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Personalkennziffern

01. Welche Kennzahlen der Statistik können für Zwecke des Personalcontrollings genutzt werden?

Überwiegend werden im Personalsektor Verhältniszahlen zur Steuerung der Wirtschaftlichkeit und der Produktivität des Faktors Arbeit eingesetzt. Man analysiert

  • Mengendaten (Kopfzahlen, Beschäftigte, Pensionäre, Abgänge usw.)

  • Strukturdaten (Angestellte, Arbeiter, männlich, weiblich, Nationalität, Alter usw.)

  • Kostendaten (fixe Personalkosten, variable, tarifliche, übertarifliche usw.)

  • qualitative Daten (Qualifikation, Bildungsabschlüsse, Betriebszugehörigkeit usw.)

  • Verhaltens-/Ereignisdaten (Krankenstand, Fluktuation, Versetzungen, Urlaub usw.).

Bei dieser Systematisierung gibt es zahlreiche Überschneidungen. Letztlich muss jeder Betrieb das personalstatistische Instrumentarium und Berichtswesen für sich selbst entwickeln. Beobachtet werden müssen besonders diejenigen Eckdaten, die für die betriebliche Wertschöpfung relevant sind. Im Handel sind beispielsweise die betrieblichen Funktionen „Einkauf“, „Verkauf“ und „Warenmanipulation“ sowie die dortige Personalleistung von Interesse.

Daneben ist zu beachten, dass personalstatistische Kennzahlen nicht „stur auswendig gelernt werden können“: Sie sind in ihrer Definition in Literatur und Praxis nicht einheitlich (vgl. z. B. die Formeln zu „Fluktuation“; vgl. S. 380). Letztlich ist jede Zahlenrelation sinnvoll, die zur Beantwortung einer bestimmten interessierenden Fragestellung führt.

Aus der Fülle der personalstatistischen Kennzahlen werden im Folgenden einige zentrale Berechnungen exemplarisch behandelt; dabei wird der Versuch einer Systematik unternommen; zum Teil werden die Kennzahlen mit 100 multipliziert oder nicht, je nachdem, ob die Basis gleich 100 gesetzt wird oder nicht:

  1. 1.Personalkosten-Kennzahlen:

    1.1

    Struktur der gesamten Personalkosten, z. B.:

    $$\frac{Entgelt\; (Löhne\; und\; Gehälter)}{Personalkosten\; gesamt}$$

    $$\frac{Personalzusatzkosten}{Personalkosten\; gesamt}$$

    1.2

    Struktur der Personalkosten nach Mitarbeitergruppen, z. B.:

    $$\frac{Personalkosten\; Lohnempfänger}{Personalkosten\; gesamt}$$

    1.3

    Beziehung der Personalkosten verschiedener Mitarbeitergruppen, z. B.:

    $$\frac{Personalkosten\; Gehaltsempfänger}{Personalkosten\; Lohnempfänger}$$

    1.4

    Personalkosten in Relation zu Daten der Bilanz und der GuV, z. B.:

    $$\frac{Personalkosten}{Umsatz}$$

    $$\frac{Personalkosten}{geleistete\; Arbeitsstunden}$$

    1.5

    Personalkosten „pro Kopf“, z. B.:

    • Personalkosten gesamt/Kopf

    • Personalzusatzkosten/Kopf

    • Personalzusatzkosten, tariflich/Kopf

    • Durchschnittslohn pro Lohnempfänger

    • Durchschnittsgehalt pro Gehaltsempfänger

    • Durchschnittsgehalt pro AT-Angestellter

    • Mehrarbeitskosten pro Mitarbeiter

    • Fortbildungskosten pro Mitarbeiter

    • Fehlzeitenkosten pro Mitarbeiter.

  2. Kennzahlen des Personalbestandes

    2.1

    Mittelwerte, z. B.:

    $$durchschnittlicher\; Personalbestand\; pro\; Jahr = \frac{Summe\; der\; Monatsendbestände\; Januar\; -\; Dezember}{12}$$

    2.2

    Strukturdaten, z. B. Gliederung nach folgenden Merkmalen:

    • Nationalität

    • Vertragsverhältnis (befristet, unbefristet usw.)

    • Berufsbild/-abschluss

    • Alter, Geschlecht, Familienstand, Dienstzeit, Ebene, Funktion usw.

