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Betriebliches Management für Wirtschaftsfachwirte

Zeit- und Selbstmanagement

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Zeit- und Selbstmanagement

Zeitmanagement ist die Organisation von ablaufenden Ereignissen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes mittels Planung.

Wichtige Merkmale der Planung sind in der Betriebswirtschaftslehre

  • Planungsgegenstand,
  • Planungssubjekt,
  • Planungsdaten und
  • Planungszeitraum.

Merke

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Planungsgegenstand ist dabei das Zeitmanagement, Planungssubjekt die den Zeitplan aufstellende Arbeitskraft, Planungsdaten alle die zum Zeitmanagement gehörenden Daten und der die zeitliche Reichweite der Planung begrenzende Planungshorizont.

Produktivität liegt im Rahmen des Zeitmanagements vor, wenn innerhalb eines bestimmten Zeitraumes möglichst viele Aufgaben erledigt werden, ohne dass es zu Leerkosten auslösenden Leerlaufzeiten kommt.

Das Zeitmanagement betrifft sowohl die Arbeitszeit von Arbeitspersonen als auch die Freizeit des Menschen. Die Terminplanung für Aufgaben, Arbeitsvorgänge, Geschäftsabschlüsse, Besprechungen, Verhandlungen, Gespräche oder sonstige Termine ist einer der wichtigsten Inhalte des Zeitmanagements mit dem Kalenderdatum als Orientierungszeitpunkt. Bei der Zeitökonomie spielt die Uhrzeit als lineare Sukzession messbarer Zeiteinheiten eine wesentliche Rolle. Für die Erfüllung dieser Ereignisse hat das Zeitmanagement einen ausreichenden Zeitraum zu berücksichtigen. Zeitmanagement ist „die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird“.

Das Zeitmanagement ist Gegenstand der Arbeitswissenschaft, Arbeitsethik, Arbeitsmethodik, Betriebswirtschaftslehre und Organisationstheorie.

Zeitmanagement ist ein Mythos

Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Sagen die einen. Zeitmanagement ist Quatsch, sagen die anderen. Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen 24 Stunden, egal, ob wir ihn managen oder nicht. Das ist einerseits höchst gerecht, andererseits lässt sich nicht verleugnen, dass das einigen Menschen mehr Probleme bereitet als anderen.

Der Begriff Zeitmanagement trifft nicht den Kern des Problems. Denn es geht nicht darum, die Zeit anders zu regeln oder zu kontrollieren. Sie müssen die eigene Arbeitsweise ändern. Sie müssen nicht am Zeit-, sondern am Selbstmanagement arbeiten, um den Arbeitsalltag besser in den Griff zu bekommen.

Selbstmanagement ist die Lösung

Ein Berg an Aufgaben stapelt sich, Stress, Überlastung und Überstunden werden zum Dauerzustand. Ein häufiger Rat: „Da hilft besseres Zeitmanagement.“ Falsch! Selbstmanagement ist die richtige Antwort. Denn Zeit können Sie nicht managen. Sich selbst aber schon. Mit vielen Methoden können Sie genauer planen, Projekte effizienter bearbeiten und letztlich bessere Ergebnisse erzielen.

Selbstmanagement beschreibt die Fähigkeit und Kompetenz eines Menschen, seine berufliche Entwicklung und auch persönliches Wachstum eigenständig und weitestgehend unabhängig von äußeren Umständen und Einflüssen zu gestalten. Im Kern geht es darum, Aufgaben besser zu erledigen und in der Lage zu sein, durch verschiedene Methoden den richtigen Weg bei der Lösung von Problemen und Herausforderungen zu finden.

Selbstmanagement lernen:

  • Sie können sich selbst besser organisieren.
  • Sie haben einen klaren Überblick über die ToDos.
  • Sie planen Aufgaben gründlich und vorausschauend.
  • Sie priorisieren wichtige und unwichtige Dinge.
  • Sie bleiben den Tag über motiviert.

