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Aufgaben, Bereiche und Ziele des Controllings

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01. Was versteht man unter Controlling?

Das Wort Controlling kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie steuern, messen, regeln. Leider führt die Ähnlichkeit des Begriffes mit dem deutschen Wort Kontrolle häufig zu Missverständnissen und Fehlauffassungen. Eindeutig falsch ist es, Controlling mit Kontrolle gleich zu setzen und den Controller im Betrieb als Kontrolleur oder Revisor zu begreifen, den man misstrauisch beäugen muss.

Controlling – richtig verstanden – kann man an folgendem Vergleich deutlich machen:

„To have a ship under control“ bedeutet, „das Schiff auf dem Kurs zu halten, den man sich vorgenommen hat. Dazu wurde der Zielkurs festgelegt und die Fahrtroute geplant; während der Fahrt werden dann laufend die Anzeigeinstrumente abgelesen und der tatsächliche Kurs wird mit dem geplanten verglichen; es findet also eine laufende Kontrolle statt. Ist alles o. k., muss der Kapitän nichts unternehmen. Gibt es jedoch Kursabweichungen, so muss die Brücke eine Kurskorrektur durchführen.“

Controlling unterscheidet sich im Wesentlichen von der reinen Kontrolle durch einen vierten notwendigen Schritt, der Kurskorrektur oder wie man im Controlling sagt, den (Korrektur-) Maßnahmen bzw. der Steuerung.

Der Vorgang des Controlling umfasst also vier Schritte:

Controlling
1. SchrittSollwert festlegenPlanung (Budgetierung)
2. SchrittIstwert ermittelnRealisierung und Informationsbedürfnis
3. SchrittVergleich: Soll-IstKontrolle und Analyse
4. SchrittSteuerungGeeignete Korrekturmaßnahmen ergreifen

02. Warum ist Controlling ein laufender Prozess?

Controlling ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein laufender Prozess: Im Unternehmen werden die zentralen Eckdaten wie z. B. Umsatz, Personalkosten, Handlingkosten, Liquidität, Rentabilität usw. – in der Regel im Herbst des laufenden Jahres – für das kommende Geschäftsjahr geplant.

Diese Plandaten bzw. Sollwerte sind nur so gut, wie die Annahmen sind, die das Unternehmen bei seiner Planung einfließen lässt, z. B. Annahmen über Lohnabschlüsse, über den konjunkturellen Verlauf, über die Entwicklung der Einkaufspreise usw. Mit jeder neuen Planung „lernen die Beteiligten aus den Fehlern der alten Planungsperiode und werden so immer treffsicherer – ihre Annahmen werden präziser“. Die auf diese Weise gewonnenen Sollwerte liefern dem Unternehmen dann für das kommende Jahr einen klaren Maßstab, um die Entwicklung der Istwerte zu beurteilen. Natürlich gibt es auch Fälle, in denen eine Kurskorrektur durch geeignete Maßnahmen nicht möglich ist, z. B. wenn das Unternehmen einen nicht planbaren Umsatzeinbruch hat, weil ein wichtiger Kunde insolvent wird. In diesem Fall muss der Planumsatz nach unten korrigiert werden, das heißt, die Soll-Ist-Abweichung führt nicht zu einer Korrektur der Maßnahmen, sondern zu dem eher seltenen Fall der Zielkorrektur.

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Controlling ist ein laufender, zukunftsorientierter Prozess, der zusätzlich zur Kontrolle die Ableitung korrigierender Maßnahmen zur Steuerung des Unternehmens umfasst.

Bildlich dargestellt sieht der „Regelkreis des Controlling“ folgendermaßen aus:

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03. Welche Funktionen erfüllt das Controlling?

Mit Funktion bezeichnet man in der Betriebswirtschaftslehre in der Regel die Leistung, die eine Sache oder ein Objekt in einem System erbringt. Die Frage nach den Funktionen des Controlling kann man also auch umformulieren, indem man untersucht, was das Controlling im Rahmen der Unternehmensführung zu leisten hat (auch: Aufgaben).

  • Die 1. Funktion des Controlling ist die Planung:
    Hier hat das Controlling die Aufgabe, die zukünftige Entwicklung des Unternehmens anhand zentraler Eckdaten festzulegen – auf der Basis der erwarteten Marktentwicklung und der kalkulierten Kosten.

  • Die 2. Funktion des Controlling ist die Informationsfunktion:
    Diese Aufgabe ist permanent zu erfüllen und bezieht sich auf alle Phasen des Controllingprozesses: So müssen z. B. in der Planungsphase Informationen über den Markt und den Wettbewerb aufbereitet und in der Realisierungsphase die Istdaten ermittelt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Daten rechtzeitig, richtig und problembezogen zur Verfügung stehen.

