Informationstechnologie und Wissensmanagement

Informationstechnologie und Wissensmanagement

Nicht selten nutzen Personen die Begriffe Wissens- und Informationsmanagement analog zueinander. Tatsächlich gibt es klare Abgrenzungen zwischen den beiden Disziplinen. Die moderne IT kennt beide Formen des Managements. Richtig implementiert helfen Wissens- sowie Informationsmanagement bei der Verwaltung von Informationen und schaffen Kanäle für den Austausch von Know-how. Doch wo liegen jetzt genau die Differenzen und wie profitieren Unternehmen von den beiden Konzepten?

Abgrenzung zwischen Wissens- und Informationsmanagement

Es gibt klare Unterschiede zwischen den beiden Bereichen. Da ist zunächst das Informationsmanagement (IM). Innerhalb von Organisationen dient das IM dafür, ordentliche Strukturen für die Verwaltung der gesammelten Informationen zu schaffen. Dies beinhaltet beispielsweise die Erstellung einer Ablagestruktur, einer FAQ oder die Einführung einer Suchmaschine für die eigene Dokumentenverwaltung. Durch ein ordentliches Informationsmanagement finden Nutzer und Mitarbeiter somit schnell Informationen, die sie suchen. Es geht hier vor allem um Auskünfte, die in Form von Fakten vorliegen, was auch als strukturelles Wissen bezeichnet wird.

Informationstechnik (kurz IT) steht für die Technik zur Elektronischen Datenverarbeitung (EDV) und der hierzu verwendeten Hard- und Software-Infrastruktur. In industrialisierten Ländern werden erhebliche Teile der Verwaltung, Organisation, Kommunikation und Unterhaltung mit Mitteln der Informationstechnik realisiert. Bestimmende Grundlagen der Informationstechnik sind die digitale Mikroelektronik, die Softwaretechnik und die EDV-Organisation. Ihre wissenschaftliche Behandlung erfolgt in der Informatik.

Eigentlich versteht man unter dem Begriff speziell elektronische Informationstechnik (EIT), zur Informationstechnik gehören auch nicht-elektronische Systeme (wie die anfangs rein elektrische Telefonie und Telegraphie). Der eigentliche Fachbegriff ist aber (elektronische) Informations- und Datenverarbeitung (EID), der die anfangs getrennten Techniken der Kommunikationsmedien (‚Information‘ im ursprünglichen Sinne der Mitteilung) und der Datenverarbeitung im engeren Sinne (EDV-Anwendungen zur programmierten Bearbeitung von Akten, Zahlenreihen, Tabellen usw.) zusammenfasst. Da die beiden Begriffe Information und Daten heute in der Praxis inhaltlich weitgehend verschmolzen sind, wie auch Technik und Verarbeitung nicht zu trennen sind, wird der Ausdruck „IT“ für den gesamten technologischen Sektor verwendet.

Die Ausdrücke Informationstechnik und Informationstechnologie können – im nichtwissenschaftlichen Bereich – als synonym angesehen werden: Unter „Technik“ versteht man üblicherweise allenfalls speziell die konkrete praktische Umsetzung (Anwendung), unter „Technologie“ die Forschung und Entwicklung und die theoretischen Grundlagen. In dem hochinnovativen Sektor wie auch bei Software ist das kaum trennbar.

Mit dem Wissensmanagement hingegen wird eine Plattform geschaffen, die Anwendern die Kontaktaufnahme und Kollaboration mit den richtigen Personen und Tools ermöglicht. Falls also jemand Unterstützung bei einer ganz bestimmten Aufgabe benötigt, die ein spezielles Fachwissen verlangt, dann stellt das Wissensmanagement die Verbindung zu exakt der passenden Person her und ermöglicht den Austausch mit dieser Person. Das WM kartografiert u.a. individuelles Wissen innerhalb von Organisationen.

Wissensmanagement in die Unternehmensstrukturen integrieren

Wissens- und Informationsmanagement sind Teil des Modern Workstyle.

