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Personalauswahl und -entscheidung

01. Wie läuft die Personalauswahl ab und welche Entscheidungen werden dabei getroffen?

Personalauswahl beschränkt sich nicht auf die Analyse von Bewerbungsunterlagen oder die Durchführung unstrukturierter Einstellungsgespräche. In den letzten Jahren sind deutliche Tendenzen zur Professionalisierung der Personalauswahlverfahren zu erkennen. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz definiert wichtige Phasen des Auswahlprozesses neu, auch der demografische Wandel veranlasst Betriebe und Organisationen, ihre Praxis der Personalauswahl zu überdenken. Veränderte Altersstrukturen bei den Beschäftigten führen zu neu zu besetzenden Stellen. Fach- und Nachwuchskräfte fehlen teilweise auf dem internen und externen Arbeitsmarkt.

Die Herausforderung der Personalauswahl liegt darin, einen großen Kreis potenzieller Bewerber/innen in geeigneter Weise anzusprechen und mit professionalisierten Verfahren diejenigen auszuwählen, welche die erforderlichen Kompetenzen für eine zu besetzende Stelle aufweisen. Aus diesen Gründen wird bei der Personalauswahl mit sogenannten Anforderungsprofilen gearbeitet, um Zeit, Aufwand und Kosten zu sparen.

02. Welche Gestaltungsmöglichkeiten von Anforderungsprofilen gibt es?

Um eine genauere Vorstellung der Bewerber zu bekommen, sind Anforderungsprofile, die in einer Stellenausschreibung hinterlegt sind, von Vorteil. So verhindert man, dass die Gruppe der Entscheider völlig unterschiedliche Auffassungen der notwendigen Fähigkeiten und Verhaltensweisen hat. Daher macht es Sinn, sich lieber im Vorfeld eingehend damit zu beschäftigen, um Missverständnisse während des Prozesses zu vermeiden und klar ist, welche Erfahrungen, Kenntnisse, Werte und Verhaltensweisen gefragt sind. Dabei sollte man möglichst realistisch bleiben und sich überlegen, welche Anforderungen wirklich entscheidend und welche optional sind.

Neben harten Fakten wie Gehalt oder Mobilität und den fachlichen Anforderungen sind auch die Anforderungen an die Persönlichkeit Teil des Anforderungsprofils. Welche Eigenschaften sind zwingend in dieser Position und können aus den Aufgaben heraus begründet werden, z. B. Durchsetzungsfähigkeit im Vertrieb? Außerdem sind in der Interaktion mit Führungskräften auch das Rollenverhalten und das Werteverständnis ausschlaggebend für eine gute Zusammenarbeit.

Generell ist die Passung zur Unternehmensstrategie und Unternehmenskultur wichtig, um ein langfristiges Verbleiben der Mitarbeiter/innen im Unternehmen zu ermöglichen. Bewerber, die bisher z. B. eine flexible Arbeitsplatzgestaltung oder Home Office gewohnt waren, haben evtl. Schwierigkeiten mit einem festen Arbeitsplatz am Schreibtisch. Weiterhin sollte man festlegen, welche Persönlichkeit zum Team passt und ob man einen „Schreibtischtäter“ sucht oder jemanden, der auch mal die Ärmel hochkrempeln kann.Quelle: http://www.personaler-online.de/typo3/nc/personalthemen/suche-in-artikeln/detailansicht/artikel/anforderungsprofile-unterstuetzen-gezieltere-personalauswahl

03. Welche Auswahlverfahren können bei der Personalentscheidung genutzt werden?

Das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird durch das individuelle Arbeitsrecht geregelt. Stellt ein Arbeitgeber neue Mitarbeiter ein, erfordert das seinerseits einen relativ hohen Arbeitsaufwand, der zumeist in den Personalabteilungen anfällt. Um Zeit, Aufwand und Kosten zu sparen, sind entsprechende Auswahlverfahren zu nutzen.