Das zeigt auch, dass Selbstmanagement aus einer Vielzahl unterschiedlicher Kompetenzen besteht. Es erfordert Motivation, Organisationstalent und Zielsetzung.

Bedeutung von Zeit- und Selbstmanagement

Grundsätzlich geht es beim Zeitmanagement darum, knappe Zeit möglichst optimal einzusetzen. Zeit ist Geld in Form von beispielsweise Gehältern. Es können unter anderem die folgenden Prinzipien des Zeitmanagements unterschieden werden, die anschließed ausführlich erläutert werden.

  • Pareto-Prinzip
  • ABC-Analyse
  • ALPEN-Methode
  • Eisenhower-Prinzip

Pareto-Prinzip

Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch Pareto-Effekt oder 80-zu-20-Regel genannt, besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse erfordern mit 80% des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit.

Vilfredo Pareto untersuchte 1906 die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 20% der Bevölkerung ca. 80% des Bodens besitzen. Im Jahr 1989 wurde festgestellt, dass weltweit 20% der Bevölkerung 82,7% des Weltvermögens besitzen. (Allerdings hat sich dieser Wert in den vergangenen Jahrzehnten verschoben, sodass im Jahr 2019 10% der Weltbevölkerung über rund 84% des Weltvermögens verfügten.)

Vilfredo Pareto untersuchte auch die Einkommensverhältnisse europäischer und südamerikanischer Länder. Er fand heraus, dass sich die Gesellschaft in einer sozialen Pyramide – „pyramide sociale“ – anordnet. Die Armen bilden die Basis und die Reichen die Spitze. Ein zutreffenderes Bild ist eine Pfeilspitze oder die Spitze eines Kreisels.

Durch weitere empirische Betrachtungen spezifizierte Pareto das Einkommensverhältnis in eine logarithmische Darstellung und führte das Modell der Pareto-Verteilung ein. Diese beschreibt das statistische Phänomen, dass eine kleine Anzahl von hohen Werten einer Wertemenge mehr zu deren Gesamtwert beiträgt als die hohe Anzahl der kleinen Werte dieser Menge.

Daraus leitet sich das Paretoprinzip ab:

Hinweis

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Es besagt, dass sich im Mittel rund 80% aller Aufgaben mit einem Aufwand von rund 20% erledigen lassen.

Pareto weist darauf hin, dass sein Prinzip nur gelte, wenn die Elemente des Systems unabhängig voneinander sind. Durch Abhängigkeit der Elemente (wie etwa in einer Organisation oder sozialen oder technischen Systemen) wird die Situation verändert. In der Praxis ist dann aber die Zahl der relevanten Elemente sehr gering: Sehr wenige Elemente bestimmen fast den gesamten Effekt.

Heutzutage wird das Paretoprinzip häufig für Projekt- und Zeitmanagement zur Hilfe gezogen, um wichtige Arbeitspakete zu erkennen und schnelle Fortschritte bei hinreichend guten Ergebnissen zu erzielen. Es hilft zudem, Arbeiten zu identifizieren, die aufgrund fehlender Effizienz aufgeschoben oder weggelassen werden können. Kritiker bemängeln an der Übertragung auf das Projektmanagement, dass das Prinzip dazu verführe, Aufgaben nicht mehr komplett abzuschließen, dass es aber gleichzeitig Aufgaben oder Projekte gebe, für die eine 80-%-Erledigung nicht ausreichend sei. Werden im Projektmanagement lineare Modelle wie das Wasserfallmodell verwendet, sind sogenannte Pareto-Ketten über mehrere Projektphasen ein Risiko: Die vermeintlich unnötigen 20% potenzieren sich bei solchen Ketten zu einem erhöhten Aufwand in den letzten Projektphasen, und möglicherweise ergibt sich auch ein unbrauchbares Endergebnis.

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ABC-Analyse

Die ABC-Analyse (Programmstrukturanalyse) ist ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Sie teilt eine Menge von Objekten in die Klassen A, B und C auf, die nach absteigender Bedeutung geordnet sind. Eine typische ABC-Analyse gibt beispielsweise an, welche Produkte oder Kunden am stärksten am Umsatz eines Unternehmens beteiligt sind (A) und welche am wenigsten (C).

