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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen - Instrumente des Zeitmanagements

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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Instrumente des Zeitmanagements

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Wirtschaftsfachwirte


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Video: Instrumente des Zeitmanagements

 

01. Welche Techniken sind geeignet, um die Zeitverwendung durch Setzen von Prioritäten zu verbessern und wie werden sie angewendet?

Techniken (1): Prioritäten setzen

  • Eisenhower-Prinzip

  • Pareto-Prinzip

  • ABC-Analyse

  • ALPEN-Methode

  • Projektkarte

  • Nein-Sagen

  • 4-Entlastungsfragen

  • Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie.

  1. Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches, pragmatisches Hilfsmittel, um schnell Prioritäten zu setzen. Man unterscheidet bei einem Vorgang zwischen der

    • Dringlichkeit (Zeit-/Terminaspekt) und der

    • Wichtigkeit (Bedeutung der Sache)

    in den Ausprägungen „niedrig“ und „hoch“. Ergebnis ist eine 4-Felder-Matrix, die eine einfache aber wirksame Handlungsorientierung bietet:

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    Die Vorfahrtsregel lautet: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

  2. Das Pareto-Prinzip (Ursache-Wirkungs-Diagramm)

    (benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto , 1848–1923) besagt, dass wichtige Dinge normalerweise einen kleinen Anteil innerhalb einer Gesamtmenge ausmachen. Diese Regel hat sich in den verschiedensten Lebensbereichen als sog. 80 : 20-Regel bestätigt:

    • 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.

    • 20 % der Fehler bringen 80 % des Ausschusses.

    Überträgt man diese Regel auf die persönliche Arbeitssituation, so heißt das: 20 % der Arbeitsenergie bringen (bereits) 80 % des Arbeitsergebnisses bzw. die restlichen 80 % bringen nur noch 20 % der Gesamtleistung.

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  3. ABC-Analyse:

    Das Pareto-Prinzip ist ein relativ grobes Verfahren zur Strukturierung der Aufgaben nach dem Kriterium „Wichtigkeit“. Der ABC-Analyse liegt die Erfahrung zugrunde, dass

    • 15 % aller Aufgaben 65 % zur Zielerreichung beitragen

    • 20 % aller Aufgaben (nur) 20 % zur Zielerreichung beitragen

    • 65 % aller Aufgaben (nur) 15 % zur Zielerreichung beitragen.

    Kriterien für A-Aufgaben sind z. B.:

    • Welche Aufgaben leisten den größten Zielbeitrag?

    • Welche Einzelaufgaben können gleichzeitig mit anderen gelöst werden (Synergieeffekt)?

    • Welche Aufgaben sichern langfristig den größten Nutzen?

    • Welche Aufgaben bringen im Fall der Nichterledigung den größten Ärger/Schaden („Engpass-Prinzip“)?

  4. Die ALPEN-Methode ist eine weitere Technik, um mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen:

    A ufgaben zusammenstellen,

    L änge der Zeiten schätzen,

    P ufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren,

    E ntscheidungen für Prioritäten treffen und

    N otizen in ein Planungsinstrument übertragen.

  5. Einsetzen der Projektkarte:

    • Wichtige Aufgaben (Projekte) werden durchnummeriert.

    • Für jedes Projekt wird eine Karte angelegt (zweckmäßig: Hartkarton, DIN-A5).

    • Die Projektkarte hat einen zweckmäßige Struktur wichtiger Punkte und dient der Kontrolle der einzelnen Arbeitspakete und dem Grad der Zielerreichung.

    Beispiel

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    Aufbau einer Projektkarte

    Projekt Nr.: ……………
    Ereignis
    Nr.
    KurzzeichenErgebnisse, Kommentareerledigt bis … durch …
        
        
        
    A: AuftragB: BeschlussE: EmpfehlungT: TerminV: Verantwortlich
  6. Nein-Sagen fällt den meisten Menschen schwer. Die Folgen: Sie können sich oft nicht mehr aus dem Netz der sie umgebenden Erwartungshaltungen und Wünsche anderer befreien. Ein „gesunder“ und vertretbarer Egoismus schafft oft ungeahnte Zeitreserven – indem man „Nein“ sagt. Ein guter Ratgeber ist dabei die Überlegung: „Was passiert bei mir, wenn ich „Nein“ sage?“ „Welche Folgen hat das für den anderen?“ Hier gilt es abzuwägen – bewusst, im konkreten Fall und immer wieder.

  7. Die 4-Entlastungsfragen:

    Häufig wiederkehrende Arbeiten werden oft unreflektiert versehen; man spricht von Routine. Es lohnt sich, das zu ändern, indem man sehr bewusst an die Tagesarbeit herangeht und sich jedesmal vor Beginn einer Aktivität die vier Entlastungsfragen stellt:

    • Warum gerade ich?

