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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen - Zeit- und Selbstmanagement

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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Zeit- und Selbstmanagement

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Bedeutung von Zeit- und Selbstmanagement

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In diesem Abschnitt geht es weniger darum, sich Wissen anzueignen, sondern die eigenen Verhaltensweisen, Einstellungen und Gefühle zum Umgang mit der Zeit zu überprüfen und sich einige Techniken anzueignen, um bewusster mit der Ressource Zeit umzugehen.

Ziel der eigenen Reflexion ist dabei, Störungen zu erkennen, Störungsursachen zu lokalisieren und wirksame Verhaltensalternativen zur Vermeidung „schlechter Angewohnheiten“ zu trainieren. Nicht die Kenntnis von Arbeits- und Zeittechniken führt primär zum Ziel, sondern das Einüben einiger weniger Methoden – zugeschnitten auf die eigene Lebens- und Arbeitssituation.

01. Wie viel Zeit hat der Einzelne? Wie verwendet er sie?

Video: Zeit- und Selbstmanagement

 

Im Allgemeinen kann man für den Tag (mehr oder weniger) folgende Zeitverwendung unterstellen:

  • Arbeitsstunden pro Tag inkl. zwei Stunden Fahrzeit: 10

  • Schlafstunden pro Tag: 8

  • Rüstzeit in Stunden pro Tag (Mahlzeiten, Körperhygiene): 2

Es verbleibt also effektiv nur noch eine Restzeit von vier Stunden pro Tag, über die man tatsächlich frei verfügen kann.

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Die Zeit ist nicht vermehrbar!

Verändert man diese Relationen auf Dauer und erheblich – um z. B. die verfügbare Restzeit zu vermehren – so geschieht dies bei vielen Menschen zulasten der „Schlafzeit“ – sie treiben Raubbau mit ihrer Gesundheit. Bezieht man die oben genannten Werte auf das Jahr (bei 365 Kalendertagen und 213 Arbeitstagen), so erhält man die Relationen:

  • Arbeitsstunden pro Jahr: 2.130

  • Schlafstunden pro Jahr: 2.920

  • Rüstzeit in Std. pro Jahr: 730

Es verbleibt also effektiv nur noch eine Restzeit von 2.980 Stunden (= ca. 124 Tage) pro Jahr, über die man tatsächlich noch frei verfügen kann. Diese Zahl erscheint im ersten Moment vielleicht hoch. Subtrahiert man aber davon 30 Tage Urlaub (es verbleiben nur noch rd. 94 Tage) und bezieht dies auf 52 Wochen, so erhält man einen Wert von ca. 1,8 Tagen disponible Restzeit pro Woche. Unterstellt man beispielsweise, dass der Sonntag im Allgemeinen der Erholung, der Familie, der Freizeit usw. dient, verbleibt eine noch verfügbare Restzeit von 0,8 Tagen pro Woche oder ca. 3,2 Stunden pro Tag

0,8 • 24 Std. = 19,2 Std.19,2 Std. : 6 Tage = 3,2 Std. pro Tag

.

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Fragen an den Leser:

  • Wie ist Ihre Zeitplanung für

    • die nächste Woche?

    • den nächsten Monat?

    • das nächste Jahr?

  • Haben Sie genügend Zeit für Kontakte mit Menschen, die Ihnen wichtig sind?

  • Bleibt Ihnen genügend Zeit für Spiel, Sport, Entspannung und Muße?

  • Empfinden Sie, dass Ihre Zeitrelationen (Arbeit, Schlafen, Freizeit, Erholung, Familie …) in der Balance sind?

  • Bietet Ihnen Ihre derzeitige Zeiteinteilung Lebensqualität?

  • Welche Zeitsektoren sind bei Ihnen unterrepräsentiert – nach Ihrem eigenen Empfinden?

    • Worin liegen die Ursachen?

    • Wollen Sie das ändern?

    • Wie wollen Sie das ändern?

02. Wie gehen Manager mit ihrer Zeit um?

R. W. Stroebe (2002, S. 13 ff.) ermittelte in seinen Zeitmanagement-Seminaren auf die Frage „Wie viel zusätzliche Zeit brauche ich, um das zu tun, was ich beruflich gerne tun würde?“ (Voraussetzung: 9 Stunden Arbeitszeit pro Tag):

  • Ca. 68 % benötigen 20 % mehr Zeit!

  • Das heißt, gut ⅔ der Manager könnten einen zusätzlichen Arbeitstag gut gebrauchen!