Grundsätzlich stehen den zuständigen Personen bei der Personalauswahl folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Bewerbungsunterlagen

  • Bewerbungsgespräch/Vorstellungsgespräch

  • Gruppendiskussion

  • Assessment Center

  • Testverfahren

  • Schriftgutachten.

04. Welche Unterlagen lassen sich in einer Bewerbungsmappe finden?

„Die üblichen Bewerbungsunterlagen sind: ein Bewerbungsschreiben, ein tabellarischer Lebenslauf, die wichtigsten Schulzeugnisse, Arbeitszeugnisse, die Auflistung besonderer Qualifikationen, Referenzen und natürlich ein gutes Lichtbild.

Die Analyse der Bewerbungsunterlagen erfolgt nach verschiedenen Aspekten. Zuerst werden die Unterlagen auf ihre Vollständigkeit und die äußere Form beurteilt, dann sprachliches Niveau, die Leserlichkeit, Rechtschreibung und formale Gestaltung analysiert. Letztendlich wird der Bezug zur Stellenanzeige, die Begründung und Motivation der Bewerbung und der frühestmögliche Eintrittszeitpunkt bewertet. Danach folgt eine genaue Durchsicht der Unterlagen nach Zeitfolgeanalyse (Wie genau sind die Angaben?) und eine Positionsanalyse (persönliche und fachliche Qualifikationen) durchgeführt.

Ein wichtiger Bestandteil der Bewerbungsunterlagen sind die Arbeitszeugnisse, die auch gründlich durchgesehen und bewertet werden. Eine eher untergeordnete Rolle spielen Referenzen, weil die Bewerber natürlich lediglich positive Referenzpersonen anführen und diese dadurch wenig aussagekräftig sein können.

Ein Lichtbild wird oft grundsätzlich gefordert, ein Urteil über die Person an sich ist dadurch aber nicht möglich und daher ist ein persönlicher Eindruck des Bewerbers unerlässlich.Arbeitsproben sind sinnvoll, wenn es sich um Bewerber beispielsweise für eine schriftstellerische oder künstlerische Tätigkeit handelt.

Eine gute Analysemöglichkeit nach Sichtung aller schriftlichen Unterlagen inklusive eventuellen Fragebogens ist die ABC-Analyse.

  • A steht für perfekte Unterlagen; Bewerber, die alle Anforderungen erfüllen.

  • B steht für nicht ganz perfekte Unterlagen, das können entweder Bewerber für andere Positionen im Unternehmen oder in Evidenz gehaltene Bewerbungen sein.

  • C steht für jene Bewerber, die nicht für die Position infrage kommen, hier kann bereits eine Absage erteilt werden.“Quelle: http://www.personal-wissen.de/grundlagen-des-personalmanagements/arbeitsrecht/auswahlverfahren-fur-die-personalauswahl

05. Wie läuft ein Vorstellungsgespräch ab?

Kommt es zum Vorstellungsgespräch, wird eine Analyse

  • des Ausdruckes

  • der Leistung und

  • Analyse des Sozialverhaltens vorgenommen.

Damit kann der Arbeitgeber einen persönlichen Eindruck über das Verhalten des Bewerbers bekommen und seine Fähigkeiten erkunden, ebenso können bislang unbeantwortete Fragen direkt beantwortet und die Einstellung sowie die Erwartungen an den neuen Arbeitsplatz erfragt werden. Auch der Bewerber kann sich über alle seine Fragen – wie Karrierechancen oder Gehalt – ausführlich aufklären lassen.

Der Arbeitgeber, bzw. die mit der Personalführung beauftragte Person, muss sich auf die Vorstellungsgespräche gut vorbereiten. Die Atmosphäre sollte möglichst entspannt und in einem ruhigen Raum stattfinden. Wie viele Personen (Mitarbeiter Personalabteilung, Mitarbeiter Fachabteilung etc.) am Gespräch teilnehmen, hängt von der im Unternehmen zu besetzenden Position ab. Bei Führungspositionen kann ein sogenanntes Stressinterview ein gutes Instrument sein. Dabei werden realitätsnah die Kenntnisse im Führungsverhalten getestet.“Quelle: http://www.personal-wissen.de/grundlagen-des-personalmanagements/arbeitsrecht/auswahlverfahren-fur-die-personalauswahl

Ein Vorstellungsgespräch kann in folgenden Phasen ablaufen:

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06. Welche Arten von Vorstellungsgesprächen können durchgeführt werden?

