Personaleinsatz

01. Wie wird der Personaleinsatz geplant?

Die Personaleinsatzplanung ist grundsätzlich operativ bzw. kurzfristig ausgelegt. Es wird also der Einsatz der jeweiligen Mitarbeiter geplant. Dabei werden die Mitarbeiter einzelnen Stellen zugeordnet.

Das Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, dass zu jeder Zeit die richtige Anzahl an richtig qualifizierten Mitarbeitern für jede Stelle vorhanden ist. Das macht eine

• qualitative,

• quantitative und

• zeitliche

Personaleinsatzplanung erforderlich.

Die Erkenntnisse aus der Personaleinsatzplanung stellen die Grundlage für zahlreiche Personalentscheidungen dar. Auf der Grundlage der Personaleinsatzplanung wird zum Beispiel entschieden, ob Mitarbeiter

• eingestellt

• entlassen

• versetzt

• weitergebildet

werden müssen.

Im Rahmen der qualitativen Personaleinsatzplanung wird der Weiterbildungsbedarf ermittelt. Zu diesem Zweck werden die zukünftigen Anforderungen des Stelleninhabers an eine Stelle mit den Fähigkeiten eines Mitarbeiters verglichen. Der Qualifizierungsbedarf wird dadurch ersichtlich.

„Die Personaleinsatzplanung kann neben kurz-, auch mittel- oder langfristig erfolgen. Eine kurzfristige Personaleinsatzplanung beispielsweise im Rahmen der Erstellung von einem Schichtplan gestaltet sich relativ leicht, da die wichtigsten Einflussfaktoren bekannt sind. Anders hingegen verhält es sich, wenn die Personaleinsatzplanung mittel- oder langfristig erfolgen soll.

Hier ist nämlich nicht bekannt, wie sich die Rahmenbedingungen zukünftig ändern. So ist es zum Beispiel im Bereich der Produktion möglich, dass der Bedarf an Hilfsarbeitern aufgrund eines zusätzlichen Auftrags höher ausfällt. In solchen Situationen ist es wichtig, dass die Unternehmen flexibel auf den veränderten Personalbedarf beispielsweise durch den Einsatz von Leiharbeitern reagieren können.“

Quelle: http://www.rechnungswesen-verstehen.de/bwl-vwl/bwl/personaleinsatzplanung

02. Welche Grundlagen des Arbeitsrechts gilt es beim Einsatz von Personal zu berücksichtigen?

Das Arbeitsrecht ist das Sonderrecht zur Regelung der Arbeitsbedingungen und der Arbeitsverhältnisse der unselbstständigen Arbeitnehmer. Das Arbeitsrecht beinhaltet u. a. folgende Gesetze und Verordnungen, die auf das Arbeitsleben einwirken:

• Arbeitszeitgesetz

• Arbeitsschutzgesetz

• Arbeitsplatzschutzgesetz

• Arbeitsstättenverordnung

• Bildschirmarbeitsverordnung

• Betriebsverfassungsgesetz

• Bundesurlaubsgesetz

• Entgeltfortzahlungsgesetz

• Mutterschutzgesetz

• Jugendarbeitsschutzgesetz

• Kündigungsschutzgesetz.

03. Was regelt das Individual- und was das kollektive Arbeitsrecht?

Das Arbeitsrecht regelt die Rechtsbeziehungen zwischen einzelnen Arbeitnehmern und einzelnen Arbeitgebern, was als Individualarbeitsrecht bezeichnet wird. Darüber hinaus werden Rechtsbeziehungen zwischen den Koalitionen und Vertretungsorganen der Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber, also kollektives Arbeitsrecht, geregelt.

Im Grunde können innerhalb des Arbeitsrechts drei Ebenen unterschieden werden.

