ZU DEN KURSEN!

- Organisationsformen der Beschaffungs-, Lager- und Logistikprozesse

Kursangebot | | Organisationsformen der Beschaffungs-, Lager- und Logistikprozesse

Organisationsformen der Beschaffungs-, Lager- und Logistikprozesse

→ 4.6.2

01.Welche Fragen sind bei der Organisation der Beschaffung generell zu entscheiden?

Die Aufbauorganisation der Beschaffung (synonym: Materialwirtschaft, Einkauf) orientiert sich an den grundsätzlichen Prinzipien der Organisationslehre (vgl. ausführlich unter >> 1.3 Gestalten der Unternehmensorganisation). Insofern sind folgende Aspekte zu klären (Überblick).

Organisatorische EingliederungInterne Gliederung
Hierarchie:Organisation:Leitungssystem, z. B.:Grad der Differenzierung:
  • hierarchisch hoch
  • hierarchisch niedrig
  • zentral
  • dezentral
  • Stablinienorganisation
  • Matrixorganisation
  • Produktorganisation
  • Divisionalorganisation
  • Tensororganisation
  • stark/schwach gegliedert
Gliederungsprinzip, z. B.:
  • funktionsorientiert
  • objektorientiert
  • phasenorientiert
← Mischformen →
Je nach Größe des Unternehmens, Branche, Bedeutung der Materialwirtschaft, Kunden, Materialbesonderheiten u. Ä.

Bei der Aufgabenverteilung ist zwischen den Prinzipien der Zentralisation und Dezentralisation zu unterscheiden. Man kann differenzieren in Objektzentralisation (z. B. Produkte, Warengruppen) und Verrichtungszentralisation (Einkauf, Lagerung).

  • Bei der dezentralen Organisationsform können z. B. die Aufgaben der Materialwirtschaft/Beschaffung auf verschiedene, meist räumlich voneinander getrennte Stellen aufgeteilt sein (hier: Verrichtungsdezentralisation).

  • Bei der zentralen Organisationsform können z. B. die Aufgaben an einer Stelle zusammengefasst sein (hier: Verrichtungszentralisation).

  • In der Praxis findet man sehr häufig Mischformen, die versuchen die Vorteile der jeweiligen Organisationsform miteinander zu verbinden; z. B.:

    • Verrichtungszentralisation für bestimmte Warengruppen und

    • Objektdezentralisation im Bereich der Logistik (Lager Nord und Lager Süd).

Vgl. dazu: >> 4.6.2Lagerorganisation

02.Was sind die Voraussetzungen einer zentralen Einkaufsorganisation und welche Vor- und Nachteile hat sie?

  • Voraussetzungen:

    • Bedarf einheitlich

    • Bedarfsmengenbündelung möglich

    • gleiches oder ähnliches Produktionsprogramm in den Orga-Einheiten.

  • Vorteile, z. B.:

    • Vorteile in der Beschaffung durch Erzielung besserer

      • Preise

      • Zahlungsbedingungen

      • Lieferbedingungen

    • bessere Kontrolle durch einheitliche Führung

    • gezielter Einsatz von Organisationsmitteln

    • verbesserte Materialvereinheitlichung (Normung, Typung)

    • geringerer Personalbedarf

    • Einsatz von qualifiziertem Personal möglich

    • die Marktmacht steigt

    • sinnvolle Anwendung von Kontraktpolitik möglich.

  • Nachteile/Risiken, z. B.:

    • geringerer Erfahrungsaustausch zwischen Materialverwendern und Lieferanten

    • ggf. schwerfälliger in der Reaktion auf Besonderheiten, z. B. in der Produktion, bei Terminproblemen, bei Reklamationen, bei Bedarfsänderungen usw.

    • längere Informationswege zwischen Einkauf und Bedarfstellen.

03.Wie lassen sich die Nachteile eines zentralen Einkaufs mildern?

Viele Handelsbetriebe möchten die Vorteile eines zentralen Einkaufs nutzen, aber deren Nachteile vermeiden. Zu diesem Zweck haben sich Mischformen herausgebildet. Zum Beispiel ist es möglich, zwar den Einkauf zentral zu handhaben, die Lagerung aber dezentral vorzunehmen und dadurch den einzelnen Abteilungen oder Filialen einen Einfluss auf die Sortimentsausbildung zuzugestehen.

Auch ist es möglich, zwar den Zentraleinkauf generell beizubehalten, aber bestimmte Bestellmöglichkeiten aus einem vorgegebenen Lieferantenkreis und im Rahmen eines vorgegebenen Artikelsortiments und einem vorgegebenen Limit den Abteilungen oder Filialen eigenverantwortlich zu übertragen. In diesem Fall können die Vorteile des Großeinkaufs beibehalten werden, während den Abteilungen oder Filialen die Einzelbestellung zu den von der Zentrale ausgehandelten Bedingungen obliegt.

04.Nach welchen Kriterien kann die Materialwirtschaft/Beschaffung (intern) gegliedert sein?

Im Gegensatz zur Eingliederung einer Orga-Einheit (vgl. Frage 01.) bezieht sich die Gliederung auf die interne Struktur und den Grad der Spezialisierung einer Orga-Einheit. Für die Gliederung der Materialwirtschaft/Beschaffung gelten grundsätzlich die bekannten, allgemeinen Prinzipien der Gliederung und Bildung von Orga-Strukturen. Von daher kann die Materialwirtschaft/Beschaffung gegliedert sein:

  • nach dem Verrichtungsprinzip, z. B.:

    • Funktionen

    • Sachgebieten

  • nach dem Objektprinzip, z. B.:

    • Endprodukte

    • Länder, Regionen

    • Projekte

    • Lieferanten

  • Mischformen.