Die ABC-Analyse wurde von H. Ford Dickie, einem Manager bei General Electric, im Jahr 1951 in seinem Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies“ erstmals beschrieben.

Grundlage der Methode bildeten die Arbeiten von Vilfredo Pareto, mit dessen „80/20 Regel“ (Paretoprinzip) sowie die nach Max Otto Lorenz benannte Lorenz-Kurve. Damit fanden deren Erkenntnisse in der Theorie der Unternehmensführung ihre Anwendung.

Dickie stellt in seinem Artikel klar, dass die ABC-Analyse dabei hilft, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und beschreibt fünf Vorteile der Methodik.

  • Verbesserung von Planungsprozessen
  • Reduzierung der Lagerkosten
  • Verminderung von Verwaltungskosten
  • Erhöhung des Gewinns
  • Motivation der Controlling-Mitarbeiter

Zudem empfiehlt er, Stücklisten zu bilden, um anschließend Materialkosten, Arbeitskosten und Verwaltungsgemeinkosten aufzuaddieren. Montagekosten des Endproduktes sind im Anschluss herauszurechnen.

Die ABC-Analyse als betriebswirtschaftliches Mittel zur Planung und Entscheidungsfindung unterteilt Objekte in drei Klassen von A-, B- und C-Objekten. Sie ist eine einfache Vorgehensweise zur Gewichtung von Objekten oder Prozessen und wird beispielsweise dazu verwendet, den Materialverbrauch nach Wertgrößen zu gruppieren. Der Aufbau besteht in der Regel aus zweidimensionalen Wertepaaren. Diese Wertepaare werden zunächst nach Größe sortiert, danach kumuliert in Klassen eingeordnet und häufig als Paretodiagramm dargestellt. Anhand dieser Einordnung kann man sich ein grobes Bild der IST-Situation verschaffen und weitere Vorgehensweisen ableiten. Die ABC-Analyse ist weit verbreitet und findet Anwendung inner- und außerhalb der Betriebswirtschaft.

Beispiele:

Kunden – Umsatz
Artikel – Bestand (Anzahl)
Ressourcen – Kosten
Kosten – Nutzen
Klassifizierung:

A-Teile: hoher Ergebnisbeitrag
B-Teile: mittelmäßiger Ergebnisbeitrag
C-Teile: geringer Ergebnisbeitrag

Durchschnittlicher Wertanteil an jährlichen Materialkosten für die drei Kategorien:

Wertanteil des JahresverbrauchswertsKlasse
75%A
20%B
5%C

Dies sind jedoch nur Beispiele für entsprechende Einteilungen. Jedes Unternehmen legt die Prozentzahl seiner Güter selbst fest.

Im Bezug auf das Zeitmanagement können wir wie folgt einteilen:

A-Tätigkeiten benötigen nur einen kleinen Teil der Zeit und erwirtschaften einen großen Teil der Leistung bzw. des Umsatz. Dies könnte der Verkauf an Großkunden sein. Auf diese Tätigkeit sollte man sich sofort konzentrieren.

B-Tätigkeiten benötigen ebenfalls einen relativ kleinen Teil der Zeit, erwirtschaften aber weniger Leistung wie beispielsweise der Umsatz von mittleren Kunden. Diese Tätigkeiten können delegiert werden.

C-Tätigkeiten benötigen viel Zeit und erwirtschaften wenig Leistung wie beispielsweise der Umsatz von Kleinkunden. Diese Tätigkeiten können ebenfalls delegiert oder gar reduziert werden.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein Begriff des Zeitmanagements und ist eine Art, seinen Tagesablauf zu planen. Diese Methode (nach Lothar J. Seiwert) verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans.

