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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen - Wissensmanagement

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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Wissensmanagement

01. Was ist ein Managementinformationssystem (MIS)?

Die Beschreibung von Managementinformationssystemen (MIS) ist in der Literatur nicht einheitlich. Lediglich über die Aufgaben eines MIS gibt es einen relativen Konsens. Vielfach wird der Terminus MIS als Oberbegriff für Informationssysteme mit ähnlicher Aufgabenstellung gewählt; vgl. zum Beispiel:

  • DSS: Decision Support System

  • MSS: Management Support System

  • FIS: Führungsinformationssystem

  • EIS: Executive Information System.

02. Welche Aufgaben hat ein Managementinformationssystem?

Die Aufgabe des Managers ist es, Aktivitäten für seine Berichtseinheit zielgerichtet zu planen, zu organisieren, zu steuern und die Wirksamkeit seiner Handlungen zu kontrollieren. Auf jeder Prozessstufe müssen quantitative und qualitative Daten analysiert und bewertet werden, um die Unsicherheit bei und das Risiko von Entscheidungen zu reduzieren. Je höher die Bedeutung der zu treffenden Entscheidung ist, um so mehr Informationen wird man aus dem Unternehmen und der Umwelt heranziehen, um diese Entscheidung abzusichern.

Beispiel

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Ein Unternehmen der Automobilindustrie hat das Ziel, seinen Umsatz zu erweitern und plant als geeignete Maßnahme, ein Zweigwerk in einem osteuropäischen Land zu errichten. Zur Absicherung der Entscheidung benötigt man zum Beispiel Daten über die Kaufkraftentwicklung, den Wettbewerb, die politischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie über die intern zur Verfügung stehenden Ressourcen (Finanzkraft, Know-how, Technologie usw.). Dazu ist es erforderlich, aus der Fülle der zur Verfügung stehenden Daten diejenigen herauszufiltern, die für das anstehende Problem relevant sind und die dem Manager in strukturierter Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Daten können dabei aus internen und externen Quellen stammen.

Aufgrund dieser Problematik hat ein Managementinformationssystem (MIS) folgende Aufgaben :

  1. Integration der Daten:

    Ein MIS muss interne Daten aus unterschiedlichen Ebenen (strategische Ebene, taktische Ebene, operative Ebene), unterschiedlichen Berichtseinheiten (Beschaffung, Produktion, Absatz), unterschiedlichen Zeiträumen (Vergangenheits-, Gegenwarts-, Prognosedaten) sowie externe Daten (Märkte, Länderdaten) zusammenführen. Die Daten müssen dabei möglichst aktuell , im Echtzeitbetrieb sowie vergleichbar zur Verfügung gestellt werden.

  2. Selektion der Daten:

    Es muss möglich sein, aus der Gesamtheit aller Daten diejenigen Informationen zu filtern, die für eine spezifische Fragestellung von Bedeutung sind, z. B. die Selektion je Unternehmenseinheit (Beschaffungsanalysen, Marketinganalysen usw.).

  3. Verarbeitung und Ausgabe der Daten:

    Ein MIS muss unterschiedliche Outputleistungen erfüllen:

    • Aufbereitung und Vergleich von Ist- und Solldaten (Exception Reports)

    • grafische Aufbereitung von Ergebnissen (Visualisierung)

    • Betrachtung von Simulationen (Hochrechnungen, Worst-Case-/Best-Case-Situationen)

    • Integration in das betriebliche Kommunikationssystem (z. B. Intranet).

03. Welche Aufgaben hat das Unternehmen bei der Gestaltung des Wissensmanagements zu bewältigen?

Jedes Unternehmen verfügt über Wissen in Bezug auf Prozesse, Fakten, Märkte, Technologien, Anwendungen usw. Die Erzeugung, Verdichtung, Speicherung, Weitergabe und Nutzung von betrieblichem Wissen ist ein Produktionsfaktor von hohem Wert: Die Nichtinanspruchnahme vorhandenen Wissens ist heute eine Ressourcenverschwendung, die schnell zu Wettbewerbsnachteilen führt.

Es gilt also:

  • Betriebliches Wissen ist explizit vorhanden in Form von Dokumenten, Berichten und Daten/Datenbanken.

  • Implizites Wissen umfasst Erfahrungen und Erkenntnisse, das von Personen mehr oder weniger bewusst bei der Lösung betrieblicher Probleme eingesetzt wird. Es ist nicht dokumentiert und wird nur bedingt artikuliert (Weitergabe an Kollegen).