Wissensmanagement

Wissensmanagement ist die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis des Unternehmens bzw. der in ihr arbeitenden Personen. Die sog. Wissensbasis umfasst die Daten, Informationen, das Wissen sowie alle Fähigkeiten, die ein Unternehmen zur Lösung ihrer Aufgaben benötigt.

Aufgaben des Wissensmanagements

Jedes Unternehmen verfügt über Wissen in Bezug auf Prozesse, Fakten, Märkte, Technologien, Anwendungen usw. Die Erzeugung, Verdichtung, Speicherung, Weitergabe und Nutzung von betrieblichem Wissen ist ein Produktionsfaktor von hohem Wert. Die Nichtinanspruchnahme vorhandenen Wissens stellt eine Ressourcenverschwendung dar, die schnell zu Wettbewerbsnachteilen führt.

Es gilt also:

• Betriebliches Wissen ist explizit vorhanden in Form von Dokumenten, Berichten und Daten/Datenbanken.

• Implizites Wissen umfasst Erfahrungen und Erkenntnisse, das von Personen mehr oder weniger bewusst bei der Lösung betrieblicher Probleme eingesetzt wird. Es ist nicht dokumentiert und wird nur bedingt artikuliert (Weitergabe an Kollegen).

Es kommt also für Unternehmen darauf an, explizites Wissen zu erfassen und systematisch zu dokumentieren. Weiterhin muss es (idealerweise) gelingen, relevantes implizites Wissen zu erkennen und in explizites Wissen zu transformieren.

Darüber hinaus wird zwischen

• individuellem und
• strukturellem Wissen

unterschieden.

Das individuelle Wissen ist personengebunden, mobil und hängt von den persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten des Wissensträgers ab. Der Wissensträger zeichnet sich durch vier Kompetenzen aus:

• Fachkompetenz
• Methodenkompetenz
• Organisationskompetenz
• Sozialkompetenz.

Das angeeignete Wissen einer Führungskraft enthält subjektive Blickwinkel sowie individuelle Ausprägungen.

Das strukturelle Wissen entsteht durch die Verknüpfungen von Prozessen, Stellen, Funktionen und Menschen. Es wird ein System aufgebaut, das aus verschiedenen Elementen besteht, die miteinander verknüpft sind. Ein Kommunikationsnetzwerk stellt ein System dar, welches die Infrastruktur zur Erzeugung von Wissen darstellt.

Beispielsweise kann ein System mit verschiedenen Mentoren aufgebaut werden. Die Mentoren tauschen sich über ihre internen Klienten (z. B. junge Ingenieure) formell und informell sowie verbal oder nonverbal aus. Durch den Informationsaustausch entstehen Synergien, die zu einem Wissenszuwachs führen können. Das Kommunikationsnetzwerk der Mentoren kann technisch ausgeprägt sein (z. B. Intranet) oder nur auf der persönlichen Ebene (z. B. Workshops).

Aufbau eines Wissensmanagementsystems

Erfassung, Speicherung, Weitergabe und Nutzung des expliziten Wissens, z. B.:

• Einrichtung eines zentralen Dokumentenarchivs (Dokumentenrepositorium)

• Einrichtung eines Informationsdienstes (z. B. Führungskräftebrief, Rubriken in der Firmenzeitschrift, Rundbrief, Zeitschriftenumlauf, Weiterleitung von Informationen per Intranet usw.)

• Qualifizierung und Information der Mitarbeiter über betriebliche Fakten, Prozesse, Entwicklungen und Regelungen (Lehrgänge, Betriebsversammlung, Meetings)

• Vernetzung des expliziten Wissens (z. B. Aufbau eines Managementinformationssystems, vgl. oben).

Erkennen, Erfassen, Dokumentieren und Weiterleiten des impliziten Wissens:

Hier besteht die zentrale Aufgabe darin, das implizit vorhandene Wissen zu lokalisieren, daraus die betrieblich relevanten Informationen zu filtern und in explizit vorhandenes Wissen zu transformieren.

Einen Ansatz dazu liefert das SECI-Modell der Japaner Nonaka und Takeuchi (1995). Wissen entsteht und kann sich in einem Kreislauf mit folgenden Phasen vermehren:

Sozialisation: Wissen wird in der betrieblichen Zusammenarbeit erworben und ist implizit vorhanden.