      Fazit: Delegieren!

    • Warum gerade jetzt?

      Fazit: Auf Termin legen!

    • Warum so?

      Fazit: Vereinfachen, „schlanke“ Lösung, rationalisieren!

    • Warum überhaupt?

      Fazit: Weglassen, beseitigen!

  8. Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie:

    Nicht jede Diskussion ist es wert, dass man sich zu 100 % engagiert. Nicht jeder Ärger ist so bedeutsam, dass man seinen Gefühlshaushalt völlig durcheinander bringt usw. Man sollte also lernen, seiner psychischen und physischen Kräfte dort einzusetzen, „wo es sich lohnt“ (z. B. bei wichtigen Angelegenheiten, die eine hohe Bedeutung haben).

02. Mit welchen Techniken lassen sich Arbeitsvorgänge rationalisieren und wie werden sie angewendet?

Techniken (2): Arbeit rationalisieren

  • 6-Info-Kanäle

  • 3-Körbe-System

  • Schreibtischmanagement

  • Telefonmanagement

  • Termin-, Arbeits- und Zielplanung.

  1. Die 6-Info-Kanäle :

    Was auf den Schreibtisch kommt, ist unterschiedlich wichtig und unterschiedlich dringend. Die „6-Info-Kanäle“ kann man nutzen, um die Papiermenge zu beherrschen:

    Kanal 1: Lesen und vernichten

    Kanal 2: Lesen und weiterleiten

    Kanal 3: Lesen und delegieren

    Kanal 4: Wiedervorlage

    Kanal 5: Laufende Vorgänge

    Kanal 6: Sofort selbst erledigen.

  2. Das 3-Körbe-System : Der Schreibtisch hat drei Körbe:

    • den Eingangskorb

    • den Ausgangskorb

    • den Papierkorb.

      Hinweis

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      • Jedes Schriftstück kommt in den Eingangskorb.

      • Jeder Vorgang wird nur einmal in die Hand genommen.

      • Auf dem Schreibtisch liegt nur der Vorgang, an dem man gerade arbeitet.

      • Eingangskorb, Ausgangskorb und Schreibtisch sind jeden Abend leer.

      • Der Papierkorb ist der „Freund des Menschen“.

  3. Schreibtischmanagement:

    Es gibt Menschen, die gehören zu den „Volltischlern“. Ihr Schreibtisch gleicht einer Fundgrube, getreu dem Motto: „Nur ein kleines Hirn braucht Ordnung, ein Genie hat den Überblick über das ganze Chaos.“

    Andere wiederum räumen ihren Schreibtisch ganz leer, um damit z. B. ihre Besucher zu beeindrucken. Das Chaos und die Fülle in den Schubladen kann der Besucher natürlich nicht sehen. Beide Formen sind natürlich Extreme und treffen nur für einen geringen Teil der „Schreibtischarbeiter“ zu.

    Hinweis

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    TIPP

    Tipps für eine „unsichtbare Schreibtischeinteilung, z. B. so:

    • Eingangs-, Ausgangs-, Papierkorb sind rechts (in der Nähe der Tür).

    • Das Telefon steht links.

    • Links ist ein „Korb“ mit Notizen für Telefon-Gesprächsblöcke.

    • Links ist ein „Korb“ mit den heute zu bearbeitenden Vorgängen.

    • Man arbeitet immer von links nach rechts.

    • Der Schreibtisch ist jeden Abend leer.

  4. Telefonmanagement:

    Für ein rationelles Telefonieren sind z. B. folgende Überlegungen hilfreich:

    • Wann telefoniere ich?

    • Wie plane ich das Telefonat?

    • Wen will ich anrufen?

    • Wie bereite ich mich vor?

    • Welche Gesprächsregeln gelten für das Telefonieren?

    • Wann und wie schirme ich mich vor Telefonaten ab?

  5. Terminplanung:

    Die 5 Schritte der Arbeits- und Terminplanung lauten:

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Die Prinzipien der Arbeits- und Terminplanung sind vor allem:

  1. Immer schriftlich planen.

  2. Nicht den ganzen Tag verplanen (50 : 50-Regel! Pufferzeiten!).

  3. Planen mit Erfolg:

    E E rfassen von Zielen und Aktivitäten!
    R R essourcen beachten!
    F F rage: Was benötige ich?
    O O rganisieren!
    L L ass leben & arbeiten!
    G G eh ran, mach es gleich, gut, ganz, gelassen!

Hinweis

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Kapitel 5.1.3 und 5.1.4 sind häufig Gegenstand der Prüfung.