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Es kommt also für Unternehmen darauf an, explizites Wissen zu erfassen und systematisch zu dokumentieren. Weiterhin muss es (idealerweise) gelingen, relevantes implizites Wissen zu erkennen und in explizites Wissen zu transformieren.

04. Welche Verfahren zum Aufbau eines Wissensmanagementsystems gibt es?

  1. Erfassung, Speicherung, Weitergabe und Nutzung des expliziten Wissens , z. B.:

    • Einrichtung eines zentralen Dokumentenarchivs (Dokumentenrepositorium)

    • Einrichtung eines Informationsdienstes (z. B. Führungskräftebrief, Rubriken in der Firmenzeitschrift, Rundbrief, Zeitschriftenumlauf, Weiterleitung von Informationen per Intranet usw.)

    • Qualifizierung und Information der Mitarbeiter über betriebliche Fakten, Prozesse, Entwicklungen und Regelungen (Lehrgänge, Betriebsversammlung, Meetings)

    • Vernetzung des expliziten Wissens (z. B. Aufbau eines Managementinformationssystems, vgl. oben).

  2. Erkennen, Erfassen, Dokumentieren und Weiterleiten des impliziten Wissens:

    Hier besteht die zentrale Aufgabe darin, das implizit vorhandene Wissen zu lokalisieren, daraus die betrieblich relevanten Informationen zu filtern und in explizit vorhandenes Wissen zu transformieren.

    Einen Ansatz dazu liefert das SECI-Modell der Japaner Nonaka und Takeuchi (1995). Wissen entsteht und kann sich in einem Kreislauf mit folgenden Phasen vermehren:

    imported

    S ozialisation:

    Wissen wird in der betrieblichen Zusammenarbeit erworben und ist implizit vorhanden.

    E xternalisierung (lat.: Verlagerung nach außen):

    Implizit vorhandenes Wissen wird erfasst, dokumentiert und damit in explizites Wissen transferiert (Berichte, Regeln, Handbücher, Betriebsanweisungen).

    K ombination (engl.: Combination):

    Das durch Externalisierung neu geschaffene, explizite Wissen wird mit vorhandenem, expliziten Wissen kombiniert. Dadurch entsteht eine Vermehrung des Wissens (Gewinnen neuer Erkenntnisse durch Wissenskombination).

    I nternalisierung (lat.: Verinnerlichen):

    Neues Wissen wird von Personen verinnerlicht. Es ist als implizites Wissen vorhanden und kann im Wege der Sozialisation an andere weitergegeben werden.

    Das SECI-Modell fand auch Skeptiker. Trotzdem unterstützt es die praktischen Erfahrungen im Umgang mit Wissen und Wissensträgern, z. B.:

    1. Mitarbeiter sollten generell Anreize erhalten, ihr Wissen an andere weiterzugeben.

    2. Es darf keine Monopolisierung von Wissen geben. Die bewusste Zurückhaltung von Wissen ist eine Pflichtverletzung des Arbeitnehmers.

    3. Wissenszuwächse müssen in geeigneter Weise erfasst, dokumentiert und zugänglich gemacht werden (z. B. Ergebnisse von Projekten, Ursachen von Kundenreklamationen). Dies verlangt eine standardisierte Erfassung und Verwaltung des Wissens.

    4. Der informelle Erfahrungsaustausch unter Kollegen hat einen hohen Stellenwert im Unternehmen. Er kann auch durch ein noch so ausgefeiltes Informationssystem nicht ersetzt werden.

05. Welche Vorteile hat die Einführung eines Wissensmanagement?

Vorteile eines Wissensmanagement, z. B.:

  • schneller Zugriff auf relevante Daten

  • Transparenz, Einheitlichkeit und Absicherung der Entscheidungsgrundlagen

  • Wissen wird dokumentiert und „geht nicht in Rente“.

  • verbesserte Einarbeitung neuer Mitarbeiter

  • Konserviertes Wissen stellt einen Wettbewerbsvorteil dar.

06. Wie lässt sich ein Managementinformationssystem aufbauen?

  1. Die im Unternehmen an unterschiedlichen Stellen und in unterschiedlichen Formaten vorhandenen Informationen werden aus den operativen Datenbanken gefiltert, geordnet, auf ein einheitliches Format gebracht und mit Zusatzinformationen verknüpft (Metadaten, z. B. Zeitpunkt, Quelle, Thema). Man bezeichnet diesen Vorgang als ELT-Prozess (Extraktion, Laden und Transformation der Daten in eine analytische Datenbank).

