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Anforderungsprofile

01. Wie werden Anforderungsprofile erstellt?

  • Begriff:

    Das Anforderungsprofil ist unabhängig von derzeitigen oder zukünftigen Stelleninhabern und enthält Aussagen über Art und Höhe der Anforderungen einer Stelle.

  • Probleme:

    Die Erstellung von Anforderungsprofilen ist mit folgenden Fragen/Problemen verbunden:

    1. Welche Anforderungsmerkmale sind relevant?

      z. B. Wissen, Verantwortung usw.

    2. Welche Skalierung/Ausprägungsgrade sollen gewählt werden?

      z. B.: hoch/mittel/gering o. Ä.

    3. Kann die Ausprägung je Anforderungsmerkmal beobachtet und „gemessen“ werden?

    4. Wie kann der Konflikt zwischen Stabilität und Aktualität gelöst werden?

  • Vorgehensweise/Verfahren:

    1. Ausgangspunkt für die Erstellung eines Anforderungsprofils ist die Arbeitsplatzanalyse.

      Sie gliedert sich in drei Teilanalysen:

      1.1

      Aufgabenanalyse:

      Die Gesamtaufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt (Struktur), die spezifische Anforderungen verlangen.

      1.2

      Bedingungsanalyse:

      Hier werden die sachlichen Arbeitsbedingungen einschließlich der Umwelt-/Umfeldeinflüsse untersucht (z. B. Arbeitsverfahren und -hilfsmittel, ergonomische Gestaltung).

      1.3

      Rollenanalyse:

      Sie beschreibt die erforderlichen Interaktionsbeziehungen zwischen dem Stelleninhaber und Dritten (Kontakte, Abhängigkeiten, organisatorische Eingliederung, Gespräche usw.).

    2. Aus diesen Teilanalysen wird die Anforderungsanalyse abgeleitet, d. h. welche Anforderungen werden an die Qualifikation des Stelleninhabers gestellt. Dabei wird in der Regel auf spezifische Anforderungsarten zurückgegriffen; üblich sind das Genfer Schema oder die Anforderungsarten nach REFA (vgl. unten):

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Beispiel

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Das nachfolgende Beispiel ist bewusst einfach gestaltet, um den Vorgang der Erstellung eines Anforderungsprofils zu verdeutlichen: Im Lagerbereich von Meister Kantig gibt es die Stelle des „Lagerhelfers“.

1.1

Die Aufgabenanalyse ergibt folgende Tätigkeitsstruktur:

  • Packen

  • Transportieren

  • Botengänge

1.2

Die Bedingungsanalyse führt zu folgendem Ergebnis:

  • Der Umgang mit einem Hubwagen muss beherrscht werden.

  • Die Sicherheitsbestimmungen müssen eingehalten werden.

  • Der Stelleninhaber muss das Lagersystem kennen und einhalten.

1.3

Die Rollenanalyse zeigt folgende Einzelheiten:

Der Stelleninhaber

  • muss die Anweisungen des Lagerleiters einhalten

  • muss mit den Lkw-Fahrern des Unternehmens und externen Speditionen Kontakt halten.

2.

Aus den drei Teilanalysen wird die Anforderungsanalyse abgeleitet; dabei wird auf vier Anforderungsarten (in Anlehnung an das Genfer Schema) zurückgegriffen:

AnforderungsartenAnforderungsanalyse: Der Stelleninhaber muss …
  • Fachkönnen:
  • das sachgerechte Verpacken in Holz und Pappe beherrschen
  • die Bedienung des Hubwagens beherrschen
  • Transport und Lagerung der Materialien unter Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen durchführen
  • Körperliche Belastung:
  • Materialien bis zu 50 kg auch über längere Zeit heben und tragen können
  • Geistige Belastung:
  • die Sicherheitsbestimmungen kennen
  • das Lagersystem kennen
  • Anweisungen einhalten
  • mit den Lkw-Fahrern einfache Abläufe besprechen können
  • auch unter Stress termin- und sachgerecht arbeiten
  • Umwelteinflüsse:
  • gesundheitlich robust sein, da das Lager nicht beheizt ist und oft Zugluft existiert

Dieses einfache Beispiel zeigt bereits die Problematik der Anforderungsanalyse:

  • Die Analyse ist immer auch subjektiv geprägt: Unterschiedliche Analytiker werden zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Die Anforderungsarten lassen sich teilweise nur schwer voneinander abgrenzen, z. B. die Überschneidungen bei geistigen und körperlichen Belastungen (vgl. oben, „Stress“).

  • Die Ausprägung eines Merkmals lässt sich mitunter nur unzuverlässig messen, z. B. bei der Anforderungsart „Umwelteinflüsse“.

02. Auf welche Anforderungsarten wird üblicherweise bei der Anforderungsanalyse zurückgegriffen?

Am gebräuchlichsten ist das Genfer Schema mit vier Anforderungsarten; es wurde nach REFA auf sechs Anforderungsarten erweitert. Die Abbildung zeigt den Zusammenhang zwischen den Anforderungsarten nach dem Genfer Schema und nach REFA:

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03. Worin besteht der Unterschied zwischen Soll-Anforderungsprofilen und Ist-Anforderungsprofilen?