Die fünf Elemente sind:

  • A = Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten definieren
  • L = Länge (Zeitraum) abschätzen / bewerten
  • P = Pufferzeiten einplanen
  • E = Entscheidungen treffen
  • N = Nachkontrolle

Aufgaben definieren

Bei diesem ersten Arbeitsschritt werden in Form einer einfachen To-do-Liste, d. h. ohne Rücksicht auf die Reihenfolge, die anstehenden Aufgaben für den nächsten Tag zusammengestellt. Dieses sollte im optimalen Fall einen Tag vorher geschehen. Wenn etwas am Vortag nicht erledigt werden konnte, wird dieses auch hier eingefügt.

Länge (Zeitraum) abschätzen

Beim zweiten Arbeitsschritt werden die voraussichtlichen Zeitspannen für jede Aufgabe abgeschätzt. Dabei ist wichtig,

  • dass der Zeitaufwand realistisch eingeschätzt wird, und dass hier Erfahrungen ausgewertet werden
  • dass der voraussichtliche Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen wird
  • dass ein Zeitlimit gesetzt wird
  • dass Termine mit genauen Uhrzeiten notiert werden

Pufferzeiten einplanen

Da niemand und kein Arbeitsplatz frei von Störungen von außen und innen ist, sollte man nicht davon ausgehen, dass die für eine Aufgabe veranschlagte Zeit auch hundertprozentig zur Bewältigung der Aufgaben verfügbar ist. Ohne Pufferzeiten einzuplanen, also Reservezeiträume vorzusehen, in denen keinerlei Aktivitäten geplant sind, kommt man nicht aus.

Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich, von folgenden Annäherungswerten auszugehen:

  • 60 % der Zeit kann im Allgemeinen konkret "verplant" werden
  • 40 % der Zeit dagegen sollte als Zeitpuffer dienen, wobei jeweils die Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollten.

Natürlich kann es trotz Anwendung der 60:40-Regel dazu kommen, dass einem die Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht reicht. Ursache hierfür kann zum Beispiel die Leistungskurve sein. Daher sollten grundsätzlich ausreichend Pausen in einer Tagesplanung nicht fehlen.

Entscheidungen treffen

Auch beim besten Willen: Ohne Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von Aufgaben an Andere kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel.

Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht im Setzen von Prioritäten. Dies kann auf verschiedene Art und Weise geschehen. Ob nach Eisenhower, ABC oder einer anderen Planungsart, sollten die Aufgaben betrachtet und konsequent behandelt werden. Auch wenn am Ende des Tages noch Zeit wäre, sollten vorher delegierte Aufgaben nicht selbst erledigt werden. Besser sollte man dieses Wissen in die nächsten Tagesplanungen aufnehmen und dafür mehr "A"-Aufgaben erledigen.

Nachkontrolle

Nicht nur eine Kontrolle der einzelnen Punkte, sondern auch eine Kontrolle der Planung sollte hier erfolgen. Hierbei sollte die Genauigkeit der Planung überprüft werden und ggf. in zukünftige Planungen einfließen. Die erneute Kontrolle aller nicht am Tag bearbeiteten Aufgaben und deren Erfüllungsgrad kann schon eventuell vergessene oder doch nicht ganz erledigte absichern. Offene Aufgaben müssen dann natürlich noch in die Planung für den nächsten Tag aufgenommen werden.

Eisenhower-Prinzip

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip (auch: Eisenhower-Methode, Eisenhower-Matrix) ist eine in der Ratgeber- und Consulting­literatur oft referenzierte Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. Es gibt keine Hinweise darauf, dass der namensgebende US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower sie selbst praktiziert oder gelehrt hat.

Hinweis

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Der Bezug auf Eisenhower geht vielmehr auf eine Rede zurück, in der er 1954 einen ungenannten früheren Hochschulpräsidenten folgendermaßen zitierte: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

Anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) gibt es vier Kombinationsmöglichkeiten. Die vier Aufgabentypen werden A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt und auf vier Quadranten verteilt (Quadrant I, II, III und IV).

Jedem Aufgabentyp wird eine bestimmte Art der Bearbeitung zugeordnet. D-Aufgaben werden nicht erledigt.