  • „Bei der Art des Vorstellungsgesprächs unterscheidet man je nach Strukturierungsgrad zwischen standardisierten, freien und teilstrukturierten Gesprächen und je nach Zahl der Beteiligten zwischen Einzel-, Doppel- und Board-Interviews.

  • Standardisierte Vorstellungsgespräche laufen nach einem vorgegebenen Schema ab. Die Inhalte und der Gesprächsverlauf sind im Detail festgelegt. Allen Bewerbern werden dieselben Fragen in derselben Reihenfolge gestellt, was zwar die Auswertung und den Vergleich der Interviews erleichtert. Allerdings kann so nicht auf die besonderen Merkmale der Kandidaten eingegangen werden.

  • Bei unstrukturierten oder freien Vorstellungsgesprächen sind die Gesprächsinhalte und der Gesprächsverlauf nicht vorgegeben, sondern völlig offen. Damit entwickelt sich jedes Gespräch anders. Dies führt zu jeweils anderen Themenschwerpunkten, zu Abschweifungen und Zufallsfragen. Die Auswahlentscheidung erfolgt dann letztlich aufgrund von Menschenkenntnis, Intuition oder aufgrund des Eindrucks, dass die „Chemie stimmt“. Eine rationale Entscheidung ist so kaum möglich.

  • Ein Mittelweg ist das teilstrukturierte Interview. Es gibt einen gewissen Gesprächsrahmen mit Kerninhalten und Stichpunkten, zu denen die Bewerber befragt werden sollen. Dies stellt sicher, dass alle wichtigen Aspekte angesprochen werden. Die Fragen werden jedoch nicht zuvor ausformuliert, sondern entwickeln sich im Laufe des Gesprächs. Auch ihre Reihenfolge kann variieren. Der Informationsgehalt ist deutlich größer als bei standardisierten und freien Vorstellungsgesprächen.“Quelle: http://management-konkret.de/index.php/interview

07. Welche arbeitsrechtlichen Aspekte müssen bei einem Vorstellungsgespräch beachtet werden?

Das Arbeitsrecht setzt Grenzen bei bestimmten Fragen, da der Arbeitgeber die Persönlichkeitsrechte der Bewerber wahren muss.

Tabu sind deshalb Fragen nach Familienplanung, Rauchgewohnheiten, sexueller Orientierung, Gewerkschaftszugehörigkeit sowie einer Schwangerschaft, selbst bei befristeten Stellen. In den meisten Arbeitsverhältnissen sind auch Fragen nach einer Partei- und Religionszugehörigkeit sowie politischen Ansichten verboten. Lediglich in sogenannten Tendenzbetrieben wie kirchlichen Einrichtungen oder in Parteien können Fragen hierzu erlaubt sein – aber: auch das nur abhängig von der zu erledigenden Aufgabe.

Grundsätzlich abzuwägen sind Fragen nach Schwerbehinderungen oder nach dem Gesundheitszustand sowie der körperlichen Konstitution. Solche sind nur erlaubt, wenn ein direkter Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz besteht. So ist die Frage nach einer HIV-Infektion erlaubt, wenn die künftige Tätigkeit ein Ansteckungsrisiko mit sich bringt (z. B. bei bestimmten Tätigkeiten im Gesundheitswesen).

08. Welche Gruppenauswahlmethoden können bei der Personalentscheidung unterschieden werden?

Oftmals ist es bei der Personalfindung entscheidend, wie sich Bewerber in arbeitsnahen Situationen verhalten. Dabei spielen die bereits abgefragten Faktoren wie Zeugnisse und Lebenslauf eine nachrangige Rolle. Durch Gruppenauswahlmethoden sollen besonders die Sozialkompetenz, das Ausdrucksvermögen sowie Kommunikations- und Leistungsbereitschaft, bzw. Teamfähigkeit in konkreten Situationen getestet werden.