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Zeit ist Leben!

Erfüllte Zeit ist erfülltes Leben!

Vergeudete Zeit ist vergeudetes Leben!

(Alain Lakein)

Daher resultiert aus schlechtem Zeitmanagement:

  • ständiger Zeitdruck

  • Anspannung

  • Unzufriedenheit

  • Stress/Krankheit

  • Überforderung.

Zeitdiebe, Zeitfresser

Video: Zeit- und Selbstmanagement

 

01. Wie lassen sich Zeitdiebe/Zeitfresser erkennen und eliminieren?

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TIPP

Lassen Sie Ihre Arbeitsmethodik und Ihr Zeitmanagement bewerten durch

  • ihre Mitarbeiter,

  • ihren Chef,

  • ihren (Ehe-)Partner und

  • ihre Kollegen.

Vergleichen Sie diese Erkenntnisse mit Ihrer eigenen Meinung sowie mit den nachfolgenden Ergebnissen/Veröffentlichungen/Meinungen:

Der Berater H. Mintzberg schrieb bereits im Manager-Magazin 1977 („Was Manager wirklich tun“) aufgrund seiner Beobachtung der Arbeitsweise von Vorstandsvorsitzenden:

„Manager arbeiten unstetig, ihre Aktivitäten sind vielfältig, diskontinuierlich und kurz. Manager sind aktionsorientiert und reflektierenden Tätigkeiten abgeneigt.“

Der Unternehmensberater R. A. Mackenzie kam nach der Tätigkeitsanalyse schwedischer Unternehmensleiter zu der traurigen Schlussfolgerung:

„Bisher hatte ich mir den Chef als Dirigenten eines Orchesters vorgestellt. Jetzt weiß ich, dass dieser Vergleich nicht zutrifft. Ich muss mir den Chef eher als eine Marionette vorstellen, deren Fäden von einer Menge unbekannter und unorganisierter Menschen gezogen werden.“

R. W. Stroebe stellte in seinen Seminaren die Frage: „Welche Zeitverschwender belasten Sie?“ ( Stroebe, 2002, S. 20 ff. ). Er erhielt folgende Antworten (nach der Häufigkeit der Nennungen):

  • zu viele Sitzungen,

  • zu viele Schwierigkeiten mit Vorgesetzten,

  • zu viele Telefonate und

  • die Mitarbeiter,

  • zu viel Lesestoff,

  • die eigene Zeiteinteilung.

02. Wie lässt sich der eigene Arbeitsstil analysieren?

Reflektieren Sie über folgende Fragen:

  • Ist mein Schreibtisch aufgeräumt?

  • Kann ich im Unternehmen in Ruhe essen?

  • Nehme ich häufiger Akten mit nach Hause?

  • Lasse ich mich im Urlaub anrufen? Lasse ich mir die Post nachschicken?

  • Kann ich meinen Urlaub in Ruhe vorbereiten?

  • Agiere ich oder reagiere ich in meiner Arbeitsgestaltung?

  • Arbeite ich oder werde ich gearbeitet?

  • Bin ich tätigkeitsorientiert oder arbeite ich zielorientiert?

  • Bis wann will ich meine Zeitverschwender analysiert haben?

  • Habe ich Ansätze einer Arbeitssucht?

  • Kann ich in Muße Dinge tun?

  • Kann ich nichts tun?

  • Neige ich zum Perfektionismus?

  • Arbeite ich oft unter Stress? Warum?

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Störfaktoren kann man nur bearbeiten, wenn man sie kennt, d. h., wenn man sie sich bewusst macht!

Dabei sollte man folgendermaßen vorgehen:

1. Schritt: Einteilen der Störfaktoren in die zwei Hauptgruppen:
  • Außen (Organisation, Chef, Mitarbeiter, …) und
  • Innen (meine Motivation, Unlust, Hektik, …)
2. Schritt: Quantitatives Erfassen der Störungsursachen:
 Parallel zu Ihren Tagesplänen machen Sie auf einer „Checkliste der Störungen“ jeweils am Ende eines Tages mit einer Strichliste Art und Häufigkeit der Störungen sichtbar. Diese Aufschreibung sollten Sie zwei Wochen lang durchführen.
3. Schritt: Eliminieren oder Vermindern der Störungen:
 Sie kennen nun Art und Häufigkeit der auftretenden Störungen. Gehen Sie jetzt daran, die Störungsquellen zu analysieren und über Maßnahmen und Mittel zur Eliminierung oder Verminderung nachzudenken.
 Dabei helfen die Fragen:
  • Welche Störungen behindern mich am meisten?
  • Welche Störungen lassen sich (unter den bestehenden Umständen) nicht beeinflussen?
  • Welche lassen sich beeinflussen, mindern, eliminieren? Wie? Wodurch?

