ZU DEN KURSEN!

- Aufgabenverteilung in der Unternehmensorganisation

Kursangebot | | Aufgabenverteilung in der Unternehmensorganisation

Aufgabenverteilung in der Unternehmensorganisation

→ 1.6.1, 4.1.2

01. Welche mehrfache Bedeutung hat der Begriff „Organisation“ in der Betriebswirtschaftslehre?

  • Ein Unternehmen ist eine Organisation (Systemansatz).

  • Ein Unternehmen hat eine (bestimmte) Organisation.

  • Organisation ist eine zielgerichtete Tätigkeit.

  • Organisation ist das Ergebnis einer zielgerichteten Tätigkeit (Zustand).

Vgl. dazu:>> 1.6.1Risikomanagement in der betrieblichen Organisation
 >> 4.1.2Analyse des Bedarfs an Dienstleistungen

02. Welche Aufgabe erfüllt die Organisation?

Die Betriebsorganisation legt (längerfristig oder vorübergehend) fest, wie die Faktoren Arbeitskräfte, Arbeitsmittel und Arbeitsstoffe so miteinander kombiniert werden, dass das Unternehmensziel ökonomisch und effizient erreicht werden kann.

Organisieren heißt, generell oder fallweise Regelungen für die Aufbau- und Ablaufstrukturen festlegen.

03. Welche Elemente hat das System „Unternehmensorganisation“?

SystemelementeBeispiele
AufgabenSachaufgaben, Führungsaufgaben
MenschenMitarbeiter, Führungskräfte
SachmittelBüroausstattung, Maschinen
InformationenNachrichten, Rechnungen, EDV-Ausdruck

Die Organisation wird damit als sozio-technisches System angesehen.

04. Wie lassen sich Organisation, Disposition und Improvisation voneinander abgrenzen?

  • Organisation = Festlegen von Regelungen (generell oder fallweise).

  • Disposition = im Rahmen der fallweisen Regelung kann der Mitarbeiter innerhalb vorgegebener Grenzen entscheiden – er kann disponieren.

  • Improvisation = mitunter müssen Entscheidungen „aus dem Stand heraus“ getroffen werden. Man spricht in diesem Fall von Improvisation.

imported

05. Welche Vor- und Nachteile sind mit der Organisation bzw. der Improvisation verbunden?

Organisation statt Improvisation
VorteileNachteile
  • Gleiche Arbeiten werden gleich behandelt.
  • Häufig wiederkehrende Arbeiten werden strukturiert; immer wiederkehrendes Durchdenken des Problems entfällt.
  • Für die Einarbeitung und das Training der Mitarbeiter existieren klare Vorgaben.
  • Richtlinien schaffen Orientierung und Sicherheit für die Mitarbeiter.
  • Flexibilität und Anpassung an neue Bedingungen werden erschwert.
  • Richtlinien hemmen die Motivation der Mitarbeiter für eigene Lösungsansätze.
  • Kreativität der Mitarbeiter nimmt ab.
  • Tendenz zur Überorganisation und Gefahr der Schwerfälligkeit.

06. Welche Ziele werden mit der Organisation verbunden?

Als Ziele der Organisation bezeichnet man die Vorstellung, welches Ergebnis die Organisation bewirken soll. Es werden verschiedene Ziele verfolgt (die nachfolgende Auflistung wird in der Literatur zum Teil auch als „Prinzipien der Organisation“ behandelt).

Ziele der (idealen) Organisation
ProduktivitätDie Organisation soll die Produktionsfaktoren so kombinieren, dass das mengenmäßige Ergebnis bestmöglichst ist.
WirtschaftlichkeitDie Organisation hat wirtschaftlich zu sein. Ihr Aufwand muss durch ihren Nutzen gerechtfertigt werden.
ZukunftssicherungDie Organisation soll Kontinuität und Stabilität des Unternehmens sichern; bewährte Grundsätze der Unternehmenspolitik kommen konsequent zur Geltung. Die Organisation hat sich am Unternehmensziel zu orientieren.
ImageDie Organisation ist so zu gestalten, dass sie intern und extern einen guten Ruf genießt (aus Kunden- und aus Mitarbeitersicht: am Markt orientiert; flexibel, aktuell, den derzeitigen Aufgaben angepasst usw.).
Koordination, MotivationDie Organisation soll Arbeitsvorgänge so koordinieren, dass Reibung und Leerlauf vermieden werden. Die Organisation soll sich am Delegationsprinzip orientieren (Motivation, Initiative, Eigenverantwortung der Mitarbeiter) und weniger wichtige Entscheidungen auf nachgelagerte Führungsebenen übertragen.
KontrolleDie Organisation muss sicherstellen, dass keine Arbeit ohne Kontrolle bleibt.
TransparenzDie Organisation hat einfach (in Sprache und Bild), klar und transparent zu sein, sodass sie von allen Mitarbeitern verstanden wird.
FlexibilitätDie Organisation soll dynamisch und flexibel sein, sodass sie sich kurzfristig geänderten Zielen oder Marktbedingungen anpassen kann.
HumanitätDie Organisation soll menschlich sein und von den Menschen im Unternehmen mitgetragen werden.

07. Warum gibt es keine „auf Dauer angelegte, ideale“ Organisation?

Bezogen auf ein bestimmtes Unternehmen gilt: Die ideale Organisation gibt es nicht. Organisieren ist eine ständige Gratwanderung zwischen Aufwand und Nutzen, zwischen Betriebserfordernissen und den Wünschen bzw. Erwartungen der Mitarbeiter, zwischen Aufbau- und Ablauforientierung, zwischen Zentralisation und Dezentralisation, zwischen generellen und fallweisen Regelungen – um nur einige Aspekte hervorzuheben.

Veränderungen der Betriebsgröße, der Produktpalette, der Vertriebsstrategie, der Technologie, der gesetzlichen Rahmenbedingungen usw. führen immer wieder zu der Notwendigkeit, die bestehende Organisation zu überprüfen und ggf. anzupassen.

08. Welche Bedeutung haben Outsourcing und Insourcing im Rahmen der Organisation?

  • Beim Outsourcing werden Betriebsteile oder interne Dienstleistungen ausgelagert (z. B. IT, Fortbildung, Personalbeschaffung). Die Unternehmen wollen damit ihre Kosten reduzieren, die Qualität steigern und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Dabei müssen Auftraggeber und Auftragnehmer die jeweiligen Prozesse genau definieren und aufeinander abstimmen.

  • Insourcing ist das Gegenstück zu Outsourcing. Die vorher an Dritte vergebenen Leistungen werden intern erbracht. Hier muss die bestehende, interne Aufbau- und Ablauforganisation angepasst werden. Oft erfolgt Insourcing als Konsequenz von missglücktem Outsourcing.

09. Wie lassen sich Aufbau- und Ablauforganisation unterscheiden?

AufbauorganisationRegelungen für den Betriebsaufbau; die Aufbauorganisation legt Orga-Einheiten fest, d. h. Stellen, Zuständigkeiten, Ebenen usw.
Ablauforganisation auch: ProzessorganisationRegelungen für den Betriebsablauf; die Ablauforganisation regelt den Ablauf nach den Kriterien Ort, Zeit oder Funktion zwischen Orga-Einheiten, Bereichen usw.