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- Ablauforganisation (Prozessorganisation)

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Ablauforganisation (Prozessorganisation)

01. Welche Aufgaben und Ziele verfolgt die Ablauforganisation?

Bei der Aufbauorganisation stehen die Gliederungskriterien Verrichtung („Was?“) und Objekt („Woran?“) im Vordergrund. Bei der Ablauforganisation werden zusätzlich die Merkmale Raum („Wo?“) und Zeit („Wann?“) berücksichtigt.

Die Ablauforganisation (nach neuerer Terminologie: Prozessorganisation) hat folgende Zielsetzungen:

  • Arbeiten mit dem geringsten Aufwand zu erledigen (Wirtschaftlichkeitsprinzip),

  • Bearbeitungs- und Durchlaufkosten zu minimieren

  • Bearbeitungszeiten und -fehler zu minimieren

  • Termine einzuhalten

  • Kapazitäten optimal zu nutzen

  • Arbeitsplätze human zu gestalten.

02. Wie erfolgt die Arbeitsanalyse und -synthese?

  • Arbeitsanalyse:
    Die Ablauforganisation untersucht die Einzelaufgabe „niedrigster Ordnung“ (z. B. Bearbeiten einer Eingangsrechnung). Bei dieser Analyse lassen sich

    • die einzelnen Verrichtungen („Bearbeiten“, „Prüfen“ usw.)

    • die beteiligten Stellen („Einkauf“, „Poststelle“ usw.) sowie

    • der Fluss des Bearbeitungsgegenstandes („Rechnung“)

    erkennen und sachlogisch strukturieren (Ist- und Sollstruktur).

    Dreistufige Arbeitsanalyse:

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  • Im Rahmen der sogenannten Arbeitssynthese werden die gewonnenen Gangstufen und Gangelemente so miteinander kombiniert, dass sie zeitlich, räumlich, kostenmäßig, funktionell und ergonomisch sinnvoll sind – im Sinne der unter Frage 01. beschriebenen Ziele.

  • Erfassen der Arbeitsabläufe:
    Im Rahmen der Arbeitsanalyse und der Arbeitssynthese ist es für den Organisator erforderlich, folgende Fragen zu beantworten:

    FragestellungAspekt
    Wann? Wie lange?
    Wo? Woher? Wohin?
    Wie viel?
    entweder – oder/sowohl – als auch
    Zeit
    Raum
    Menge
    logische Beziehung

03. Welche Gliederungsprinzipien gelten in der Ablauforganisation?

  • Sachliche Prinzipien: Verrichtung, Objekt, Raum, Zeit

  • formale Prinzipien: Rang, Phase, Zweckbeziehung.

Dabei bezeichnet man

  • die Zusammenfassung gleichartiger Teilaufgaben als Zentralisation

  • die Trennung gleichartiger Teilaufgaben als Dezentralisation.

Aufgrund dieser Gestaltungsprinzipien haben sich in Theorie und Praxis verschiedene Organisationsformen der Ablauforganisation herausgebildet, z. B.

  • Zentralisation nach dem Prinzip „Verrichtung“ = Werkstattprinzip

  • Zentralisation nach dem Prinzip „Objekt“ = Bandprinzip, Fließfertigung

  • Zentralisierung/Dezentralisierung nach dem Prinzip „Raum“

  • Zentralisierung/Dezentralisierung nach dem Prinzip „Zeit“.

04. Nach welchen Gesichtspunkten sind Handlungsvorgänge zu analysieren bzw. Arbeitsprozesse zu gestalten?

Handlungsvorgänge bzw. Arbeitsprozesse müssen wirtschaftlich gestaltet sein; Ziel ist es, Dauer und Kosten eines Vorgangs zu minimieren – bei hoher Qualität und ergonomischer Anordnung. Bei der Analyse von Handlungsvorgängen bzw. Arbeitsprozessen werden die Ablaufstrukturen zerlegt und u. a. nach folgenden Gesichtspunkten bewertet.

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05. Welche Aspekte werden bei der Analyse von Arbeitsinhalten betrachtet?

Bei der Analyse und Optimierung von Arbeitsinhalten werden folgende Aspekte betrachtet:

  • Artteilung, Mengenteilung

  • Grad der Spezialisierung

  • Delegationsumfang: Eigen-/Fremdbestimmung, Eigen-/Fremdverantwortung

  • Motivation der Mitarbeiter.

06. Welche Aspekte werden bei der Analyse von Zeiten für Arbeitsvorgänge betrachtet?

Bei der Analyse und Optimierung der Zeiten für Arbeitsvorgänge bedient man sich der Ablaufarten nach REFA.

Hinweis

Hier klicken zum AusklappenINFO

Ablaufarten sind Ereignisse, die beim Zusammenwirken von Mensch, Betriebsmittel und Arbeitsgegenstand auftreten können. Zeitarten sind Zeiten für bestimmte, gekennzeichnete Ablaufabschnitte (Rüst-, Ausführungszeit).

Man unterscheidet Ablaufarten bezogen auf den Menschen, das Betriebsmittel und den Arbeitsgegenstand:

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07. Welches Ziel hat die raumorientierte Ablaufplanung?

Die raumorientierte Ablaufplanung hat das Ziel,

  • einen möglichst geradlinigen Ablauf der Arbeiten zu gewährleisten

  • die Entfernungen zwischen sachlich zusammenhängenden Arbeitsplätzen zu minimieren und

  • die Transportzeiten und -kosten gering zu halten.

Beispiel

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Bild 1 zeigt den Arbeitsfolgenprozess in einem System „alt“. Stellt man bei der Analyse der Raumordnung fest, dass sich Flusslinien überkreuzen, hin und her bewegen oder rückläufig sind, so sollten diese Vorgänge detaillierter untersucht werden. Bild 2 (System „neu“) zeigt eine Optimierung der Arbeitsplatzanordnung.

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08. Welche Techniken zur Darstellung von Arbeitsabläufen sind in der Praxis gebräuchlich und wie kann man sie hinsichtlich ihrer Verwendung unterscheiden?

Für die Darstellung und Dokumentation von Istzuständen und Sollkonzepten in der Ablauforganisation bedient man sich verschiedener Techniken:

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