Externalisierung (lat.: Verlagerung nach außen): Implizit vorhandenes Wissen wird erfasst, dokumentiert und damit in explizites Wissen transferiert (Berichte, Regeln, Handbücher, Betriebsanweisungen).

Kombination (engl.: Combination): Das durch Externalisierung neu geschaffene, explizite Wissen wird mit vorhandenem, expliziten Wissen kombiniert. Dadurch entsteht eine Vermehrung des Wissens (Gewinnen neuer Erkenntnisse durch Wissenskombination).

Internalisierung (lat.: Verinnerlichen): Neues Wissen wird von Personen verinnerlicht. Es ist als implizites Wissen vorhanden und kann im Wege der Sozialisation an andere weitergegeben werden.

Das SECI-Modell fand auch Skeptiker. Trotzdem unterstützt es die praktischen Erfahrungen im Umgang mit Wissen und Wissensträgern, z. B.:

1. Mitarbeiter sollten generell Anreize erhalten, ihr Wissen an andere weiterzugeben.
2. Es darf keine Monopolisierung von Wissen geben. Die bewusste Zurückhaltung von Wissen ist eine Pflichtverletzung des Arbeitnehmers.
3. Wissenszuwächse müssen in geeigneter Weise erfasst, dokumentiert und zugänglich gemacht werden (z. B. Ergebnisse von Projekten, Ursachen von Kundenreklamationen). Dies verlangt eine standardisierte Erfassung und Verwaltung des Wissens.
4. Der informelle Erfahrungsaustausch unter Kollegen hat einen hohen Stellenwert im Unternehmen. Er kann auch durch ein noch so ausgefeiltes Informationssystem nicht ersetzt werden.

Zusammenhang zwischen Wissensmanagement und Managementkreislauf

Wissensziele: Das Management sollte die strategischen und operativen Ziele definieren und daraus die Wissensziele abzuleiten. Das bedeutet, welcher Bedarf an Wissen ist notwendig, um die Unternehmensziele zu erreichen?

Ein wesentliches Wissensziel besteht darin, im Unternehmen ein Bewusstsein für eine Wissenskultur zu schaffen. Eine Wissenskultur kann durch das Leitbild einer lernenden Organisation geschaffen sowie durch Aufklärung oder Trainings durch die Personalentwicklung unterstützt werden.

Wissensidentifikation: Welches externe und interne Wissen wird benötigt, um die unternehmerischen Ziele zu erreichen? Es geht hierbei um Wissensinventur (Ist-Bestand) sowie um den Wissensbedarf (Soll).

Wissenserwerb: Wie kann die Wissenslücke geschlossen werden? Möglichkeiten bestehen durch Schulungen, Einkauf von Beratungsleistungen oder Neueinstellungen von Mitarbeitern mit dem entsprechenden Wissen.

Wissensentwicklung: Innovationen durch Forschung und Entwicklung, betriebliches Vorschlagswesen, Kreativitätsworkshops (Brainstorming, Methode 635, Synektik usw.)

Wissensverteilung: Welche Mitarbeiter erhalten welches Wissen? Mitarbeiter sollten nicht unter einem Overload leiden, aber auch nicht über zu wenige Informationen für ihre Aufgaben verfügen.

Wissensnutzung: Das Wissen sollte produktiv eingesetzt werden. Das bedeutet, die Mitarbeiter sollten den vorhandenen Wissensbestand im Unternehmen nutzen können. Barrieren zur Wissensnutzung sollten aufgehoben werden.