Das Eisenhower-Prinzip kann in der Dienstleistung bei knappen Ressourcen als Fortentwicklung einer Triage effektiv eingesetzt werden.

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Zeitdiebe, Zeitfresser

Prinzipien der Tagesplanung

Zu den Prinzipien der Tagesplanung im Rahmen des Zeitmanagements zählen:

  • Der Zeitbedarf sollte realistisch eingeschätzt werden.
  • Es ist eine gewisse Reserve / ein gewisser Puffer für unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen.
  • Die Zeitplanung sollte möglichst schriftlich am PC erfolgen. Geeignete Software erlaubt den Zugriff von zugriffsberechtigten Personen.
  • Es sollte eine Einordnung der Dringlichkeit durch Prioritäten erfolgen.
  • Schwierige Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, sollten in "ruhigen" Phasen, in denen die Leistungsfähigkeit hoch ist - beispielsweise morgens -, eingeplant werden.
  • Routinetätigkeiten können in unruhigen Phasen oder eher schlechten Phasen des Biorhythmus - beispielsweise mittags - eingeplant werden.
  • Es sollte keine Überforderung stattfinden.

Sofern diese Prinzipien nicht hinreichend berücksichtigt werden, kann es zu gravierenden Fehlern kommen.

Checkliste zur Erfassung und Gewichtung der Störfaktoren:

  • Das Telefon stört mich laufend; viele Gespräche sind unnötig.

  • Durch zu viele Besucher komme ich gar nicht zu meiner eigentlichen Arbeit.

  • Besprechungen dauern häufig zu lange; die Ergebnisse sind oft unbefriedigend.

  • Unangenehme (zeitintensive) Aufgaben schiebe ich vor mir her.

  • Morgens habe ich oft keine Lust anzufangen.

  • Ich versuche oft, zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen.

  • Ich bekomme den Kleinkram einfach nicht vom Schreibtisch.

  • Abends bin ich oft unzufrieden mit meinem Arbeitsergebnis.

  • Ich arbeite oft (ständig) unter Termindruck.

  • Die Kommunikation mit Kollegen (mit dem Chef, mit Mitarbeitern) klappt nicht. Oft gibt es Missverständnisse, Verzögerungen oder sogar Reibereien.

  • Ich nehme oft Arbeit mit nach Hause.

Unterscheidung zwischen Dringendem und Wichtigem

Unterschied zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit

  • Eine Sache ist wichtig, wenn sie für die Zielerreichung von hoher Bedeutung ist. 

    →  Priorität 

  • Eine Sache ist dringlich, wenn sie sofort erledigt werden muss. 

    →  Fristigkeit 

Beispiel

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Die Vorbereitung der Budgetbesprechung ist wichtig (hat eine hohe Bedeutung für die Zielerreichung), aber nicht dringlich (die Besprechung findet erst in drei Monaten statt).

Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

  • Effektivität  →  Zielbeitrag: Die richtigen Dinge tun! (Hebelwirkung) bezieht sich auf die Frage, welchen Beitrag eine Sache zur Erreichung der Ziele leistet.

  • Effizienz  →  Genauigkeit/Qualität: Die Dinge richtig tun! beantwortet die Frage, wie eine Sache getan wird (mit welcher Qualität, mit welchem Grad der Genauigkeit usw.).

Merke

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Effektivität geht vor Effizienz.

Beispiel

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Für das Ziel „Reduzierung der Personalkosten um 20% innerhalb der nächsten sechs Monate“ ist es effektiv, die Hauptkostenverursacher zu analysieren und hier Kostensenkungsmaßnahmen einzuleiten (große Hebelwirkung). Nicht effektiv wäre es z. B., die Sonderzahlung bei der Geburt eines Kindes aus dem Paket der Sozialleistungen zu streichen, wenn diese Position nur 4.500 € pro Jahr im gesamten Unternehmen ausmacht.

Effizient ist es, Arbeiten, die sich ständig wiederholen, mithilfe von Checklisten und IT-Unterstützung zu lösen.

