ZU DEN KURSEN!

- Zeitdiebe und Zeitfresser

Kursangebot | | Zeitdiebe und Zeitfresser

Zeitdiebe und Zeitfresser

01. Wie lassen sich Zeitdiebe/Zeitfresser erkennen und eliminieren?

Übung: Lassen Sie Ihre Arbeitsmethodik und Ihr Zeitmanagement bewerten durch

  • Ihre Mitarbeiter

  • Ihren Chef

  • Ihren (Ehe-)Partner

  • Ihre Kollegen.

02. Wie lässt sich der eigene Arbeitsstil analysieren?

Übung: Finden Sie heraus, wo Ihre persönlichen Zeitfresser liegen. Reflektieren Sie bitte über folgende Fragen:

  • Ist mein Schreibtisch aufgeräumt?

  • Kann ich in der Firma in Ruhe Essen?

  • Nehme ich häufiger Akten mit nach Hause?

  • Lasse ich mich im Urlaub anrufen? Lasse ich mir die Post nachschicken?

  • Kann ich meinen Urlaub in Ruhe vorbereiten?

  • Agiere ich oder reagiere ich in meiner Arbeitsgestaltung?

  • Arbeite ich oder werde ich gearbeitet?

  • Bin ich tätigkeitsorientiert oder arbeite ich zielorientiert?

  • Bis wann will ich meine Zeitverschwender analysiert haben?

  • Habe ich Ansätze einer Arbeitssucht?

  • Kann ich in Muße Dinge tun?

  • Kann ich nichts tun?

  • Neige ich zum Perfektionismus?

  • Arbeite ich oft unter Stress? Warum?

Merke

Hier klicken zum AusklappenMERKE

Störfaktoren kann man nur bearbeiten, wenn man sie kennt, d. h., wenn man sie sich bewusst macht!

Dabei sollte man folgendermaßen vorgehen:

1. Schritt:Einteilen der Störfaktoren in die zwei Hauptgruppen:
  • außen (Organisation, Chef, Mitarbeiter usw.) und
  • innen (meine Motivation, Unlust, Hektik usw.)
2. Schritt:Quantitatives Erfassen der Störungsursachen:
Parallel zu Ihren Tagesplänen machen Sie auf einer „Checkliste der Störungen“ jeweils am Ende eines Tages mit einer Strichliste Art und Häufigkeit der Störungen sichtbar. Diese Aufschreibung sollten Sie zwei Wochen lang durchführen.
3. Schritt:Eliminieren oder Vermindern der Störungen:
Sie kennen nun Art und Häufigkeit der auftretenden Störungen. Gehen Sie jetzt daran, die Störungsquellen zu analysieren und über Maßnahmen und Mittel zur Eliminierung oder Verminderung nachzudenken.

Dabei helfen die Fragen:
  • Welche Störungen behindern mich am meisten?
  • Welche Störungen lassen sich (unter den bestehenden Umständen) nicht beeinflussen?
  • Welche lassen sich beeinflussen, mindern und/oder eliminieren? Wie? Wodurch?

Die möglichen Störungsquellen können sein:

  • Ihr Chef

  • Ihre Firma (die Organisation)

  • Ihre Kollegen

  • Ihre Mitarbeiter

  • Ihre eigene Arbeitsweise

  • Ihre Familie

  • Ihre Freunde.

Beispiel

Hier klicken zum Ausklappen

Checkliste zur Erfassung und Gewichtung der Störfaktoren:

  • Das Telefon stört mich laufend; viele Gespräche sind unnötig.

  • Durch zu viele Besucher komme ich gar nicht zu meiner eigentlichen Arbeit.

  • Besprechungen dauern häufig zu lange; die Ergebnisse sind oft unbefriedigend.

  • Unangenehme (zeitintensive) Aufgaben schiebe ich vor mir her.

  • Morgens habe ich oft keine Lust anzufangen.

  • Ich versuche oft, zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen.

  • Ich bekomme den Kleinkram einfach nicht vom Schreibtisch.

  • Abends bin ich oft unzufrieden mit meinem Arbeitsergebnis.

  • Ich arbeite oft (ständig) unter Termindruck.

  • Die Kommunikation mit Kollegen (mit dem Chef, mit Mitarbeitern) klappt nicht. Oft gibt es Missverständnisse, Verzögerungen oder sogar Reibereien.

  • Ich nehme oft Arbeit mit nach Hause.

03. Welche Empfehlungen lassen sich für ein effektives Schreibtischmanagement geben?

Es gibt Menschen, die gehören zu den „Volltischlern“. Ihr Schreibtisch gleicht einer Fundgrube, getreu nach dem Motto: „Nur ein kleines Hirn braucht Ordnung, ein Genie hat den Überblick über das ganze Chaos.“

Andere wiederum räumen ihren Schreibtisch ganz leer, um damit z. B. ihre Besucher zu beeindrucken. Das Chaos und die Fülle in den Schubladen kann der Besucher natürlich nicht sehen. Beide Formen sind natürlich Extreme und treffen nur für einen geringen Teil der „Schreibtischarbeiter“ zu.