  • Das Soll-Anforderungsprofil (auch kurz: Anforderungsprofil) ist das Ergebnis der Arbeitsplatzanalyse.

  • Das Ist-Anforderungsprofil (auch kurz: Eignungsprofil) ergibt sich aus der Analyse und Bewertung des Kandidaten für eine bestimmte Stelle anhand der festgelegten Anforderungsarten.

Beispiel

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Die nachfolgende Abbildung zeigt als Grafik die Gegenüberstellung eines Soll- und eines Ist-Anforderungsprofils (modellhafte Darstellung). Den Abgleich zwischen beiden Profilen nennt man Profilvergleichanalyse; sie zeigt die Defizite des Kandidaten:

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04. Welche Bedeutung (Relevanz) haben außerfachliche Qualifikationen für das Anforderungsprofil?
→ A 4.4.3

  • Qualifikation ist das individuelle Arbeitsvermögen eines Mitarbeiters zu einem bestimmten Zeitpunkt (>> 7.1.1/05. ff.).

  • Der Begriff „Kompetenz“ wird in doppelter Bedeutung verwendet:

    • Fähigkeit als Teil der Qualifikation (neben Wissen und Verhalten)

    • Befugnis zur Vornahme von Entscheidungen

  • Man unterscheidet vier Kompetenzbereiche:

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Mit außerfachlichen Qualifikationen sind also die Methoden-, Sozial- und die Führungskompetenz gemeint. In der Praxis ist folgendes Phänomen zu beobachten:

Bei der Auswahl interner oder externer Kandidaten anhand eines Anforderungsprofils wird häufig die Fachkompetenz in ihrer Bedeutung für den zukünftigen Erfolg in einer Tätigkeit überschätzt bzw. die Bedeutung der außerfachlichen Qualifikation unterschätzt.

Beispiel

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Ein Unternehmen mittlerer Größe sucht einen Lagerleiter; im Anforderungsprofil ist zu lesen (Kurzfassung): Abschluss als Meister für Lagerwirtschaft o. Ä., mindestens drei Jahre Erfahrung in der Leitung eines Lagers, REFA-Grundausbildung, hohes Organisationsvermögen, Erfahrung in der Führung gewerblicher Mitarbeiter, psychisch und physisch belastbar – auch bei Termindruck usw.

Wer im vorliegenden Fall bei der Kandidatenauswahl die fachlichen Anforderungen überbetont, läuft Gefahr, den falschen Kandidaten zu wählen. Die REFA-Grundausbildung ist ggf. verzichtbar oder kann nachgeholt werden. Außerfachliche Qualifikationen wie z. B. „hohe psychische Belastbarkeit in Stresssituationen“ ist relativ unveränderbar und kaum zu trainieren. Fehlt also beispielweise diese Eigenschaft bei einem Kandidaten, so sollte er für die Position nicht ausgewählt werden. Selbstverständlich existiert immer das Problem, dass fachliches Können „leichter überprüfbar“ ist als Elemente der außerfachlichen Qualifikation.

05. Welche Qualitätsansprüche sollten bei der Erstellung von Anforderungsprofilen beachtet werden?

Anforderungsprofile erfüllen nur dann ihren Zweck, wenn sie bestimmten Qualitätsansprüchen genügen. Diese sind:

  1. Relevanz:

    → Es werden nur die wesentlichen Merkmale einer Stelle berücksichtigt; nur die wichtigsten Zuständigkeiten, die sog. „WIZUs“, werden erfasst.

  2. Vollständigkeit:

    → Alle wichtigen Merkmale werden erfasst.

  3. Überschneidungsfreiheit:

    → Gleiche Tatbestände (z. B. Führung der Mitarbeiter) werden nicht mehrfach erhoben.

  4. Objektivität:

    → Die Ergebnisse dürfen (möglichst) nicht durch subjektive Einflüsse des Untersuchenden beeinflusst sein.

  5. Reliabilität (Zuverlässigkeit):

    → Der Vorgang der Merkmalserhebung soll zuverlässig sein, d. h., im Wiederholungsfall zu gleichen Ergebnissen führen.

  6. Validität:

    → Das Messergebnis soll die tatsächliche Ausprägung der Anforderungshöhe wiedergeben („es muss tatsächlich das messen, was es messen soll“).

06. Welchen Inhalt könnte das Anforderungsprofil eines Anlern-Arbeitsplatzes in der Montage mechanischer Bauteile haben, wenn man das Anforderungsschema nach REFA zu Grunde legt?

Beispiel

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KenntnisseGrundkenntnisse der Metallverarbeitung, der Montage und der EDV; Kenntnisse der Produkte und deren Bedeutung
GeschicklichkeitFügetechnik, gute Motorik
VerantwortungEinhaltung der Qualitätsvorgaben, Erkennen von Fehlern, Identifikation mit dem Produkt
Geistige BelastungAuswertung von Montageanleitungen, Einhalten der Vorgabezeiten
Muskelmäßige Belastungkörperliche Belastbarkeit
UmgebungseinflüsseEinsatz an wechselnden Montagestellen, Fähigkeit zur Teamarbeit