Die nachfolgende Abbildung zeigt die möglichen Störungsquellen :

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Checkliste zur Erfassung und Gewichtung der Störfaktoren (Beispiel):

  • Das Telefon stört mich laufend; viele Gespräche sind unnötig.

  • Durch zu viele Besucher komme ich gar nicht zu meiner eigentlichen Arbeit.

  • Besprechungen dauern häufig zu lange; die Ergebnisse sind oft unbefriedigend.

  • Unangenehme (zeitintensive) Aufgaben schiebe ich vor mir her.

  • Morgens habe ich oft keine Lust anzufangen.

  • Ich versuche oft, zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen.

  • Ich bekomme den Kleinkram einfach nicht vom Schreibtisch.

  • Abends bin ich oft unzufrieden mit meinem Arbeitsergebnis.

  • Ich arbeite oft (ständig) unter Termindruck.

  • Die Kommunikation mit Kollegen (mit dem Chef, mit Mitarbeitern) klappt nicht. Oft gibt es Missverständnisse, Verzögerungen oder sogar Reibereien.

  • Ich nehme oft Arbeit mit nach Hause.

Unterscheidung zwischen Dringendem und Wichtigem

01. Welcher Unterschied besteht zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit?

  • Eine Sache ist wichtig , wenn sie für die Zielerreichung von hoher Bedeutung ist. →  Priorität .

  • Eine Sache ist dringlich , wenn sie sofort erledigt werden muss. →  Fristigkeit .

Beispiel

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Die Vorbereitung der Budgetbesprechung ist wichtig (hat eine hohe Bedeutung für die Zielerreichung) aber nicht dringlich (die Besprechung findet erst in drei Monaten statt).

02. Welcher Unterschied besteht zwischen Effektivität und Effizienz?

  • Effektivität  →  Zielbeitrag: Die richtigen Dinge tun! (Hebelwirkung) bezieht sich auf die Frage, welchen Beitrag eine Sache zur Erreichung der Ziele leistet.

  • Effizienz  →  Genauigkeit/Qualität: Die Dinge richtig tun! beantwortet die Frage, wie eine Sache getan wird (mit welcher Qualität, mit welchem Grad der Genauigkeit usw.).

Merke

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Effektivität geht vor Effizienz.

Beispiel

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Für das Ziel „Reduzierung der Personalkosten um 20 % innerhalb der nächsten sechs Monate“ ist es effektiv, die Hauptkostenverursacher zu analysieren und hier Kostensenkungsmaßnahmen einzuleiten (große Hebelwirkung). Nicht effektiv wäre es z. B., die Sonderzahlung bei der Geburt eines Kindes aus dem Paket der Sozialleistungen zu streichen, wenn diese Position nur 4.500 € pro Jahr im gesamten Unternehmen ausmacht.

Effizient ist es, Arbeiten die sich ständig wiederholen mithilfe von Checklisten und EDV-Unterstützung zu lösen. Nicht effizient ist es z. B., eine Sache mit 150 %iger Genauigkeit zu erledigen, obwohl die Angelegenheit nur eine untergeordnete Bedeutung hat.

Man kann an diesen Beispielen erkennen, dass die Begriffspaare „Wichtigkeit/Dringlichkeit“ und „Effektivität/Effizienz“ in einem Zusammenhang stehen. Handlungsempfehlungen bei wichtigen und dringlichen, nicht wichtigen aber dringlichen Angelegenheiten usw. hat Eisenhower in seiner 4-Felder-Matrix (auch: Zeitmanagementmatrix ) entwickelt (vgl. >>  1.4.1.4).

Instrumente des Zeitmanagements

Video: Zeit- und Selbstmanagement

 

01. Welche Techniken sind geeignet, um die Zeitverwendung durch Setzen von Prioritäten zu verbessern und wie werden sie angewendet?

Techniken (1): Prioritäten setzen

  • Eisenhower-Prinzip

  • Pareto-Prinzip

  • ABC-Analyse

  • ALPEN-Methode

  • Projektkarte

  • Nein-Sagen

  • 4-Entlastungsfragen

  • Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie.