    2.3

    spezielle Strukturquoten, z. B.:

    $$Arbeiterquote\; in\; \% = \frac{Zahl\; der\; Arbeiter}{Personalbestand\; gesamt} * 100$$

    $$Facharbeiterquote\; in\; \% = \frac{Zahl\; der\; Facharbeiter}{Personalbestand\; gesamt} * 100$$

    $$Nachwuchsquote\; in\; \% = \frac{Nachwuchsbedarf}{durchschnittlicher\; Personalbestand\; pro\; Jahr} * 100$$

    dabei ist

    $$Nachwuchsbedarf = \frac{durchschnittlicher\; Personalbestand\; pro\; Jahr}{durchschnittliche\; Berufstätigkeit\; in\; Jahren}$$

    $$Fluktuationsquote\; in\; \% = \frac{Zahl\; der\; Personalabgänge}{durchschnittlicher\; Personalbestand} * 100$$

    $$Fluktuationsquote\; in\; \% = \frac{Zahl\; der\; ersetzten\; Personalabgänge}{durchschnittliche\; Personalkosten} * 100$$

  3. Kennzahlen zur Arbeitszeit

    $$effektive\; Arbeitszeit\; in\; \% = \frac{Istarbeitszeit\; (Std.\; oder\; Tage)}{Sollarbeitszeit\; (Std.\; oder\; Tage)} * 100$$

    $$Fehlzeitenquote\; in\; \% = \frac{Summe\; der\; Fehlzeiten\; (Std.\; oder\; Tage)}{Sollarbeitszeit\; (Std.\; oder\; Tage)} * 100$$

    $$Krankenquote\; in\; \%\; (pro\; Periode:\; Monat/Jahr) = \frac{Anzahl\; der\; erkrankten\; Mitarbeiter}{durchschnittlicher\; Personalbestand\; (pro\; Periode)} * 100$$

    $$Überstundenquote\; in\; \%\; (Mehrarbeitsquote) = \frac{Summe\; der\; Überstunden\; gesamt}{Sollarbeitszeit\; in\; Stunden} * 100$$

  4. Kennzahlen der Personalbeschaffung

    $$Quote\; der\; Personalbedarfsdeckung\; in\; \%\; (pro\; Periode:\; Monat,\; Quartal,\; Jahr) = \frac{Gedeckter\; Bedarf\; (Stellenanzahl)}{Geplanter\; Bedarf\; (Stellenanzahl)} * 100$$

    $$Vorstellungsquote\; in\; \%\; (pro\; Vorgang) = \frac{Anzahl\; der\; Vorstellungen}{Anzahl\; der\; Bewerbungen} * 100$$

    $$Verbleibquote\; in\; \%\; (i.\; d.\; R.\; pro\; Jahr) = \frac{Anzahl\; der\; 20..\; eingestellten\; und\; heute\; noch\; vorhandenen\; Mitarbeiter}{Anzahl\; der\; 20..\; eingestellten\; Mitarbeiter\; gesamt} * 100$$

  5. Kennzahlen der Personalentwicklung

    $$durchschnittliche\; Anzahl\; der\; Weiterbildung\; pro\; Jahr\; pro\; Mitarbeiter = \frac{Anzahl\; der\; Weiterbildungstage\; gesamt}{durchschnittliche\; Anzahl\; der\; Mitarbeiter\; pro\; Jahr}$$

    $$Rendite\; eines\; Bildungsprojekts\; in\; \% = \frac{(Wert/Einnahmen\; des\; Projekts\; -\; Kosten)\; in\; €}{Kosten\; des\; Projekts\; in\; €} * 100$$

02. Welche Ansätze eines qualitativen Personalcontrolling gibt es?

Die oben dargestellten Kennzahlen (Verhältniszahlen, Gliederungszahlen, Zeitreihen usw.) erfassen quantitative (mengenmäßige) Größen zur Messung von Input- und Outputgrößen im Personalsektor. Daneben ist zusätzlich die Kontrolle qualitativer Aspekte von Interesse. Beispiele dafür sind:

  • Zufriedenheit der Mitarbeiter

  • Motivationslage der Mitarbeiter

  • Beurteilungsverfahren und Beurteilungsergebnisse

  • Entwicklung der Mitarbeiterqualifizierung bzw. Stand der Personalentwicklung

  • Qualität der Mitarbeiterführung.

Derartige „Soft-facts“ können nur indirekt gemessen werden und die Ergebnisse sind mit subjektiven Einschätzungen behaftet. Eingesetzt werden z. B. folgende Instrumente, um zu Größenvergleichen bzw. einem Ranking zu gelangen:

  • Seminarbewertungen

  • Vorgesetztenbeurteilung

  • Mitarbeiterbefragung

  • Personalportfolio

  • Personalbilanz (z. B. Gegenüberstellung von Beförderungen, Neueinstellungen, Personalaustritten je Bereich).

Beispiel

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Beispiel eines Personalportfolios (auch: Human Resource-Portfolio): In einer Matrix werden die derzeitigen Stärken und Schwächen der Personalstruktur bzw. einzelner Mitarbeiter abgebildet (in Abwandlung der BCG-Matrix).

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