Einkaufsprozess

Der operative Einkauf befasst sich mit dem Tagesgeschäft. Dabei handelt es sich meist um Routinetätigkeiten. Zu diesen Tätigkeiten gehören

• die kurzfristige Bedarfsermittlung,
• das Einholen von Angeboten,
• Auslösen von Bestellungen,
• Überwachung der Lieferungen,
• Reklamationen, Lieferantenbewertung.

Im Gegensatz zum operativen Einkauf betrachtet der strategische Einkauf Prozesse, Beziehungen und das Beschaffungsportfolio ganzheitlich; er plant, definiert, steuert und blickt voraus. Im Fokus seiner Strategien stehen unter anderem:

• Versorgungssicherheit heute und morgen
• stabile und sichere Prozesse (Compliance, Nachhaltigkeit, Risk, P2P, IT)
• Lieferantenmanagement, Kollaboration
• Verträge, Recht
• Beschaffungsmarktanalyse
• Kostenstrukturen
• Qualität
• Generierung von Innovation
• Investitionen
• Make-or-buy
• Personalplanung

Der strategische Einkaufsprozess besteht aus fünf Schritten.

1. Zielsetzung: Die Ziele leiten sich aus der Einkaufs- und Unternehmensstrategie ab. Dazu ist es notwendig, Unternehmens- und Einkaufsstrategie zu harmonisieren und konkrete Ziele für einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren zu definieren.
2. Kennzahlen festlegen: Kennzahlen machen die Ziele messbar. Damit lässt sich der Einkaufsprozess steuern und die Zielerreichung überwachen.
3. Erfolgsmessung:Die Erfolgsmessung im Einkauf beinhaltet die Definition von Maßzahlen, die Definition von Schnittstellen zum Controlling, Auswirkungen des Erfolgs sind in der Gewinn- und Verlustrechnung darstellbar und Effekte finden in der weiteren Unternehmensplanung Berücksichtigung.
4. Berichtswesen: Die Berichte sollten zudem die folgenden Informationen entnehmen wie die Abgrenzung des strategischen Einkaufs gegenüber dem operativem Einkauf, die Aufgaben des strategischen Einkaufs, die Aufgaben des operativen Einkaufs, falls zur Abgrenzung nötig der Ablauf des Beschaffungsprozesses.
5. Leistungssteigerung: Darüber hinaus kann der strategische Einkaufsprozess dazu beitragen, verschiedene Methoden der Leistungssteigerung im Einkauf einzuführen. Dazu gehören unter anderem die Kostenanalyse für zugekaufte Teile, die Entscheidung über Eigenproduktion, Zukauf oder Kooperation bei bestimmten Teilen, die Analyse der Rohstoffpreise und Prognose zu Preisentwicklungen, das Materialgruppenmanagement und die Betrachtung der Total-Cost-of-Ownership (Betriebsgesamtkosten).

Merkmale bei Prüfung von Angeboten

Errechnung des Bezugspreis

Im Zuge der Bezugskalkulation ermittelt ein Unternehmen die Bezugspreise von Gütern, um Angebote vergleichen oder um Verkaufspreise der eigenen Erzeugnisse kalkulieren zu können. Man erhält den Bezugspreis, indem vom Listeneinkaufspreis die Nachlässe abgezogen und die Bezugskosten hinzuaddiert werden.

Der sogenannte Bezugspreis oder auch Einstandspreis spiegelt die endgültigen Anschaffungskosten wider, die ein Unternehmen für den Bezug bestimmter Güter oder Dienstleistungen zahlen muss. Möchte man den gesuchten Bezugspreis berechnen, muss der Listeneinkaufspreis mit allen Arten von Preisminderungen und Anschaffungsnebenkosten verrechnet werden.

Unter dem Listeneinkaufspreis wird der Preis verstanden, den die Lieferanten ursprünglich angeben und verlangen. Meist sind diese Preise in Katalogen oder Preislisten angegeben und sind für alle Einkäufer identisch.
Ein Unternehmen profitiert oftmals von Preisnachlässen (wie z.B. Mengenrabatt oder Treuerabatt), die ihm vom Verkäufer gewährt werden. Diese bezeichnet man als Lieferrabatt und sie sind oftmals von der Beschaffungsmenge des Einkäufers abhängig. Zieht man vom Listenpreis den Lieferrabatt ab, erhält man den sogenannten Zieleinkaufspreis.

Verringert man den Zieleinkaufspreis um einen gewährten Skonto , der hier Lieferskonto genannt wird, ergibt sich der Bareinkaufspreis. Zum Schluss werden Bezugskosten dazu addiert, die aufgrund der Beschaffung (z.B. Lieferkosten) anfallen. Somit ergibt sich der gesuchte Bezugspreis (=Einstandspreis).

Der Bezugspreis gibt also den Preis an, den ein Unternehmen beim Einkauf von Gütern oder Dienstleistungen zahlen muss. Mithilfe dieser Preise können sich die Unternehmen einen Überblick verschaffen, die Angebote verschiedener Anbieter vergleichen und sich für das Geeignetste entscheiden. Außerdem stellt der Bezugspreis die Basis für die Handelskalkulation dar.