  1. Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches, pragmatisches Hilfsmittel, um schnell Prioritäten zu setzen. Man unterscheidet bei einem Vorgang zwischen der

    • Dringlichkeit (Zeit-/Terminaspekt) und der

    • Wichtigkeit (Bedeutung der Sache)

    in den Ausprägungen „niedrig“ und „hoch“. Ergebnis ist eine 4-Felder-Matrix, die eine einfache aber wirksame Handlungsorientierung bietet:

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    Merke

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    Die Vorfahrtsregel lautet: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

  2. Das Pareto-Prinzip (Ursache-Wirkungs-Diagramm)

    (benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto , 1848–1923) besagt, dass wichtige Dinge normalerweise einen kleinen Anteil innerhalb einer Gesamtmenge ausmachen. Diese Regel hat sich in den verschiedensten Lebensbereichen als sog. 80 : 20-Regel bestätigt:

    • 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.

    • 20 % der Fehler bringen 80 % des Ausschusses.

    Überträgt man diese Regel auf die persönliche Arbeitssituation, so heißt das: 20 % der Arbeitsenergie bringen (bereits) 80 % des Arbeitsergebnisses bzw. die restlichen 80 % bringen nur noch 20 % der Gesamtleistung.

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  3. ABC-Analyse:

    Das Pareto-Prinzip ist ein relativ grobes Verfahren zur Strukturierung der Aufgaben nach dem Kriterium „Wichtigkeit“. Der ABC-Analyse liegt die Erfahrung zugrunde, dass

    • 15 % aller Aufgaben 65 % zur Zielerreichung beitragen

    • 20 % aller Aufgaben (nur) 20 % zur Zielerreichung beitragen

    • 65 % aller Aufgaben (nur) 15 % zur Zielerreichung beitragen.

    Kriterien für A-Aufgaben sind z. B.:

    • Welche Aufgaben leisten den größten Zielbeitrag?

    • Welche Einzelaufgaben können gleichzeitig mit anderen gelöst werden (Synergieeffekt)?

    • Welche Aufgaben sichern langfristig den größten Nutzen?

    • Welche Aufgaben bringen im Fall der Nichterledigung den größten Ärger/Schaden („Engpass-Prinzip“)?

  4. Die ALPEN-Methode ist eine weitere Technik, um mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen:

    A ufgaben zusammenstellen,

    L änge der Zeiten schätzen,

    P ufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren,

    E ntscheidungen für Prioritäten treffen und

    N otizen in ein Planungsinstrument übertragen.

  5. Einsetzen der Projektkarte:

    • Wichtige Aufgaben (Projekte) werden durchnummeriert.

    • Für jedes Projekt wird eine Karte angelegt (zweckmäßig: Hartkarton, DIN-A5).

    • Die Projektkarte hat einen zweckmäßige Struktur wichtiger Punkte und dient der Kontrolle der einzelnen Arbeitspakete und dem Grad der Zielerreichung.

    Beispiel

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    Aufbau einer Projektkarte

    Projekt Nr.: ……………
    Ereignis
    Nr.
    KurzzeichenErgebnisse, Kommentareerledigt bis … durch …
        
        
        
    A: AuftragB: BeschlussE: EmpfehlungT: TerminV: Verantwortlich
  6. Nein-Sagen fällt den meisten Menschen schwer. Die Folgen: Sie können sich oft nicht mehr aus dem Netz der sie umgebenden Erwartungshaltungen und Wünsche anderer befreien. Ein „gesunder“ und vertretbarer Egoismus schafft oft ungeahnte Zeitreserven – indem man „Nein“ sagt. Ein guter Ratgeber ist dabei die Überlegung: „Was passiert bei mir, wenn ich „Nein“ sage?“ „Welche Folgen hat das für den anderen?“ Hier gilt es abzuwägen – bewusst, im konkreten Fall und immer wieder.

  7. Die 4-Entlastungsfragen:

    Häufig wiederkehrende Arbeiten werden oft unreflektiert versehen; man spricht von Routine. Es lohnt sich, das zu ändern, indem man sehr bewusst an die Tagesarbeit herangeht und sich jedesmal vor Beginn einer Aktivität die vier Entlastungsfragen stellt:

    • Warum gerade ich?

      Fazit: Delegieren!

    • Warum gerade jetzt?

      Fazit: Auf Termin legen!

    • Warum so?