Wissensbewahrung: Speicherung von explizitem Wissen und Transfer von implizitem Wissen bei Ausscheiden eines Mitarbeiters auf neue Mitarbeiter

Wissen aufbereitet

Grundsätzlich sollte das Wissen so aufbereitet werden, dass der Empfänger einen möglichst großen Nutzen hat. Es sollte auch beachtet werden, dass das Gesetz vom abnehmenden Grenznutzen auch im Informations- und Wissensmanagement anwendbar ist. Das bedeutet, dass lediglich das Wissen aufbereitet werden sollte, was der Empfänger wünscht. Häufig sind jedoch die Zielvorgaben unscharf oder aufgrund der Komplexität der Daten sowie Informationen so breit oder auch tief, dass der Sender möglichst viele Informationen bereitstellt, damit der Empfänger selbst wählen kann. Durch die zusätzliche Daten-, Informations- oder Wissensmenge sinkt jedoch der zusätzliche Nutzen beim Empfänger (Gossensches Gesetz vom abnehmenden Grenznutzen). Daher sollte das Wissen empfängerorientiert aufbereitet werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Wissensaufbereitung, die nachfolgend aufgezeigt werden:

• Data-Mining: Aus dem Data-Warehouse wird mithilfe von statistischen Methoden versucht, Zusammenhänge und Muster zu erkennen.

  Statistische Methoden können sein: Regressionsanalyse, Clusteranalyse, Varianzanalyse.

• Die strukturierten Daten werden wie im Reporting visualisiert. Durch Bilder können ebenso Zusammenhänge und Muster entdeckt werden. In solchen Fällen wirkt der Datenanalytiker wie ein Künstler, der das System, das er untersucht, vollständig verstanden haben sollte. Durch Charts oder Tabellen können Effekte deutlich gemacht werden, aus denen der Nutzer lernt.

• Larry Page (Google-Gründer) optimierte die Wissensaufbereitung, indem er ein Verfahren entwickelte, das sich auf die Verlinkung zwischen den Dokumenten konzentrierte. Das Problem besteht häufig darin, dass die Suchmaschinenabfragen auch vom Wortschatz des Suchers abhängen. Im Idealfall sollte die Anfrage an eine Suchmaschine die optimale Antwort geben. Aber was ist die optimale Antwort? Die Suchmaschine müsste das Basiswissen des Suchenden kennen (vgl. Frey-Luxemburger, 2014, S. 82 f.).

  Die Suchmaschinen liefern daher viele Vorschläge, sodass das Wissen i. d. R. breit aufbereitet wird, jedoch wird der Nutzer je nach Wissensstand und Ziel die Sachverhalte selbst auswählen und zusammenstellen sollte.

Vorteile eines Wissensmanagement, z. B.:

• schneller Zugriff auf relevante Daten
• Transparenz, Einheitlichkeit und Absicherung der Entscheidungsgrundlagen
• Wissen wird dokumentiert und „geht nicht in Rente“.
• verbesserte Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Konserviertes Wissen stellt einen Wettbewerbsvorteil dar.

Managementinformationssystem (MIS)

Die Beschreibung von Managementinformationssystemen (MIS) ist in der Literatur nicht einheitlich. Lediglich über die Aufgaben eines MIS gibt es einen relativen Konsens. Vielfach wird der Terminus MIS als Oberbegriff für Informationssysteme mit ähnlicher Aufgabenstellung gewählt; vgl. zum Beispiel:

• DSS: Decision Support System
• MSS: Management Support System
• FIS: Führungsinformationssystem
• EIS: Executive Information System.

Aufgaben eines Managementinformationssystems

Die Aufgabe des Managers ist es, Aktivitäten für seine Berichtseinheit zielgerichtet zu planen, zu organisieren, zu steuern und die Wirksamkeit seiner Handlungen zu kontrollieren. Auf jeder Prozessstufe müssen quantitative und qualitative Daten analysiert und bewertet werden, um die Unsicherheit bei und das Risiko von Entscheidungen zu reduzieren. Je höher die Bedeutung der zu treffenden Entscheidung ist, um so mehr Informationen wird man aus dem Unternehmen und der Umwelt heranziehen, um diese Entscheidung abzusichern.

Aufgrund dieser Problematik hat ein Managementinformationssystem (MIS) folgende Aufgaben:

1. Integration der Daten:

   Ein MIS muss interne Daten aus unterschiedlichen Ebenen (strategische Ebene, taktische Ebene, operative Ebene), unterschiedlichen Berichtseinheiten (Beschaffung, Produktion, Absatz), unterschiedlichen Zeiträumen (Vergangenheits-, Gegenwarts-, Prognosedaten) sowie externe Daten (Märkte, Länderdaten) zusammenführen. Die Daten müssen dabei möglichst aktuell , im Echtzeitbetrieb sowie vergleichbar zur Verfügung gestellt werden.