  2. Analog verfährt man mit externen Daten.

  3. Die so gewonnenen Daten bilden ein Data Warehouse (dt.: Datenlager). Es integriert die gesammelten Datenbestände und ermöglicht andererseits eine Trennung nach speziellen Fragestellungen oder für bestimmte Anwender.

  4. Für bereichsspezifische Anwendungen kann das Data Warehouse zu umfangreich und zu schwerfällig sein. Man kopiert in diesem Fall bestimmte Datenbestände in gesonderte Datenbänke, den Data Marts (dt.: Datenmärkte), aus der Abfragen leichter gewonnen werden können.

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Die Realisierung einer Data Warehouse-Architektur nimmt erhebliche Ressourcen in Anspruch. In der Praxis ist ein schrittweiser Aufbau dringend zu empfehlen: Die zu erfassenden Datenbestände werden nach und nach als Module erfasst und verarbeitet. Ebenfalls beschränkt man in der Aufbauphase die Möglichkeiten der Auswertung.

07. Welche Anwendungsmöglichkeiten bietet eine Data Warehouse-Architektur?

Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und können folgendermaßen klassifiziert werden:

  1. Abfragen (engl.: query):

    Themen- oder bereichsspezifisch können Abfragen mithilfe einer Abfragesprache (z. B. SQL: S tructured Q uery L anguage) formuliert und über ein Datenbankmanagementsystem (DBMS) verarbeitet werden.

  2. Berichtswesen (reports):

    Periodisch oder aperiodisch können Berichte mit festen oder variablen Vorgaben erzeugt werden.

  3. Data Mining (dt.: Datenschürfung):

    Mithilfe statistischer und anderer mathematischer Verfahren zur Datenmustererkennung werden Zusammenhänge aus großen Datenmengen gewonnen.

  4. OLAP (Online Analytical Processing):

    OLAP-Werkzeuge ermöglichen eine gezielte Datenanalyse, ohne dass die Abfrage in einer bestimmten Programmiersprache formuliert werden muss (vgl. oben: SQL). Beispielsweise kann der Umsatz eines Produkts X zum Zeitpunkt Y in der Region Z ermittelt werden (Mehrdimensionalität von Kennzahlen).

08. Was versteht man unter der „Bildung von Netzwerken“ im Rahmen von Lernprozessen?

Der Begriff „Netzwerk“ hat mehrere Dimensionen (vgl. z. B. Soziologie → soziales Netzwerk; Informationstechnologie → Kopplung mehrerer Computer).

Im Zusammenhang mit Lernprozessen findet der Ausdruck „Netzwerk“ vielfältige Verwendung; es gibt also keinen eindeutigen Begriffsinhalt. Unter „Bildung von Netzwerken“ können im Rahmen des Lernens folgende Inhalte zugeordnet werden:

  • Netzwerkbildung im Sinne „ganzheitlichen Lernens“:

    Lernen mit Kopf, Gefühl und Körper; Nutzen beider Gehirnhälften.

  • Netzwerkbildung im Sinne „Lernen mit anderen“:

    Erfahrungen austauschen, Wissensdefizite abbauen, eigenes Lernen durch Lernen mit anderen aktivieren und stimulieren, gegenseitige Hilfe vermeidet Frust beim Lernen usw. In der betrieblichen Praxis hat sich die Einrichtung fach-/abteilungsübergreifender Workshops – Arbeitstagungen – sowie von Mentorensystemen (Ältere + Jüngere; Positionsinhaber + Nachfolger; Fachspezialist + Generalist) bewährt.

  • Netzwerkbildung im Sinne der „Vernetzung von Informationsquellen“:

    Buch + Fachzeitschrift + eigener PC + Intranet + Internet + Foren (z. B. www.fach-wirt/forum.de, www.uni-protokolle.de, www.google.de/wirtschaftsfachwirt) + Lexika (z. B. www.wikipedia.com) + eigene Notizen + eigenes Ordnungssystem usw.

  • Netzwerkbildung als „Angebot des Buchhandels“:

    Mittlerweile gibt es Buchhandlungen und Verlage, die unter der Überschrift „Netzwerk-Lernen“ als Verbundwerbung Lehr- und Lernmittel zu reduzierten Preisen per Download anbieten, vgl. z. B.: www.netzwerk-lernen.de