliziert. Die Spaltensummen der Nutzwerte der Lieferanten werden addiert. Um die Rangfolge zu bestimmen, muss sich der Bearbeiter der Nutzwertanalyse im Klaren sein, ob im Rahmen einer Bewertungsskala von beispielsweise „1 bis 10“ bei „1“ ein „sehr guter“ oder „schlechter“ Aspekt zugeordnet wird. Wenn „1“ sehr gut ist, dann wird der Lieferant den ersten Rang einnehmen, der den geringsten Summenwert bei den Nutzwerten erreicht.

2. Erstellen Sie eine beispielhafte Nutzwertanalyse hinsichtlich eines deutschen und eines chinesischen A-Teile-Lieferanten und legen Sie eine Rangfolge der präferierten Lieferanten fest.

   Beispiel

   Hier klicken zum Ausklappen

   Nutzwertanalyse (angenommene Werte)

   Kriterien	Gewichte	Bewertung Deutscher Lieferant (A)	Bewertung Chinesischer Lieferant (B)	Nutz-wert A	Nutz-wert B
   Kommunika-tion	3	1	7	3	21
   Transport	6	2	8	12	48
   Qualität	9	1	7	9	63
   Stand der Technik	8	1	8	8	64
   Service	10	2	8	20	80
   Flexibilität	10	2	7	20	70
   Summe				72	346
   Rangfolge				1	2

   Erläuterungen zur Tabelle:

   Gewichte: 1= geringe Bedeutung, …, 10 = hohe Bedeutung

   Skala für Bewertung: 1 = sehr gut, …, 10 = schlecht

   Der deutsche Lieferant erhält den ersten Rang.