2. Selektion der Daten:

   Es muss möglich sein, aus der Gesamtheit aller Daten diejenigen Informationen zu filtern, die für eine spezifische Fragestellung von Bedeutung sind, z. B. die Selektion je Unternehmenseinheit (Beschaffungsanalysen, Marketinganalysen usw.).

3. Verarbeitung und Ausgabe der Daten:

   Ein MIS muss unterschiedliche Outputleistungen erfüllen:

   • Aufbereitung und Vergleich von Ist- und Solldaten (Exception Reports)

   • grafische Aufbereitung von Ergebnissen (Visualisierung)

   • Betrachtung von Simulationen (Hochrechnungen, Worst-Case-/Best-Case-Situationen)

   • Integration in das betriebliche Kommunikationssystem (z. B. Intranet).

Aufbau eines Managementinformationssystems

1. Die im Unternehmen an unterschiedlichen Stellen und in unterschiedlichen Formaten vorhandenen Informationen werden aus den operativen Datenbanken gefiltert, geordnet, auf ein einheitliches Format gebracht und mit Zusatzinformationen verknüpft (Metadaten, z. B. Zeitpunkt, Quelle, Thema). Man bezeichnet diesen Vorgang als ELT-Prozess (Extraktion, Laden und Transformation der Daten in eine analytische Datenbank).

2. Analog verfährt man mit externen Daten.

3. Die so gewonnenen Daten bilden ein Data Warehouse (dt.: Datenlager). Es integriert die gesammelten Datenbestände und ermöglicht andererseits eine Trennung nach speziellen Fragestellungen oder für bestimmte Anwender.

4. Für bereichsspezifische Anwendungen kann das Data Warehouse zu umfangreich und zu schwerfällig sein. Man kopiert in diesem Fall bestimmte Datenbestände in gesonderte Datenbänke, den Data Marts (dt.: Datenmärkte), aus der Abfragen leichter gewonnen werden können.

Die Realisierung einer Data Warehouse-Architektur nimmt erhebliche Ressourcen in Anspruch. In der Praxis ist ein schrittweiser Aufbau dringend zu empfehlen: Die zu erfassenden Datenbestände werden nach und nach als Module erfasst und verarbeitet. Ebenfalls beschränkt man in der Aufbauphase die Möglichkeiten der Auswertung.

Anwendungsmöglichkeiten einer Data Warehouse-Architektur

Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und können folgendermaßen klassifiziert werden:

1. Abfragen (engl.: query): Themen- oder bereichsspezifisch können Abfragen mithilfe einer Abfragesprache (z. B. SQL: S tructured Q uery L anguage) formuliert und über ein Datenbankmanagementsystem (DBMS) verarbeitet werden.

2. Berichtswesen (reports): Periodisch oder aperiodisch können Berichte mit festen oder variablen Vorgaben erzeugt werden.

3. Data Mining (dt.: Datenschürfung): Mithilfe statistischer und anderer mathematischer Verfahren zur Datenmustererkennung werden Zusammenhänge aus großen Datenmengen gewonnen.

4. OLAP (Online Analytical Processing): OLAP-Werkzeuge ermöglichen eine gezielte Datenanalyse, ohne dass die Abfrage in einer bestimmten Programmiersprache formuliert werden muss (vgl. oben: SQL). Beispielsweise kann der Umsatz eines Produkts X zum Zeitpunkt Y in der Region Z ermittelt werden (Mehrdimensionalität von Kennzahlen).

Informationstechnologie

Unterschied zwischen Daten, Information und Wissen

Daten:
Stammdaten, Bewegungsdaten, Zugangsdaten in Form von Zeichen (Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen) und Zeichenfolgen

Informationen:
Daten werden zweckbezogen verwendet und für Managementprozesse Nutzen erhöhend eingesetzt. Eine formale Vernetzung der Daten (z. B. via Statistik) ermöglicht die Entstehung von Information.

