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Betriebliches Management für Wirtschaftsfachwirte

Zeit- und Selbstmanagement

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Bedeutung von Zeit- und Selbstmanagement

Grundsätzlich geht es beim Zeitmanagement darum, knappe Zeit möglichst optimal einzusetzen. Zeit ist Geld in Form von beispielsweise Gehältern. Es können unter anderem die folgenden Prinzipien des Zeitmanagements unterschieden werden, die anschließed ausführlich erläutert werden.

  • Pareto-Prinzip
  • ABC-Analyse
  • ALPEN-Methode
  • Eisenhower-Prinzip

 

Zeitdiebe, Zeitfresser

 

 

Prinzipien der Tagesplanung

Zu den Prinzipien der Tagesplanung im Rahmen des Zeitmanagements zählen:

  • Der Zeitbedarf sollte realistisch eingeschätzt werden.
  • Es ist eine gewisse Reserve / ein gewisser Puffer für unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen.
  • Die Zeitplanung sollte möglichst schriftlich am PC erfolgen. Geeignete Software erlaubt den Zugriff von zugriffsberechtigten Personen.
  • Es sollte eine Einordnung der Dringlichkeit durch Prioritäten erfolgen.
  • Schwierige Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, sollten in "ruhigen" Phasen, in denen die Leistungsfähigkeit hoch ist - beispielsweise morgens -, eingeplant werden.
  • Routinetätigkeiten können in unruhigen Phasen oder eher schlechten Phasen des Biorhythmus - beispielsweise mittags - eingeplant werden.
  • Es sollte keine Überforderung stattfinden.

Sofern diese Prinzipien nicht hinreichend berücksichtigt werden, kann es zu gravierenden Fehlern kommen.

Checkliste zur Erfassung und Gewichtung der Störfaktoren:

  • Das Telefon stört mich laufend; viele Gespräche sind unnötig.

  • Durch zu viele Besucher komme ich gar nicht zu meiner eigentlichen Arbeit.

  • Besprechungen dauern häufig zu lange; die Ergebnisse sind oft unbefriedigend.

  • Unangenehme (zeitintensive) Aufgaben schiebe ich vor mir her.

  • Morgens habe ich oft keine Lust anzufangen.

  • Ich versuche oft, zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen.

  • Ich bekomme den Kleinkram einfach nicht vom Schreibtisch.

  • Abends bin ich oft unzufrieden mit meinem Arbeitsergebnis.

  • Ich arbeite oft (ständig) unter Termindruck.

  • Die Kommunikation mit Kollegen (mit dem Chef, mit Mitarbeitern) klappt nicht. Oft gibt es Missverständnisse, Verzögerungen oder sogar Reibereien.

  • Ich nehme oft Arbeit mit nach Hause.

Unterscheidung zwischen Dringendem und Wichtigem

Unterschied zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit

  • Eine Sache ist wichtig, wenn sie für die Zielerreichung von hoher Bedeutung ist. 

    →  Priorität 

  • Eine Sache ist dringlich, wenn sie sofort erledigt werden muss. 

    →  Fristigkeit 

Beispiel

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Die Vorbereitung der Budgetbesprechung ist wichtig (hat eine hohe Bedeutung für die Zielerreichung), aber nicht dringlich (die Besprechung findet erst in drei Monaten statt).

Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

  • Effektivität  →  Zielbeitrag: Die richtigen Dinge tun! (Hebelwirkung) bezieht sich auf die Frage, welchen Beitrag eine Sache zur Erreichung der Ziele leistet.

  • Effizienz  →  Genauigkeit/Qualität: Die Dinge richtig tun! beantwortet die Frage, wie eine Sache getan wird (mit welcher Qualität, mit welchem Grad der Genauigkeit usw.).

Merke

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Effektivität geht vor Effizienz.

Beispiel

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Für das Ziel „Reduzierung der Personalkosten um 20 % innerhalb der nächsten sechs Monate“ ist es effektiv, die Hauptkostenverursacher zu analysieren und hier Kostensenkungsmaßnahmen einzuleiten (große Hebelwirkung). Nicht effektiv wäre es z. B., die Sonderzahlung bei der Geburt eines Kindes aus dem Paket der Sozialleistungen zu streichen, wenn diese Position nur 4.500 € pro Jahr im gesamten Unternehmen ausmacht.

Effizient ist es, Arbeiten, die sich ständig wiederholen, mithilfe von Checklisten und IT-Unterstützung zu lösen.

Nicht effizient ist es z. B., eine Sache mit 150 %iger Genauigkeit zu erledigen, obwohl die Angelegenheit nur eine untergeordnete Bedeutung hat.

Instrumente des Zeitmanagements

 

Zeitmanagement dient Menschen dazu, ihre verfügbare Zeit möglichst effizient zur Erledigung ihrer Aufgaben einzusetzen. Näher betrachtet trifft der Begriff jedoch den Kern der Sache nicht – denn eigentlich ist es nicht die Zeit, die wir managen können, sondern unsere Arbeitsweise. Daher wird stattdessen seit einigen Jahren zunehmend der Begriff „Selbstmanagement“ verwendet, wenn es um Themen der Selbstorganisation und des Umgangs mit der Zeit geht.