      Fazit: Vereinfachen, „schlanke“ Lösung, rationalisieren!

    • Warum überhaupt?

      Fazit: Weglassen, beseitigen!

  8. Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie:

    Nicht jede Diskussion ist es wert, dass man sich zu 100 % engagiert. Nicht jeder Ärger ist so bedeutsam, dass man seinen Gefühlshaushalt völlig durcheinander bringt usw. Man sollte also lernen, seiner psychischen und physischen Kräfte dort einzusetzen, „wo es sich lohnt“ (z. B. bei wichtigen Angelegenheiten, die eine hohe Bedeutung haben).

02. Mit welchen Techniken lassen sich Arbeitsvorgänge rationalisieren und wie werden sie angewendet?

Techniken (2): Arbeit rationalisieren

  • 6-Info-Kanäle

  • 3-Körbe-System

  • Schreibtischmanagement

  • Telefonmanagement

  • Termin-, Arbeits- und Zielplanung.

  1. Die 6-Info-Kanäle :

    Was auf den Schreibtisch kommt, ist unterschiedlich wichtig und unterschiedlich dringend. Die „6-Info-Kanäle“ kann man nutzen, um die Papiermenge zu beherrschen:

    Kanal 1: Lesen und vernichten

    Kanal 2: Lesen und weiterleiten

    Kanal 3: Lesen und delegieren

    Kanal 4: Wiedervorlage

    Kanal 5: Laufende Vorgänge

    Kanal 6: Sofort selbst erledigen.

  2. Das 3-Körbe-System : Der Schreibtisch hat drei Körbe:

    • den Eingangskorb

    • den Ausgangskorb

    • den Papierkorb.

      Hinweis

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      • Jedes Schriftstück kommt in den Eingangskorb.

      • Jeder Vorgang wird nur einmal in die Hand genommen.

      • Auf dem Schreibtisch liegt nur der Vorgang, an dem man gerade arbeitet.

      • Eingangskorb, Ausgangskorb und Schreibtisch sind jeden Abend leer.

      • Der Papierkorb ist der „Freund des Menschen“.

  3. Schreibtischmanagement:

    Es gibt Menschen, die gehören zu den „Volltischlern“. Ihr Schreibtisch gleicht einer Fundgrube, getreu dem Motto: „Nur ein kleines Hirn braucht Ordnung, ein Genie hat den Überblick über das ganze Chaos.“

    Andere wiederum räumen ihren Schreibtisch ganz leer, um damit z. B. ihre Besucher zu beeindrucken. Das Chaos und die Fülle in den Schubladen kann der Besucher natürlich nicht sehen. Beide Formen sind natürlich Extreme und treffen nur für einen geringen Teil der „Schreibtischarbeiter“ zu.

    Hinweis

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    TIPP

    Tipps für eine „unsichtbare Schreibtischeinteilung, z. B. so:

    • Eingangs-, Ausgangs-, Papierkorb sind rechts (in der Nähe der Tür).

    • Das Telefon steht links.

    • Links ist ein „Korb“ mit Notizen für Telefon-Gesprächsblöcke.

    • Links ist ein „Korb“ mit den heute zu bearbeitenden Vorgängen.

    • Man arbeitet immer von links nach rechts.

    • Der Schreibtisch ist jeden Abend leer.

  4. Telefonmanagement:

    Für ein rationelles Telefonieren sind z. B. folgende Überlegungen hilfreich:

    • Wann telefoniere ich?

    • Wie plane ich das Telefonat?

    • Wen will ich anrufen?

    • Wie bereite ich mich vor?

    • Welche Gesprächsregeln gelten für das Telefonieren?

    • Wann und wie schirme ich mich vor Telefonaten ab?

  5. Terminplanung:

    Die 5 Schritte der Arbeits- und Terminplanung lauten:

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Die Prinzipien der Arbeits- und Terminplanung sind vor allem:

  1. Immer schriftlich planen.

  2. Nicht den ganzen Tag verplanen (50 : 50-Regel! Pufferzeiten!).

  3. Planen mit Erfolg:

    E E rfassen von Zielen und Aktivitäten!
    R R essourcen beachten!
    F F rage: Was benötige ich?
    O O rganisieren!
    L L ass leben & arbeiten!
    G G eh ran, mach es gleich, gut, ganz, gelassen!

Hinweis

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Kapitel 5.1.3 und 5.1.4 sind häufig Gegenstand der Prüfung.