Wissen:
Vernetzte Informationen, jedoch unter Berücksichtigung des Bewusstseins der Person, die auf Erfahrungen und Einstellungen auch zurückgreift und diese mit den Informationen verbindet. Als Synergieeffekt aus Daten, Informationen und bereits vorhandenem Wissensstand der Person kann zusätzliches Wissen entstehen.

Ziele im Informationsmanagement

Der Zweck von Informationen besteht i. d. R. darin, Handlungen vorzubereiten, durchzuführen und zu kontrollieren. Informationen reduzieren den Unsicherheitsgrad von Entscheidungssituationen.

Daher besteht das Ziel des Informationsmanagements, den effizienten und effektiven Umgang mit internen und externen Informationen zu steuern. Dabei spielt die Beschaffung von Informationen oder die Bestandsaufnahme eine große Rolle. Der nächste Schritt besteht darin, die Informationen im Unternehmen zu bearbeiten und zu verteilen, um z. B. die Geschäftsprozesse „am Laufen zu halten“ oder Entscheidungen zu treffen. Die zentrale Frage lautet: Wer hat Zugriff auf welche Informationen?

Ein weiteres Ziel des Informationsmanagements besteht darin, die Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort bereitzustellen. Daher kommt der Speicherung von Informationen eine Bedeutung zu, damit die Akteure auf Informationen zurückgreifen können (z. B. Datenbanken), um die Geschäftsprozesse zu bearbeiten oder das Unternehmen zu steuern.

Informationsmanagement stellt eine Querschnittsfunktion im Unternehmen dar. Das Informationsmanagement beinhaltet technikorientierte Aufgaben (z. B. Hardware, Software usw.) sowie Führungsaufgaben. Zudem ist das Informationsmanagement mit der strategischen und operativen Planung des Unternehmens verbunden.

Aufgabe des Informationsmanagements

Informationen sind heute eine wichtige Ressource eines Unternehmens. Die Aufgabe des Informationsmanagements ist die planmäßige Gewinnung, Verarbeitung und Weiterleitung aller relevanten Informationen in dem betreffenden Unternehmen. In größeren Betrieben wird dafür zunehmend eine eigenständige Organisationseinheit gebildet. Die Aufgaben werden überwiegend mithilfe der IT gelöst.

Als Gründe für die wachsende Bedeutung lassen sich nennen:

• Verdichtung von Raum und Zeit
• rasante Zunahme des Wissens
• zunehmende Globalisierung
• rasch wachsende Entwicklung der technischen Kommunikationsmittel
• Notwendigkeit der Informationsselektion.

Das Informationsmanagement muss sich auf alle Planungsebenen beziehen:

Strategisches Informationsmanagement:

Grundsätzliche, langfristige Planungen und Entscheidungen der Informationsbeschaffung, -verarbeitung und -weiterleitung (z. B. grundsätzliche Entscheidungen zur IT-Technologie und -struktur sowie langfristig orientierte Entscheidungen über Standorte, Produktprogramme u. Ä.).

• Vision und Mission der Informationsabteilung (i. d. R. IT-Abteilung)

  Rolle des Informationsmanagements im Unternehmen

• Festlegung der Erfolgsfaktoren: Service gegenüber anderen Abteilungen, Schulungen und Kommunikation, Aufrechterhaltung einer zeitgemäßen Qualifikation und Anpassung an veränderte Umfeldbedingungen (z. B. neuer Gefahren für IT-Sicherheit, technischer Fortschritt)

• Entwicklung und Integration des IT-Systems in die Unternehmensstruktur im Hinblick auf die zukünftigen Unternehmenserfordernisse.

Taktisches Informationsmanagement:

Mittelfristige Planungen und Entscheidungen, die aus dem strategischen Informationsmanagement abgeleitet werden (z. B. Wahl einer bestimmten Rechnertechnologie und Entscheidungen zur innerbetrieblichen Vernetzung).

Operatives Informationsmanagement:

Kurzfristige Planungsarbeiten und Entscheidungen unter Nutzung der vorliegenden Informationsstrukturen:

• geordneter Ablauf der IT mithilfe Technik und Personal Hard- und Softwarebetrieb, administrative Aufgaben

• Management von IT-Projekten

• Nutzerunterstützung

• Informationsspeicherung (Data-Warehouse usw.)