Es existieren mittlerweile viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden, mit denen Menschen ihre beruflichen und privaten Aufgaben priorisieren, planen, durchführen und auf Erfolg kontrollieren können.

Hinweis

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Keine Zeitmanagement-Methode ist per se besser oder schlechter als die andere. Wie gut eine Methode bei Ihnen funktioniert, hängt von Ihrer Persönlichkeit ab, von Ihrem Arbeitsstil und den Tätigkeiten, auf die Sie die jeweilige Methode anwenden. Sie können also nur für sich selbst die wirksamste Zeitmanagement-Methode (oder eine Kombination mehrerer Methoden) finden.

Vorteile von Zeitmanagement-Methoden

Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern wollen, brauchen Sie zunächst etwas Durchhaltevermögen. Denn Sie sollten verschiedene Methoden testen und jede jeweils über mehrere Wochen konsequent anwenden. Manche Methoden verursachen zunächst Mehraufwand, beschleunigen die Arbeitsprozesse später aber enorm. Erst wenn Sie eine Zeitmanagement-Methode zur Gewohnheit gemacht haben, können Sie wirklich beurteilen, ob sie für Sie funktioniert. Häufig ergibt sich die Wirkung auch aus der Kombination mehrerer Methoden. Der Prozess des Ausprobierens ist etwas mühsam, kann sich aber lohnen.

Wer Zeitmanagement beherrscht, profitiert in vielerlei Hinsicht:

  • Höhere Produktivität
  • Stressreduzierung
  • Mehr Zeit für sich selbst, Familie und Freunde
  • Bessere Work-Life-Balance

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die bekanntesten und erfolgreichsten Zeitmanagement-Methoden, aus der Sie Ihren eigenen Zeitmanagement-Mix entwickeln können.

Techniken um Prioritäten zu setzen

  • Eisenhower-Prinzip

  • Pareto-Prinzip

  • ABC-Analyse

  • ALPEN-Methode

  • Nein-Sagen

  • 4-Entlastungsfragen

  • Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie.


  1. Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches, pragmatisches Hilfsmittel, um schnell Prioritäten zu setzen. Man unterscheidet bei einem Vorgang zwischen der

    • Dringlichkeit (Zeit-/Terminaspekt) und der

    • Wichtigkeit (Bedeutung der Sache)

    in den Ausprägungen „niedrig“ und „hoch“. Ergebnis ist eine 4-Felder-Matrix, die eine einfache aber wirksame Handlungsorientierung bietet:

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    Die Vorfahrtsregel lautet: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

  2. Das Pareto-Prinzip (Ursache-Wirkungs-Diagramm)

    (benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto , 1848–1923) besagt, dass wichtige Dinge normalerweise einen kleinen Anteil innerhalb einer Gesamtmenge ausmachen. Diese Regel hat sich in den verschiedensten Lebensbereichen als sog. 80 : 20-Regel bestätigt:

    • 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.

    • 20 % der Fehler bringen 80 % des Ausschusses.

    Überträgt man diese Regel auf die persönliche Arbeitssituation, so heißt das: 20 % der Arbeitsenergie bringen (bereits) 80 % des Arbeitsergebnisses bzw. die restlichen 80 % bringen nur noch 20 % der Gesamtleistung.

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  3. ABC-Analyse:

    Das Pareto-Prinzip ist ein relativ grobes Verfahren zur Strukturierung der Aufgaben nach dem Kriterium „Wichtigkeit“. Der ABC-Analyse liegt die Erfahrung zugrunde, dass

    • 15 % aller Aufgaben 65 % zur Zielerreichung beitragen

    • 20 % aller Aufgaben (nur) 20 % zur Zielerreichung beitragen

    • 65 % aller Aufgaben (nur) 15 % zur Zielerreichung beitragen.

    Kriterien für A-Aufgaben sind z. B.:

    • Welche Aufgaben leisten den größten Zielbeitrag?

    • Welche Einzelaufgaben können gleichzeitig mit anderen gelöst werden (Synergieeffekt)?

    • Welche Aufgaben sichern langfristig den größten Nutzen?

    • Welche Aufgaben bringen im Fall der Nichterledigung den größten Ärger/Schaden („Engpass-Prinzip“)?

  4. Die ALPEN-Methode ist eine weitere Technik, um mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen:

    Aufgaben zusammenstellen,

    Länge der Zeiten schätzen,

    Pufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren,

    Entscheidungen für Prioritäten treffen und

    Notizen in ein Planungsinstrument übertragen.

  5. Nein-Sagen fällt den meisten Menschen schwer. Die Folgen: Sie können sich oft nicht mehr aus dem Netz der sie umgebenden Erwartungshaltungen und Wünsche anderer befreien. Ein „gesunder“ und vertretbarer Egoismus schafft oft ungeahnte Zeitreserven – indem man „Nein“ sagt. Ein guter Ratgeber ist dabei die Überlegung: „Was passiert bei mir, wenn ich „Nein“ sage?“ „Welche Folgen hat das für den anderen?“ Hier gilt es abzuwägen – bewusst, im konkreten Fall und immer wieder.