Auf der ersten Ebene stehen sich im Individualarbeitsrecht ein Arbeitnehmer und der Arbeitgeber bei den Vertragsverhandlungen gegenüber. Dort verhandelte Inhalte dürfen nicht negativ für den Arbeitnehmer gegenüber höherrangigen Vorschriften abweichen. Jedoch dürfen solche Inhalte hinzugefügt und vereinbart werden, die für den Arbeitnehmer günstiger sind. Als Beispiel darf der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein höheres Gehalt zahlen, als es beispielsweise im Tarifvertrag vorgesehen ist.

Auf der zweiten Ebene stehen sich der Betriebsrat als Arbeitnehmervertretung und der Arbeitgeber gegenüber. Hier gelten vor allem Regelungen, die das Betriebsverfassungsgesetz und Betriebsvereinbarungen betreffen.

Auf der dritten Ebene, außerhalb des Unternehmens, treffen die Gewerkschaften (AN-Vertreter) und ein Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberverbände gegenüber. Dort werden Vereinbarungen innerhalb des Tarifrechts getroffen (kollektives Arbeitsrecht).

04. Was muss beim Abschluss eines Arbeitsvertrages beachtet werden?

„Der Arbeitsvertrag ist ein gegenseitiger Vertrag, durch den sich der Arbeitnehmer zur Leistung der versprochenen Arbeit und der Arbeitgeber zur Gewährung des vereinbarten Arbeitsentgelts (Arbeitslohn) verpflichtet.

Für den Abschluss des Arbeitsvertrags gilt grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit. Dies beinhaltet die Freiheit zu entscheiden, ob, mit wem, mit welchem Inhalt und in welcher Form der Vertrag geschlossen werden soll.

Der Arbeitsvertrag kann grundsätzlich formlos abgeschlossen werden. Seit Inkrafttreten des Nachweisgesetzes hat aber der Arbeitnehmer einen Anspruch auf schriftliche Dokumentation der für ihn geltenden wesentlichen Arbeitsbedingungen. Ein Formzwang kann aber zum Beispiel durch eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag festgelegt werden.“

Quelle: http://www.rechtswoerterbuch.de/recht/a/arbeitsvertrag

Folgende Inhalte kann ein Arbeitsvertrag enthalten:

• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses

• Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Tätigkeit

• Vergütung

• Arbeitszeit

• Urlaub

• Verschwiegenheitspflicht

• Nebentätigkeit

• Vertragsstrafe

• Verfall-/Ausschlussfristen

• zusätzliche Vereinbarungen

• Vertragsänderungen und Nebenabreden.

05. Welche Arten von Arbeitsverträgen lassen sich unterscheiden?

Der Arbeitsvertrag ist darauf ausgerichtet, dass der Arbeitnehmer entgeltlich, unselbständig und abhängig für den Arbeitgeber tätig ist. Den Arbeitsvertrag gibt es in verschiedenen rechtlichen und tatsächlichen Ausprägungen, u. a. in Abhängigkeit davon, welchen Aufgabenbereich der Arbeitnehmer übernimmt und in welchem Umfang er für den Arbeitgeber tätig ist.

Es wird unter anderem unterschieden zwischen:

• unbefristeten Arbeitsverträgen

• befristeten Arbeitsverträgen

• Teilzeitarbeitsvertrag

• Minijob/450-Euro-Job

• Vertrag mit freien Mitarbeitern

• Praktikantenvertrag

• Probearbeitsverhältnis

• Midijob.

06. Über welchen Zeitraum kann ein Arbeitsvertrag geschlossen werden?

„Arbeitsverträge können unbefristet, befristet oder z. B. nur zur Probe abgeschlossen werden.

Wenn ein Arbeitsverhältnis unbefristet abgeschlossen wird, so gilt das Arbeitsverhältnis so lange bis es z. B. durch eine der Arbeitsvertragsparteien durch Kündigung beendet wird.

Wenn ein Arbeitsverhältnis nur für einen bestimmten Zeitraum bestehen soll, sog. befristetes Arbeitsverhältnis, ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Befristung ohne sachlichen Grund handelt oder um eine Befristung mit einem sachlichen Grund.