• Workflow-Systeme und Informationslogistik.

Verwertung von Informationen

Informationen sind sowohl Instrument als auch Gegenstand des Handelns. Informationen als Führungsinstrument besitzen Lenkungscharakter und sind geeignet, Unternehmensprozesse zu steuern.

Informationen als Gegenstand des Handels sind Wirtschaftsgüter, die einen Marktpreis besitzen und einer Kosten-Nutzen-Analyse unterworfen werden. Beispiele für die Zuordnung von Informationen in den Bereich eines Wirtschaftsgutes sind alle Statistiken und Informationsblätter, die der Informationsgewinnung dienen.

Anforderungen an Informationen

Beispiele:

• Vollständigkeit
• Aktualität
• Aktivität (Erleichterung des Zugriffs)
• Eindeutigkeit
• Benutzerfreundlichkeit.

Informationsbedarf

Der Informationsbedarf ist im Informationsmanagement und in der Informationswissenschaft der Bedarf eines Wirtschaftssubjekts an Informationen, um anstehende Aufgaben erfüllen oder Entscheidungen treffen zu können.

Als Wirtschaftssubjekte mit Informationsbedarf kommen Privathaushalte, Unternehmen oder sonstige Personenvereinigungen und der Staat nebst Untergliederungen in Frage. Sie alle benötigen Informationen, um ihre Arbeitsaufgaben und Kaufentscheidungen (Privathaushalte), Managemententscheidungen (Unternehmen, Behörden) oder öffentlichen Aufgaben (Staat) erfüllen zu können.

Der Informationsbedarf umfasst die Art, Menge und Informationsqualität, die ein Wirtschaftssubjekt in einer bestimmten Zeit und innerhalb eines gegebenen Raumgebietes benötigt. Art, Menge und Informationsqualität der Informationen werden auch als objektiver Informationsbedarf bezeichnet.

Informationsquellen

Informationsquellen sind sämtliche Personen, Gegenstände und Prozesse, die Informationen liefern. Es kommt daher darauf an, dass ein Unternehmen über die richtigen, d. h. für seine Zwecke notwendigen und geeigneten Informationsquellen verfügt und damit alle benötigten Informationen in der richtigen Zeit und Menge beschaffen kann.

Problem der Informationsbeschaffung

Die Güte einer Entscheidung hängt wesentlich von der Eignung und Qualität der verfügbaren Informationen ab. Der Verarbeiter von Informationen muss daher über genügend Fachwissen und Gespür für die Bewertung seiner Informationen und deren Aussagekraft besitzen, wenn er nicht Gefahr laufen will, seine Entscheidungen auf falschen oder unvollständigen Informationen aufzubauen.

Ein weiteres Problem besteht darin, wie viele Informationen für eine Entscheidung notwendig sind. Mit jeder zusätzlichen Information kann der zusätzliche Nutzen der Information abnehmen (Gesetz vom abnehmenden Grenznutzen). Daher sollte der Entscheider die „richtige Hebelinformation“ wählen, die den größten Nutzen für die
Entscheidung liefert. Darüber hinaus spielen bei der Informationsbeschaffung auch Nutzen-Kosten-Aspekte eine Rolle.

Informationsbeschaffung

Zunächst müssen die erforderlichen Informationsquellen (externe, interne) ausgewählt werden und sodann müssen Umfang, Genauigkeit und Häufigkeit der zu beschaffenden Informationen festgelegt werden. Diese orientieren sich am Informationsbedarf.

Arten der Informationsbearbeitung

Man unterscheidet:

1. die verwender- und die nichtverwenderorientierte Informationsbeschaffung,

   wobei die verwenderorientierte Informationsbeschaffung als Informationsnachfrage und die nicht verwenderorientierte Beschaffung als Informationsangebot bezeichnet werden

    

2. nach dem Ort der Entstehung zwischen

   betriebsinterner und

   betriebsexterner Informationsbeschaffung.

