Personalauswahl

01. Welches Ziel muss eine effektive Personalauswahl realisieren?

Ziel der Personalauswahl ist es,

• auf rationellem Wege

• zum richtigen Zeitpunkt, den Kandidaten zu finden

• der möglichst schnell die geforderte Leistung erbringt und

• der in das Unternehmen „passt“ (in die Gruppe, zum Chef).

Vgl. dazu: Beschaffungsinstrumente, Auswahlverfahren und Vorstellungsgespräche

02. Welche Grundsätze sind bei der Personalauswahl zu beachten?

Es ist jeder Führungskraft zu empfehlen, bei der Auswahl von Bewerbern einige Grundsätze zu beachten, die sich in der Praxis bewährt haben:

• Es gibt nie den idealen Kandidaten.
  (Wo können oder müssen (bewusst, vertretbar) Kompromisse gemacht werden?)

• Personalauswahl ist immer ein subjektiver Bewertungsvorgang.
  (Wie kann man trotzdem eine gewisse Objektivität erreichen?)

• Keine Auswahl von Bewerbern ohne genaue Kenntnis des Anforderungsprofils.

• Analyse des „Umfeldes“ der zu besetzenden Stelle vornehmen.
  (Mitarbeiter, Kollegen, Vorgesetzter, Unternehmenskultur usw.)

• Systematik einhalten
  (Reihenfolge der Auswahlstufen, Berücksichtigung aller Informationen, Berücksichtigung interner Bewerber im Verhältnis zu externen)

• Versuch, ein Höchstmaß an Objektivität zu erreichen.

• Aufwand und Zeitpunkt der Auswahl der Bedeutung der Stelle anpassen.

• Fehlentscheidungen kosten Zeit und Geld.
  (Wie kann man Einstellungsentscheidungen möglichst gut absichern? Wie gestaltet man die Probezeit zur „Ausprobierzeit“?)

• Den Betriebsrat rechtzeitig und angemessen einbeziehen.

03. Welche Methoden der Personalauswahl können eingesetzt werden?

Insbesondere sind folgende Methoden (auch: Verfahren, Instrumente) geeignet:

04. Nach welchen Gesichtspunkten werden eingereichte Bewerbungsunterlagen geprüft?

Einen ersten Eindruck über potenzielle Kandidaten erhält das Unternehmen über die Analyse der Bewerbungsunterlagen. Im Normalfall sind das:

• Anschreiben

• Lebenslauf

• Lichtbild

• Arbeitszeugnisse

• Schulzeugnisse

• ggf. Unterlagen zur Fortbildung.

05.Welche Aussagen lassen sich aus der Analyse der Bewerbungsunterlagen ableiten?

• Analysekriterien

  Die Bewerbungsunterlagen werden analysiert nach den Gesichtspunkten Vollständigkeit, Inhalt, Stil und Form.

• Beim Bewerbungsschreiben wird man vor allem auf folgende Aspekte achten:

  • Form, z. B.:

    • ordentlich, sauber, klar gegliedert

  • Vollständigkeit, z. B.:

    • Sind alle wesentlichen Unterlagen vorhanden?

    • Sind alle lt. Anzeige geforderten Unterlagen und Angaben vorhanden?

  • Inhalt, z. B.:

    • Warum erfolgte die Bewerbung?

    • Welche Tätigkeit hat der Bewerber zurzeit?

    • Welche besonderen Fähigkeiten – bezogen auf die Stelle – existieren?

    • Welche Zusatzqualifikationen liegen vor?

    • Was erwartet der Bewerber von einem Stellenwechsel?

    • Wird auf den Anzeigentext eingegangen?

    • Gibt es Widersprüche? (z. B. zu den Zeugnisaussagen)

    • Ist der Inhalt verständlich gegliedert?

  • Sprachstil, z. B.:

    • aktiv, konkret, sachlich, Verwendung von Verben oder passiv, unbestimmt, Verwendung von Substantiven

    • einfacher, klarer Satzbau, logische Satzverbindungen oder Schachtelsätze, unlogische Satzverbindungen

    • großer Wortschatz, treffende Wortwahl oder geringer Wortschatz, „gestelzte“ bzw. unpassende Wortwahl.