Befristung ohne sachlichen Grund

Nur bei kalendermäßig befristeten Arbeitsverträgen (es ist ein fester Endtermin des Arbeitsverhältnisses vereinbart – z. B. das Arbeitsverhältnis endet am 31.12.2016 – bzw. bei festem Anfangsdatum des Arbeitsverhältnisses ist zugleich eine feste Laufzeit festgelegt- z. B. Beginn 01.07.2016 – Dauer sechs Monate) können befristete Arbeitsverhältnisse auch ohne Befristungsgrund abgeschlossen werden.

Befristung mit sachlichem Grund

Daneben besteht die Möglichkeit, einen Arbeitsvertrag mit einem Sachgrund zu befristen. Bei Abschluss des Arbeitsvertrages muss dieser Grund der Befristung vorliegen. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) nennt in § 14 TzBfG acht Befristungsgründe:

1. der betriebliche Bedarf an der Arbeitsleistung besteht nur vorübergehend, (z. B. Aushilfskraft)

2. die Befristung erfolgt im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium, um den Übergang des Arbeitnehmers in eine Anschlussbeschäftigung zu erleichtern,

3. der Arbeitnehmer wird zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt, (z. B. Schwangerschaftsvertretung)

4. die Eigenart der Arbeitsleistung rechtfertigt die Befristung, (z. B. Schauspielerengagement für ein bestimmtes Stück)

5. die Befristung erfolgt zur Erprobung, (Probearbeitsverhältnis um festzustellen, ob der Arbeitnehmer geeignet ist)

6. in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe rechtfertigen die Befristung (z. B. Arbeitnehmer, der danach zum Studium angemeldet ist)

7. der Arbeitnehmer wird aus Haushaltsmitteln vergütet, die haushaltsrechtlich für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind, und er wird entsprechend beschäftigt oder

8. die Befristung beruht auf einem gerichtlichen Vergleich.“

 Quelle: http://rechtsanwalt-muenchen.net/der-arbeitsvertrag-teil-3-dauer-des-arbeitsverhaltnisses-unbefristetes-befristetes-arbeitsverhaltnis

07. Welche Pflichten ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag für den Arbeitnehmer?

Der Arbeitnehmer hat folgende Hauptpflichten:

• Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung (diese Pflicht ist im Zweifel höchstpersönlich zu erfüllen).

• Seine Arbeitsleistung grundsätzlich in Vorleistung zu erbringen (die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers ist vom Arbeitgeber einklagbar).

Darüber hinaus bestehen folgende Nebenpflichten:

• Treuepflicht

• Verschwiegenheitspflicht

• Wettbewerbsverbote (bzw. Rücksichtnahme).

08. Welche Pflichten ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag für den Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber hat als Hauptpflicht:

• dem Arbeitnehmer den Arbeitslohn zu zahlen.

Daneben bestehen als Nebenpflichten:

• allgemeine Fürsorgepflicht

• Beschäftigungspflicht

• Pflicht zum Schutz von Leben und Gesundheit des Arbeitnehmers.

09. Was ist die Personalakte?

„Jeder Betrieb, ob öffentlicher Dienst oder private Unternehmen, führt über seine Beschäftigten Akten, in denen relevante Daten über diese festgehalten werden; sogenannte „Personalakten“. Deren Form ist nicht gesetzlich geregelt; dies bedeutet, dass eine Personalakte sowohl als Papiersammlung in einem Ordner, als auch elektronisch angelegt werden kann. Auch die Inhalte einer Personalakte unterliegen keiner gesetzlichen Regelung und dürfen somit vom jeweiligen Arbeitgeber individuell erfasst werden.“

Quelle: http://www.juraforum.de/lexikon/personalakte

10. Welche Grundsätze bezüglich der Personalakte gibt es?

„Für Personalakten gelten folgende Grundsätze:

• Personalakten müssen vollständig sein.

• Der Beschäftigte hat einen Anspruch auf Einsicht in seine Personalakte.

• Der Beschäftigte darf Kopien seiner Personalakte anfertigen.