  • Die 3. Funktion des Controlling ist die Kontrollfunktion:
    Sie schließt die Funktion der Analyse mit ein. Hier geht es darum, die evtl. Abweichungen von den Planwerten zu ermitteln und zu analysieren. Mit Analyse bezeichnet man das Erkennen von Strukturen und Zusammenhängen anhand vorliegender Daten.

  • Daraus abgeleitet ergibt sich die 4. Funktion des Controlling, die Steuerung:
    Aufgrund der Abweichungsanalyse sind geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmensentwicklung einzuleiten.

Wichtig ist dabei, dass diese Funktionen in einem engen Abhängigkeitsverhältnis zueinander stehen: Kontrolle ist ohne Planung nicht möglich; Steuerung ist ohne vorhergehende Abweichungsanalyse undenkbar. Die Controllingfunktionen bilden also zusammen einen Regelkreis, der dann zusammenbricht, wenn eine der Funktionen nicht erfüllt wird.

Ein Teil der Fachliteratur nennt diese vier Controllingfunktionen und beendet damit das Thema. Das ist unvollständig: Es fehlt noch die Hauptfunktion des Controlling, die über den bisher genannten Funktionen steht – denn Controlling ist kein Selbstzweck.

Die Zielsetzung eines Unternehmens besteht z. B. darin, Waren und Dienstleistungen einzukaufen, zu veredeln und sie am Markt zu einem auskömmlichen Preis zu veräußern (Handelsunternehmen), bzw. Produkte und Dienstleistungen zu produzieren und am Markt abzusetzen (Produktionsunternehmen). Diese Wertschöpfung – vereinfacht gesagt, die Differenz von Einkaufswert und Verkaufswert – muss gesichert sein. Ansonsten ist der Betrieb gezwungen zu schließen.

Die Hauptfunktion des Controlling ist somit die Sicherung der Wertschöpfung.

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04. Welches sind die „Schlüsselfragen“ des Controllers?

Wenn der Controller Berichte für die Geschäftsleitung erstellt, dann interessieren die wesentlichen und relevanten Entwicklungen. Jeder Controller arbeitet nur dann effektiv, wenn er sich von vier Schlüsselfragen leiten lässt:

Schlüsselfragen im ControllingBeispiel
1. Wowar die Abweichung?Rohgewinn
2. Wannwar die Abweichung?Monat Juni
3. In welchem Ausmaßwar die Abweichung?15 % unter Plan
4. Welche Konsequenzergibt sich aus der Abweichung?Lieferantenwechsel

Die Schlüsselfragen sind ein zentraler Bestandteil der Controllingarbeit.

05. Welche Controllingarten werden unterschieden?

Die Controlling-Theorie hat verschiedene Fachbegriffe entwickelt, die auch als „Controllingarten“ bezeichnet werden. Die nachfolgende Matrix gibt dazu einen Überblick:

Controllingarten
UnterscheidungsmerkmalBezeichnungKurzbeschreibung und Beispiele
EbeneStrategisches Controllingbezieht sich auf Zeiträume größer/gleich vier Jahre und dient der langfristigen Existenzsicherung (Aufspüren von Erfolgspotentialen).
Operatives Controllingbezieht sich auf kurz- bis mittelfristige Zeiträume (1 bis 3 Jahre) und dient der Sicherung der aktuellen Ertragslage.
BereichUnternehmenscontrolling auch: Gesamtcontrollingerstreckt sich auf das gesamte Unternehmen.
BeschaffungscontrollingErstreckt sich auf den jeweiligen Funktionsbereich; liefert Ergebnisse für das Unternehmenscontrolling und ist mit diesem abzustimmen (Wechselbeziehung).
Fertigungscontrolling
Marketingcontrolling
Sortimentscontrolling
Finanzcontrolling
Personalcontrolling
StrukturZentrales ControllingAlle Aufgaben des Controlling (Planung, Kontrolle, Information und Steuerung) werden zentral ausgeführt.
Dezentrales ControllingTeilaufgaben bzw. Teilkompetenzen des Controlling werden an mittlere bis untere Ebenen oder Geschäftseinheiten delegiert; die Zusammenführung aller Daten erfolgt zentral mit Feedback an das dezentrale Controlling (Wechselwirkung).
EingliederungStabscontrollingist dem Top-Management als Stab mit funktionaler Weisungsbefugnis unterstellt (Weisungs-, Entscheidungs- und/oder Vetorecht in Verfahrensfragen).
Liniencontrollingist als gleichberechtigte Linienfunktion in der obersten Leitungsebene eingerichtet.