• Beim Lebenslauf sind drei Analysekriterien aufschlussreich:

  • Die Zeitfolgenanalyse (= Lückenanalyse) prüft Zeitzusammenhänge, Termine und fragt nach evt. Lücken in der beruflichen Entwicklung. Wie oft wurde die Stelle gewechselt? Wie war die jeweilige Positionsdauer? Gibt es Abweichungen zu den Angaben in den Arbeitszeugnissen? Sind die beruflichen Stationen mit Monatsangaben versehen? Erfolgte der Positionswechsel während der Probezeit? Sind häufige „Kurzzeiträume“ vorhanden? Wie ist die Tendenz bei der zeitlichen Dauer? Steigend oder fallend?

  • Die Entwicklungsanalyse fragt nach dem positionellen Auf- oder Abstieg, dem Wechsel und der Veränderung im Arbeitsgebiet bzw. im Berufsfeld. Ist die berufliche Entwicklung nachvollziehbar? Welchen Trend zeigt sie? Ist die Entwicklung kontinuierlich oder gibt es einen „Bruch“? Werden gravierende Veränderungen begründet? Lassen sich Wechselmotive erkennen?

  • Die Firmen- und Branchenanalyse untersucht die Fragen: Klein- oder Großbetrieb? Gravierender Wechsel in der Branche? Gibt es – bezogen auf die ausgeschriebene Position – verwertbare Kenntnisse aus vor- oder nachgelagerten Produktionsstufen oder Branchen? Gibt es Gründe für den Branchenwechsel bzw. den Wechsel vom Klein- zum Großbetrieb?

06. Nach welchen Merkmalen werden Arbeitszeugnisse analysiert?

Die Analyse der Arbeitszeugnisse erstreckt sich auf:

• Objektive Tatbestände, wie z. B.:

  • persönliche Daten

  • Dauer der Tätigkeit

  • Tätigkeitsinhalte

  • Komplexität, Umfang der Aufgaben

  • Anteil von Sach- und Führungsaufgaben

  • Vollmachten wie Prokura, Handlungsvollmacht

  • Termin der Beendigung.

• Tatbestände, die einer subjektiven Bewertung unterliegen, wie z. B.:

  • die Schlussformulierung
    (z. B. „… wünschen wir Herrn … Erfolg bei seinem weiteren beruflichen Werdegang und …“)

  • der Grund der Beendigung; er ist nur auf Verlangen des Mitarbeiters in das Zeugnis aufzunehmen (z. B. „auf eigenen Wunsch“, „in beiderseitigem Einvernehmen“)

  • Formulierungen aus dem sogenannten Zeugniscode (Formulierungsskala):

    • sehr gut = „stets zur vollsten Zufriedenheit“

    • gut = „stets zur vollen Zufriedenheit“

    • befriedigend = „zur vollen Zufriedenheit“

    • ausreichend = „zur Zufriedenheit”

    • mangelhaft = „im Großen und Ganzen zur Zufriedenheit“

    • ungenügend = „hat sich bemüht“

  • der Gebrauch von Spezialformulierungen (ist in der Rechtsprechung umstritten)

  • das Hervorheben unwichtiger Eigenschaften und Merkmale

  • das Fehlen relevanter Aspekte (Eigenschaften und Verhaltensweisen, die bei einer bestimmten Tätigkeit von besonderem Interesse sind; z. B. Führungsfähigkeit bei einem Vorgesetzten).

07. Welche Bedeutung hat der Personalfragebogen im Rahmen von Vorstellungsgesprächen?

Im Zusammenhang mit Vorstellungsgesprächen müssen Bewerber in vielen Betrieben zusätzlich zu den Bewerbungsunterlagen noch Personal- oder Einstellungsfragebögen beantworten. Diese Personalbögen enthalten Fragen, die zum Teil in der Bewerbung nicht angesprochen wurden, aber für das Unternehmen von Bedeutung sind.

Übliche und erlaubte Fragen in Personalfragebögen sind:

• gekündigtes oder ungekündigtes Arbeitsverhältnis

• derzeitiges Arbeitsverhältnis als …

• Fragen nach einem Wettbewerbsverbot oder einer Konkurrenzklausel

• wiederholte Bewerbung im Unternehmen

• Frage nach Schwerbehinderung

• Krankenkasse

• Einkommenswunsch

• Frage nach Ableistung des Wehr- oder Zivildienstes.