Betriebsinterne Informationen beschaffen und auswerten

Bei betriebsinternen Informationen werden Daten weiterverwendet, die aus anderen Anlässen anfallen. Beispiele sind die Kosten, die der betrieblichen Kostenrechnung entnommen werden und Personaldaten, die von der Personalabteilung zur Verfügung gestellt werden. Allerdings ist in jedem Fall darauf zu achten, dass die Datengrundlagen übereinstimmen, um nicht methodisch zu falschen Ergebnissen zu gelangen.

Weitere Beispiele:

• Managementinformationssystem (MIS),
• Personalinformationssystem, (PIS),
• Warenwirtschaftssystem (WWS),
• Betriebsdatenerfassung (BDE) in der Produktion.

externe Quellen der Informationsbeschaffung

Betriebsexterne Daten lassen sich über selbstständige Institute, statistische Ämter und andere Institutionen (Kammern, Verbände), freie Anbieter oder einfach aus statistischen Quellen beschaffen.

Informationsbewertung

Oftmals können Informationen nur unter erheblichen Kosten beschafft werden. In jedem Fall ist eine Kosten-Nutzen-Analyse anzustellen, um sicherzustellen, dass die Kosten nicht höher sind als der durch die Informationsbeschaffung erreichte Nutzen.

Informationsbe- und -verarbeitung

Die im Wege der Informationsbeschaffung gewonnenen Informationen/Daten liegen i. d. R. nicht in der für den Betrieb erforderlichen Form und Darstellungsart vor. Daher ist eine Be- und Verarbeitung der Informationen notwendig:

→ Aufbereitung der Informationen, z. B.:

• selektieren
• ordnen
• zusammenfassen, verdichten.

→ Speichern der ausgewählten Informationen

→ Pflege und Aktualisierung der Informationen/Datenbestände.

Weiterleitung von Informationen

Informationen erfordern einen Informationsträger in Form von Nachrichten oder Daten, die ihrerseits durch Datenträger wie Signale oder Schriftstücke dargestellt werden.

Adressate aus dem Unternehmensbereich

• die Gesellschafter
• der Aufsichtsrat
• der Betriebsrat
• die Gläubiger (Lieferanten, Kreditgeber, Banken)
• die Finanzbehörden zur Feststellung der Steuerlast
• die Öffentlichkeit (Produkte, Beschäftigungslage, Umweltpolitik u. Ä.)
• die statistischen Ämter
• die Institute, die sich mit Betriebsvergleichen befassen.

Warenwirtschaftssystem

Warenwirtschaftssysteme sind Programme der Informationstechnologie, die dazu dienen, den gesamten Warenfluss mengen- und wertmäßig zu erfassen, zu steuern und zu kontrollieren. Kernstück eines jeden Warenwirtschaftssystems ist die möglichst artikelgenaue Erfassung des Warenein- und -ausgangs. Die Verknüpfung von Wareneingangs- und Warenausgangsinformationen ermöglicht eine permanente Lagerbestandsfortschreibung . Verknüpft man zusätzlich die Bestandsfortschreibung mit einer Lagersteuerung, die für die einzelnen Artikel Mindestbestandsmengen vorgibt, können automatisch Bestellungen ausgelöst oder den Disponenten Bestellvorschläge vorgelegt werden.

Betriebsdatenerfassung (BDE)

Darunter wird im Allgemeinen das Erfassen betrieblicher Daten, die Datenüberprüfung und die Datenspeicherung verstanden. Teilweise wird der Begriff auch auf die Verarbeitung und Verwendung der Betriebsdaten ausgeweitet. Die Daten können über

• Barcodekarten, RFID

• Stempelkarten

• Sensoren

• Magnetkarten

• manuelle Eingaben

erfasst werden.

Die Betriebsdatenerfassung umfasst daher alle Maßnahmen und Methoden, die dazu dienen, das betriebliche Geschehen transparenter zu machen.

Datenarten in der Betriebsdatenerfassung (BDE)

• Mengen

• Maße

• Ausschuss

• Anwesenheit

• Zeiten

• Formen

• Störungen

• Prozesskennzahlen.

Internen und externen Informationsquellen im Rahmen der Informationstechnologie