Tipps für eine „unsichtbare Schreibtischeinteilung, z. B. so:

  • Eingangs-, Ausgangs-, Papierkorb sind rechts (in der Nähe der Tür).

  • Das Telefon steht links.

  • Links ist ein „Korb“ mit Notizen für Telefon-Gesprächsblöcke.

  • Links ist ein „Korb“ mit den heute zu bearbeitenden Vorgängen.

  • Man arbeitet immer von links nach rechts.

  • Der Schreibtisch ist jeden Abend leer.

04. Welche Empfehlungen lassen sich für ein effektives Telefonmanagement geben?

Für ein rationelles Telefonieren sind z. B. folgende Überlegungen hilfreich:

  • Wann telefoniere ich?

  • Wie plane ich das Telefonat?

  • Wen will ich anrufen?

  • Wie bereite ich mich vor?

  • Welche Gesprächsregeln gelten für das Telefonieren?

  • Wann und wie schirme ich mich vor Telefonaten ab?

05. Welche Empfehlungen lassen sich im Umgang mit E-Mails geben?

E-Mails sind heute aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Manche schaffen kaum noch die Flut ihrer E-Mails. Daher einige Empfehlungen, z. B.:

  1. Nutzen Sie Ihre Pausen nicht um nach neuen E-Mails zu schauen. Nutzen Sie Pausen zur Erholung.

  2. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur ein- oder zweimal am Tag (Blockbildung, feste Zeiten).

  3. Schalten Sie die Meldung eingehender E-Mails des Rechners ab (Störung); vgl. 2.

  4. Bilden Sie für Ihre Inbox Unterordner, in denen Sie Ihre Nachrichten nach Themen bzw. Dringlichkeit ordnen können.

  5. Für den E-Mail-Text gilt: „In der Kürze liegt die Würze“.

  6. Misten Sie immer sofort aus (effektive Filter; keine Spam; keine Newsletter, die Sie nicht wirklich brauchen).

  7. Trennen Sie berufliche und private Mail-Accounts.

  8. Verwenden Sie Textbausteine, z. B. Grußformel.

06. Welche Empfehlungen lassen sich im Umgang mit der Ablage geben?

Ein effektive und effiziente Ablage ist das Herzstück eines funktionierenden Büros. Daher einige Tipps zur Ablage, z. B.:

  • Weisen Sie neue Mitarbeiter in Ihr Ablagesystem ein; seien Sie dabei offen für Anregungen (einheitliche Umsetzung).

  • Schwebende Vorgänge gehören in die Wiedervorlage (manuell oder per PC).

  • Gestalten Sie die Ordnerbeschriftung aussagefähig (für jeden verständlich). Dies gilt auch für Ordner auf dem PC.

  • Halten Sie Ihre Ablage schlank.

  • Beschriften Sie auch die Datenträger.

  • Verwenden Sie Trennblätter.

  • Füllen Sie jeden Ordner nur bis 80 %.

  • Vermerken Sie auf jedem Dokument einen Ablagepfad (Hinweis auf PC-Ablage/Name des Dokuments).

  • Halten Sie ein Wegwerfdatum (Entsorgungstermin) fest.

  • Beachten Sie die Zugriffsregel (je häufiger verwendet, desto näher).

07. Welche Konferenz-/Besprechungsregeln lassen sich formulieren?

Gruppengespräche/Konferenzen dienen dem Informationsaustausch (Diskussionen) und der Behandlung wichtiger Themen, die einen größeren Personenkreis betreffen.

  1. Es sind die Grundsätze der Moderation einzuhalten.

  2. Weiterhin die wichtigsten Konferenzregeln:

    • Tagesordnung festlegen und Themen vorbereiten

    • richtigen Teilnehmerkreis wählen

    • Einladung schreiben

    • Raum- und Sitzordnung festlegen

    • Zeit begrenzen

    • pünktlich beginnen und aufhören

    • Aktionen/Handlungen einleiten

    • Ergebnisprotokoll anfertigen:

      • Wer? Macht was? Wie? Bis wann?

      • V: … (verantwortlich)

      • T: … (Termin).

    • Konferenz richtig steuern:

      • Aktivitäten in der Balance halten (z. B. alle Teilnehmer einbeziehen)

      • Fakten, Fragen, Visualisieren, beim Thema bleiben

      • Rededisziplin, Teilnehmer stimulieren, keine Störungen

      • Meinungen zusammenfassen, alle 45 Min. Pause.