08. Welche Merkmale sind typisch für das Assessment-Center?

• Charakteristisch für ein Assessment-Center (AC) sind folgende Merkmale:

  • Mehrere Beobachter (z. B. sechs Führungskräfte des Unternehmens) beurteilen mehrere Kandidaten (i. d. R. acht bis zwölf) anhand einer Reihe von Übungen über ein bis drei Tage.

  • Aus dem Anforderungsprofil werden die markanten Persönlichkeitseigenschaften abgeleitet; dazu werden dann betriebsspezifische Übungen entwickelt. Die „Regeln“ lauten:

    • Jeder Beobachter sieht jeden Kandidaten mehrfach.

    • Jedes Merkmal wird mehrfach erfasst und mehrfach beurteilt.

    • Beobachtung und Bewertung sind zu trennen.

    • Die Beobachter müssen geschult sein (werden); das AC darf nicht von Laien durchgeführt werden.

    • In der „Beobachterkonferenz“ erfolgt eine Abstimmung der Einzelbewertungen,

    • Das AC ist zeitlich exakt zu koordinieren.

    • Jeder Kandidat erhält am Schluss im Rahmen eines Auswertungsgesprächs sein Feedback.

  • Typische Übungsphasen beim AC sind:

    • Gruppendiskussion mit Einigungszwang

    • Einzelpräsentation

    • Gruppendiskussion mit Rollenverteilung

    • Einzelinterviews

    • Postkorb-Übung

    • Fact-finding-Übung (durch Befragen soll der Teilnehmer aus einem komplexen Sachverhalt die Problemursachen herausarbeiten).

09. Welche Testverfahren können bei der Personalauswahl eingesetzt werden?

• Begriff: Testverfahren im strengen Sinne des Wortes sind wissenschaftliche Verfahren zur Eignungsdiagnostik. Testverfahren müssen folgenden Anforderungen genügen:

  • Die Testperson muss ein typisches Verhalten zeigen können.

  • Das Verfahren muss gleich, erprobt und zuverlässig messend sein.

  • Ergebnisse müssen für das künftige Verhalten typisch (gültig) sein.

  • Die Anwendung bedarf grundsätzlich der Zustimmung des Bewerbers.

  • In der Regel ist die Mitbestimmung des Betriebsrates zu berücksichtigen.

• Man unterscheidet folgende Testverfahren:

  • Persönlichkeitstests erfassen Interessen, Neigungen, charakterliche Eigenschaften, soziale Verhaltensmuster, innere Einstellungen usw.

  • Leistungstests messen die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit einer Person in einer bestimmten Situation.

  • Intelligenztests erfassen die Intelligenzstruktur in Bereichen wie Sprachbeherrschung, Rechenfähigkeit, räumliche Vorstellung usw.

Testverfahren können – bei richtiger Anwendung – das Bewerberbild abrunden oder auch Hinweise auf Unstimmigkeiten geben, die dann im persönlichen Gespräch hinterfragt werden sollten. Der Aufwand ist i. d. R. nicht unbeträchtlich und rechtfertigt sich nur bei einer großen Anzahl von Kandidaten und homogenem Anforderungsprofil.

Daneben gibt es im betrieblichen Alltag eine Reihe von Auswahlmethoden, die sich mehr oder weniger stark an Prüfungsverfahren anlehnen, z. B. Rechenaufgaben, Rechtschreibübungen, Fragen zum Allgemeinwissen u. Ä., die vor allem bei der Auswahl von Lehrstellenbewerbern eingesetzt werden. Fälschlicherweise hat sich auch hier die Bezeichnung „Test“ eingebürgert.

10. Welcher Zweck wird mit der ärztlichen Eignungsuntersuchung verfolgt?

• Zweck:
  Die ärztliche Eignungsuntersuchung überprüft, ob der Bewerber den Anforderungen der Tätigkeit physisch und psychisch gewachsen ist. In Groß- und Mittelbetrieben wird der Werksarzt die Untersuchung vornehmen, ansonsten übernimmt dies der Hausarzt des Bewerbers auf Kosten des Arbeitgebers.