  6. Die 4-Entlastungsfragen:

    Häufig wiederkehrende Arbeiten werden oft unreflektiert versehen; man spricht von Routine. Es lohnt sich, das zu ändern, indem man sehr bewusst an die Tagesarbeit herangeht und sich jedesmal vor Beginn einer Aktivität die vier Entlastungsfragen stellt:

    • Warum gerade ich?

      Fazit: Delegieren!

    • Warum gerade jetzt?

      Fazit: Auf Termin legen!

    • Warum so?

      Fazit: Vereinfachen, „schlanke“ Lösung, rationalisieren!

    • Warum überhaupt?

      Fazit: Weglassen, beseitigen!

  7. Einsparen gefühlsmäßiger und geistiger Energie:

    Nicht jede Diskussion ist es wert, dass man sich zu 100 % engagiert. Nicht jeder Ärger ist so bedeutsam, dass man seinen Gefühlshaushalt völlig durcheinander bringt. Man sollte also lernen, seine psychischen und physischen Kräfte dort einzusetzen, „wo es sich lohnt“ (z. B. bei wichtigen Angelegenheiten, die eine hohe Bedeutung haben).

     

Techniken um Arbeitsvorgänge zu rationalisieren

  • 6-Info-Kanäle

  • 3-Körbe-System

  • Schreibtischmanagement

  • Telefonmanagement

  • Termin-, Arbeits- und Zielplanung.


  1. Die 6-Info-Kanäle:

    Was auf den Schreibtisch kommt, ist unterschiedlich wichtig und unterschiedlich dringend. Die „6-Info-Kanäle“ kann man nutzen, um die Papiermenge zu beherrschen:

    Kanal 1: Lesen und vernichten

    Kanal 2: Lesen und weiterleiten

    Kanal 3: Lesen und delegieren

    Kanal 4: Wiedervorlage

    Kanal 5: Laufende Vorgänge

    Kanal 6: Sofort selbst erledigen.

  2. Das 3-Körbe-System: Der Schreibtisch hat drei Körbe:

    • den Eingangskorb

    • den Ausgangskorb

    • den Papierkorb.

      Hinweis

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      • Jedes Schriftstück kommt in den Eingangskorb.

      • Jeder Vorgang wird nur einmal in die Hand genommen.

      • Auf dem Schreibtisch liegt nur der Vorgang, an dem man gerade arbeitet.

      • Eingangskorb, Ausgangskorb und Schreibtisch sind jeden Abend leer.

      • Der Papierkorb ist der „Freund des Menschen“.

  3. Schreibtischmanagement:

    Es gibt Menschen, die gehören zu den „Volltischlern“. Ihr Schreibtisch gleicht einer Fundgrube, getreu dem Motto: „Nur ein kleines Hirn braucht Ordnung, ein Genie hat den Überblick über das ganze Chaos.“

    Andere wiederum räumen ihren Schreibtisch ganz leer, um damit z. B. ihre Besucher zu beeindrucken. Das Chaos und die Fülle in den Schubladen kann der Besucher natürlich nicht sehen. Beide Formen sind Extreme und treffen nur für einen geringen Teil der „Schreibtischarbeiter“ zu.

    Hinweis

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    Tipps für eine „unsichtbare Schreibtischeinteilung, z. B. so:

    • Eingangs-, Ausgangs-, Papierkorb sind rechts (in der Nähe der Tür).

    • Das Telefon steht links.

    • Links ist ein „Korb“ mit Notizen für Telefon-Gesprächsblöcke.

    • Links ist ein „Korb“ mit den heute zu bearbeitenden Vorgängen.

    • Man arbeitet immer von links nach rechts.

    • Der Schreibtisch ist jeden Abend leer.

  4. Telefonmanagement:

    Für ein rationelles Telefonieren sind z. B. folgende Überlegungen hilfreich:

    • Wann telefoniere ich?

    • Wie plane ich das Telefonat?

    • Wen will ich anrufen?

    • Wie bereite ich mich vor?

    • Welche Gesprächsregeln gelten für das Telefonieren?

    • Wann und wie schirme ich mich vor Telefonaten ab?

  5. Terminplanung:

    Die 5 Schritte der Arbeits- und Terminplanung lauten:

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Die Prinzipien der Arbeits- und Terminplanung sind vor allem:

  1. Immer schriftlich planen.

  2. Nicht den ganzen Tag verplanen (50 : 50-Regel! Pufferzeiten!).

  3. Planen mit Erfolg:

    E Erfassen von Zielen und Aktivitäten!
    R Ressourcen beachten!
    F Frage: Was benötige ich?
    O Organisieren!
    L Lass leben & arbeiten!
    G Geh ran, mach es gleich, gut, ganz, gelassen!