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Aufgabenanalyse und -synthese im Unternehmen

01. Was versteht man unter der Aufgabenanalyse?

Die Gesamtaufgabe des Unternehmens (z. B. Herstellung und Vertrieb von Elektrogeräten) wird in

  • Hauptaufgaben, z. B. – Montage, Vertrieb, Verwaltung, Einkauf, Lager

  • Teilaufgaben 1. Ordnung – Marketing, Verkauf, Versand usw.

  • Teilaufgaben 2. Ordnung

  • Teilaufgaben 3. Ordnung usw.

zerlegt. Man bezeichnet diesen Vorgang als Aufgabenanalyse.

Gliederungsbreite und Gliederungstiefe sind abhängig von der Gesamtaufgabe, der Größe des Betriebes, dem Wirtschaftszweig usw. und haben sich am Prinzip der Wirtschaftlichkeit zu orientieren. In einem Industriebetrieb wird z. B. die Aufgabe „Produktion“, in einem Handelsbetrieb die Aufgabe „Einkauf/Warenmanipulation/Verkauf“ im Vordergrund stehen.

02. Welche Gliederungskriterien gibt es?

Die Aufgabenanalyse (und die spätere Einrichtung von Stellen) kann nach folgenden Gliederungskriterien vorgenommen werden:

Gliederungskriterien
Verrichtung (Funktion)Die Aufgabe wird in „Teilfunktionen zerlegt“, die zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendig sind, z. B. Personalplanung, Personalbetreuung, Personalabrechnung; Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung, Transport.
ObjektObjekte der Gliederung können z. B. sein:
  • Produkte (Maschine Typ A, Maschine Typ B)
  • Regionen (Nord, Süd; Nielsen-Gebiet 1, 2, 3 usw.
    Hinweis: Nielsen Regionalstrukturen sind Handelspanel, die von der A. C. Nielsen Company erstmals in den USA entwickelt wurden)
  • Personen (Arbeiter, Angestellte) sowie
  • Begriffe (z. B. Steuerarten beim Finanzamt).
ZweckbeziehungMan geht bei diesem Gliederungskriterium davon aus, dass es zur Erfüllung der Gesamtaufgabe (z. B. „Produktion“) Teilaufgaben gibt, die unmittelbar dem Betriebszweck dienen (z. B. Fertigung, Montage) und solche, die nur mittelbar mit dem Betriebszweck zusammenhängen (z. B. Personalwesen, Rechnungswesen, DV).
PhaseJede betriebliche Tätigkeit kann den Phasen „Planung, Durchführung und Kontrolle“ zugeordnet werden. Bei dieser Gliederungsform zerlegt man also die Aufgabe in Teilaufgaben, die sich an den oben genannten Phasen orientieren (z. B. Personalwesen: Personalplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz, Personalentwicklung, Personalfreisetzung).
RangTeilaufgaben einer Hauptaufgabe können einen unterschiedlichen Rang haben. Eine Teilaufgabe kann einen ausführenden, entscheidenden oder leitenden Charakter haben. Als Beispiel sei hier die Hauptaufgabe „Investitionen“ angeführt. Sie kann z. B. in Investitionsplanung sowie Investitionsentscheidung gegliedert werden.
MischformenIn der Praxis ist eine bestehende Aufbauorganisation meist das Ergebnis einer Aufgabenanalyse, bei der verschiedene Gliederungskriterien verwendet werden.

03. Was versteht man unter der Aufgabensynthese?

Im Rahmen der Aufgabenanalyse wurde die Gesamtaufgabe nach unterschiedlichen Gliederungskriterien in Teilaufgaben zerlegt (vgl. Frage 01.). Diese Teilaufgaben werden nun in geeigneter Form in sogenannten organisatorischen Einheiten zusammengefasst (z. B. Hauptabteilung, Abteilung, Gruppe, Stelle). Diesen Vorgang der Zusammenfassung von Teilaufgaben zu Organisatonseinheiten bezeichnet man als Aufgabensynthese. Den Organisatonseinheiten werden dann Aufgabenträger (Einzelperson, Personengruppe, Kombination Mensch/Maschine) zugeordnet.