  Das Ergebnis der Untersuchung wird dem Bewerber und dem Arbeitgeber anhand eines Formulars oder Kurzgutachtens mitgeteilt und enthält wegen der ärztlichen Schweigepflicht nur die Aussage

  • geeignet

  • nicht geeignet oder

  • bedingt geeignet.

  Der untersuchende Arzt muss sich präzise über die Anforderungen des Arbeitsplatzes informieren – u. U. vor Ort. Der Wert der ärztlichen Untersuchung ist vor allem darin zu sehen, dass ein Fachmann die gesundheitliche Tauglichkeit für eine bestimmte Tätigkeit überprüft. So können Fehleinschätzungen und mögliche spätere gesundheitliche Schäden bereits im Vorfeld vermieden werden.

• Gesetzliche Vorgaben:

  • Daneben ist für bestimmte Tätigkeiten die Untersuchung gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Arbeiten im Lebensmittelbereich).

  • Hinzu kommt, dass Jugendliche nur beschäftigt werden dürfen, wenn sie innerhalb der letzten 14 Monate von einem Arzt untersucht worden sind (Erstuntersuchung) und dem Arbeitgeber eine von diesem Arzt ausgestellte Bescheinigung vorliegt (§§ 32 ff. JArbSchG).

11. Welche Grundsätze sind bei der Durchführung des Vorstellungsgesprächs (Einstellungsgespräch, Auswahlinterview) einzuhalten?

Grundsätze:

• Der Hauptanteil des Gesprächs liegt beim Bewerber.

• Überwiegend öffnende Fragen verwenden, geschlossene Fragen nur in bestimmten Fällen, Suggestivfragen vermeiden.

• Zuhören, Nachfragen und Beobachten, sich Notizen machen, zur Gesprächsfortführung ermuntern usw.

• In der Regel keine ausführliche Fachdiskussion mit dem Bewerber führen.

• Die Dauer des Gesprächs der Position anpassen.

• Äußerer Rahmen: keine Störungen, kein Zeitdruck, entspannte Atmosphäre.

12. Nach welchen Phasen wird das Vorstellungsgespräch üblicherweise strukturiert?

Die Reihenfolge einiger Phasen kann verändert werden – je nach Gesprächssituation und Erfahrung des Interviewers.

13. Welche Fragen dürfen Bewerbern nicht bzw. nur eingeschränkt gestellt werden?

Das Fragerecht des Arbeitgebers ist geprägt von dem Grundsatz: Es dürfen die Fragen gestellt werden, an deren Beantwortung der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat (Bezug zur Tätigkeit). Zulässigerweise gestellte Fragen müssen wahrheitsgemäß beantwortet werden, ansonsten entsteht für den Arbeitgeber das Recht zur Anfechtung des Arbeitsvertrages. Unzulässigerweise gestellte Fragen dürfen wahrheitswidrig beantwortet werden, ohne dass dem Arbeitnehmer daraus später Nachteile entstehen.

Daneben gibt es folgende Einzelbestimmungen:

• Die Frage nach der Religionszugehörigkeit ist im Allgemeinen nicht zulässig, es sei denn, es handelt sich um konfessionelle Einrichtungen, wie Kindergärten, Schulen oder Krankenhäuser (sog. Tendenzbetriebe).

• Die Frage nach Schulden ist nur bei Positionen im finanziellen Bereich, wie z. B. bei Bankkassierern erlaubt.

• Die Frage nach einer Schwangerschaft ist generell unzulässig.

• Ebenso unzulässig ist die Frage nach der Höhe des bisherigen Verdienstes. Dies gilt zumindest dann, wenn die frühere Vergütung keinen Aufschluss über die notwendige Qualifikation gibt und der Bewerber nicht seine bisherige Vergütung zur Mindestvergütung für seine neue Eingruppierung macht.

• Zulässig ist die Frage nach Vorstrafen nur dann, wenn es sich um einschlägige Vorstrafen handelt, die im Bundeszentralregister noch nicht gelöscht sind, wie z. B. die Frage nach Alkoholstrafen bei Berufskraftfahrern und nach Verurteilungen wegen Vermögensdelikten bei Buchhaltern.

• Fragen nach Krankheiten sind nur gestattet, soweit sie tatsächlich die Arbeitsleistung beeinflussen können; ebenso die Frage nach einer Schwerbehinderung.