Zu den Gruppenauswahlmethoden zählen:

  • Assessment-Center (AC)

  • Unternehmensplanspiele

  • Gruppendiskussion

  • Gruppenübungen.

09. Was ist ein Assessment-Center?

Die wohl wichtigste Methode ist das Assessment-Center, das oft auch Gruppendiskussionen und Gruppenübungen beinhaltet.

Das Assessment-Center (AC) ist eine Kombination von Verhaltens- und Arbeitsproben. Unter teilweise schwierigen Bedingungen müssen die Kandidaten eine Anzahl von Aktivitäten durchlaufen. Die Aufgaben werden teils allein, teils in der Gruppe gelöst. Die Zusammensetzung der Aktivitäten basiert auf abgestimmten Verhaltenskriterien und dem spezifischen Anforderungsniveau einer bestimmten Funktion.

Während des gesamten Testprogramms werden die Teilnehmer systematisch durch ein Team von Beobachtern, den sogenannten Assessoren, beobachtet. Ein Assessment Center dauert in der Regel mindestens einen halben Tag, kann sich aber durchaus über mehrere Tage erstrecken.

Das Assessment-Center soll über die beobachteten Personen weitgehende Einblicke geben in Bezug auf:

  • soziales Verhalten

  • Konzentrationsfähigkeit

  • Fach- und Allgemeinwissen

  • Problemlösungskompetenz.

Gesondert betrachtet werden im Assessment-Center folgende Merkmale und Fähigkeiten:

  • Führungsfähigkeiten

  • Initiative

  • Kreativität

  • Planung

  • Kontrolle

  • Flexibilität

  • Entscheidungsfähigkeit

  • Verhalten in Stress-Situationen

  • mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit

  • interpersonelles Verhaltensrepertoire.

10. Welche Eignungstests werden bei der Personalentscheidung eingesetzt?

Um bestimmte Persönlichkeitsmerkmale eines Bewerbers messen und mit vorhandenen Ergebnissen der gewünschten Bezugsgruppe vergleichen zu können, wurden sehr spezielle Testverfahren entwickelt.

Grundsätzlich gibt es folgende Testarten:

  • die Leistungs- und Fähigkeitstests

  • die Intelligenztests sowie

  • die Persönlichkeits- und Charaktertests.

Die Testbedingungen sollten für alle Teilnehmer fair sein und unter gleichen Bedingungen stattfinden. Hat ein Test keine zeitliche Beschränkung, wird vordringlich die Qualität der Leistung bewertet. Gibt es zeitliche Begrenzungen während des Tests, lässt dies auch Schlüsse auf das Arbeitstempo der Leistungserstellung zu.

Alle Testverfahren weisen typische wissenschaftliche Kriterien der Güte auf. Das sind vor allem:

  • Die Objektivität: Verschiedene Prüfer sollten zum selben Ergebnis kommen können.

  • Die Reliabilität: Die Zuverlässigkeit des Ergebnisses muss gegeben sein.

  • Die Validität: Die Gültigkeit muss größtmöglich beurteilt werden können.“Quelle: http://www.personal-wissen.de/grundlagen-des-personalmanagements/arbeitsrecht/auswahlverfahren-fur-die-personalauswahl

11. Welche sonstigen Auswahlverfahren können genutzt werden?

Als weitere Möglichkeiten der Personalauswahl kann das Schriftgutachten bzw. die Schriftbildanalyse eingesetzt werden. Mit solchen grafologischen Gutachten soll anhand des Schriftbildes die Eignung des potenziellen Mitarbeiters festgestellt werden. Eine Handschriftanalyse wird heute aber selten vorgenommen und kann auch nur mit vorheriger Zustimmung des Bewerbers durchgeführt werden.