Nicht effizient ist es z. B., eine Sache mit 150%iger Genauigkeit zu erledigen, obwohl die Angelegenheit nur eine untergeordnete Bedeutung hat.

Instrumente des Zeitmanagements

 

Zeitmanagement dient Menschen dazu, ihre verfügbare Zeit möglichst effizient zur Erledigung ihrer Aufgaben einzusetzen. Näher betrachtet trifft der Begriff jedoch den Kern der Sache nicht – denn eigentlich ist es nicht die Zeit, die wir managen können, sondern unsere Arbeitsweise. Daher wird stattdessen seit einigen Jahren zunehmend der Begriff „Selbstmanagement“ verwendet, wenn es um Themen der Selbstorganisation und des Umgangs mit der Zeit geht.

Es existieren mittlerweile viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden, mit denen Menschen ihre beruflichen und privaten Aufgaben priorisieren, planen, durchführen und auf Erfolg kontrollieren können.

Hinweis

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Keine Zeitmanagement-Methode ist per se besser oder schlechter als die andere. Wie gut eine Methode bei Ihnen funktioniert, hängt von Ihrer Persönlichkeit ab, von Ihrem Arbeitsstil und den Tätigkeiten, auf die Sie die jeweilige Methode anwenden. Sie können also nur für sich selbst die wirksamste Zeitmanagement-Methode (oder eine Kombination mehrerer Methoden) finden.

Vorteile von Zeitmanagement-Methoden

Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern wollen, brauchen Sie zunächst etwas Durchhaltevermögen. Denn Sie sollten verschiedene Methoden testen und jede jeweils über mehrere Wochen konsequent anwenden. Manche Methoden verursachen zunächst Mehraufwand, beschleunigen die Arbeitsprozesse später aber enorm. Erst wenn Sie eine Zeitmanagement-Methode zur Gewohnheit gemacht haben, können Sie wirklich beurteilen, ob sie für Sie funktioniert. Häufig ergibt sich die Wirkung auch aus der Kombination mehrerer Methoden. Der Prozess des Ausprobierens ist etwas mühsam, kann sich aber lohnen.

Wer Zeitmanagement beherrscht, profitiert in vielerlei Hinsicht:

  • Höhere Produktivität
  • Stressreduzierung
  • Mehr Zeit für sich selbst, Familie und Freunde
  • Bessere Work-Life-Balance

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die bekanntesten und erfolgreichsten Zeitmanagement-Methoden, aus der Sie Ihren eigenen Zeitmanagement-Mix entwickeln können.

Weitere Techniken um Prioritäten zu setzen

  • Nein-Sagen

  • 4-Entlastungsfragen

  • Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie.


  1. Nein-Sagen fällt den meisten Menschen schwer. Die Folgen: Sie können sich oft nicht mehr aus dem Netz der sie umgebenden Erwartungshaltungen und Wünsche anderer befreien. Ein „gesunder“ und vertretbarer Egoismus schafft oft ungeahnte Zeitreserven – indem man „Nein“ sagt. Ein guter Ratgeber ist dabei die Überlegung: „Was passiert bei mir, wenn ich „Nein“ sage?“ „Welche Folgen hat das für den anderen?“ Hier gilt es abzuwägen – bewusst, im konkreten Fall und immer wieder.

  2. Die 4-Entlastungsfragen:

    Häufig wiederkehrende Arbeiten werden oft unreflektiert versehen; man spricht von Routine. Es lohnt sich, das zu ändern, indem man sehr bewusst an die Tagesarbeit herangeht und sich jedesmal vor Beginn einer Aktivität die vier Entlastungsfragen stellt:

    • Warum gerade ich?

      Fazit: Delegieren!

    • Warum gerade jetzt?

      Fazit: Auf Termin legen!

    • Warum so?

      Fazit: Vereinfachen, „schlanke“ Lösung, rationalisieren!

    • Warum überhaupt?

      Fazit: Weglassen, beseitigen!