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04. Wie erfolgt die Stellenbildung?

Eine Stelle ist die kleinste betriebliche Organisationseinheit. Die Anzahl der Teilaufgaben muss nicht notwendigerweise identisch mit der Anzahl der Stellen sein. Je nach Größe des Betriebes kann eine Teilaufgabe die Bildung mehrerer Stellen erfordern oder mehrere Teilaufgaben werden in einer Stelle zusammengefasst.

Man unterscheidet zwischen

  • Leitungsstellen (= Anordnungsrechte und -pflichten) und

  • Ausführungsstellen (= keine Leitungsbefugnis).

05. Wie erfolgt die Bildung von Gruppen und Abteilungen?

Die in einem Betrieb gebildeten Stellen werden zu Bereichen zusammengefasst. In der Praxis ist die Zusammenfassung zu Gruppen, Abteilungen, Hauptabteilungen, Ressorts usw. üblich.

06. Was versteht man unter folgenden Begriffen: Instanz, Hierarchie, Leitungsspanne, Instanzentiefe/-breite, Managementebenen?

InstanzIst eine Stelle mit Leitungsbefugnissen; Instanzen können verschiedenen Leitungsebenen (= Managementebenen) zugeordnet sein.
LeitungsspanneIst die Anzahl der weisungsgebundenen Stellen, die einem Vorgesetzten direkt unterstellt sind. Je höher die Ausbildung der Mitarbeiter und je anspruchsvoller ihr Aufgabengebiet ist, desto kleiner sollte die Leitungsspanne sein. Eine zu große Leitungsspanne hat zur Folge, dass die notwendigen Führungsaufgaben nicht angemessen wahrgenommen werden können.
InstanzentiefeIst die Anzahl der verschiedenen Rangebenen.
InstanzenbreiteIst die Anzahl der (gleichrangigen) Leitungsstellen pro Ebene.
HierarchieIst die Struktur der Leitungsebenen. Eine starke Hierarchie mit vielen Instanzen kann zu schwerfälligen Informations- und Entscheidungsprozessen führen. Eine zu geringe Hierarchie – insbesondere bei großer Leitungsspanne – überlastet die Führungskräfte (Problem beim Ansatz „Lean Management“). Im Wesentlichen unterscheidet man drei Leitungsebenen (Hierarchien).
Top-ManagementIst die oberste Leitungsebene, z. B.: Vorstand, Geschäftsleitung, Unternehmensinhaber.
Middle-ManagementIst die mittlere Leitungsebene, z. B.: Bereichsleiter, Ressortleiter, Abteilungsleiter.
Lower-ManagementIst die untere Leitungsebene, z. B.: Gruppenleiter, Meister.
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07. Was bezeichnet man als Dezentralisierung von Aufgaben?

Mit Dezentralisierung bezeichnet man die Verteilung von Teilaufgaben nicht auf eine (zentrale) Stelle sondern auf verschiedene. Diese Verteilung kann dabei z. B. nach dem Objekt (= Objekt-Dezentralisierung; z. B. jede Niederlassung eines Konzerns vertreibt alle Produkte) oder nach der Verrichtung (= Verrichtungs-Dezentralisierung; z. B. in jeder Niederlassung eines Konzerns sind alle wesentlichen, kaufmännischen Grundfunktionen vorhanden) vorgenommen werden. In der Praxis hat sich bei Großunternehmen aufgrund der positiven Erfahrung eine zunehmende Tendenz zur Dezentralisierung herausgebildet.

08. Was ist ein Organigramm und welche Darstellungsformen gibt es?

Die in einem Betrieb vorhandenen Stellen, ihre Beziehung untereinander und ihre Zusammenfassung zu Bereichen wird bildlich in Form eines Organisationsdiagramms (kurz: Organigramm) dargestellt.

  • In der Praxis ist die sogenannte vertikale Darstellung am häufigsten anzutreffen („von oben nach unten“); hier stehen gleichrangige Stellen nebeneinander.

  • Daneben kennt man die horizontale Darstellung („von links nach rechts“; gleichrangige Stellen stehen untereinander).

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