Das Leitungssystem (auch: Weisungssystem) in der Materialwirtschaft/Beschaffung kann gestaltet sein als

  • Linien-, Stab-Linienorganisation

  • Spartenorganisation (Divisionalisierung)

  • Produktorganisation

  • Matrixorganisation (Zweiliniensystem)

  • Tensororganisation (Dreiliniensystem).

05.Warum kann es zweckmäßig sein, das Arbeitsvolumen im Einkauf in strategische und operative Aufgaben zu gliedern?

Die Gliederung des Arbeitsvolumen in strategische und operative Aufgaben resultiert aus den unterschiedlichen Anforderungen an die Mitarbeiter hinsichtlich Erfahrung und Kenntnisstand. Da die Qualifizierung der Mitarbeiter sowie ihre Entlohnung und die Bedeutung strategischer und operativer Aufgaben unterschiedlich ist, kann eine Differenzierung sinnvoll sein:

  • Strategische Aufgaben werden von erfahrenen Mitarbeitern mit fundierter Ausbildung wahrgenommen, z. B.:

    • Beschaffungsmarkterkundung und -forschung

    • Lieferantenkontakte pflegen und Beurteilung der Lieferanten

    • Analysen der Bedarfe

    • Abschluss von Rahmenverträgen

    • preissenkende Verhandlungen/Maßnahmen.

  • Operative Aufgaben, z. B.:

    • Anfragen erstellen und sichten

    • Bestellungen

    • Angebotsprüfungen

    • Terminverfolgung

    • Mahnwesen

    • Information der Bedarfsstellen

    • Datenpflege.

06.Welche Probleme ergeben sich im Rahmen einer Organisation, bei der die Einkaufsabteilung in den Bereich der Warenwirtschaft eingegliedert ist?

Eine Abteilung Einkauf, der gleichzeitig die Funktionen der Warenwirtschaft zugeordnet sind, hat eine gute Kontrolle über das Lager und die Lagerbestände. Es besteht jedoch die Gefahr, dass die Gesichtspunkte des Einkaufs gegenüber einer aktiven Verkaufspolitik überwiegen. Eine dynamische Einkaufsabteilung unter Einschluss des Lagers wird bestrebt sein, dem Verkauf die Produkte vorzuschlagen, die aus ihrer Sicht zweckmäßigerweise verkauft werden sollten. Eine dynamische Verkaufsabteilung dagegen wird der Einkaufsabteilung vorschlagen, welche Produkte aus der Sicht des Verkaufs zweckmäßigerweise eingekauft werden sollten, sodass bei einer derartigen organisatorischen Aufgliederung in jedem Falle eine Abstimmung zwischen den Ressorts erfolgen muss.

07.Welche Probleme können sich bei einer Gliederung nach bestimmten Produktgruppen ergeben?

Ist eine Aufgliederung des Einkaufs nach bestimmten Produktgruppen vorgenommen worden, so ist darauf zu achten, dass sich alle Abteilungen im Rahmen der vorgegebenen Ziele bewegen. Es muss insbesondere vermieden werden, dass sich bestimmte Produktgruppen zu Lasten anderer ausweiten und damit das gesamte Verkaufskonzept gefährdet wird. Diese Gefahren können dadurch gemildert werden, dass den Produktgruppen sowohl der Einkauf als auch der Verkauf der Waren dieses Bereichs übertragen wird, wobei zusätzlich der finanzielle Rahmen bestimmt wird.

08.Welche Probleme können sich aus der Einbeziehung des Marketingbereichs in den Einkauf ergeben?

Ist der Einkaufsabteilung auch der Marketingbereich übertragen, so besteht einerseits die Möglichkeit, selbst unter Berücksichtigung der Kundenwünsche einzukaufen, andererseits muss darauf geachtet werden, dass die unternehmerische Gesamtkonzeption nicht beeinträchtigt wird.

09.Welche Sonderformen des Einkaufs bestehen?

Sonderformen des Einkaufs sind das Streckengeschäft, bei dem die Lieferung nicht an den Besteller, sondern an einen Dritten erfolgt; ferner die Einkaufsverbände, bei denen sich selbstständige Handelsbetriebe zwecks Ausnutzung der Vorteile des Großbezugs zusammengeschlossen haben und der dezentrale Einkauf mit zentraler Aktion. Diese Form ist etwa bei Ketten üblich und erstreckt sich nur auf bestimmte Waren, die unter einer gemeinsamen Marke angeboten werden oder auf Waren, die als Sonderaktion zu einem bestimmten Zeitpunkt abgesetzt werden.

Wie bedeutsam Einkaufsverbände sind, hat der öffentlich ausgetragene Streit um Konditionen zwischen dem Einkaufsverband Agecor (dem u. a. auch Edeka angehört) und dem Hersteller Nestlé gezeigt.

10.Welche Regelungen sollten in den Organisationsanweisungen für den Einkauf enthalten sein?

In jedem Fall muss in den Organisationsanweisungen geregelt sein, wer für den Einkauf bestimmter Produkte oder die Einkaufshöhe verantwortlich ist, wer den Bestelltermin festzulegen hat, wer für die Lieferantenauswahl verantwortlich ist, welche Einkaufsbedingungen zu beachten sind, welche Preise akzeptiert werden können, wer die Zusammensetzung der Sortimente bestimmt, welche Informationen, z. B. über Lieferschwierigkeiten oder verstärkt auftretende Mängel, die die Einkäufer veranlassen könnten, anders als bisher zu disponieren, an welche Stellen weiterzugeben sind.

Organisationsanweisungen sollen in jedem Fall schriftlich niedergelegt sein. Sie müssen von Zeit zu Zeit überarbeitet und jedem Mitarbeiter ausgehändigt werden.