  3. Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie:

    Nicht jede Diskussion ist es wert, dass man sich zu 100 % engagiert. Nicht jeder Ärger ist so bedeutsam, dass man seinen Gefühlshaushalt völlig durcheinander bringt. Man sollte also lernen, seine psychischen und physischen Kräfte dort einzusetzen, „wo es sich lohnt“ (z. B. bei wichtigen Angelegenheiten, die eine hohe Bedeutung haben).

     

Techniken um Arbeitsvorgänge zu rationalisieren

  • 6-Info-Kanäle

  • 3-Körbe-System

  • Schreibtischmanagement

  • Telefonmanagement

  • Termin-, Arbeits- und Zielplanung.


  1. Die 6-Info-Kanäle:

    Was auf den Schreibtisch kommt, ist unterschiedlich wichtig und unterschiedlich dringend. Die „6-Info-Kanäle“ kann man nutzen, um die Papiermenge zu beherrschen:

    Kanal 1: Lesen und vernichten

    Kanal 2: Lesen und weiterleiten

    Kanal 3: Lesen und delegieren

    Kanal 4: Wiedervorlage

    Kanal 5: Laufende Vorgänge

    Kanal 6: Sofort selbst erledigen.

  2. Das 3-Körbe-System: Der Schreibtisch hat drei Körbe:

    • den Eingangskorb

    • den Ausgangskorb

    • den Papierkorb.

      Hinweis

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      • Jedes Schriftstück kommt in den Eingangskorb.

      • Jeder Vorgang wird nur einmal in die Hand genommen.

      • Auf dem Schreibtisch liegt nur der Vorgang, an dem man gerade arbeitet.

      • Eingangskorb, Ausgangskorb und Schreibtisch sind jeden Abend leer.

      • Der Papierkorb ist der „Freund des Menschen“.

  3. Schreibtischmanagement:

    Es gibt Menschen, die gehören zu den „Volltischlern“. Ihr Schreibtisch gleicht einer Fundgrube, getreu dem Motto: „Nur ein kleines Hirn braucht Ordnung, ein Genie hat den Überblick über das ganze Chaos.“

    Andere wiederum räumen ihren Schreibtisch ganz leer, um damit z. B. ihre Besucher zu beeindrucken. Das Chaos und die Fülle in den Schubladen kann der Besucher natürlich nicht sehen. Beide Formen sind Extreme und treffen nur für einen geringen Teil der „Schreibtischarbeiter“ zu.

    Hinweis

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    Tipps für eine „unsichtbare Schreibtischeinteilung, z. B. so:

    • Eingangs-, Ausgangs-, Papierkorb sind rechts (in der Nähe der Tür).

    • Das Telefon steht links.

    • Links ist ein „Korb“ mit Notizen für Telefon-Gesprächsblöcke.

    • Links ist ein „Korb“ mit den heute zu bearbeitenden Vorgängen.

    • Man arbeitet immer von links nach rechts.

    • Der Schreibtisch ist jeden Abend leer.

  4. Telefonmanagement:

    Für ein rationelles Telefonieren sind z. B. folgende Überlegungen hilfreich:

    • Wann telefoniere ich?

    • Wie plane ich das Telefonat?

    • Wen will ich anrufen?

    • Wie bereite ich mich vor?

    • Welche Gesprächsregeln gelten für das Telefonieren?

    • Wann und wie schirme ich mich vor Telefonaten ab?

  5. Terminplanung:

    Die 5 Schritte der Arbeits- und Terminplanung lauten:

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Die Prinzipien der Arbeits- und Terminplanung sind vor allem:

  1. Immer schriftlich planen.

  2. Nicht den ganzen Tag verplanen (50 : 50-Regel! Pufferzeiten!).

  3. Planen mit Erfolg:

    E Erfassen von Zielen und Aktivitäten!
    R Ressourcen beachten!
    F Frage: Was benötige ich?
    O Organisieren!
    L Lass leben & arbeiten!
    G Geh ran, mach es gleich, gut, ganz, gelassen!