• Der Zugang zu Personalakten ist nur jenen Mitarbeitern gestattet, welche in der Personalverwaltung die Personalangelegenheiten bearbeiten (LArbG Berlin-Brandenburg, 12.11.2012, TaBV 1318/12).

• Daten aus den Personalakten dürfen ausschließlich zu Personalverwaltungs- oder personalwirtschaftlichen Zwecken verwendet werden.

• Die Personalakten sind so aufzubewahren, dass ausschließlich die Berechtigten Zugang zu ihnen haben.

• Personalakten dürfen grundsätzlich nur an andere Behörden übersandt werden, wenn der betreffende Beschäftigte dazu ausdrücklich seine Zustimmung gibt

Werden Personalakten von mindestens 10 Beschäftigten automatisiert beziehungsweise von mindestens 20 Mitarbeitern in sonstiger Form erfasst, muss gemäß § 4f BDSG seitens des Betriebes ein Datenschutzbeauftragter ernannt werden.“Quelle: http://www.juraforum.de/lexikon/personalakte

11. Was gehört in eine Personalakte?

„Zu den für den Arbeitgeber relevanten Informationen über seine Beschäftigten zählen:

• amtliche Urkunden in Kopie

• personalbezogene Unterlagen

• sonstige Unterlagen

• Sozialversicherungsunterlagen

• Steuerunterlagen

• Unterlagen, welche für die Höhe des Gehalts von Bedeutung sind

• Vertragsbezogene Unterlagen.

Amtliche Urkunden

Amtliche Urkunden sind beispielsweise:

• Erlaubnis zum Führen von Flurförderfahrzeugen

• Führerschein

• Pfändungs- und Überweisungsbeschluss

• Scheidungsurteil

• Schwerbehindertenausweis

• Bescheinigung Bundesfreiwilligendienst.

Personalbezogene Unterlagen

Zu den personalbezogenen Unterlagen können beispielsweise zählen:

• amtliches Führungszeugnis

• Arbeitszeugnisse des Arbeitnehmers in Kopie

• Aufenthaltserlaubnis/Arbeitserlaubnis

• Berufsabschlusszeugnis

• Bewerbungsschreiben

• Lebenslauf

• Passfoto

• Schulabschlusszeugnis

• Studienabschlusszeugnis.

Sonstige Unterlagen

Als sonstige Unterlagen sind all jene Unterlagen anzusehen, die in keine der anderen Kategorien passen:

• Abmahnungen

• Allgemeiner Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter

• Atteste der ärztlichen Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit

• Ermahnungen (Missbilligungen)

• Fehlzeiten

• Gesundheitszeugnis (bei bestimmten Tätigkeiten, wie beispielsweise beim Umgang mit Lebensmitteln oder im medizinischen Bereich)

• Personalbogen

• Personalentwicklungsplan

• Urlaubszeiten

• Weiterbildungsnachweise.

Sozialversicherungsunterlagen

Zu den Sozialversicherungsunterlagen zählen:

• Anmeldung zur Krankenkasse

• Nachweis zur Pflegeversicherung

• Nachweise der Krankenkassenbeiträge

• Sozialversicherungsausweis

• Unterlagen zur Zusatzversorgung.

Steuerunterlagen

Als Steuerunterlagen werden angesehen:

• Gehaltsbescheinigungen

• Lohnbescheinigungen

• Nachweis über vermögenswirksame Leistungen

• Unterlagen zur Lohnsteuer.

Für die Höhe des Gehalts relevante Unterlagen

Unterlagen, welche für die Höhe des Gehaltes relevant sind, können sein:

• Antrag auf Kindergeld

• Antrag auf Sozialzuschlag

• Geburtsurkunden der Kinder

• Heiratsurkunde

• Sterbeurkunde des Ehepartners.

Vertragsbezogene Unterlagen

Vertragsbezogene Unterlagen können sein:

• Arbeitsvertrag

• Erklärung zu Nebenbeschäftigungen

• Stellenbeschreibung.“Quelle: http://www.juraforum.de/lexikon/personalakte