Methoden der Personalbedarfsplanung

01. Was ist die Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung ist das „Herzstück“ der Personalplanung. Sie stellt die Verbindung zwischen der Umsatz-, Ergebnis- und Produktionsplanung einerseits und der Anpassungs- und Kostenplanung andererseits her. Der geplante Personalbedarf hat Zielcharakter für die anderen Felder der Personalplanung.

Vgl. dazu: Ausbildungsbedarf ermitteln

02. Welche Verfahren werden zur Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs eingesetzt?

• Schätzverfahren sind relativ ungenau, trotzdem – gerade in Klein- und Mittelbetrieben – sehr verbreitet. Die Ermittlung des Personalbedarfs erfolgt aufgrund subjektiver Einschätzung einzelner Personen. In der Praxis werden meist Experten und/oder die kostenstellenverantwortlichen Führungskräfte gefragt, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen für eine bestimmte Planungsperiode gebraucht werden. Die Antworten werden zusammengefasst, einer Plausibilitätsprüfung unterworfen und dann in das Datengerüst der Unternehmensplanung eingestellt.

• Die Kennzahlenmethode kann sowohl als globales Verfahren aufgrund globaler Kennzahlen sowie als differenziertes Verfahren aufgrund differenzierter Kennzahlen durchgeführt werden. Bei der Kennzahlenmethode versucht man, Datenrelationen, die sich in der Vergangenheit als relativ stabil erwiesen haben, zur Prognose zu nutzen; infrage kommen z. B. Kennzahlen wie

  • Umsatz : Anzahl der Mitarbeiter

  • Absatz : Anzahl der Mitarbeiter

  • Umsatz : Personalgesamtkosten

  • Arbeitseinheiten : geleistete Arbeitsstunden.

• Monetäre Methoden:
  Ein Finanzrahmen begrenzt die Möglichkeiten des Personalbedarfs (z. B. Budgetierung: Budget : Bruttoeinkommen pro Mitarbeiter = Anzahl der Mitarbeiter). Monetäre Methoden haben den Nachteil, dass sich nur der finanziell zulässige Personalbedarf ermitteln lässt.

• Verfahren der Personalbemessung:
  Hier wird auf Erfahrungswerte oder arbeitswissenschaftliche Ergebnisse zurückgegriffen (REFA, MTM, Work-Factor). Zu ermitteln ist die Arbeitsmenge, die dann mit dem Zeitbedarf pro Mengeneinheit multipliziert wird („Zähler“). Im Nenner der Relation wird die übliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter eingesetzt.

   

  $$Personalbedarf = \frac{Arbeitsmenge * Zeitbedarf/Einheit}{Arbeitszeit\; pro\; Mitarbeiter}$$

  Nach REFA führt dies zu folgender Berechnung:

   

  $$Personalbedarf = \frac{Rüstzeit\; +\; (Einheiten * Ausführungszeit/E)}{Arbeitszeit\; pro\; Mitarbeiter}$$

• Stellenplanmethode:
  Bei diesem Verfahren werden Stellenbesetzungspläne herangezogen, die sämtliche Stellen einer bestimmten Abteilung enthalten bis hin zur untersten Ebene – inkl. personenbezogener Daten über die derzeitigen Stelleninhaber (z. B. Eintrittsdatum, Vollmachten, Alter). Der Kostenstellenverantwortliche überprüft den Stellenbesetzungsplan i. V. m. den Vorgaben der Geschäftsleitung zur Unternehmensplanung für die kommende Periode (Absatz, Umsatz, Produktion, Investitionen) und ermittelt durch Schätzung die erforderlichen personellen und ggf. organisatorischen Änderungen. Der weitere Verfahrensablauf vollzieht sich wie im oben dargestellten Schätzverfahren.

03. Welche Verfahren setzt man zur Ermittlung des Personalbestandes ein?

• Abgangs-/Zugangstabelle

• Verfahren der Beschäftigungszeiträume

• Statistiken und Analysen zur Bestandsentwicklung:

  • Statistik der Personalbestände

  • Altersstatistik

  • Fluktuationsstatistik.

04. Wie wird die Abgangs-/Zugangsrechnung durchgeführt?

Bei der Methode der Abgangs-/Zugangsrechnung werden die Arten der Ab- und Zugänge möglichst stark differenziert. Die Aufstellung kann sich auf Mitarbeitergruppen oder Organisationseinheiten beziehen. Dabei sind die einzelnen Positionen mit einer unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit behaftet. Man kann daher die einzelnen Werte der Tabelle noch differenzieren in

• feststehende Ereignisse und

• wahrscheinliche Ereignisse.